Compliance laboral: ¿cómo dar cumplimiento a la normativa en la empresa?

La responsabilidad penal de las personas y la prevención de delitos en la empresa no son los únicos aspectos que contempla el compliance laboral. Si bien esto es cierto desde un punto de vista jurídico laboral, el grado de cumplimiento normativo que debe comprobar una empresa se extiende a otros aspectos del ámbito de la ética y la responsabilidad social.

Así, el compliance engloba una serie de normas que rigen las relaciones entre el empleado y el empleador, en materia de salud y seguridad en el trabajo, medio ambiente, igualdad de oportunidades, seguridad social y relaciones laborales.

Dichas normas laborales pueden ser promulgadas por entidades a nivel nacional o internacional e, incluso, en el seno de las mismas compañías y puede ser objeto de una auditoría laboral.

Veamos, de manera detallada, qué es el compliance laboral, la importancia de su correcta aplicación en la empresa y cómo facilitar su implementación a partir de un Sistema de Gestión de Recursos Humanos.

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El compliance laboral se refiere a una serie de acciones llevadas a cabo por las empresas con el objetivo de cumplir a cabalidad con una serie de normativas legales y evitar sanciones judiciales. Dichas normas pueden ser de carácter interno o externo y abarcar aspectos éticos y conductuales.

En otras palabras, se actúa de forma preventiva y se promueve la gestión de riesgos en las empresas ante eventuales incumplimientos normativos en las actividades del día a día.

💡 El artículo 4.2 de la Ley 31/1995 de prevención de riesgos laborales se refiere al riesgo laboral de la siguiente manera:

📜  Los protocolos de compliance laboral se encuentran estandarizados para asegurar su correcta aplicación. Estos siguen normas internacionales como la UNE-ISO 19600 “Sistema de gestión de compliance” o la UNE-ISO 31000 “Gestión de riesgo”.

Con el objetivo de asegurar un entorno de trabajo seguro tanto para los empleados como para el empleador, el compliance laboral influye en numerosos aspectos del funcionamiento de una empresa, como por ejemplo:

• Igualdad y no discriminación.
• Nuevas tecnologías de la información y comunicación en el entorno laboral.
• Protección de datos personales de los empleados de la compañía.
• Protección de la propiedad intelectual.
• Prevención de delitos en el ámbito laboral.
• Prevención y control de riesgos laborales, de seguridad y de salud.
• Responsabilidad Social Corporativa.

Asimismo, el compliance laboral vela por el cumplimiento de convenios internacionales de la Organización Internacional del Trabajo (OIT), como por ejemplo:

• La protección de los derechos de los trabajadores:
  • Eliminación del trabajo infantil,
  • eliminación de los trabajos forzosos,
  • libertad sindical,
  • igualdad de oportunidades y trato,
  • salario y tiempo de trabajo,
  • seguridad en el trabajo.

En las empresas, la implementación de un sistema de gestión de compliance se lleva a cabo con el objetivo dar cumplimiento a los requisitos legislativos actuales y de satisfacer las expectativas de los clientes.

Contar con el respaldo de herramientas que automaticen los procesos empresariales, les garantiza a las organizaciones coherencia y eficiencia en sus prácticas a partir de funcionalidades como:

• La gestión de turnos para asegurar el respeto de la jornada laboral según la normativa.
• La gestión de los procesos de reclutamiento y selección para asegurar el alineamiento de los códigos éticos.
• La gestión de todos los documentos para asegurar la trazabilidad de los mismos frente a las autoridades competentes.

☝ El desconocimiento de la legislación no exime a las empresas de su cumplimiento: "Ignorantia juris non excusat".

Asegúrate de:

• Respetar la legislación laboral,
• garantizar la eficacidad de este proceso,

descargando el libro blanco coescrito con Factorial sobre legislación laboral y su gestión desde el Departamento de Recursos Humanos:

En ocasiones, las empresas consideran que los costes ligados a los procedimientos propios del compliance laboral son muy elevados y que su implementación es solo una carga burocrática que conlleva esfuerzos que no valen la pena.

El compliance en España reviste una gran importancia si tenemos en cuenta que en materia legislativa, el artículo 31 del Código Penal establece que “las empresas, en su condición de personas jurídicas, pueden ser responsables penalmente de los delitos cometidos por sus empleados”. En este sentido, resulta sumamente necesario para la empresa, saber cuál es su responsabilidad y cómo debe reaccionar ante este tipo de circunstancias.

Adicional a esto, cumplir con la normativa laboral le evita a las empresas:

• Sanciones legales, declaración de nulidad o improcedencia de ciertas decisiones tomadas por parte de la directiva;
• pérdidas económicas;
• la degradación de la imagen de marca del empleador.

Para asegurar el cumplimiento de la normativa aplicable a la empresa, entra en juego la figura del compliance officer (en español oficial de cumplimiento). Este se encarga del correcto funcionamiento del Sistema de Gestión y de liderar actividades como:

• Formar al personal de la empresa en función de la normativa laboral,
• identificar posibles riesgos,
• asegurar el cumplimiento de la normativa y de los protocolos,
• gestionar denuncias, etc.

Para los empleados, es difícil ser eficaz en un entorno laboral en el que el empresario respeta la ley, pero no reconoce su contribución a la obtención de beneficios. De igual forma, es poco probable que se sientan cómodos expresándose de forma abierta y transparente en una empresa que premia el buen rendimiento, pero que tiene fama de cometer acciones ilegales.

Para que una organización se gane la confianza de sus empleados, los líderes también deben comprender la importancia de valores empresariales como la apertura y la transparencia (desde una perspectiva ética) y establecer protocolos de compliance que ayuden a implementarlos. Mostrar que estos valores son importantes hace que los empleados se sientan más a gusto y motivados.

Cuando los empleados llegan al lugar de trabajo, deben sentirse seguros sabiendo que existen leyes que protegen sus derechos en materia de salario, vacaciones, descansos, salud y seguridad, e igualdad de oportunidades.

En otras palabras, el compromiso de la Dirección con el cumplimiento y la ética empresarial suele ser la base del crecimiento, la productividad y el éxito general de la empresa.