Organigrama empresarial: dale orden y estructura a tu organización

El organigrama empresa representa gráficamente la estructura interna de una organización.

La importancia de que las empresas cuenten con un organigrama, radica en poder poner de manifiesto cuáles son las áreas o departamentos que componen la estructura organizativa y cuáles son las relaciones jerárquicas que se tejen dentro de la misma.

Grandes, medianas o pequeñas empresas, cada negocio es libre de escoger el tipo de modelo que más le conviene para tomar decisiones y desarrollar su actividad.

Por esto, en este artículo, Appvizer te cuenta todo lo relativo al organigrama y su funcionamiento dentro de los recursos humanos: qué es, para qué sirve y cómo hacer el de tu empresa, siguiendo una serie de pasos.

El organigrama es un esquema de la estructura administrativa de una empresa. Esta herramienta documenta cómo se organizan las relaciones entre las personas que trabajan dentro de una misma empresa, a través de vínculos funcionales y jerárquicos.

Dicha representación puede valerse de:

• figuras geométricas para designar los cargos o puestos,
• líneas continuas para representar las relaciones jerárquicas,
• líneas punteadas para indicar las relaciones funcionales.

Su importancia radica en ser la hoja de ruta de cómo la empresa, a partir de su estructuración, puede lograr los objetivos y metas que persigue.

Aunque a veces se considera un instrumento que puede ser rígido o limitante, lo cierto es que a medida que las empresas crecen, estas requieren de un mayor orden y estructura.

El organigrama permite saber quién hace qué y cómo se toman las decisiones, lo cual trae como ventajas:

• Una mayor productividad,
• una mejor comunicación interna y externa,
• la simplificación de los procesos,
• la optimizaci��n del tiempo.

No existe una única forma de elaborar un organigrama para representar los niveles de jerarquía en una organización. La escogencia de un tipo u otro, depende de las estructuras organizacionales en sí y del nivel de detalle que quiera proporcionarse.

Existen muchas formas de clasificar los organigramas, como por ejemplo, según:

• La representación gráfica: horizontales, verticales, circulares o mixtos;
• la información y detalle que proporcionan: integrales o generales, funcionales o específicos;
• la finalidad que persiguen: informativos o analíticos.

Generalmente, este tipo de organigrama hace una representación gráfica de los flujos de trabajo de izquierda a derecha.

Sin embargo, cuando la estructura organizacional y la cadena de mando tienden a tener un funcionamiento menos jerárquico y más horizontal, también se puede hablar de organigrama horizontal. Una startup como appvizer, por ejemplo, cabría dentro de este tipo de modelo.

Empleado comúnmente en organizaciones tradicionales, es un tipo organigrama jerárquico, donde los niveles de autoridad se ponen de manifiesto. Los mismos se representan desde arriba hacia abajo.

En este tipo de organigrama, el director ejecutivo o la figura que representa la máxima jerarquía, se ubica en el centro. A medida que el nivel de autoridad decrece, los círculos se van ampliando.

Es aquel que combina flujos verticales y horizontales, debido quizás a que la empresa es muy grande y las interdependencias o articulaciones entre los departamentos son lo suficientemente complejas, como para poder representarlas de una sola forma.

Como su nombre lo indica, este tipo de organigrama lo que busca es detallar las unidades administrativas, las misiones que se desarrollan en cada una y, según su nivel de detalle, el/la responsable de cada misión.

Si bien al igual que el organigrama funcional este detalla los departamentos en los cuales se divide la empresa, el grado de detalle que proporciona no es tan preciso.

Te dejamos algunos ejemplos de empresas del sector privado y público, los cuales ilustran diferentes tipos de organigramas:

Cuando creas tu propia empresa o que ya está creada, pero que aún no cuenta con un organigrama, es necesario definir su modelo de funcionamiento y el tipo de gestión que seguirá.

Asimismo y previendo que la empresa irá aumentando su fuerza de trabajo, es necesario definir cómo se organizará por departamentos. Dicha organización puede hacerse según:

• el tipo de actividad: administrativa, tecnológica, financiera, etc.,
• el ámbito de desarrollo: nacional, internacional.

Una vez has definido cómo funciona la empresa, puedes recurrir al Departamento RR. HH. para determinar información fundamental como:

• Número de departamentos,
• cantidad de empleados por departamento,
• nombres de los cargos,
• funciones de las personas.

Según el modelo de toma de decisiones, determina los niveles jerárquicos que compondrán el organigrama empresarial y el tipo de relación que se establecerá entre ellos.

Tú escoges el nivel de detalle que tendrá tu organigrama en términos de información. Generalmente, es mejor optar por incluir solo el nombre del cargo y no asociarlo a una persona, puesto que esto requeriría una actualización constante del organigrama, cada vez que una persona llegue o se vaya.

Sin embargo, las misiones de cada cargo asociado al departamento e información como datos de contacto, puede ser útiles.

Para diagramar tu organigrama, puedes apoyarte en herramientas populares y fáciles de usar como Excel o PowerPoint. Aquí tienes una plantilla en Power Point que puede fácilmente personalizar:

💡 ¿Qué opciones tienes?

Con Factorial HR puedes importar la información de todos los/las trabajadores que ya forman parte de la organización e ir agregando nuevos perfiles, a medida que la empresa crece. Asimismo, puedes agregar el título del cargo que ocupan, su información personal y el mánager a quien reportan sus resultados.

Con Lucidchart puedes crear organigramas a partir de la importación de los datos de tus trabajadores a la herramienta o de plantillas ya listas. Convierte fácilmente las estructuras y las relaciones de dependencia entre los departamentos en diagramas intuitivos y dinámicos.

A medida que la empresa evoluciona, es posible que la revisión del organigrama deba hacerse periódicamente. Esto responde no solo a la integración de nuevas personas, sino a las necesidades del negocio, como la creación de nuevos departamentos o la fusión de los mismos.

Ahora que te hemos mostrado cómo “hacer la foto” de tu estructura empresarial, ¿estás listo⋅a para definir roles y responsabilidades que aseguren un mayor orden y productividad en el trabajo?