El medio de comunicación que reinventa la empresa
El medio de comunicación que reinventa la empresa
Para cosechar el éxito, primero hay que sembrar las buenas semillas.
En términos empresariales, para que tu negocio sea exitoso, debes apostarle a la evolución de las competencias de las y los trabajadores. Dicho proceso requiere de la elaboración de un diagnóstico de necesidades de formación.
En un mundo profesional en constante evolución, sobre todo en términos de tecnología, el desarrollo de nuevas competencias digitales, por ejemplo, es cada vez más importante.
Si te estás preguntando cómo recopilar las necesidades de formación de tu plantilla, en qué momento y quién en la organización debe hacerlo, te guiamos paso a paso en tan estratégica tarea.
🧑🌾 De una buena semilla, ¡una buena cosecha!
Las necesidades de formación describen la diferencia que hay entre las competencias ya adquiridas y las que hay que adquirir o desarrollar para alcanzar determinados objetivos. La formación de las y los trabajadores permite el desarrollo de competencias dentro de la empresa con el objetivo de reducir o eliminar estas carencias.
La evaluación de necesidades de formación de las y los trabajadores de una empresa consiste en llevar a cabo un análisis que se compone de etapas de:
Por lo tanto, la identificación de las necesidades de formación de una empresa es la etapa preliminar y uno de los pasos esencial para definir un plan de formación.
Según el tipo y el tamaño de la organización, la recopilación de las necesidades de formación de los empleados puede realizarse mediante:
Antes de identificar las necesidades de formación, ten en cuenta que tendrás que presentar el plan de formación a la junta directiva de la empresa en diciembre. Esto significa que tendrás que determinar las necesidades a más tardar a finales de noviembre.
Por lo tanto, en función del tamaño de tu empresa, puedes hacer una retroplanificación a partir de ese momento. Hay varias estrategias posibles:
Además, tienes la opción de ir recogiendo necesidades sobre la marcha. Esto es especialmente fácil si cuentas con una herramienta automatizada.
Al hablar de tipos de necesidades de formación, podemos identificar dos categorías diferentes:
Existen diferentes métodos a emplear para la detección de necesidades de formación en la empresa, entre las cuales, algunas de las más efectivas son:
Este enfoque descendente parte de la iniciativa de La Dirección. Por lo tanto, es especialmente adecuado para las necesidades de formación colectiva, por las razones que hemos expuesto anteriormente.
En consecuencia, se trata de discutir con La Dirección la formación colectiva que se va a implantar en la empresa, ya sea obligatoria o específicamente recomendada por razones de competitividad y adecuación a la estrategia empresarial.
Este enfoque ascendente comienza con la intención de formación de las y los trabajadores. Por lo tanto, permite una mayor precisión y consideración de las necesidades y deseos individuales de cada persona para desarrollar sus habilidades.
Hay que tener en cuenta que las necesidades colectivas no identificadas previamente pueden surgir individualmente.
Para maximizar el éxito de la evaluación de las necesidades de formación, es importante tomarse el tiempo necesario para la preparación del proceso.
Aunque puede ser tentador lanzarse de cabeza a ejecutar la tarea puesto que la misma puede llevar mucho tiempo, no olvides que el éxito del plan de formación depende de la recopilación adecuada de las necesidades de formación.
Como hemos visto con respecto a las necesidades de formación colectiva, muchos acontecimientos externos a la empresa pueden repercutir en un proceso de capacitación, como:
Por tanto, la formación es una forma eficaz de adaptarse a cambios constantes. Tu responsabilidad, entonces, consiste en anticipar dichos acontecimientos en la medida de lo posible y que los mismos no impacten la actividad normal de la organización, teniendo en cuenta que un proceso de formación conlleva tiempo y recursos.
Así, hacer un seguimiento del mercado es esencial para tener estos acontecimientos en el radar y evitar que tengan un impacto negativo en tu actividad. Por supuesto, como Director·a, puedes delegar esta responsabilidad internamente y pedir que se te mantenga informado·a de cualquier cambio que pueda afectar el plan de formación empresarial.
Comprender el trabajo cotidiano y la labor de las y los trabajadores es esencial y sumamente importante para identificar sus necesidades de formación.
Esto puede hacerse llevando a cabo un análisis a partir de:
💡 También es importante observar el comportamiento de los propios trabajadores. ¿Se sienten cómodos con lo digital? ¿Serán más receptivos a la formación online o presencial? Preguntas a tener en cuenta durante el análisis y posterior diagnóstico.
Para completar tu evaluación de la situación, nada mejor que pedir la opinión de las y los principales interesados·as.
Tanto si el equipo cuenta con un·a mánager, como si tu lo diriges directamente, las entrevistas individuales permiten que surjan ideas que no se habían considerado antes. Puedes hacerlo de la siguiente manera:
En cuanto al formato de la entrevista, tienes la opción de elegir un formato:
💡 Ten en cuenta que: aunque la entrevista individual lleva tiempo antes, durante y después, su formato "confidencial" permite un discurso más completo y espontáneo que si tuvieras que llevarla a cabo delante de otras personas.
La idea es formar un grupo de discusión para reunir a personas con perfiles diferentes y hacer que interactúen, comparen sus puntos de vista y encuentren, conjuntamente, soluciones y formas de avanzar.
Guiando hábilmente los intercambios, es probable que la inteligencia colectiva haga surgir nuevas ideas. También da una fuerte impresión de proactividad.
El objetivo de este tipo de formulario de evaluación de las necesidades individuales de formación es recoger toda la información pertinente de forma muy sencilla.
Puedes hacerlo de diferentes maneras, ya sea formulando preguntas cerradas o abiertas. En el primer caso, puede ser más fácil procesar los resultados. En el segundo caso, es probable que recibas una respuesta más profunda que puede abrirte nuevas perspectivas. Cada método tiene sus ventajas.
Como cada empresa es única en cuanto a su sector de actividad, su funcionamiento, su cultura y su tamaño, es importante elegir las preguntas adecuadas que puedan responderse de forma pertinente.
Como ejemplo, te invitamos a descargar nuestra plantilla gratuita de formulario de identificación de necesidades de formación. Puedes personalizarlo con los estatutos de tu empresa y añadir o modificar elementos, para después descargar tu diagnóstico de necesidades de formación en PDF:
Queramos o no, el proceso de recopilación de necesidades de formación puede convertirse rápidamente en un proceso largo, entre la creación del material (formularios de recopilación, cuestionarios, etc.), el envío a las y los interesados, el recordatorio de rellenar los formularios, los talleres de grupo, las entrevistas individuales… ¡La lista sigue! ¿Cómo hacer entonces?
El uso de un software especializado como Personio puede ahorrarte mucho tiempo durante la fase de recopilación de necesidades. Las diferentes personas del equipo pueden consultar una lista de cursos (pasados y próximos a comenzar), inscribirse a aquellos que les interesen y responsabilizarse de su propio desarrollo.
¿Y tú? ¿Cómo se recogen las necesidades de formación en tu organización? ¿Qué software utilizas? Comparte con nosotros tus ideas y mejores prácticas en los comentarios.
