¿Qué significa el trabajo colaborativo en empresas? → Características y beneficios

Más allá del trabajo en equipo, el cual es esencial para elaborar proyectos exitosamente, el trabajo colaborativo induce cambios importantes en la forma de funcionar de las organizaciones y en sus prácticas de gestión.

La importancia del trabajo colaborativo radica en redefinir la participación de los miembros del equipo en los proyectos y las responsabilidades individuales de cada uno con el fin de obtener mejores resultados.

Pero, ¿qué características debe tener el trabajo colaborativo para que contribuya efectivamente a un aumento en la productividad de la empresa? En este artículo lo analizamos, junto con sus ventajas.

Puesto que esta forma de trabajo, unida a la transformación digital, ofrece una eficacia aún mayor, te contamos qué herramientas automatizadas existen y cómo puedes implementarlas.

Una definición de trabajo colaborativo podría ser el acto de interacción entre diferentes personas y el intercambio de ideas, habilidades y conocimientos, con el objetivo común de llevar a cabo un proyecto.

Esta forma de trabajar se basa en la inteligencia colectiva; es decir, en poner las competencias de los miembros del grupo al servicio del desarrollo de proyectos colaborativos. Sin embargo, las capacidades de las personas no son lo único que se comparte, sino también:

• Los valores,
• la documentación,
• los medios de comunicación,
• los recursos,
• las herramientas informáticas.

El objetivo de establecer una estrecha colaboración entre los equipos es promover:

• El surgimiento de ideas a partir de diferentes puntos de vista,
• la participación y la responsabilidad de todas las personas en un proyecto,
• la colaboración y la innovación.

☝ Este modo de trabajo conlleva un aprendizaje colaborativo que rompe con las barreras jerárquicas y lleva a las empresas de una estructura vertical, hacia una estructura horizontal.

1. Mayor productividad. Cada vez más empresas han comprendido que varias cabezas piensan más que una y que resulta más conveniente fomentar la inteligencia colectiva que el individualismo y la competencia. Esto permite mejorar la calidad de las relaciones interpersonales, lo que se traduce en un mejor trabajo y una mayor productividad.
2. Ahorro de tiempo. Gracias a la centralización de la información a partir de herramientas y métodos de colaboración, los equipos ahorran tiempo en la ejecución de sus tareas. El trabajo colaborativo solo puede ser eficiente si las personas se organizan de manera inteligente y disciplinada, especialmente cuando se trata de reuniones de trabajo.
3. Simplificación de la resolución de problemas. Frente a emergencias e imprevistos, los equipos están en capacidad de responder más rápidamente en pro de la resolución de problemas porque:
   1. Se sienten más involucrados y capacitados,
   2. Cuentan con más flexibilidad y agilidad,
   3. Ponen en común sus conocimientos y habilidades.
4. Aumento del bienestar laboral. El 60% de los empleados cree que el trabajo colaborativo tiene un impacto particularmente positivo en su motivación en el trabajo. Según una encuesta de Ipsos y Openmind Kfé, sentirse valorado en el trabajo, crear vínculos con los colegas y poder evolucionar en un ambiente confiable, son condiciones que promueven el bienestar laboral.

💡 Hoy en día, las empresas son conscientes del impacto que tiene el desarrollo profesional en la retención del talento, la motivación y la productividad. De ahí que busquen incentivar formas de trabajo colaborativo que contribuyan a la consecución de este objetivo.

Existen diferentes ejemplos, según el campo de aplicación, de cómo el trabajo colaborativo se materializa:

• Trabajo colaborativo en el ámbito empresarial. Quizás uno de los ejemplos más claros del concepto del trabajo colaborativo es el software open source o de código abierto. Estos desarrollos de dominio público, permiten que los usuarios utilicen y modifiquen el código, según sus necesidades. Los avances del software se apoyan en el trabajo de la comunidad que se crea alrededor de la solución.
• Trabajo colaborativo en educación. La idea de tener acceso a una educación abierta y masiva ha llevado al desarrollo de iniciativas como los Massive Open Online Course (MOOC, por sus siglas en inglés). Esta modalidad de aprendizaje en línea se basa en el principio del trabajo colaborativo para proponer cursos en línea accesibles a un amplio número de estudiantes.

Existen algunas dinámicas que caracterizan el trabajo colaborativo, de manera que el mismo asegure una forma de trabajo eficiente y fluida. Veamos cuáles son las características del trabajo colaborativo.

La persona no solo se centra en sus tareas, sino que amplía el alcance de sus acciones. El objetivo es alinearse con el resto del equipo para lograr un objetivo común predefinido.

Esto se traduce en una comunicación permanente y constructiva entre todas las personas involucradas.

Este punto es similar al anterior: para no dispersar demasiado sus esfuerzos, los/las trabajadores deben poder seguir el avance del proyecto, determinando lo que se ha logrado y lo que queda por hacer.

Tener visibilidad sobre el progreso del proyecto fomenta el trabajo colaborativo.

El trabajo colaborativo, basado en la inteligencia colectiva, solo funciona bien si el mérito, las aptitudes y la relevancia de una persona van más allá de su estatus profesional y el título de su cargo.

En este sentido, por ejemplo, se incentiva a que las personas del Departamento Comercial, Marketing, Producción, etc., presenten ideas que no estén directamente relacionadas con su área de especialización. De este intercambio surge la colaboración.

El trabajo colaborativo desafía las prácticas de la gestión tradicional al sugerir un aplanamiento de la estructura jerárquica.

Debido a esto, algunas empresas comienzan a reconsiderar el papel del/la Gerente. Su misión ya no consiste en imponer un marco estricto ni validar las acciones de sus subordinados, sino en promover la colaboración, a través de la orientación y el liderazgo.

Sin embargo, según el grado de madurez de la empresa con respecto al trabajo colaborativo, la eliminación abrupta de cualquier forma de gestión puede ser en menor o mayor grado perjudicial para los/las empleados⋅as. La plataforma de comercio electrónico Zappos, por ejemplo, ha perdido el 14% de su fuerza de trabajo tras la eliminación de los puestos directivos (fuente: The Wall Street Journal).

Trabajo en equipo y trabajo colaborativo: ¿son lo mismo?

A menudo, estas dos nociones tienden a confundirse y si bien están estrechamente relacionadas, el trabajo colaborativo va un paso más adelante que el trabajo en equipo.

Para comprender plenamente los desafíos del trabajo colaborativo es importante destacar las diferencias entre ambos conceptos.

• Trabajo en equipo:

• Trabajo colaborativo:

Para fomentar el trabajo colaborativo, reorganiza los espacios de trabajo. Las oficinas que funcionan bajo el modelo de open space parecen ser las más dadas a poner en práctica el trabajo colaborativo pues en ellas se fomenta la proximidad y “deconstruyen” los servicios.

Un óptimo entorno de trabajo colaborativo también incluye lugares para reuniones e intercambios espontáneos, así como cubículos, salas de reuniones, áreas de descanso, etc.

Aunque la noción de trabajo colaborativo no es nueva, últimamente ha cobrado una nueva dimensión, debido a la aparición de nuevos instrumentos de trabajo.

En efecto, estos instrumentos han permitido derribar las barreras tecnológicas y facilitar así el desarrollo de prácticas de gestión colaborativa. Estos pueden ser:

• Espacios de trabajo compartidos,
• plataformas colaborativas,
• red social corporativa,
• herramientas de comunicación,
• soluciones para la gestión de tareas y proyectos.

monday.com, por ejemplo, es un Work OS que ofrece una interfaz lúdica y colorida, fácil de usar. Sus diferentes vistas (Diagramma de Gantt o Kanban, por ejemplo) facilitan el seguimiento del desarrollo de las tareas hasta su finalización y el progreso de los proyectos, asegurando así una total supervisión.

Si bien son varias las ventajas que conlleva el trabajo colaborativo, una modificación en la gestión de la empresa debe hacerse de manera gradual para no desestabilizar el correcto funcionamiento del negocio.

Este cambio, generalmente, debe ir de la mano de la transformación digital. La elección y apropiación de las herramientas adecuadas por parte de los equipos es una de las claves del éxito.

Sin embargo, según un estudio de Lecko y YouGov, solo entre el 5 y el 15% de los empleados utilizan regularmente las nuevas herramientas de colaboración. El correo electrónico sigue siendo el canal de comunicación preferido.

Debido a esto, es necesario desplegar estrategias que incentiven constantemente el trabajo colaborativo y cooperativo, a través de diferentes instrumentos de apoyo.