Trabajo colaborativo: ¡porque dos cabezas piensan mejor que una!

Cuentas en tu empresa con un grupo de personas competentes que no paran de aportar ideas y, aún así, ¿el negocio no avanza como esperas?

Quizás has cultivado la cooperación, procurando funcionar en modo “proyecto”, pero te has olvidado de un aspectoo ultra importante: apostarle a los beneficios del trabajo colaborativo.

Más allá de ser un trabajo en equipo, el trabajo colaborativo tiene un significado clave en la forma que tienen las organizaciones de funcionar y elaborar sus proyectos. En este artículo, abordamos qué es el trabajo colaborativo y sus características principales.

🐙 Aumenta la productividad de tu empresa, trabajando a cuatro manos y con dos o más cabezas.

Una definición de trabajo colaborativo podría ser el acto de interacción entre diferentes personas en pro del intercambio de ideas, habilidades y conocimientos, con el objetivo común de llevar a cabo un proyecto.

Esta forma de trabajar se basa en la inteligencia colectiva; es decir, en poner las competencias de los miembros del equipo al servicio de la consecución de metas.

Esta producción entre pares, o colaboración de masas como también se le conoce a este modo de trabajo, también consiste en compartir:

• Valores grupales,
• documentación,
• recursos,
• medios de comunicación, así como otro tipo de herramientas.

El objetivo de establecer una estrecha colaboración entre los equipos es promover:

• El surgimiento de ideas a partir de diferentes puntos de vista;
• la participación y la toma de responsabilidad de todas las personas que participan en un proyecto;
• el incentivo de un modo de trabajo basado en la colaboración y la innovación.

☝ Este modo de trabajo conlleva un aprendizaje colaborativo que rompe con las barreras jerárquicas y permite que las empresas pasen de una estructura vertical de funcionamiento a una estructura horizontal.

La importancia del trabajo colaborativo radica en redefinir la participación de los miembros del equipo en los proyectos y las responsabilidades individuales de cada uno con el fin de obtener mejores resultados.

Existen algunas dinámicas que caracterizan el trabajo colaborativo, de manera que el mismo asegure una forma de trabajo eficiente y fluida. Veamos cuáles son las características del trabajo colaborativo.

• Una comunicación regular. Con el objetivo de alinearse con el resto del equipo para lograr un objetivo común predefinido, las personas no solo se centran en sus tareas, sino que amplían el alcance de sus acciones. Esto se logra estableciendo una comunicación permanente y constructiva entre todas las personas involucradas.
• Un seguimiento constante. Seguir de cerca el progreso del proyecto fomenta el trabajo colaborativo, puesto que permite identificar puntos de mejora y hacer una comparación entre el trabajo previsto y el trabajo hasta ahora realizado.
• Una ampliación del campo de acción. Una de las grandes ventajas del trabajo colaborativo consiste en aprovechar las aptitudes, capacidades e ideas de una persona más allá de su cargo en la empresa. Así, por ejemplo, se incentiva a que las personas del Departamento Comercial, Marketing, Producción, etc., presenten ideas que no estén directamente relacionadas con su área de especialización, lo cual termina por enriquecer las conversaciones y la concepción de proyectos y soluciones. Este intercambio de ideas da paso a la inteligencia colectiva.
• La eliminación de barreras jerárquicas. El trabajo colaborativo desafía las prácticas de la gestión tradicional al sugerir una reorganización en la estructura jerárquica de la empresa. Dentro de este marco, es normal que las organizaciones reconsideren el papel que desempeña la o el gerente. Su misión ya no consiste en imponer un marco estricto ni validar las acciones de sus subordinados, sino en promover la colaboración, a través de la orientación y el liderazgo.

Según el grado de madurez que presente la empresa con respecto al trabajo colaborativo, la eliminación abrupta de cualquier forma de gestión puede ser en menor o mayor grado perjudicial para los miembros del equipo. Debido a esto, este modo de trabajo debe ser introducido y fomentado poco a poco y en el día a día.

El establecimiento de buenas prácticas y la implementación de métodos y herramientas que lo faciliten progresivamente es recomendable.

No son pocos los beneficios del trabajo colaborativo en diferentes ámbitos y sectores de actividad como el empresarial y el educativo. Los principales consisten en:

• Mayor productividad. Cada vez más empresas han comprendido que varias cabezas piensan mejor que una y que resulta más conveniente fomentar la inteligencia colectiva que el individualismo y la competencia. Esto permite mejorar la calidad de las relaciones interpersonales, lo que se traduce en un mejor trabajo y una mayor productividad.
• Ahorro de tiempo. Gracias a la centralización de la información a partir de herramientas y métodos de colaboración, los equipos ahorran tiempo en la ejecución de sus tareas. El trabajo colaborativo solo puede ser eficiente si las personas se organizan de manera inteligente y disciplinada, especialmente cuando se trata de reuniones de trabajo.
• Simplificación de la resolución de problemas. Frente a emergencias e imprevistos, los equipos están en capacidad de responder más rápidamente en pro de la resolución de problemas porque:
  • Se sienten más involucrados y capacitados,
  • cuentan con más flexibilidad y agilidad,
  • ponen en común sus conocimientos y habilidades.
• Aumento del bienestar laboral. El 60% de las personas cree que el trabajo colaborativo tiene un impacto particularmente positivo en su motivación en el trabajo. Según una encuesta de Ipsos y Openmind Kfé, sentirse valorado en el trabajo, crear vínculos con los colegas y poder evolucionar en un ambiente confiable, son condiciones que promueven el bienestar laboral.

💡 Hoy en día, las empresas son conscientes del impacto que tiene el desarrollo profesional en la retención del talento, la motivación y la productividad. De ahí que busquen incentivar formas de trabajo colaborativo que contribuyan a la consecución de este objetivo.

Habiendo definido lo que el trabajo colaborativo es, es normal ahora que te preguntes si el trabajo en equipo y trabajo colaborativo son lo mismo.

A menudo, estas dos nociones tienden a confundirse y si bien están estrechamente relacionadas, el trabajo colaborativo va un paso más allá que el trabajo en equipo.

Para comprender plenamente las particularidades del trabajo colaborativo, veamos algunas diferencias que existen entre ambos conceptos:

Veamos con una imagen ejemplos de logros en el trabajo colaborativo y en el trabajo en equipo o trabajo cooperativo:

• Trabajo en equipo:

• Trabajo colaborativo:

Existen diferentes ejemplos de cómo el trabajo colaborativo se materializa en diferentes sectores:

• Trabajo colaborativo en el desarrollo de software. Quizás uno de los ejemplos más claros del concepto del trabajo colaborativo es el software open source o de código abierto. Estos desarrollos de dominio público, permiten que los usuarios utilicen y modifiquen el código, según sus necesidades. Los avances del software se apoyan en el trabajo de una comunidad que se crea alrededor de la solución y la va alimentando y enriqueciendo paulatinamente.
• Trabajo colaborativo en empresas. Hoy en día, los entornos laborales se caracterizan por servirse de diferentes herramientas e instrumentos que favorecen la comunicación y la colaboración. La centralización de la información en una misma plataforma a la que todos los usuarios tengan acceso, así como diferentes canales de comunicación a través de los cuales intercambiar ideas y trabajar son algo común y cada vez más generalizado desde que el teletrabajo se ha democratizado.
• Trabajo colaborativo en educación. El trabajo colaborativo en el aula de clases, impulsado por la idea de tener acceso a una educación abierta y masiva, ha llevado al desarrollo de iniciativas como los Massive Open Online Course (MOOC, por sus siglas en inglés). Esta modalidad de aprendizaje en línea se basa en proponer cursos en línea, accesibles a un amplio número de estudiantes.

Para fomentar el trabajo colaborativo, reorganiza los espacios de trabajo. Las oficinas que funcionan bajo el modelo de open space parecen ser las más dadas a poner en práctica el trabajo colaborativo, pues en ellas se fomenta la proximidad y se rompen silos entre los diferentes departamentos.

Un óptimo entorno de trabajo colaborativo también incluye lugares para reuniones e intercambios espontáneos, así como cubículos, salas de reuniones, áreas de descanso, etc.

Si bien son varias las ventajas que conlleva el trabajo colaborativo, una modificación en la gestión de la empresa debe hacerse de manera gradual para no desestabilizar el correcto funcionamiento del negocio.

Este cambio, generalmente, debe ir de la mano de la transformación digital; pero, sobre todo, de una sensibilización al cambio. La elección y apropiación de las herramientas adecuadas por parte de los equipos es una de las claves del éxito, pero esto debe hacerse paulatinamente.

Sin embargo, según un estudio de Lecko y YouGov, solo entre el 5 y el 15% de los empleados utilizan regularmente las nuevas herramientas de colaboración. El correo electrónico sigue siendo el canal de comunicación preferido.

Debido a esto, es necesario desplegar estrategias que incentiven constantemente el trabajo colaborativo y cooperativo, a través de diferentes instrumentos de apoyo y un acompañamiento constante.

Aunque la noción de trabajo colaborativo no es nueva, últimamente ha cobrado una nueva dimensión, debido a la aparición de nuevos instrumentos de trabajo.

En efecto, estos instrumentos han permitido derribar las barreras tecnológicas y facilitar así el desarrollo de prácticas de gestión colaborativa, como por ejemplo:

• Los espacios de trabajo compartidos,
• las plataformas colaborativas,
• la red social corporativa,
• las herramientas de comunicación,
• las soluciones para la gestión de tareas y proyectos.

monday.com, por ejemplo, es un Work OS que ofrece una interfaz lúdica y colorida, fácil de usar. Sus diferentes vistas como el Diagrama de Gantt o el tablero Kanban, facilitan el seguimiento del desarrollo de las tareas hasta su finalización y el progreso de los proyectos. De esta manera, se asegura una total supervisión y control de las actividades.

• El trabajo colaborativo es una metodología de trabajo que se basa en la consecución de un bien común, a través de la mutualización de fuerzas de trabajo.
• Los proyectos colaborativos son, por ende, proyectos en los que diferentes miembros del grupo participan en la proposición de soluciones, la concepción de propuestas de trabajo y la toma de decisiones.
• Las actitudes que benefician al trabajo en equipo también favorecen el trabajo colaborativo, aunque este último va más allá, asegurando el compromiso por igual de todas las partes involucradas en un proyecto.
• Entre las ventajas que aporta el trabajo colaborativo en las empresas, se pueden mencionar:
  • Un aumento en la productividad,
  • un mejor aprovechamiento de los recursos,
  • un mejor funcionamiento de la organización, etc.
• No son pocos los ejemplos de trabajo colaborativo que han dado como resultado grandes desarrollos como el software libre o las bibliotecas virtuales.

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