Cómo hacer una nómina: plantilla en Excel y programas

¿Cómo hacer una nómina fácilmente?

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¿Cómo hacer una nómina, teniendo en cuenta que esta constituye una obligatoriedad para las empresas? Este documento, relativo a la remuneración de los trabajadores y a la consideración de todas las particularidades legales de compensación y retención económica, debe aplicarse a las personas que trabajan en una empresa.

En este artículo, definimos y revisamos cómo hacer una nómina: elementos básicos, plantilla gratis y herramientas que te ayudan a optimizar tu proceso, todo lo encuentras aquí.

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¿Qué es una nómina?

La gestión de nóminas es tanto una gestión administrativa como una gestión contable. En efecto, los salarios son una carga financiera que debe ser planificada, tenida en cuenta y notificada para que la empresa cumpla no solo con sus empleados, sino también con la ley.

Puesto que no siempre es fácil manejar todas las cifras, es aconsejable utilizar las habilidades de un contable o confiar en un software de gestión de nómina.

¿Cómo hacer una nómina?

Al momento de elaborar la nómina de tu empresa, hay algunos aspectos que tienes que tener en cuenta para el cálculo de la remuneración de los empleados:

  1. Tipo de contrato: se debe tener en cuenta si el contrato es indefinido o por tiempo determinado y si el empleado trabaja jornada completa o parcial. De esto dependerá su cotización a la Seguridad Social y las retenciones de Impuestos sobre la Renta que se le aplicarán.
  2. Antigüedad del empleado: esta se calcula tomando en cuenta la fecha en la que el empleado comenzó sus labores en la empresa e influye en el cálculo de los complementos salariales.
  3. Categoría del puesto de trabajo: según la posición que ocupe el empleado dentro de la empresa (ingeniero, jefe administrativo, ayudante, oficial, auxiliar, etc.) se definirá su salario base. Las categorías están establecidas en la Tesorería General de la Seguridad Social.
  4. Horas extras: son las horas que los empleados trabajan por encima de su horario habitual. Las mismas deben ser registradas en la nómina pues dan lugar a una paga extra.
  5. Deducciones: incluyen todas las deducciones tanto legales como las deudas que tenga el empleado con la empresa. Por ejemplo: impuestos sobre la renta, seguridad social, préstamo que el empleado haya pedido a la empresa, etc.

Estructura de una nómina

El boletín de nómina debe ser lo suficientemente claro para todos los empleados, de manera que no haya lugar a confusiones o malentendidos respecto a la remuneración que reciben.

La gestión de la nómina también significa:

  • Recoger toda la información inherente a los empleados de una empresa. Cada persona está vinculada a un conjunto específico de datos que influyen en su nómina. Entre ellas se incluyen, por ejemplo, los paros laborales, las primas o las horas extraordinarias trabajadas.
  • Mantener cada cambio al día y notificarlos para que aparezcan en la nómina.
  • Tener en cuenta las cotizaciones a la seguridad social.
  • Considerar las vacaciones pagadas, el salario en especie, el convenio colectivo y los derechos de desempleo, formación profesional y capacitación.

✍  La nómina de tu empresa debe incluir los siguientes elementos:

1. Encabezado

  • Datos de la empresa.
  • Datos del empleado: categoría, tipo de contrato y tiempo en la empresa.
  • Fecha a la que corresponde la nómina.

2. Devengos

Detalle del salario base, complementos salariales, productos recibidos en especie, horas extras, pagas extraordinarias etc.

3. Deducciones

  • Detalles de las deducciones y retenciones.
  • Detalle de las bases de cotización: cotización por contingencias comunes, grupo de cotización, etc.

4. Líquido a percibir

  • Salario bruto y salario neto.
  • Dinero total a percibir después de las deducciones.
  • Período de liquidación.

5. Pie de nómina

Sello y/o firma del empleador.

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Fuente: bbva

Cálculo de cotizaciones: Seguridad Social y retenciones del IRPF

En la elaboración de la nómina se deben tener en cuenta las cotizaciones y los impuestos de los trabajadores que la ley establece como obligatorios. Es esencial que te mantengas al tanto de las actualizaciones en la normatividad y de la situación personal de cada empleado, para evitar el riesgo de cometer faltas.

Ante supuestos de insolvencia empresarial o concurso de acreedores del empresario, es el Fondo de Garantía Salarial (FOGASA) quien se encarga de abonar a los trabajadores los salarios e indemnizaciones pendientes de cobro.

¿Cómo hacer una nómina en Excel?

Para simplificar la edición y gestión de las nóminas de tu empresa te ofrecemos una plantilla nómina gratuita en Excel para descargar:

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Desventajas de Excel para elaborar nóminas:

  • Duplicado de información.
  • Riesgo de errores por entrada manual de la información.
  • Pérdida de tiempo ante la falta de automatización.
  • Dificultad para llevar la trazabilidad de nóminas pasadas.

⚠️  Nuestro modelo de Excel proporciona una alternativa para pequeñas empresas que desean gestionar la nómina de su negocio por sí mismas. Sin embargo, los programas de gestión de nóminas o un profesional en el área te guiarán mejor a través de las diferentes tasas de contribución aplicables, según el estatus y los niveles salariales.

¿Cómo rellenar una nómina con un programa de nómina para Recursos Humanos?

La externalización de la gestión de nóminas es una buena forma de evitar el riesgo de cometer errores, pero también es un coste para la empresa.

Te recomendamos optar por un software de gestión de nóminas que te libere de la complejidad de las diferentes legislaciones y de los constantes cambios en las tasas de cotización.

Entre las ventajas de los programas de gestión de nóminas se encuentran:

  • La automatización de tareas: te permite centrarte en tu negocio en lugar de en tareas de bajo valor agregado.
  • Cada empleado se beneficia de un mejor control y también puede consultar sus nóminas en línea.
  • La gran mayoría te garantizan el cumplimiento de la ley en lo que respecta a las contribuciones.

En este sentido, algunas opciones con las que cuentas son:

  • Kronos, un software que cuenta con distintos módulos que facilitan los procesos de recursos humanos. El mismo incluye una solución especializada en la gestión de nómina que permite simplificar y reducir los riesgos de errores en la elaboración de nóminas.
  • Paychex, una herramienta orientada a pequeñas y medianas empresas con la que puedes elaborar tus nóminas con pocos clics. Además, puedes gestionar las mismas desde el lugar donde te encuentres, controlar el horario de los empleados, importar y exportar nóminas.
  • Quickbooks, una solución completa en la nube, enfocada en pymes que permite gestionar las nóminas en tiempo real. Cuenta con una plataforma fácil e intuitiva, con la cual los usuarios se familiarizan rápidamente y la cual ofrece soporte gratis e ilimitado
  • Zenefits, una plataforma fácil y confiable que hace que tu gestión de nómina sea una problema del pasado. Su interfaz dinámica permite hacer depósitos directos, automatizar los cambios en los salarios y la integración con aplicaciones como quickbooks, xero, guideline y copilot.

Hacer nóminas en segundos

¿Por qué perder tiempo repitiendo un modelo cada mes cuando un software puede hacerlo por ti? Compara las soluciones que tienes a tu disposición y elige la que mejor se adapte a tus necesidades.

Artículo actualizado, publicado inicialmente en mayo de 2020.

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