¿Cómo hacer una nómina fácilmente?

¿Qué es la nómina?¿Cómo hacer una nómina? La gestión de la nómina no sólo es un acto importante, sino también obligatorio para todas las empresas con empleados. Se trata de un documento relativo a la remuneración de los trabajadores y a la consideración de todas las particularidades legales de compensación y retención económica que deben aplicarse a las personas que trabajan en una empresa.

En este artículo detallamos los fundamentos generales que debes saber sobre la nómina y te presentamos una comparativa con los mejores software de gestión de nómina del mercado.

• ¿Qué es una nómina?
• ¿Cómo hacer una nómina?
• Estructura de una nómina
  • Encabezado
  • Devengos
  • Deducciones
  • Líquido a percibir
  • Pie de nómina
• Cálculo de cotizaciones: Seguridad Social y retenciones del IRPF
• ¿Cómo hacer una nómina en Excel?
• ¿Cómo elaborar una nómina con un software?
• Programa para hacer nómina: comparativa de 4 herramientas
  • Kronos
  • Paychex
  • Quickbooks
  • Zenefits
• Crear nóminas en segundos

¿Qué es una nómina?

La gestión de nóminas es tanto una gestión administrativa como una gestión contable. En efecto, los salarios son una carga financiera que deben ser planificados, tenidos en cuenta y notificados para que la empresa cumpla no sólo con sus empleados, sino también con la ley. No siempre es fácil manejar todas las cifras y por eso es aconsejable utilizar las habilidades de un contable o confiar en un software de gestión de nómina. 

¿Cómo hacer una nómina?

Al momento de elaborar la nómina de tu empresa hay algunos aspectos que tienes que tener en cuenta para el cálculo de la remuneración de los empleados, a continuación te detallamos algunos:

1. Tipo de contrato: se debe tener en cuenta si el contrato es indefinido o por tiempo determinado y si el empleado trabaja jornada completa o parcial. De esto dependerá su cotización en la Seguridad Social y las retenciones de Impuestos sobre la Renta que se le aplicarán.

2. Antigüedad del empleado: esta se calcula tomando en cuenta la fecha en la que el empleado inició a laborar en la empresa. Esta influye en el cálculo de los complementos salariales.

3. Categoría del puesto de trabajo: según la posición que ocupe el empleado dentro de la empresa (ingeniero, jefe administrativo, ayudante, oficial, auxiliar, etc.) se definirá su salario base. Las categorías están establecidas en la Tesorería General de la Seguridad Social. 

4. Horas extras: estas son las horas que los empleados trabajan por encima de las horas diarias o semanales requeridas. Las mismas deben ser registradas en la nómina como parte de su remuneración.

5. Deducciones: esta incluye todas las deducciones tanto legales como las deudas que tenga el empleado con la empresa. Por ejemplo: impuestos sobre la renta, seguridad social, préstamo que el empleado haya pedido a la empresa, etc.

Estructura de una nómina

El boletín de nómina debe ser lo suficientemente claro para todos los empleados, para así evitar confusiones y malentendidos respecto a la remuneración que reciben. 

La gestión de la nómina también significa recoger toda la información inherente a los empleados de una empresa. Cada persona está vinculada a un conjunto específico de datos que influyen en su nómina. Entre ellas se incluyen, por ejemplo, los paros laborales, las primas o las horas extraordinarias trabajadas.

El empleador debe mantener cada cambio al día y notificar estos para que aparezcan en la nómina. También debe tener en cuenta las cotizaciones de la seguridad social. La gestión de la nómina incluye los contratos de trabajo, las vacaciones pagadas, el convenio colectivo y los derechos de desempleo, formación profesional y capacitación de todos lo empleados.

La nómina de tu empresa debería incluir los siguientes elementos:

Encabezado

• Datos de la empresa.

• Datos del empleado: categoría, tipo de contrato y tiempo en la empresa.

• Fecha a la que corresponde dicha nómina.

Devengos

• Detalle del salario base, complementos salariales, horas extras, pagas extraordinarias etc.

Deducciones

• Detalles de las deducciones y retenciones.

• Detalle de las bases de cotización: cotización por contigencias comunes, grupo de cotización, etc.

Líquido a percibir

• Salario bruto y salario neto.

• Dinero total a percibir después de las deducciones.

• Período de liquidación.

Pie de nómina

• Sello y/o firma del empleador.

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Fuente: bbva

Cálculo de cotizaciones: Seguridad Social y retenciones del IRPF

En la elaboración de la nómina se deben tener en cuenta las cotizaciones y los impuestos de los trabajadores que la ley establece como obligatorios. Si decides empezar a gestionar la nómina de tu empresa por tu cuenta tienes que tener mucho cuidado, puesto que las regulaciones legales cambian con frecuencia y existen diferentes tarifas y tasas a aplicar. Es esencial que te mantengas informado de todos los cambios, para evitar el riesgo de cometer errores, asimismo, la situación personal de cada empleado también juega un rol importante. 

¿Cómo hacer una nómina en Excel?

Si deseas simplificar la edición y gestión de las nóminas de tu empresa te proponemos esta plantilla gratuita de Excel, solo tienes que descargarla.

Desventajas de Excel para elaborar nóminas:

• Duplicado de información.

• Mayor riesgo de errores.

• Pérdida de tiempo al repetir todas las anotaciones cada mes.

• Dificultad para almacenar y encontrar nóminas pasadas.

⚠️ Nuestro modelo de Excel pretende proporcionar una alternativa para esas pequeñas empresas que desean gestionar la nómina de su negocio por su propia cuenta. Sin embargo, los programas de gestión de nóminas o un profesional en el área te guiarán mejor a través de las diferentes tasas de contribución aplicables según el estatus y los niveles salariales.

¿Cómo elaborar una nómina con un software?

Para iniciarse en la gestión de nóminas, es preferible tener un buen conocimiento de contabilidad, de lo contrario es recomendable contratar a un profesional o confiar en un software de gestión nóminas. La externalización de la gestión de nóminas es una buena forma de evitar el riesgo de cometer errores, pero también es un coste para la empresa. 

Te recomendamos optar por un software de gestión de nóminas para que no tengas que enfrentarte con la complejidad de las diferentes legislaciones y a los constantes cambios en las tasas de cotización. 

Entre las ventajas de los programas de gestión de nóminas se encuentran:

• La automatización de tareas: te permite centrarte en tu negocio en lugar de en tareas de bajo valor agregado.

• Cada empleado se beneficia de un mejor control y también puede consultar sus nóminas en línea.

• La gran mayoría te garantizan el cumplimiento de la ley en lo que respecta a las contribuciones.

Programa para hacer nómina: comparativa de 4 herramientas

Kronos

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Kronos es software que cuenta con distintos módulos que facilitan los procesos de recursos humanos. El mismo incluye una solución especializada en la gestión de nómina que permite simplificar y reducir los riesgos de errores en la elaboración de nóminas.

Entre sus ventajas se encuentran:

• Control de tiempo.

• Gestión de impuestos.

• Pagos en una solución segura.

• Visualización y almacenamiento de todas las nóminas pagadas.

• Automatización de la elaboración de nóminas.

Paychex

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Paychex es una herramienta orientada a pequeñas y medianas empresas con la que puedes elaborar tus nóminas con pocos clics. Además, puedes gestionar las mismas desde el lugar donde te encuentres.

Dentro de sus ventajas están:

• Importar y exportar nóminas.

• Dar acceso a los empleados para ver sus depósitos y detalle de nómina.

• Controlar el horario de los empleados.

• Aplicar las tasas de impuestos correspondiente.

• Aplicación móvil.

Quickbooks

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Quickbooks es una solución completa enfocada en pymes que permite gestionar las nóminas en tiempo real. Cuenta con una plataforma fácil e intuitiva, facilitando que los usuarios se familiaricen rápidamente con la misma.

Sus ventajas principales son:

• Gestión en la nube.

• Control de gastos.

• Seguridad de datos.

• Soporte gratis e ilimitado.

• Reporte e informes personalizados.

Zenefits

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Zenefits es una plataforma fácil y confiable que hace que tu gestión de nómina sea una problema del pasado. Su interfaz dinámica hace que disfrutes la elaboración de nómina de tu empresa y que ¡ahorres mucho tiempo!

Algunos de sus ventajas son:

• Permite hacer depósitos directos.

• Gestión del libro mayor.

• Recibos de pagos automáticos.

• Automatización de cambios en los salarios.

• Integración con aplicaciones como: quickbooks, xero, guideline, copilot, etc.

Crear nóminas en segundos

¿Por qué perder tiempo repitiendo un modelo cada mes cuando un software puede hacerlo por ti? Compara las soluciones que proponemos más arriba y elige la herramienta que mejor se adapte a tus necesidades.