Antes de correr, aprender a andar: la nómina paso a paso

Si eres dirigente de una pequeña empresa, de seguro ya quieres contar con un equipo colosal. Sin embargo, antes de entrar en el CAC 40, te recomendamos que aprendas cómo hacer una nómina paso a paso. 

Teniendo en cuenta que este documento constituye una obligación para las empresas, conocer cada uno de los datos a incluir y los requisitos a respetar al momento de generarla, se hace fundamental.

Sin más preámbulos, te detallamos cómo hacer una nómina, los elementos básicos que debe contener, el paso a paso para generarla y algunas herramientas para optimizar el proceso.

Y, por si fuera poco, te ofrecemos una plantilla gratis de nómina en Excel  😌 .

La nómina es el registro financiero correspondiente a los salarios, deducciones y bonificaciones de los/las empleados⋅as de una empresa. Se trata de un documento relativo a la remuneración de los trabajadores y a la consideración de todas las particularidades legales de compensación y retención económica en una empresa.

La gestión de nóminas es tanto una gestión administrativa como una gestión contable. En efecto, los salarios son una carga financiera que debe ser planificada, tenida en cuenta y notificada para que la empresa cumpla no solo de cara a sus empleados⋅as, sino también frente a la ley.

Al momento de elaborar la nómina de tu empresa, hay algunos aspectos que tienes que tener en cuenta para calcular la remuneración de los/las empleados⋅as:

1. Tipo de contrato: se debe tener en cuenta si el contrato es indefinido o por tiempo determinado y si el trabajador o trabajadora ejerce su labor en jornada completa o parcial. De esto dependerá su cotización a la Seguridad Social y las retenciones de Impuestos sobre la Renta que apliquen.
2. Antigüedad del empleado: esta se calcula tomando en cuenta la fecha en la que la persona comenzó sus labores en la empresa e influye en el cálculo de los complementos salariales.
3. Categoría del puesto de trabajo: según la posición que ocupe la persona dentro de la empresa (ingeniero⋅a, jefe administrativo, ayudante, oficial, auxiliar, etc.) se definirá su salario base. Las categorías están establecidas en la Tesorería General de la Seguridad Social.
4. Horas extras: son las horas que los empleados⋅as trabajan por encima de su horario habitual. Las mismas deben ser registradas en la nómina pues dan lugar a una paga extra.
5. Deducciones: incluyen todas las deducciones tanto legales como las deudas que tenga el empleado con la empresa. Por ejemplo: impuestos sobre la renta, Seguridad Social, préstamo que el empleado haya pedido a la empresa, etc.
6. Igualdad retributiva: las empresas de 50 trabajadores con una desigualdad superior al 25% están obligadas a justificarlo en el documento de Registro Salarial, el cual debe presentarse a Inspección de Trabajo una vez al año.

El boletín de nómina debe ser lo suficientemente claro para todos los empleados⋅as, de manera que no haya lugar a confusiones o malentendidos respecto a la remuneración que reciben.

Gestionar la nómina también significa:

• Recoger toda la información inherente a los empleados⋅as de una empresa. Cada persona está vinculada a un conjunto específico de datos que influyen en su nómina. Entre ellas se incluyen, por ejemplo, los paros laborales, las primas o las horas extraordinarias trabajadas.
• Mantener cada cambio al día y notificarlos para que se reflejen en la nómina.
• Tener en cuenta las cotizaciones a la Seguridad Social.
• Considerar las vacaciones pagadas, el salario en especie, el convenio colectivo y los derechos de desempleo, formación profesional y capacitación.

✍  La nómina de tu empresa debe incluir los siguientes elementos:

• Datos de la empresa (razón social, NIF, dirección, etc.).
• Datos de la persona contratada: categoría, tipo de contrato y tiempo que lleva trabajando en la empresa.
• Fecha a la que corresponde la nómina.

Hacen referencia a las percepciones salariales (detalle del salario base), así como a otros complementos percibidos. Estos pueden clasificarse por concepto de:

• Percepciones salariales, entre las cuales se cuentan el salario de base y los complementos que el mismo pueda presentar como el pago de horas extra, los productos recibidos en especie o las gratificaciones extraordinarias. A este tipo de percepciones se debe aplicar la aportación correspondiente a la Seguridad Social.
• Percepciones no salariales, entre las cuales se incluyen las prestaciones e indemnizaciones, la baja laboral, ec. Estas percepciones, contrario a las salariales, no son objeto de aportación a la Seguridad Social.

• Detalles de las deducciones y retenciones.
• Detalle de las bases de cotización: cotización por contingencias comunes, grupo de cotización, etc.
• Retenciones.
• IRPF.
• Aportes a la Seguridad Social.

💡 Cálculo de cotizaciones: Seguridad Social y otras retenciones

En la elaboración de la nómina se deben tener en cuenta las cotizaciones y los impuestos de los trabajadores que la ley establece como obligatorios. Estas cantidades, deducibles del total devengado al mes, dan como resultado final el importe líquido a percibir.

¿Cuáles son los conceptos objeto de una deducción?

• Las horas extraordinarias, entre las cuales se distinguen dos tipos: las voluntarias y las desprendidas de una fuerza mayor. La aportación de estas últimas es mayor.
• Las contingencias comunes, de las cuales hacen parte, entre otras, las licencias relacionadas con la maternidad y la paternidad, la enfermedad común y el accidente no laboral.
• Las indemnizaciones o suplidos (dietas y kilometraje, por ejemplo).
• El seguro de desempleo.
• La formación profesional.

Este impuesto de carácter anual, es objeto de deducciones mensuales por parte del empleador a sus trabajadores, según el tipo de contrato (indefinido o a término definido).

Dentro de estas deben tenerse en cuenta:

• Los productos recibidos en especie, los cuales deben descontarse del líquido puesto que el trabajador no lo recibirá en dinero.
• Los anticipos, cuando durante el mes, el trabajador haya solicitado alguno.

Es esencial que te mantengas al tanto de las actualizaciones en la normatividad y de la situación personal de cada trabajador, para evitar incurrir en faltas.

Ante supuestos de insolvencia empresarial o concurso de acreedores del empresario, es el Fondo de Garantía Salarial (FOGASA) quien se encarga de abonar a los trabajadores los salarios e indemnizaciones pendientes de cobro.

• Salario bruto y salario neto.
• Dinero total a percibir después de las deducciones.
• Período de liquidación.

En este debe figurar el sello de la empresa y/o firma del empleador, al igual que el día de emisión de la nómina. Si esta se entrega en formato físico, es recomendable dedicar un espacio para que el trabajador firme y deje constancia de que ha recibido de conformidad.

Generar la nómina de una empresa puede ser una labor más o menos compleja, según el tamaño de la empresa, el tipo de profesional que requiera contratar y la particularidad de los contratos que celebre. Para hacer una nómina en Excel y no perderte en el intento, debes seguir 3 pasos fundamentales: 

Cada semana/mes, debes recoger los distintos datos relativos al tiempo de trabajo, ya sea el tiempo de trabajo real o las distintas ausencias.

¿Cómo se recogen los elementos de la nómina?

Los responsables de las nóminas pueden recoger la información de diferentes maneras:

• Por teléfono,
• por correo electrónico,
• en un documento de Excel, etc.

No obstante, recomendamos el uso de un software adaptado, ya que los encargados o responsables tienen la posibilidad de introducir los datos relativos a las variables directamente en la herramienta. Los datos están centralizados en un solo lugar, y el ahorro de tiempo y la disminución de errores están garantizados.

Una vez recogidos todos los elementos de retribución, puedes proceder a los distintos cálculos en Excel relacionados con:

• Horas extras,
• bonificaciones,
• indemnizaciones por fin de contrato,
• paga de vacaciones, etc.

Una vez determinas toda la información a incluir y aplicas las retenciones necesarias, puedes contar con tu propia plantilla nómina, para generarla automáticamente mes a mes.

Para facilitar la edición de las nóminas, se recomienda enumerar los distintos elementos de la retribución en una tabla preparatoria de la nómina, diseñada para tal efecto.

Para simplificar la edición y control de la nómina de tu empresa, te ofrecemos una plantilla gratuita en Excel, la cual puedes descargar y personalizar según tus propias necesidades:

☝  Este modelo proporciona una alternativa ideal sobre todo para pequeñas empresas que desean gestionar la nómina de su negocio por sí mismas. Hay que saber, sin embargo, que basar tu cálculo de nómina en Excel puede presentar inconvenientes, cuando se trata de una plantilla con un número importante de efectivos:.

Puntos de vigilancia con Excel para el cálculo de nómina:

• Duplicado de información.
• Riesgo de errores por entrada manual de la información.
• Pérdida de tiempo ante la falta de automatización.
• Dificultad para llevar la trazabilidad de nóminas pasadas.

Para evitar lo anterior, lo mejor es contar con un programa de nóminas o un profesional en el área contable que te guíe a través de las diferentes tasas de contribución a aplicar, según el estatus y los niveles salariales presentes en tu empresa.

La externalización de la gestión de nómina es una buena forma de evitar el riesgo de cometer errores, aunque también se traduce en un coste para la empresa. Este coste adicional, sin embargo, vale la pena considerarlo, teniendo en cuenta que puede simplificar la complejidad de aplicar las diferentes disposiciones legales. Asimismo, puedes dejar de preocuparte por la gestión que requieren los constantes cambios en las tasas de cotización.

Entre las ventajas de los programas de gestión de nómina se encuentran:

• La automatización de tareas. Esto te permite centrarte en las tareas de tu negocio que aportan mayor valor, en vez de tener que consagrar tiempo a tareas menos importantes.
• Mayor trazabilidad. La empresa se asegura de contar con todos los consecutivos almacenados en un mismo lugar y no correr el riesgo de extraviar documentos importantes. Por otro lado, cada trabajador se beneficia de un mejor control de su documentación y tiene la posibilidad de consultar sus nómina en línea.
• La gran mayoría garantiza el cumplimiento de la ley en lo que respecta a las contribuciones.

En este sentido, algunas opciones con las que cuentas son:

• Kronos, un software que cuenta con distintos módulos que facilitan los procesos de recursos humanos. El mismo incluye una solución especializada en la gestión de nómina que permite simplificar y reducir los riesgos de errores en la elaboración de nóminas.
• Quickbooks, una solución completa en la nube, enfocada en pymes que permite gestionar las nóminas en tiempo real. Cuenta con una plataforma fácil e intuitiva, con la cual los usuarios se familiarizan rápidamente y la cual ofrece soporte gratis e ilimitado.

Para hacer nóminas en segundos:

• Asegúrate de contar con todas los elementos necesarios según el perfil del trabajador.a, el tipo de contrato y el periodo que deseas cancelar. 
• Implementa una plantilla Excel lista para usar con fórmulas automáticas.
• Para ir mucho más rápido, sin saltarte ningún paso, utiliza un software en línea para la gestión de nóminas. 

¿Por qué perder tiempo repitiendo un modelo cada mes cuando un software puede hacerlo por ti? Compara las soluciones que tienes a tu disposición y elige la que mejor se adapte a tus necesidades.