Trello vs monday.com: ¿cuál es la mejor herramienta para gestionar tus proyectos y tareas?
¿Trello o monday.com? Esta es una pregunta que cada vez se hacen más profesionales a la hora de buscar un software de gestión de proyectos sencillo, visual y colaborativo.
Frente a equipos dispersos, tareas que se acumulan y plazos cada vez más ajustados, elegir la herramienta de gestión adecuada puede marcar la diferencia. Ya seas empresario, gestor de proyectos o jefe de equipo, el objetivo está claro:
- organizar los flujos de trabajo
- priorizar las tareas
- controlar los plazos,
- mantener una visión general sin complejidades.
Trello, el pionero del tablero kanban, se centra en la simplicidad visual y la intuitividad. monday.com, por otro lado, ofrece una plataforma más estructurada con una gran cantidad de funciones diseñadas para contextos de proyectos más complejos.
👉 En este artículo, comparamos las dos soluciones en profundidad: características, precios, interfaz, integraciones, casos de uso... para ayudarte a elegir la herramienta que realmente se adapta a tus necesidades.
Qué es Trello?
Visión general de Trello
Trello es la herramienta que ha democratizado el tablero kanban digital para los equipos de proyecto de todo el mundo. Lanzada en 2011 y adquirida por Atlassian, la plataforma se ha convertido en un estándar para la gestión visual de tareas. Simple, pero no simplista, Trello puede adaptarse a una amplia gama de contextos de trabajo:
- gestión ágil de proyectos
- seguimiento de tareas individuales
- hojas de ruta de productos
- organización de eventos
- gestión de solicitudes de clientes.
Actualmente lo utilizan más de 2 millones de equipos en todo el mundo, desde empresas emergentes hasta compañías consolidadas.
🎯Trello está claramente dirigido a aquellos que buscan una herramienta visual de gestión de proyectos que sea intuitiva y rápida de aprender, sin necesidad de configuraciones complejas. Su interfaz minimalista, basada en un sistema de listas, tarjetas y columnas, gustará tanto a autónomos como a equipos de producto, marketing o desarrollo.
Principales características de Trello
🛠️ Trello brilla por su sencillez de uso, pero bajo el capó esconde una serie de funcionalidades muy bien pensadas para gestionar tareas y proyectos en equipo:
- Tableros Kanban colaborativos para una visión clara que permite organizar los proyectos en columnas y ver las tareas de un vistazo.
- Fichas personalizables con fechas de vencimiento, archivos adjuntos, listas de comprobación, comentarios, etiquetas, etc.
- Listas y flujos de trabajo para estructurar de forma sencilla las etapas de un proceso o sprint.
- Miembros del equipo asignables: cada tarea puede asignarse a uno o varios miembros, con seguimiento.
- Automatizaciones mediante Butler para crear reglas automáticas sin codificación (ejemplos: mover una tarjeta, enviar una alerta, etc.).
- Integraciones ("Power-Ups"): Slack, Google Drive, Jira, Dropbox, Asana, Microsoft Teams, etc. Más sobre esto más adelante en este artículo 🤫.
- Vista de calendario, timeline y dashboard (en versiones de pago).
Trello
Ventajas y desventajas de Trello
El atractivo de Trello reside en que es fácil de manejar, pero también muestra sus limitaciones en cuanto los proyectos se vuelven más complejos.
La fuerza de Trello reside en su capacidad para ofrecer una experiencia visual fluida, sin curva de aprendizaje. Ideal para empezar de forma rápida y eficaz, incluso con un equipo:
- Interfaz ultraintuitiva, sin necesidad de formación.
- Eficaz vista Kanban, ideal para el seguimiento de tareas por etapas.
- Automatización sencilla con Butler, incluso sin conocimientos técnicos.
- Gran libertad de uso, para una amplia variedad de proyectos.
- Generosa versión gratuita, con todo lo básico.
❌ Pero en cuanto aumenta la complejidad o el volumen, aparecen ciertas limitaciones. Estas pueden frenar a los equipos que gestionan varios proyectos a la vez o que buscan una herramienta más estructuradora :
- Falta de estructura avanzada para gestionar proyectos complejos (sin dependencias, Gantt nativo libre...).
- Vista única por tabla, lo que complica la coordinación multiproyecto.
- Informes limitados sin utilizar herramientas de terceros o la versión premium.
- Interfaz demasiado ligera para ciertos equipos acostumbrados a un marco más rígido (por ejemplo, informática, consultoría).
¿Qué es monday.com?
Visión general de monday.com
monday.com es la herramienta de gestión de proyectos que pretende centralizarlo todo: tareas, equipos, planificación, automatización e incluso CRM o seguimiento presupuestario. Lanzada en 2014, la plataforma se estableció rápidamente como una alternativa más estructurada a Trello, con un enfoque modular y visual de la gestión del trabajo.
🎯¿La promesa? Ofrecer una plataforma todo en uno para planificar, colaborar y seguir el progreso de cualquier proyecto. Utilizada por más de 180.000 empresas de todo el mundo, monday.com resulta atractiva tanto para agencias creativas como para departamentos de TI, RRHH o marketing. Es especialmente popular entre las organizaciones que necesitan personalizar su gestión de tareas sin renunciar a una interfaz fácil de usar.
Con sus numerosas vistas (tablas, kanban, cronograma, Gantt, carga de trabajo), potentes automatizaciones y amplias integraciones, monday.com se dirige claramente a equipos estructurados que desean controlar sus flujos de trabajo de principio a fin.
Características principales de monday.com
monday.com es mucho más que un tablón de tareas. Es una plataforma de gestión del trabajo realmente personalizable, capaz de adaptarse a todo tipo de proyectos gracias a un sinfín de funcionalidades:
- Tablas altamente personalizables con múltiples tipos de columnas (texto, fecha límite, persona, estado, número, etc.).
- Múltiples vistas, como vista Kanban, calendario, cronograma, diagrama de Gantt, vista de carga de trabajo.
- Potente automatización: disparadores personalizados para gestionar alertas, estados, asignaciones, plazos, etc.
- Seguimiento del tiempo integrado para el seguimiento manual o automático por usuario y por tarea.
- Gestión de dependencias con enlace entre tareas para seguir bloqueos y secuencias.
- Cuadros de mando e informes visuales mediante la agregación de datos de varios proyectos para supervisar el progreso general.
- Integraciones nativas con Slack, Teams, Google Workspace, Zoom, Asana, Jira, Notion, Zapier, etc. Más información a continuación.
- Funciones empresariales avanzadas: gestión de derechos, roles, auditorías, seguridad SSO.
monday.com
Ventajas y desventajas de monday.com
monday.com destaca por su gran funcionalidad y flexibilidad. Pero también requiere un mínimo de estructuración y aprendizaje para sacarle el máximo partido.
✅ monday.com es la caja de herramientas perfecta para los equipos que quieren más control, datos y personalización, porque ofrece :
- una interfaz moderna y clara, fácil de adoptar a pesar de la gran cantidad de opciones,
- tablas muy flexibles y columnas personalizadas
- múltiples y potentes vistas, como Gantt, cronograma y carga de trabajo,
- automatizaciones intuitivas, para evitar tareas repetitivas
- seguimiento del tiempo integrado, útil para equipos que facturan por horas,
- informes multiproyecto, ideales para gestores,
- Escalable, desde autónomos a grandes cuentas.
❌ Pero ojo: más opciones también significa más configuración. monday.com requiere un poco de tiempo antes de que le cojas el truco.
- Una curva de aprendizaje más pronunciada que una herramienta sencilla como Trello.
- Puede llegar a ser compleja de gestionar si se multiplican las tablas y automatizaciones sin una estructura clara.
- La versión gratuita es bastante limitada para el uso en equipo.
- Precios más elevados, especialmente para desbloquear vistas e informes avanzados.
Trello vs monday.com: comparar características
Tanto Trello como monday.com cubren las necesidades clásicas de la gestión de tareas, pero con enfoques muy diferentes.
| Funcionalidad | Trello | monday.com |
| Tableros kanban | ✅ Sí, en el corazón de la herramienta | ✅ Sí, disponible en varias vistas |
| Listas y tarjetas personalizables | ✅ Sí (listas de control, archivos, colores, etiquetas, etc.) | ✅ Sí (varios tipos de columnas: estado, cifras, personas, etc.) |
| Automatización | ✅ Sí (mediante mayordomo, de forma sencilla y visual) | ✅ Sí (muy avanzada y personalizable mediante reglas condicionales) |
| Múltiples vistas (calendario, Gantt, etc.) | ❌ Limitado a los Power-Ups o a las versiones de pago | ✅ Incluido en los planes de pago (Gantt, Cronograma, Carga de trabajo, etc.) |
| Seguimiento del tiempo | ❌ No es nativo (se requiere Power-Up o una herramienta de terceros) | ✅ Sí (incluido en los planes Pro/Enterprise) |
| Gestión de dependencias | ❌ No nativa | ✅ Sí (disponible en los planes Pro y +) |
| Gestión multiproyecto / elaboración de informes | ❌ Limitado, excepto con Power-Ups o la versión Premium | ✅ Cuadros de mando con agregación de datos en varias tablas |
| Integraciones (Slack, Google, Teams...) | ✅ Sí, a través de Power-Ups | ✅ Sí, más de 200 integraciones nativas |
| Movilidad y aplicaciones | ✅ Aplicación móvil sencilla y eficaz. | ✅ Aplicación móvil completa con múltiples vistas |
| Colaboración y retroalimentación | ✅ Sí, en todos los mapas | ✅ Sí, con menciones, actualizaciones, feeds de actividad |
☝️En En resumen: Trello sigue siendo una excelente herramienta kanban rápida y fácil de aprender, perfecta para equipos que quieren ir directos al grano.
monday.com va un paso más allá al ofrecer una plataforma completa y flexible, más adecuada para proyectos complejos, con múltiples actores o muy estructurados.
¿Qué herramienta facilita la colaboración en equipo?
Una buena herramienta de gestión de proyectos es también (y sobre todo) una herramienta de colaboración. Asignación de tareas, comentarios, notificaciones, visibilidad en tiempo real... todo tiene que hacer que el trabajo en equipo sea más fluido, no más engorroso.
| Aspecto colaborativo | Trello | monday.com |
| Comentarios y menciones | ✅ Rápido y sencillo en cada tarjeta. | ✅ Rico, con seguimiento de la actividad e hilo de discusión |
| Asignación de tareas | ✅ Asignación rápida a través de los miembros de la tarjeta | ✅ Asignación multipersonal + roles personalizados |
| Intercambio de archivos | ✅ Sí, a través de archivos adjuntos | ✅ Sí, con vista previa, versionado e integración en la nube |
| Historial de acciones | ✅ Actividad visible en cada tarjeta | ✅ Historial centralizado y más detallado |
| Notificación y alertas | ✅ Notificaciones sencillas por correo electrónico o aplicación móvil | ✅ Notificaciones personalizables, integradas con Slack/Teams |
| Colaboración a distancia | ✅ Muy eficaz para pequeños equipos remotos | ✅ Diseñado para grandes equipos distribuidos |
👉 Si buscas una colaboración fluida y ligera sin estructuras complejas, Trello es perfecto. Pero si gestionas un equipo de proyecto más grande, con roles definidos, varios niveles de responsabilidad o necesidad de un historial preciso, monday.com ofrece una colaboración más avanzada y mejor integrada.
Trello vs monday.com: comparar precios
Tanto Trello como monday.com ofrecen planes de precios adaptados a equipos de diferentes tamaños y necesidades funcionales.
| Plan | Trello | Gestión del trabajo monday |
| Gratis | Opción gratuita:
|
Opción gratuita para hasta 2 usuarios :
|
| Básico | / | " Básico a 9 euros por usuario y mes :
|
| Estándar | 4,40 (5 $) por usuario y mes :
|
"Estándar" a 12 euros por usuario y mes :
|
| Premium / Pro | 8,79 (10 $) por usuario y mes :
|
19 por usuario y mes :
|
| Empresa | Desde 15,39 euros (17,50 dólares) por usuario y mes :
|
Precios personalizados :
|
☝️Ainsi :
- Trello ofrece una solución asequible y fácil de aprender, ideal para equipos pequeños o proyectos sencillos.
- monday.com ofrece una plataforma más robusta con funciones avanzadas, adecuada para equipos más grandes o proyectos complejos que requieren automatización e integración avanzadas.
Trello vs monday.com: ¿qué interfaz es más intuitiva?
Una buena herramienta de gestión de proyectos debe ser potente, pero también fácil de usar en el día a día. Si la interfaz es demasiado compleja, se pierde tiempo y los equipos pierden interés. En este punto, Trello y Monday.com adoptan enfoques muy diferentes.
👉 Trello apuesta por la sencillez:
- su interfaz se basa en un sistema de tablas, listas y tarjetas de arrastrar y soltar. Es minimalista, visual y, sobre todo, ultraintuitivo.
- Cualquiera puede crear una tabla, añadir tarjetas y moverlas entre columnas en cuestión de segundos.
- Es fácil de manejar, incluso para los no expertos en tecnología.
Así que Trello es perfecto para equipos que quieren ir directos al grano, sin ahogarse en opciones.
En cambio, monday.com ofrece una interfaz más rica y estructurada. La herramienta se basa en elementos visuales para facilitar la comprensión y la estructuración de la información. Incluye :
- tablas personalizables con columnas de varios tipos (estado, personas, fechas, cifras, etc.),
- múltiples vistas (tabla, calendario, Gantt, carga de trabajo),
- cuadros de mando de creación propia.
Todo es visual, colorido y bien pensado. Sin embargo, hay que acostumbrarse a esta herramienta antes de dominar todas sus posibilidades. Se trata claramente de una plataforma más profesional, diseñada para equipos que necesitan estructura y un seguimiento avanzado.
Trello vs monday.com: compara las integraciones
Una buena herramienta de gestión de proyectos no vive en un silo. Cuanto más se integre con sus otras apps (mensajería, almacenamiento, CRM, seguimiento del tiempo...), más se convertirá en un verdadero centro de colaboración.
👉 Número de integraciones disponibles
- Trello: ⭐⭐⭐⭐☆
Más de 200 integraciones disponibles, incluyendo Slack, Google Drive, Jira, Dropbox, Microsoft Teams, Asana... pero algunas integraciones avanzadas requieren un plan de pago. - monday.com: ⭐⭐⭐⭐⭐
Más de 200 integraciones nativas directamente accesibles, con una interfaz de configuración clara: Slack, Zoom, HubSpot, Google Sheets, Outlook, Zapier, Notion, etc.
👉 Fácil configuración
- Trello: ⭐⭐⭐☆☆☆.
Los Power-Ups son fáciles de activar, pero cada integración funciona de forma independiente. Poca lógica general o centralización de datos. - monday.com: ⭐⭐⭐⭐☆
Integraciones bien pensadas con automatizaciones vinculadas, accesibles directamente desde la interfaz de cada tabla. Todo un plus para agilizar los flujos de trabajo.
👉 Personalización y automatización
- Trello: ⭐⭐☆☆☆☆.
Posibilidades limitadas si no usas Butler o herramientas externas como Zapier. Integraciones útiles, pero poco modulable sin tinkering. - monday.com: ⭐⭐⭐⭐☆
Posibilidad de vincular integraciones y automatización (por ejemplo, crear una tarea automáticamente después de un evento de Google Calendar). Más control, sin codificación.
☝️ La conclusión es que Trello sigue siendo muy eficaz para integraciones rápidas y sencillas, especialmente si ya utilizas el ecosistema de Atlassian. Pero monday.com tiene la ventaja cuando se trata de escenarios más avanzados, con una integración fluida y potente + lógica de automatización que es ideal para ahorrar tiempo y centralizar la información.
¿Cuándo elegir Trello o monday.com?
Trello y Monday.com no se dirigen exactamente a las mismas personas. El primero se centra en la sencillez y la rapidez, el segundo en la potencia y la personalización. Aquí tienes algunos casos de uso típicos que te ayudarán a tomar la decisión correcta para tu contexto.
Ejemplos de uso de Trello
Trello es ideal si buscas una herramienta sencilla, visual y rápida de configurar. Para ayudarte a elegir tu herramienta de gestión de proyectos, aquí tienes las situaciones en las que Trello es la mejor opción:
- Si quieres lanzar un proyecto en equipo sin pasar por un gestor de proyectos dedicado, Trello es perfecto para estructurar las tareas con un tablero Kanban.
- Si eres un freelance o un pequeño equipo creativo: agencias, estudios, consultores, que quieren organizar sus entregables sin sobrecarga funcional.
- Si buscas coordinación de eventos o marketing ágil, Trello ofrece organización de campañas, seguimiento del progreso y feedback visual.
- Si quieres facilitar el seguimiento de las solicitudes internas o la atención básica al cliente, Trello ofrece tarjetas que representan solicitudes, fácilmente ordenadas por estado o prioridad.
- Si tiene un uso híbrido empresarial/personal: gestión de proyectos de clientes, pero también organización personal, planificación editorial, listas de tareas, etc., Trello es la herramienta ideal. Esto fomenta la autonomía de su personal.
🗣️Témoignage cliente: UNICEF
No podemos permitirnos perder el tiempo enviando contenidos por correo electrónico y luego pasar horas buscando esos correos, o resolviendo dónde recuperar tareas a lo largo de varios días laborables cuando se trata de información vital que repercute en la vida de las comunidades. Gracias a Trello, nuestras conversaciones y actividades son fluidas y eficientes.
Tanya Accone, conseillère principale en innovation et responsable de l'équipe du GIC de l'UNICEF
Ejemplos de casos de uso de monday.com
monday.com se adapta mejor a equipos estructurados, proyectos complejos o entornos con múltiples partes interesadas. He aquí algunos ejemplos en los que monday.com es la elección óptima:
- Si eres una PYME con varios proyectos y partes interesadas que sincronizar, monday.com ofrece supervisión multiproyecto, cuadros de mando consolidados e informes visuales.
- Si eres un equipo ágil de producto o tecnología, monday.com ofrece vistas Gantt, un calendario, dependencias y gestión de sprints con automatización.
- Si eres una start-up en crecimiento con necesidades de estructuración más rigurosa, centralización de la información y automatización del flujo de trabajo.
- Si es una empresa con necesidades interfuncionales: RRHH, finanzas, TI, marketing trabajando en la misma plataforma con permisos separados.
- Si tiene proyectos de clientes complejos o con varios equipos, monday.com proporciona seguimiento del tiempo, vistas personalizadas por departamento y procesos formalizados.
🗣️Témoignage cliente : DANONE
La UX de la herramienta es excepcional. Puedes encontrar cualquier información de forma intuitiva haciendo clic en un simple enlace: ¡mágico! Además, las plantillas de cuadros de mando disponibles en la herramienta facilitan su configuración.
Claire Petit, Chargée de Communication Digitale et Projets Evénementiels pour le Programme EVE chez Danone.
Lo que hay que recordar de la batalla Trello vs monday.com
La herramienta adecuada depende sobre todo de tus necesidades, la madurez de tu organización y la complejidad de tus proyectos.
👉 Si buscas una herramienta de gestión de tareas que sea sencilla, visual, rápida de configurar y sin fricciones para tu equipo, Trello sigue siendo una excelente opción. Su interfaz intuitiva, sus tarjetas personalizables y su generosa versión gratuita la convierten en una opción aterradoramente eficaz para empezar a trabajar sin esfuerzo.
👉 Si necesitas una herramienta más estructurada, escalable y rica en automatización, con múltiples vistas, seguimiento del tiempo, dependencias o cuadros de mando consolidados, entonces Monday.com se lleva la palma. Está dirigida a equipos de proyecto más maduros, pymes en crecimiento o cualquier organización que quiera centralizar su gestión.
| Necesita | Nuestra recomendación |
| Gestión de tareas sencilla, rápida y visual | ✅ Trello |
| Equipos pequeños, autónomos, usos personales/pro. | ✅ Trello |
| Proyectos interfuncionales o estructurados en pymes | ✅ monday.com |
| Elaboración de informes, automatización, integración avanzada | ✅ monday.com |
| Vista de Gantt, dependencias, seguimiento del tiempo | ✅ monday.com |
☝️ Nuestro último consejo: lo más fácil es probar cada una en un proyecto piloto para ver cuál se adapta mejor a tu forma de trabajar.
Preguntas frecuentes sobre Trello vs monday.com
¿Qué herramienta es más fácil de aprender a utilizar entre Trello y monday.com?
Trello es claramente más fácil de usar en cuanto te conectas.
Hay que acostumbrarse un poco a monday.com, pero rápidamente se convierte en una herramienta muy potente una vez que entiendes lo básico. Si estás empezando o si tus equipos no son muy técnicos, Trello es más accesible.
¿Puedo gestionar varios proyectos al mismo tiempo con Trello o monday.com?
Sí, pero hay algunas diferencias notables:
- Trello gestiona varios proyectos mediante tablas separadas, pero la agregación de varios proyectos es limitada sin Power-Up.
- monday.com permite centralizar varios proyectos en cuadros de mando personalizados, con informes consolidados.
¿Qué plataforma ofrece la mejor automatización?
monday.com tiene ventaja: sus automatizaciones son más potentes, más numerosas y más flexibles, con disparadores condicionales.
Trello también ofrece automatizaciones a través de Butler, pero son más limitadas en la versión gratuita.
¿Se pueden utilizar Trello y monday.com en el móvil?
Sí. Tanto Trello como Monday.com ofrecen aplicaciones móviles eficaces en iOS y Android. Monday es un poco más densa, pero está muy bien optimizada.
¿Cuál es la mejor alternativa a Trello o Monday.com?
Dependiendo de tus necesidades, aquí tienes algunas alternativas populares:
- Asana: para quienes gustan de una mezcla de lista, calendario y línea de tiempo.
- ClickUp: ultracompleta y muy personalizable, todo en uno.
- Notion: flexible, especialmente si te gusta crear tus propias bases.
- Wrike: para equipos con flujos de trabajo de validación complejos.
Artículo traducido del francés