Notion vs monday.com: ¿cuánto vale realmente cada herramienta para tus proyectos, tareas y automatización?

¿Notion o monday.com ? Si buscas una herramienta todo en uno para gestionar tus proyectos, organizar tus tareas y centralizar la información, es probable que estos dos nombres encabecen tu lista. Y con razón, ya que actualmente son dos de las plataformas de gestión más populares para gestionar el trabajo colaborativo, optimizar el seguimiento de las tareas y centralizar la información en documentos compartidos.

Pero entre un espacio de trabajo modular ultraflexible (Notion) y una herramienta de gestión de proyectos visual y automatizada (monday.com), la cosa no está nada clara.

👉 Tanto si eres autónomo, empresario o gestor de proyectos, la elección correcta depende de tus necesidades reales:

• ¿Gestionar un proyecto de equipo o un calendario editorial?
• Automatizar tus flujos de trabajo sin codificar?
• ¿Centralizar los datos, los documentos y el seguimiento de los clientes?

En este artículo, le ayudamos a tomar la decisión correcta. Comparamos monday.com y Notion punto por punto: características, precio, automatización, colaboración, IA, integración, interfaz... y te damos casos de uso concretos para cada herramienta.

☝️Prêt para elegir el arma ideal para recuperar el control de tus proyectos? Empecemos.

¿Qué es monday.com?

Visión general de monday.com

monday.com es una plataforma de gestión colaborativa del trabajo diseñada para equipos que quieren mantener el control de sus proyectos, tareas y recursos, sin perderse en herramientas demasiado complejas. Lanzada en 2014, monday.com cuenta ahora con más de 180.000 clientes corporativos en todo el mundo. Entre ellos se encuentran Coca-Cola, Hulu y Deezer. La solución es de uso intuitivo, incluso para las empresas que se inician en este tipo de plataformas de gestión.

¿El concepto? Un Work OS (sistema operativo de trabajo) que permite crear, automatizar, seguir y centralizar todos los flujos de información, todo ello desde una interfaz visual y personalizable.

🎯 Atrae por igual a pymes y grandes equipos de producto, marketing o TI, entre otras cosas por su capacidad para gestionar varios proyectos a la vez, manteniendo una visión de conjunto.

monday.com se posiciona como una alternativa sólida a herramientas como Trello o Asana, pero con más estructura, automatización e informes. Con una interfaz visual, potentes funciones y una lógica pensada para las empresas, monday.com es una solución de gestión diseñada para mejorar el trabajo en equipo, optimizar los procesos y satisfacer las necesidades organizativas cotidianas.

Principales características de monday.com

monday.com hace algo más que gestionar tareas. Estructura tus proyectos como una máquina bien engrasada. Estas son las características clave que ofrece monday.com, en función de las necesidades de sus equipos:

• tablas personalizables con múltiples columnas (persona asignada, estado, plazo, archivos, cifras, etc.) ;
• múltiples vistas, como vista Kanban, calendario, cronograma, Gantt, carga de trabajo, etc;
  
• potentes automatizaciones: sin código, con disparadores, condiciones y acciones personalizadas;
  
• cuadros de mando consolidados para agrupar varios proyectos y supervisar el progreso general;
  
• seguimiento del tiempo integrado ;
  
• gestión de dependencias entre tareas, con visualización de secuencias;
  
• funcionalidades de IA: redacción, resúmenes, sugerencias de tareas, etc;
  
• más de 200 integraciones nativas: Slack, Google Workspace, Notion, Zoom, HubSpot, Microsoft Teams, etc.
  

monday.com también puede personalizarse para usos de CRM, RRHH o TI, gracias a sus plantillas listas para usar y a sus opciones avanzadas de gestión de roles y derechos.

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Ventajas y desventajas de monday.com

monday.com es un cuadro de mandos realmente inteligente para gestionar el trabajo en equipo. Pero también requiere una cierta estructuración para revelar todo su potencial.

✅ He aquí los puntos fuertes que explican por qué tantos equipos adoptan monday.com como herramienta central de gestión:

• una interfaz moderna y visual, fácil de adoptar incluso para los no expertos en tecnología ;
• personalización avanzada de tablas y columnas para adaptarse a sus procesos de negocio;
• múltiples y potentes vistas (cronograma, Gantt, carga de trabajo, etc.);
• automatizaciones sin código que ahorran un tiempo precioso en tareas repetitivas;
• informes consolidados de varios proyectos mediante cuadros de mando visuales;
• escalable, por lo que es adecuado tanto para autónomos como para grandes equipos;
• numerosas integraciones nativas para centralizar la información.

Es una solución de gestión completa que satisface las necesidades de autónomos y grandes empresas por igual, al tiempo que garantiza la centralización de la información.

❌ La herramienta no está exenta de defectos, sobre todo si buscas una solución minimalista o llave en mano:

• una curva de aprendizaje más pronunciada que la de una herramienta sencilla como Notion o Trello ;
• una interfaz densa que puede volverse compleja rápidamente sin una estructuración adecuada;
• una versión gratuita limitada a 2 usuarios y 3 tableros, lo que no es suficiente para un equipo;
• funciones avanzadas (Gantt, dependencias, tableros) reservadas a los planes de pago;
• precio más elevado si se desea sacar el máximo partido de la automatización y la integración.

¿Qué es Notion?

Visión general de Notion

Notion es mucho más que una herramienta para tomar notas. Es una plataforma de productividad modular diseñada para organizar todo lo que gira en torno al trabajo: proyectos, tareas, documentos, base de datos, contenidos, CRM, wiki del equipo, etc.

¿Qué promete? Ofrecerte un espacio de trabajo personalizable, sin codificación, en el que puedas construir tus propias herramientas a partir de bloques (texto, tabla, checklist, fecha, fórmula...).

🎯 Notion ha explotado desde 2020, convirtiéndose en la niña mimada de diseñadores, emprendedores y gestores ágiles. En 2024, la plataforma afirma tener más de 30 millones de usuarios en todo el mundo. Notion es utilizado por millones de equipos en todo el mundo, incluyendo Figma, Duolingo, Reddit y Match Group. Notion se dirige a autónomos, start-ups, pymes e incluso grandes grupos.

Notion se ha consolidado como una plataforma de trabajo personalizable, ideal para crear documentos estructurados, organizar proyectos o gestionar un sistema de información interno.

Principales características de Notion

Notion destaca por su extrema flexibilidad. He aquí los elementos esenciales que ofrece la herramienta:

• un editor de documentos ultraflexible: texto, imágenes, incrustaciones, código, tablas, llamadas, etc ;
• bases de datos dinámicas: estilo hoja de cálculo Excel, kanban, calendario o galería;
• plantillas listas para usar: gestión de proyectos, CRM, hoja de ruta de productos, base de datos de RR.HH., etc;
• toma de notas vinculada a proyectos (ideal para reuniones, informes, actas);
• espacios de trabajo compartidos para colaborar, comentar y estructurar la información del equipo;
• un potente motor de búsqueda para encontrar cualquier elemento en cuestión de segundos;
• sincronización multidispositivo y aplicaciones móviles ergonómicas;
• integración nativa de Notion AI para generar contenidos, resumir, reformular y organizar.

Notion no impone ningún marco: puede partir de una página en blanco y construirlo todo según sus necesidades, o recurrir a la galería de plantillas de la comunidad. Gracias a estas características flexibles, Notion puede adaptarse a casi cualquier caso de uso, desde el seguimiento de proyectos hasta la gestión de documentos.

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Ventajas y desventajas de Notion

El atractivo de Notion reside en su flexibilidad y su capacidad para adaptarse a casi cualquier uso. Pero esta libertad también tiene sus límites. Aquí tienes un resumen de los puntos fuertes y débiles de la herramienta, para ayudarte a determinar si realmente se adapta a tus necesidades.

✅ Notion es la caja de herramientas perfecta para aquellos a los que les gusta construir su propio sistema. He aquí por qué es tan popular:

• ultra personalizable: usted crea sus propios flujos de trabajo, bases de datos, cuadros de mando o wikis ;
• diseño elegante y minimalista: agradable de usar a diario, sin distracciones visuales;
• versátil: una única herramienta para la gestión de tareas, la toma de notas, la documentación, la base de datos e incluso el CRM;
• IA nativa incorporada: resúmenes automáticos, redacción asistida, generación de contenidos: un auténtico ahorro de tiempo;
  
  
• ricas plantillas: una comunidad activa ofrece plantillas para todos los usos (proyectos, RRHH, planificación editorial, etc.);
• colaboración sin fisuras: comentarios, menciones, páginas compartidas, historial de modificaciones;
• precios asequibles: excelente relación calidad-precio, con una versión gratuita ya de por sí completa.

❌ Pero Notion no es perfecto. También hay algunas limitaciones a tener en cuenta antes de adoptarlo :

• ninguna estructura impuesta: todo depende de que lo crees tú mismo, lo que puede desorientar a los perfiles menos organizados ;
• pocas funciones nativas avanzadas de gestión de proyectos (sin Gantt, pocas automatizaciones, sin dependencias);
• automatización limitada sin la ayuda de herramientas externas como Zapier o Make ;
• curva de aprendizaje si quieres estructurar bases de datos complejas;
• rendimiento a veces lento en espacios muy grandes o compartidos a gran escala.

monday.com vs Notion: comparación de características

He aquí una comparación resumida de las características esenciales que se esperan de una plataforma de gestión moderna, para ayudarle a elegir la que mejor se adapte a las necesidades de su empresa.

Enfoque en la gestión de proyectos

👉Si tu prioridad es controlar tus proyectos de la A a la Z, monday.com lleva claramente la delantera. Diseñada desde el principio para la gestión colaborativa de proyectos, la herramienta ofrece una estructura robusta, múltiples vistas (Gantt, cronograma, carga de trabajo, etc.) y una auténtica gestión multiproyecto. Ideal para equipos con múltiples plazos, partes interesadas y niveles de aprobación.

monday.com le permite :

• visualizar simultáneamente el avance de varios proyectos,
• gestionar las dependencias entre tareas
• identificar rápidamente los puntos conflictivos,
• centralizar estados, archivos, comentarios y plazos en un solo lugar.

Por su parte, Notion puede gestionar proyectos, pero no es su vocación principal. En su lugar, es un espacio de trabajo flexible que puede adaptarse a la lógica de un proyecto. Puedes crear bases de datos con estados, fechas, responsables e incluso una vista de calendario o kanban. Pero tienes que construirlo todo tú mismo, y algunos bloques de construcción esenciales (como las dependencias o las alertas) no son nativos.

En resumen:

• Para una gestión de proyectos estructurada y escalable, monday.com es la solución llave en mano.
• Para una organización libre, personalizada y creativa, Notion hará el trabajo, siempre que disfrutes construyendo tu propio sistema.

Centrarse en la organización y la gestión de tareas

Cuando se trata de gestionar tus tareas diarias, ambas herramientas brillan... pero no por las mismas razones.

👉Notion destaca como centro de control personal o lista de tareas a medida. Gracias a sus bases de datos, puedes crear un sistema GTD (Getting Things Done), un kanban minimalista o una vista de calendario hiperestructurada. Es ideal para autónomos, diseñadores o directivos que desean una herramienta ligera y perfectamente adaptada a su forma de trabajar. Puedes vincular las notas de tus reuniones a tus tareas, integrar contenido enriquecido, añadir etiquetas o prioridades: en resumen, todo es maleable.

En cambio, 👉monday.com es imprescindible cuando hay varias personas, varios proyectos o varios niveles de validación. Lleva las cosas a un nivel superior. Las tareas se supervisan en equipo, se asignan a cada persona, se comparte el estado y las vistas (tabla, kanban, cronograma, etc.). La herramienta también permite automatizar tareas recurrentes, recordatorios o notificaciones: una verdadera ventaja para mantener el rumbo.

En resumen:

• Notion es perfecta para la gestión de tareas individuales o contextuales, muy personalizable.
• monday.com se adapta mucho mejor a la gestión colaborativa y operativa, con informes integrados y seguimiento del equipo.

Centrarse en la automatización

👉 Aquí es donde monday.com suele abrir nuevos caminos. De hecho, monday.com incorpora un potente sistema de automatización al que se puede acceder sin una sola línea de código. En concreto, se pueden configurar reglas como:

• "Cuando una tarea pase a "Completada", notifica a la siguiente persona."
• "Crear automáticamente una nueva tarea cada lunes por la mañana"."
• "Enviar un correo electrónico o un recordatorio de Slack si se acerca una fecha límite."

Estas automatizaciones son nativas, visuales y se pueden aplicar a prácticamente cualquier acción del sistema (estados, fechas, tareas, expedientes, etc.). Como resultado, ahorramos tiempo, evitamos descuidos y hacemos más fiables nuestros procesos, sin tener que depender de una herramienta externa.

Notion, por su parte, es menos avanzado en este ámbito. No incluye un motor de automatización nativo (al menos no en el momento de escribir estas líneas, principios de junio de 2025). Para automatizar un flujo de trabajo, hay que recurrir a herramientas de terceros como Zapier, Make o la API de Notion, lo que añade otra capa de complejidad. Es posible, pero menos fluido, sobre todo si no estás acostumbrado a manejar estas herramientas.

💡En resumen:

• monday.com es la opción obvia si quieres ahorrar tiempo con la automatización llave en mano.
• Notion se puede automatizar, pero a costa de una configuración más técnica y externalizada.

Centrarse en la IA

Desde que integraron la inteligencia artificial en sus herramientas, Notion y monday.com se han centrado en la eficiencia asistida por IA. Pero aquí también, su enfoque difiere.

👉Notion AI fue una de las primeras en tirar de ingenio, y se nota. La IA está profundamente integrada en la experiencia de redacción:

• generación de contenidos (brief, artículo, nota de reunión, plan de marketing...) ;
• resumen automático de una página o documento ;
• reformulación, corrección, traducción ;
• creación de listas de control o tareas a partir del texto.

Notion se convierte en un auténtico asistente personal de escritura, muy útil para quienes gestionan documentación, procesos, informes o contenidos editoriales.

👉 monday.com, por su parte, utiliza la IA de una forma más orientada a la productividad operativa. La herramienta ofrece :

• sugerencias de tareas o automatizaciones ;
• generación de resúmenes de actualizaciones o hilos de conversación ;
• elaboración de respuestas a comentarios ;
• recomendaciones para organizar flujos de trabajo o priorizar acciones.

Es una IA más contextual, pensada para hacer más fluido el trabajo en equipo y optimizar los procesos.

💡Resumiendo:

• Notion AI es la mejor opción para quienes tienen mucho contenido textual que generar o estructurar.
• monday AI destaca para quienes desean automatizar, priorizar o clarificar proyectos colaborativos.

monday.com vs Notion: comparación de precios

📌 Ten en cuenta que:

• monday.com cobra por usuario, lo que puede dispararse rápidamente para equipos grandes.
• Notion es más flexible para uso individual y ofrece un paquete gratuito más generoso para freelancers o creadores en solitario.

monday.com vs Notion: ¿qué interfaz es más intuitiva?

Una buena herramienta es también aquella que te gusta utilizar. Así es como monday.com y Notion se comparan en términos de experiencia de usuario.

💡En resumen:

• Notion es más sencillo, más rápido de dominar y ofrece una experiencia fluida para crear, organizar, escribir.
• monday. com es más denso, pero está diseñado para la gestión de equipos, con una interfaz más operativa y estructurada.

monday.com vs Notion: comparar integraciones

Una buena herramienta de gestión no funciona en silos. Cuanto más se conecta a tus herramientas del día a día (Slack, Drive, CRM, correo electrónico, etc.), más se convierte en un centro eficaz para la colaboración y la automatización.

👉 Número de integraciones disponibles.

• Notion: ⭐⭐⭐⭐☆:
  Más de 100 integraciones disponibles, con lo esencial: Slack, Google Drive, Figma, GitHub, Zoom, Typeform... pero algunas integraciones avanzadas requieren Zapier o Make.
• monday.com: ⭐⭐⭐⭐⭐ :
  Más de 200 integraciones nativas, accesibles directamente desde la plataforma: Slack, Gmail, Zoom, Google Sheets, Outlook, Notion, HubSpot, Salesforce, Zapier... Un ecosistema realmente conectado, sin herramientas de terceros.

👉 Facilidad de configuración

• Notion: ⭐⭐⭐☆☆.
  Las integraciones son simples de habilitar para incrustaciones o notificaciones. Pero no hay lógica de automatización nativa. Para escenarios complejos, hay que acudir a plataformas de terceros.
• monday.com: ⭐⭐⭐⭐☆
  Las integraciones son claras, guiadas y a menudo vinculadas a automatizaciones. Desde cada mesa, puedes activar una conexión (Slack, Google, etc.) y emparejarla con una regla: sencillo y potente.

👉 Personalización y automatización

• Noción: ⭐⭐☆☆☆☆.
  Pocas automatizaciones integradas. Las integraciones son estáticas, a menudo limitadas a la visualización (embed, enlace dinámico). Para automatizar acciones, es necesario utilizar Make o codificar a través de la API.
• monday.com: ⭐⭐⭐⭐☆
  Las integraciones pueden desencadenar acciones: creación automática de tareas, envío de alertas, sincronización con el calendario, etc. Una auténtica lógica "si esto entonces aquello" integrada en la plataforma.

💡 Conclusión:

• Notion sigue siendo eficaz para integraciones sencillas y estéticas, perfectas para estructurar un espacio de trabajo personal o una wiki de equipo.
• Pero si buscas una conexión fluida entre tus herramientas + automatización inteligente, monday. com toma la delantera con un ecosistema más maduro, diseñado para orquestar todos tus flujos de trabajo.

¿Cuándo elegir monday.com o Notion?

monday.com y Notion no se diseñaron para los mismos usos ni los mismos perfiles. Uno estructura, el otro libera. Aquí tienes algunos casos de uso concretos que te ayudarán a decidir cuál se adapta mejor a tu forma de trabajar.

Ejemplos de casos de uso de monday.com

monday.com se adapta especialmente bien a los equipos que buscan una herramienta sólida para organizar, automatizar y gestionar proyectos complejos. He aquí algunas de las situaciones en las que monday.com puede ser su mejor aliado:

• Gestionas varios proyectos en paralelo, con distintas partes interesadas, múltiples plazos y prioridades cambiantes.
• Necesitas vistas de Gantt, dependencias, seguimiento del tiempo o estructurar tus sprints/agiles en equipos de producto.
• Desea automatizar sus flujos de trabajo: recordatorios, asignaciones, estado, integración con sus herramientas existentes.
• Su empresa está creciendo y busca una solución escalable con informes, vistas consolidadas y roles diferenciados.
• Trabajas en entornos multiequipo (marketing + ventas + producto + RRHH) y necesitas centralizarlo todo.

Lee también: Trello vs monday.com: ¿cuál es la mejor herramienta para tu gestión de proyectos y tareas?

🗣️ Testimonio de un cliente :

monday.com es mucho más agradable y rápido que las herramientas que utilizábamos antes.

En general, hemos notado un claro aumento de nuestra productividad. Es mucho más fácil gestionar nuestro negocio.

Después de sólo unos meses utilizando monday.com, no podíamos volver atrás.

Claire Petit, Chargée de Communication Digitale et Projets Evénementiels pour le Programme EVE chez Danone.

Ejemplos de casos de uso de Notion

Notion brilla cuando se desea combinar creatividad, flexibilidad y centralización del conocimiento. Es el más adecuado para quienes gustan de construir su propio método y mantener un entorno ligero. He aquí las situaciones en las que será la elección óptima:

• Eres autónomo, solopreneur o creativo, y buscas una herramienta todo en uno para tus proyectos, tus notas, tus horarios y tu CRM interno.
• Documentas mucho: brief, proceso, SOP, wiki, planificación editorial, seguimiento del progreso... todo está vinculado en Notion.
• Le gusta personalizar sus métodos: vistas, propiedades, plantillas, jerarquías de páginas.
• Trabajas a pequeña escala, en parejas o en pequeños equipos, y quieres que todo sea fluido, visual y agradable.
• Prefiere un enfoque sin estructuras: sin marcos impuestos, sin fricciones, sólo libertad.

🗣️ Testimonio de un cliente :

Gracias a nuestro espacio de trabajo unificado Notion powered by AI y sus integraciones, los equipos trabajan de forma más eficiente y toman mejores decisiones. La empresa está mejor organizada y todos trabajan en armonía.

Cameron Leavenworth, Directeur informatique chez Ramp

Lo que hay que recordar sobre monday.com vs Notion

La herramienta adecuada depende sobre todo de tu forma de trabajar, la madurez de tu organización y la complejidad de tus proyectos.

👉 Si buscas un espacio de trabajo gratuito, flexible y todo en uno para centralizar tus notas, tareas, documentos y crear tu propio método, Notion es una solución ultraeficiente. Destaca por su flexibilidad, diseño elegante y capacidad para unificarlo todo en un solo lugar. Ideal para autónomos, equipos creativos o pymes que quieren mantenerse ágiles.

👉 Si necesitas una herramienta de estructuración, con múltiples vistas, automatizaciones integradas, gestión avanzada de equipos y dirección multiproyecto, monday.com lleva claramente las de ganar. Está pensada para equipos maduros, pymes en crecimiento u organizaciones que necesitan rigor y coordinación.

Estas dos plataformas responden a necesidades muy diferentes en términos de colaboración, gestión de la información y gestión del trabajo. La elección correcta dependerá del nivel de estructura que busques y del uso previsto en tu empresa.

☝️ Lo mejor es probar ambas herramientas en un proyecto piloto. Verás rápidamente cuál se adapta mejor a tu situación sobre el terreno.

FAQ: monday.com vs Notion

¿Qué herramienta es más fácil de manejar: Notion o monday.com?

Notion, sin ninguna duda. Su interfaz es fluida e intuitiva, y puedes crear tu primera base de datos o nota en unos pocos clics.
monday.com ofrece más potencia, pero requiere un poco de configuración al principio, sobre todo para estructurar las tablas y las automatizaciones.

Puedes gestionar varios proyectos en paralelo con Notion y monday.com?

✅Sí, pero con un enfoque diferente:

• monday. com centraliza varios proyectos mediante cuadros de mando, vistas consolidadas y filtros multi-tabla.
• Notion funciona sobre la base de una base de datos: es posible crear un sistema multiproyecto, pero esto requiere un poco de estructura manual.

Pueden utilizarse Notion y monday.com en el móvil?

✅Sí, ambas herramientas tienen aplicaciones móviles bien diseñadas, disponibles en iOS y Android.

• Notion mobile es perfecta para realizar consultas, tomar notas rápidas y actualizaciones ligeras.
• monday mobile te permite gestionar tus tableros, seguir el progreso de los proyectos e incluso editar estados o crear tareas sobre la marcha.

Se puede utilizar Notion o monday.com para CRM?

Sí, en ambos casos:

• monday.com ofrece un módulo CRM listo para usar, con automatizaciones, pipelines, vistas de clientes, recordatorios...
• Notion puede utilizarse como CRM personalizable, pero todo debe construirse mediante una base de datos y vistas (tabla, kanban, etc.).

¿Cuáles son las mejores alternativas a Notion o monday.com?

• ClickUp: una mezcla entre Notion y monday.com, ultracompleto y personalizable.
• Asana: más estructurado que Notion, más sencillo que monday.com.
• Coda: para los que quieren crear documentos dinámicos con lógica de base de datos.
• Airtable: excelente para bases de datos visuales con lógica de proyecto ligera.
• Wrike: para equipos grandes con necesidades avanzadas de gestión de procesos.