Mapa de procesos de la empresa: la ruta de navegación para no perder el norte

Para navegar el mundo empresarial requieres tener el Norte claro.

No basta con estar dotado(a) de buen sentido, sino también de implementar acciones que contribuyan a la organización y a la gestión de la calidad de tu negocio a la luz de normas como la ISO 9001.

En este sentido, el mapa de procesos de una empresa resulta una importante herramienta de comunicación tanto interna como externa que te permite representar fácilmente tus procesos.

🧭 Sacamos la brújula y te guíamos a través de siete pasos clave y herramientas de gestión de procesos empresariales (BPM) para que llegues a puerto seguro.

El mapa de procesos de una empresa es una representación gráfica de los procedimientos internos de la misma. Su objetivo consiste en destacar el vínculo que existe entre las tareas que componen cada proceso.

En otras palabras, ofrece una visión global del funcionamiento de una organización o de un departamento de una empresa, interviniendo en:

• Los procesos estratégicos,
• los procesos operativos (producción, por ejemplo)
• los procesos de soporte.

El mapa de procesos se construye utilizando el Lenguaje Unificado de Modelado (UML), un estándar internacional para la creación del mismo. Cada forma (círculo, rombo, recuadro, flecha, rectángulo o elipse) corresponde a un tipo de acción, un hito, una entrada/salida, una persona implicada, etc.

Este mapa o modelado de procesos es posible llevarlo a cabo de manera sencilla mediante una herramienta especializada.

El mapa de procesos es un enfoque que permite cumplir varios requisitos de la norma ISO 9001, aunque no es una obligación para las compañías.

Esta norma, una certificación de calidad, recomienda la organización de la empresa por procesos. El mapa de procesos es la base de dicha organización, en particular mediante la formalización de los macroprocesos de la empresa.

La norma ISO 9001 también exige una organización orientada al cliente, que el mapa de procesos facilita y pone de manifiesto, al destacar las actividades que van dirigidas directamente al cliente y el valor añadido creado por cada una de ellas.

La norma ISO 9001 versión 2015 ha incluido nuevos requisitos:

• La clara definición de los procesos de gestión en pro de la organización, proporcionando visibilidad sobre la estrategia de la empresa;
• la descripción precisa de los procesos para que cada persona que interviene en ellos pueda situarse rápidamente en la organización, implicarse y comprender su valor añadido.

Resaltar las interacciones entre los distintos procesos de la empresa se traduce en una

mejora continua del flujo de trabajo y de los métodos utilizados por la organización o empresa para aumentar su eficacia.

Además, el mapeo demuestra la calidad del enfoque de los procesos en una empresa.

Un mapa de procesos es una herramienta de comunicación que sirve para compartir y comprender el funcionamiento de la empresa. Como toda herramienta de comunicación, esta puede ser útil para las diferentes partes interesadas, tanto internas como externas.

Existen distintos tipos procesos en una empresa:

• Procesos operacionales o de aplicación: Describen la aplicación del producto o servicio, por ejemplo;
• procesos de soporte: proporcionan los recursos materiales, humanos y financieros necesarios para los procesos;
• procesos estratégicos o de gestión: estos procesos de toma de decisiones proporcionan las directrices estratégicas y organizativas.

A partir de estos tres tipos de procesos es que cada mapa puede llevarse a cabo. Para ilustrarlo, podemos citar algunos ejemplos de mapas de procesos:

• El mapa del proceso de actividad,
• el mapa detallado del proceso,
• el mapa de documentos,
• el mapa general del proceso,
• el mapa de la cadena de valor,
• el diagrama de flujo de trabajo,
• mapa del corredor o mapa transversal, etc.

Ejemplo de mapa de procesos de negocio:

• Contar con un mapa de procesos garantiza que toda la empresa o todas las partes interesadas en un proyecto se entiendan, hablen el mismo idioma y tengan un sistema de referencia común.
• Evitar la duplicación de esfuerzos y garantizar que los y las responsables de cada tarea intervengan en el momento oportuno.
• Optimizar la eficacia de las organizaciones mediante un método y unos modelos: debe ser sencillo, claro y fácilmente comprensible para todos.
• Permitir dar un paso atrás y analizar los procesos existentes para detectar posibles bloqueos y revisarlos.

No son pocas las buenas razones que existen para adoptar el mapa de procesos en tu organización:

• Agilizar los procesos;
• optimizar la gestión de las tareas que componen un proceso determinado;
• comprender mejor los procesos;
• acelerar el flujo de tareas, lo que resultará en un mejor rendimiento del proyecto;
• mejorar los procesos existentes ganando perspectiva;
• facilitar la comunicación entre las partes interesadas en el mismo proceso;
• planificar los proyectos de forma más racional, incluyendo una mejor anticipación de los riesgos.

Antes de empezar a crear procesos y enumerar las actividades una por una, es necesario identificar los procesos principales que componen tu organización; es decir, los procesos que tienen un alcance global o incluso transversal en la organización.

Se distingue entre :

• El proceso operativo describe toda la creación de valor para los clientes;
• el proceso estratégico es un proceso de análisis y toma de decisiones, apoyado en toda la información de los procesos que lo componen;
• el proceso de soporte garantiza el buen funcionamiento de todos los procesos de la organización, asegurándose de que se proporcionan los recursos necesarios.

Te aconsejamos que adoptes una lógica descendente, de la gestión a lo más operativo, o de lo más general a lo más detallado.

Los procesos principales así identificados, pueden representarse de forma muy sencilla, a manera de diagrama de procesos:

Cada proceso principal se compone de varios procesos operativos, estratégicos o soporte y, por tanto, de un buen número de actividades. La dificultad reside en esta elección: decidir qué proceso pertenece a cada actividad.

En esta fase, es importante ser riguroso para que el proceso sea lo más completo posible. Póngase en la piel de un nuevo empleado que se incorpore a su empresa, debe ser capaz de entender y seguir un proceso con facilidad.

Tomemos el ejemplo de un proceso de recursos humanos: el proceso de reclutamiento. Imaginemos que las actividades que hay que enumerar son las siguientes:

• Evaluar las necesidades de contratación de cada departamento;
• redactar una oferta de trabajo;
• validar la oferta de empleo por parte de los responsables de la empresa;
• seleccionar candidaturas anteriores del archivo de CV;
• distribuir la oferta de trabajo;
• recibir y centralizar las aplicaciones;
• tratar y clasificar las aplicaciones;
• realizar las entrevistas telefónicas;
• realizar las entrevistas en vídeo;
• realizar las entrevistas físicas;
• informar a las personas que no fueron seleccionadas,
• preparar la documentación administrativa necesaria para la contratación (contrato de trabajo, seguro médico, declaraciones ante los organismos pertinentes, visita médica, etc.);
• anticipar la llegada de una nueva persona y su integración en la empresa.

Esta lista puede ser más corta o, por el contrario, mucho más larga en función de las necesidades de cada organización.

Elegir el nivel de detalle adecuado es esencial. La información esencial debe ser legible y comprensible para todos, y utilizable de forma operativa.

Por el contrario, un exceso de información hace que el proceso resulte inutilizable, ya que quien lo lee se verá ahogado en información.

Este paso es el momento de "organizar" cada actividad de un proceso, lo cual implica:

1. Identificar el origen del proceso y la actividad que lo inicia.
2. Priorizar las actividades por orden cronológico.
3. Definir las dependencias y la secuencia entre cada actividad (por ejemplo, la actividad B viene después de la actividad A).
4. Definir las condiciones de relacionamiento de las actividades (por ejemplo, la actividad B solo se inicia si se ha completado la actividad A).
5. Definir la última actividad del proceso.

El mapa de procesos va más allá de un diagrama de procesos. No solo muestra las actividades, sus vínculos y secuencias, sino también:

• Los actores
• los resultados,
• eventos,
• hitos,
• normas de la empresa, según sea el caso.

Los o las responsables del mapa de procesos en tu empresa, pueden no ser las mismas que lo leen y aplican a diario.

Así que asegúrate de que no solo los equipos operativos, sino también tus proveedores y clientes lo comprenden y validan. Esto te mostrará si toda la información relevante está presente, si falta, si hay redundancias, etc.

Ha llegado el momento de modelar tus procesos gráficamente. Utilizar una herramienta gráfica para el desarrollo de tu mapa de procesos se hace entonces indispensable. Algunas organizaciones utilizan Word, Excel o PowerPoint y luego exportan su mapa de procesos en formato PDF.

Este es un buen primer enfoque si tienes un presupuesto limitado. Sin embargo, ¿quién no se ha peleado alguna vez con el formato de un documento de Word? 😅

Para evitar perder la paciencia, un elemento o punto clave es el software BPM resulta la forma más sencilla de mapear tus procesos de manera clara y teniendo en cuenta todas las especificidades de tu empresa. Este tipo de herramientas son fáciles de usar, te ayudan a ahorrar tiempo y te ofrecen un resultado profesional.

• El mapa de procesos en una empresa nunca está de más y no es un instrumento de planificación reservado a las grandes empresas.
• Este instrumento permite visualizar claramente los diferentes tipos de procesos que coexisten en una organización (estratégicos, operativos y de soporte) y la relación de los mismos para un mejor funcionamiento del negocio.
• Todas las empresas pueden beneficiarse de los mapas de procesos: organización, optimización de la gestión de procesos, ahorro de tiempo, ahorro financiero, etc.>