Burndown chart: ¿cómo hacer un seguimiento eficaz del avance de tu proyecto?

Si el trabajo de tu empresa y sus proyectos están enmarcados dentro de una metodología ágil como Scrum, la gestión de plazos con relación al logro de objetivos, es algo que sin duda te interesa.

Herramientas visuales como el Burndown chart te ayudan a garantizar la productividad de tu negocio, permitiéndote determinar si el equipo está cumpliendo con los plazos asignados para cada proyecto o no.

En este artículo, Appvizer te presenta este útil instrumento de seguimiento. Aprende cómo construir tu propio Burndown chart Excel a partir de una plantilla y asegura una buena planificación empresarial.

El Burndown chart es una herramienta de control del sprint, a menudo utilizada en metodologías ágiles como Scrum. Sin embargo, puede también aplicarse a cualquier entorno y para cualquier tipo de proyecto, con el fin de conocer el trabajo que aún queda por hacer dentro de un plazo determinado.

De esta manera, el Burndown chart es un gráfico que relaciona:

• el tiempo de trabajo necesario para completar un proyecto (estimación de días u horas necesarios ) → eje horizontal;
• el trabajo que queda por hacer (backlog) → eje vertical.

La relación entre los dos ejes (tiempo y trabajo), permite obtener una perspectiva del desarrollo ideal del proyecto en un plazo determinado. En otras palabras, el gráfico Burndown proporciona información sobre la cantidad de trabajo que queda por "quemar" (de ahí el nombre de Burndown chart) hasta alcanzar el objetivo fijado.

Asimismo, es una herramienta que da cuenta sobre la dinámica entre el equipo del proyecto y las partes interesadas. Además, puede proporcionar información sobre las distintas actividades, a partir de la cual pueden surgir sugerencias de mejora en diferentes aspectos.

El primer paso para crear un Diagrama Burndown es identificar un objetivo que quieres alcanzar y proyectar las acciones que será necesario realizar para asegurar el cumplimiento del mismo.

A su vez, las acciones que has estimado necesarias, debes subdividirlas en tareas. Gracias a la estimación del esfuerzo que requiere cada tarea y a la evaluación de las habilidades de cada persona del equipo, puedes asignar un responsable para cada tarea.

Con la información de partida lista, el siguiente paso consiste en crear el Burndown chart. Como ya hemos visto, esto significa representar la información a partir de un gráfico con dos ejes:

• horizontal, que indique el tiempo (días, horas, etc.),
• vertical, que indique el esfuerzo restante (puntos de historia o story points).

Puesto que lo que se está realizando es un seguimiento del trabajo pendiente por completar, la progresión del tiempo debe tomar necesariamente un valor distinto de cero. Por lo tanto, se supone que la curva del gráfico desciende a medida que avanza el proyecto.

Según lo anterior, si tomamos como ejemplo un proyecto cuyo tiempo de ejecución se estima en 30 horas, en el eje horizontal se marcará 30 como punto de partida.

De forma progresiva, a través de etapas más o menos intermedias (según las preferencias personales), se llegará a 0 cuando se complete el sprint. A cada límite de tiempo impuesto deben corresponder determinadas tareas a realizar.

Al llegar a 0 en el gráfico, el equipo habrá logrado la plena aplicación de los requisitos del proyecto.

Para completar el gráfico, ahora debes dibujar la línea del backlog. En su implementación más básica, el Gráfico de Burndown muestra sólo la línea de backlog ideal. Esta línea muestra la estimación teórica del tiempo ideal dentro del cual se desarrollarán las actividades.

Sin embargo, existen otras dos línea posibles:

• Línea real del sprint, la cual permite visualizar también el curso verdadero que se está siguiendo. Esta deberá modificarse diariamente en función del progreso real del trabajo del equipo.
• Línea de tendencia, la cual resulta de unificar la línea ideal con la línea real del sprint.

Por ende, un Burndown chart efectivo consistirá en un gráfico con al menos dos líneas.

Para construir tu gráfico Burndown, asegúrate que:

• La cantidad de trabajo y el tiempo asignados son los adecuados. Es decir, el conjunto de tareas no debe ser desproporcionado en relación con el tiempo de ejecución. De lo contrario, será imposible hacer una estimación realista del retraso.
  
  
• El backlog será revisado en cada sprint en función del trabajo realizado. Para esto, actualiza diariamente el trabajo restante en relación con el grado de cumplimiento o retraso en la ejecución de las tareas.

Para facilitar tu trabajo, apóyate en una plantilla como la que te ofrecemos a continuación, la cual puedes descargar gratuitamente y personalizar con las especificidades de tu proyecto:

Al igual que el Burndow chart, el Burn-up chart también es un instrumento de seguimiento al proyecto. Sin embargo, este último muestra el trabajo que el equipo ha realizado hasta el momento.

La diferencia en su construcción resulta en la forma en la que los datos son ingresados. Según el ángulo desde el cual se quiera presentar una información, se optará por escoger hacerlo a partir de un gráfico o del otro.

Generalmente, el Burndown chart aporta una mayor visibilidad a nivel sprint, mientras que el Burn-up chart lo hace de manera más global, respecto al proyecto.

Ahora ya sabes cómo equipar mejor a tus departamentos para asegurar el avance del negocio. No dudes en implementar herramientas e instrumentos que propendan por la agilidad de tus sprints y proyectos.