¿Cómo realizar un Diagrama de Gantt? 5 pasos y 1 plantilla Excel

¿Quieres saber cómo realizar un Diagrama de Gantt?

Sus más de cien años de existencia certifican su eficiencia en el ámbito de la Gestión de Proyectos. No esperes más y empieza hoy mismo a diseñar tu gráfico de Gantt, adaptable a cualquier sector y propósito.

En este artículo, te explicamos cómo crear un Diagrama de Gantt en Excel de forma fácil y eficiente, en pro de la planificación de tu proyecto. También te proponemos una plantilla gratuita descargable y diferentes software de gestión de proyectos que pueden ayudarte a realizarlo.

¡Empezamos!

El Diagrama de Gantt es una herramienta gráfica utilizada para el planning de proyectos con el objetivo de agilizar y optimizar los procesos.

Su principio es simple: crear un cronograma que incluya todas las actividades de un mismo proyecto con la finalidad de poder visualizarlas de forma más clara y directa, y detectar las relaciones de dependencia entre éstas.

El Diagrama de Gantt proporciona, en un mismo gráfico, las siguientes informaciones:

• Tareas a realizar.
• Persona o equipo responsable de dichas tareas.
• Tiempo de duración de cada proceso.

💡 ¿Por qué se llama Diagrama de Gantt? Porque se atribuye la creación de este diagrama a Henry Laurence Gantt, en 1910.

Antes de conocer los pasos necesarios para realizar un Diagrama de Gantt, veamos qué informaciones van a incluirse y cómo van presentarse.

Generalmente, la estructura del Diagrama de Gantt es la siguiente:

• En el eje vertical se encuentra la lista de tareas y subtareas asociadas.
• En el eje horizontal, los intervalos de tiempo.

Como podéis observar en la imagen, el Diagrama de Gantt se parece a un calendario formado por barras horizontales que van a indicar la fecha de inicio y de finalización de cada actividad de un mismo proyecto.

Cada línea va a corresponder a una tarea, representada por un rectángulo, donde el largo está asociado a la duración de la misma, o por un diamante para señalar un hito o tarea puntual.

¡Valora utilizar colores distintos para identificar más rápido a los equipos de tu empresa responsables de cada actividad!

El Gantt también permite visualizar la interdependencia entre tareas, que estarán representadas gráficamente por una flecha que indica su relación. Por ejemplo, para realizar una tarea de "envío de campaña de email", es necesario que se hayan realizado las tareas de creación de contenido, creación gráfica del correo electrónico, segmentación de la base de datos de contactos, etc.

Si se considera oportuno, también se pueden incorporar los siguientes datos:

• Fondos destinados a una actividad concreta.
• Material necesario para la realización de la actividad.
• Personal involucrado en la tarea.

Veamos, ahora si, cómo realizar un diagrama de Gantt en Excel, paso por paso.

Antes de empezar, debes tener claro el proyecto a realizar. Esto significa que debes definir un proyecto concreto y realizable.

Una vez definido el proyecto, es necesario enumerar todas las tareas del mismo. Para proyectos grandes, es aconsejable definir subtareas. Siéntete libre de detallarlas bien: cuanto más preciso/a seas, más visibilidad tendrá tu proyecto y evitarás más retrasos por omisiones.

Después de definirlas, va a tocar detectar los posibles vínculos entre ellas, lo que te ayudará a establecer la secuencia de tus tareas y las fechas de entrega.

Se trata de un formato condicional, con el cual creas enlaces de varios tipos entre tus tareas. Por ejemplo:

• La tarea B no puede comenzarse si la tarea A no ha terminado.
• La tarea B no puede comenzarse si la tarea A no ha comenzado.
• La tarea B no puede terminarse si la tarea A no ha comenzado.
• La tarea B no puede terminarse si la tarea A no ha terminado.

Una tarea puede enlazarse con varias tareas anteriores (todas estas tareas deben terminarse para comenzar otra) o posteriores (la finalización de esta tarea condiciona las demás).

Tus tareas están organizadas y has identificado todos tus recursos. Ahora debes indicar la fecha de inicio y fecha de finalización (duración de cada tarea).

Este paso es crucial para monitorizar el progreso del proyecto y asegurar un seguimiento riguroso. También permite visualizar la posible superposición de varias tareas y anticipar la disponibilidad de recursos, por ejemplo.

Para cada tarea o subtarea, debes asignar uno o más recursos (materiales o inmateriales). Estos se calculan generalmente como un porcentaje: un miembro del equipo a tiempo completo es el 100%. Si una tarea requiere dos personas a tiempo completo, los recursos asignados serán del 200%.

Los hitos indican eventos importantes del proyecto y representan fechas claves para el progreso, como la firma de un contrato, por ejemplo. Esta serie de datos ayuda a visualizar el progreso del proyecto.

Por último, no olvides verificar el progreso del proyecto mediante controles rutinarios. Es importante que cada equipo implicado cumpla con los tiempos y las tareas enumeradas; por eso, realizar controles y reuniones de seguimiento puede ser una buena práctica para detectar posibles obstáculos que impidan realizar las tareas tal y como se había planificado.

No parece difícil, ¿verdad?

Ahora que ya sabes como realizar un Diagrama de Gantt para tu empresa, toca poner en práctica los conocimientos.

Para hacer tu diagrama, selecciona formatos a partir de los cuales sea sencillo incluir información. Un Diagrama de Gantt en Microsoft Excel es mucho más simple a partir de un modelo con datos predefinidos.

Haz clic en el siguiente botón para descargar nuestra plantilla de Excel gratis para realizar tu Diagrama de Gantt:

Una tabla de Excel puede ser suficiente para la planificación de proyectos de algunas empresas (tablas dinámicas, filas y columnas personalizables, gráfico de barras, gráfico de columnas).

Sin embargo, para muchas otras, el popular software de hoja de cálculo suele representar algunas desventajas en cuanto a:

• actualizar el estado del proyecto,
• resaltar el camino crítico,
• permitir la colaboración en tiempo real,
• hacer la planificación de recursos inexistente,
• o aumentar la probabilidad de errores debido a la gran cantidad de datos y barras apiladas.

Si es tu caso, los software de gestión de proyectos pueden ser una buena alternativa. Con ellos, podrás centralizar en un mismo lugar el seguimiento de tus tareas, el intercambio de archivos, la comunicación entre el equipo, etc.

Te presentamos dos opciones de software de gestión de proyectos:

Con las funcionalidades que ofrece monday.com para visualizar fácilmente el progreso de tus proyectos, puedes concentrarte en identificar las cosas que más necesitan los miembros de tu equipo para trabajar exitosamente: transparencia, libertad y reconocimiento de sus logros.

Con la herramienta de Línea del Tiempo de monday.com, puedes:

• saber quién está trabajando en qué, cuándo y por cuánto tiempo;
• crear tableros y hojas de ruta;
• incorporar cambios y nuevas tareas de forma sencilla;
• coordinar equipos y su carga de trabajo.

Con los gráficos de Gantt en línea que te propone Wrike, puedes gestionar tus proyectos de forma rápida y sencilla. Su funcionalidad de Línea de Tiempo Dinámica, facilita el seguimiento del progreso del proyecto y asegura el cumplimiento de plazos.

Los gráficos de Wrike te ofrecen:

• mayor visibilidad del progreso del proyecto, su alcance y las dependencias del trabajo;
• un análisis inteligente del camino crítico para detectar posibles cuellos de botella;
• actualización de plazos del proyecto con una simple acción de arrastrar y soltar,
• importación de tareas .MPP, .MPX y .XML.

Si todavía tienes dudas sobre si incorporar el Diagrama de Gantt en la gestión de tus proyectos, veamos qué cosas positivas puede aportar a tu empresa esta herramienta:

1. Una visión 360° de tu proyecto. Gracias a la información reflejada en el diagrama y a su representación visual, puedes ver de forma rápida y clara todas las partes del proyecto, así como en qué punto se encuentran cada una de ellas, en cualquier momento. Esta perspectiva visual facilita la comprensión del proyecto a desarrollar.
   
   
2. Una mayor organización de las tareas a realizar. El Diagrama de Gantt va a ayudarte a gestionar mejor el tiempo gracias a uno de sus principales objetivos: ordenar fácilmente todas las tareas del proyecto.
   
   
3. Un mayor control de los procesos establecidos. Lo que se traduce en una rápida detección de posibles errores y puntos de mejora. Y por lo tanto, en una gran optimización de las actividades, una mejora de la productividad y una mayor eficiencia de trabajo.
   
   
4. Una mayor comunicación entre las partes implicadas. La planificación previa de todas las tareas a realizar permite saber quién trabaja en qué, y cuándo lo hace. Esto permite que exista más coordinación y comunicación entre equipos; si tienes alguna objeción, sabes a quién acudir.
   
   
5. Mayor motivación del personal. El hecho de plasmar el trabajo en una línea de tiempo, obliga a los empleados a respetar los términos establecidos para no impedir la realización de nuevas tareas a sus compañeros.

Además, el Diagrama de Gantt fomenta la creatividad, ofrece flexibilidad y permite hacer informes de seguimiento.

Cabe destacar, también, que es una herramienta adaptable a todos los sectores y proyectos, y que todos los participantes de un proyecto pueden entender y utilizar sin problemas.

La gran virtud del Diagrama de Gantt es que puede adaptarse a cualquier proyecto, ya sea: un evento de comunicación, una empresa, una campaña para redes sociales, el lanzamiento de un producto, la búsqueda de recursos humanos…

Veamos algunos ejemplos de gráficas de Gantt según sectores:

¿Qué tareas hay que desarrollar para crear un nuevo diseño gráfico? Por ejemplo:

• lluvia de ideas,
• diseño inicial,
• muestra del diseño al cliente.

Plasmarlas en un Diagrama de Gantt va ayudarte a ver más claramente el proceso que debes llevar a cabo.

Aunque, a veces, los proyectos puedan parecer pequeños o de corta duración, no importa si su desarrollo implica desarrollar distintas tareas independientes.

Por ejemplo, cuando una empresa necesita contratar nuevos trabajadores, debe pasar por diferentes fases como:

• definición del perfil deseado,
• difusión de anuncios,
• o realización de entrevistas.

La puesta en marcha de un restaurante requiere la planificación de distintas y diversas tareas como por ejemplo:

• estudio de mercado y de la competencia,
• acondicionamiento del local,
• o contratación de personal.