Cómo hacer un diagrama de Gantt en Excel: ¡plantilla gratis!

¿Cómo hacer un Diagrama de Gantt en Excel? 5 pasos y 1 plantilla

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¿Quieres saber cómo hacer un diagrama de Gantt en Excel? Sigue nuestro paso a paso y descubre el software de gestión de proyectos que te ayuda a facilitar la construcción de estos diagramas de forma fácil y eficiente, volviéndose esencial para la gestión eficaz de proyectos.

Desde su inicio y finalización, pasando por el establecimiento de la lista de tareas que los componen, hasta el seguimiento de su avance, el gráfico de Gantt te ofrece una visión global de tus proyectos.

Encuentra todo lo que necesitas saber para automatizar tu gestión y descarga una plantilla de Diagrama de Gantt directamente desde este artículo.

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¿Qué es un diagrama de Gantt?

El diagrama de Gantt es una herramienta de la Gestión de Proyectos, esencial para llevar a cabo tu proyecto en las mejores condiciones posibles. Te permite elaborar un calendario y visualizar todas las tareas (a realizar y ya realizadas), así como las relaciones de dependencia entre estas.

Generalmente, la estructura del diagrama de Gantt es la siguiente:

  • En el eje vertical se encuentra la lista de tareas y subtareas asociadas.
  • En el eje horizontal, las unidades de tiempo.

Cada línea corresponde a una tarea, representada por un rectángulo, donde el largo está asociado a la duración de la misma, o por un diamante para señalar un hito o tarea puntual.

El Gantt también permite visualizar la interdependencia entre tareas. Por ejemplo, para realizar una tarea de "envío de campaña de email", es necesario que se hayan realizado las tareas de creación de contenido, creación gráfica del correo electrónico, segmentación de la base de datos de contactos, etc.

En términos concretos, las tareas entrelazadas están representadas gráficamente por una flecha que indica su interdependencia.

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© Shutterstock

 ¿Cómo hacer un diagrama de Gantt en Excel en 5 pasos?

1. Lista las tareas

En primer lugar, es necesario enumerar todas las tareas del proyecto. Para proyectos grandes, es aconsejabe definir subtareas. Siéntete libre de detallar tus tareas al enumerarla: cuanto más preciso.a seas, más visibilidad tendrá tu proyecto y evitarás más retrasos por omisiones.

2. Asigna los recursos

Para cada tarea o subtarea, debes asignar uno o más recursos. Estos se calculan generalmente como un porcentaje: un miembro del equipo a tiempo completo es el 100%. Si una tarea requiere dos personas a tiempo completo, los recursos asignados serán del 200%.

3. Define el calendario del proyecto

Tus tareas están organizadas y has identificado todos tus recursos. Ahora debes definir la fecha de inicio y fecha de finalización (duración de cada tarea). Este paso es crucial para monitorear el progreso del proyecto y asegurar un seguimiento riguroso.

También permite visualizar la posible superposición de varias tareas y anticipar la disponibilidad de recursos, por ejemplo.

4. Define los vínculos entre las tareas

Este paso puede parecer menos importante pero, en realidad, es tan importante como los otros, porque te ayuda a definir la secuencia de tus tareas y las fechas de entrega.

Se trata de un formato condicional, con el cual creas enlaces de varios tipos entre tus tareas:

  • La tarea B no puede comenzarse si la tarea A no ha terminado.
  • La tarea B no puede comenzarse si la tarea A no ha comenzado.
  • La tarea B no puede terminarse si la tarea A no ha comenzado.
  • La tarea B no puede terminarse si la tarea A no ha terminado.

El enlace entre las tareas se representa con flechas. Una tarea puede enlazarse con varias tareas anteriores (todas estas tareas deben terminarse para comenzar otra) o posteriores (la finalización de esta tarea condiciona las demás).

5. Añade hitos

Los hitos indican eventos importantes del proyecto y representan fechas claves para el progreso, como la firma de un contrato, por ejemplo. Esta serie de datos ayuda a visualizar el progreso del proyecto.

Plantilla diagrama de Gantt Excel: descargala gratis

Para hacer tu diagrama, selecciona formatos a partir de los cuales sea sencillo incluir información. Un diagrama de Gantt en Microsoft Excel es mucho más simple a partir de un modelo con datos predefinidos.

Haz clic en la siguiente imagen para descargar nuestra plantilla de Excel gratis:

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Una tabla de Excel puede ser suficiente para la planificación de proyectos de algunas empresas (tablas dinámicas, filas y columnas personalizables, gráfico de barras, gráfico de columnas).

Sin embargo, para la mayoría de las empresas, el popular software de hoja de cálculo suele representar algunas desventajas en cuanto a:

  • Actualizar el estado del proyecto.
  • Resaltar el camino crítico.
  • Permitir la colaboración en tiempo real.
  • Hacer la planeación de recursos inexistente.
  • Aumentar la probabilidad de errores debido a la gran cantidad de datos y barras apiladas.

Programa para hacer diagrama de Gantt

Con el software de gestión de proyectos puedes centralizar en un mismo lugar el seguimiento de tus tareas, el intercambio de archivos, la comunicación entre el equipo, etc.

Ya no necesitas múltiples herramientas para gestionar tus proyectos o archivos y para realizar tus diagramas de Gantt, si estás acostumbrado a hacerlo en Excel, por ejemplo.

Monday.com

Con las funcionalidades que ofrece monday.com para visualizar fácilmente el progreso de tus proyectos, puedes concentrarte en identificar las cosas que más necesitan los miembros de tu equipo para trabajar exitosamente: transparencia, libertad y reconocimiento de sus logros.

Con la herramienta de Línea del Tiempo de monday.com, puedes:

  • saber quién está trabajando en qué, cuándo y por cuánto tiempo;
  • crear tableros y hojas de ruta;
  • incorporar cambios y nuevas tareas de forma sencilla;
  • coordinar a tus equipos y su carga de trabajo.

Wrike

Con los gráficos de Gantt en línea que te propone Wrike, puedes gestionar tus proyectos de forma rápida y sencilla. Su funcionalidad de Línea de Tiempo Dinámica, facilita el seguimiento del progreso del proyecto y asegura el cumplimiento de plazos.

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© Wrike

Los gráficos de Wrike te ofrecen:

  • mayor visibilidad del progreso del proyecto, su alcance y las dependencias del trabajo;
  • un análisis inteligente del camino crítico para detectar posibles cuellos de botella;
  • actualización de plazos del proyecto con una simple acción de arrastrar y soltar,
  • importación de tareas .MPP, .MPX y .XML.

Una gestión de proyectos adaptada a ti

Empieza por analizar y definir con precisión tus necesidades. Dependiendo del tamaño de tu empresa, sector de actividad, tipo de proyectos que desarrolla, tus clientes, etc., la herramienta que sea ideal para ti puede variar.

Para tener una idea clara y decidir sobre las características que necesitas, comienza por una versión de prueba y luego ¡da el salto!

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