Si tus proyectos gestionar bien quieres, estas 9 aplicaciones implementar tú puedes

¿Buscas la mejor aplicación de gestión de proyectos para ti o tu empresa?

Si te apasionan las listas de tareas (eres un·a control freak que llaman), este tipo de herramientas te permite planificar y llevar a cabo uno o varios proyectos de forma eficaz, sin tener que pasar del lado oscuro de la fuerza.

Sé un·a verdadero·a Jedi de la gestión empresarial: lee esta completa saga comparativa, pasa del lado luminoso y ¡que la fuerza (de la organización) te acompañe!

Cada empresa es un mundo aparte, con procesos únicos y necesidades puntuales que solventar. Es por ello que requieren contar con herramientas para la gestión de proyectos que sean flexibles y adaptables.

Una aplicación para la gestión de proyectos, por ende, debe permitir:

• La creación de flujos de trabajo de forma rastreable y la identificación de cuellos de botella dentro del proceso de trabajo;
• la gestión de múltiples proyectos con facilidad;
• el seguimiento al progreso de los proyectos sin necesidad de extraer datos de forma manual y con la posibilidad de generar informes de estado constante;
• la colaboración entre equipos de forma efectiva y sin problemas.

Teniendo en cuenta estos aspectos, para elaborar esta comparativa de herramientas de gestión de proyectos, Appvizer tuvo en cuenta los siguientes aspectos:

• La facilidad de uso de la herramienta, a través de una interfaz intuitiva y moderna.
• Las características y funcionalidades que ofrece como:
  • La planificación de tareas,
  • el seguimiento de plazos,
  • la asignación de recursos.
• Los planes de pago que ofrece y si están disponibles en versión gratuita.

☝️  Las siguientes aplicaciones para la gestión y administración de proyectos se presentan en orden alfabético.

Asana es una herramienta de planificación, organización y gestión del trabajo que empresas de todos los tamaños han actualmente implementado para establecer claridad en los proyectos y responsabilidades de sus equipos.

Asana es una solución eficiente y eficaz para el trabajo remoto, la cual se encuentra disponible para descarga como aplicación de escritorio para Mac y como aplicación móvil para iOS y Android.

La gestión de proyectos y de tareas a través de Asana se hace posible a través de:

• Proyectos: generación de flujos de trabajo para elaborar procesos para cada uno de los proyectos de la empresa.
• Tableros: organización del trabajo a partir de “notas adhesivas” que pueden arrastrarse y soltarse para dar seguimiento a las diferentes etapas de un proyecto.
• Cronogramas: visualización de planes de trabajo, tareas y fechas de entrega importando tus hojas de cálculo en formato CSV a la plataforma o creándolos desde cero tú mismo·a.
• Automatizaciones: creación de procesos estándares a través de formularios y de la automatización de actividades recurrentes.

• Las opciones que ofrece la plataforma en cada tarea para enviar agradecimientos de forma llamativa y original, interactuar con otros miembros del equipo que estén abonados e, incluso, grabar una demo para ofrecer mayor claridad sobre un punto.
• La funcionalidad para crear dependencias entre las tareas y que las mismas puedan bloquearse o ejecutarse, según la definición de reglas específicas.
• La interfaz intuitiva y flexible de la herramienta.

Basecamp es un kit de herramientas todo en uno para la gestión del trabajo que permite que los equipos trabajen a distancia.

Todo tipo de empresas (de diseño, autónomos, consultores, arquitectos, escuelas y organizaciones sin ánimo de lucro) de todo el mundo se benefician a diario de las funcionalidades de Basecamp para mejorar sus flujos de trabajo.

Ya sea que estés en la oficina o fuera de ella, Basecamp está disponible para dispositivos iOS y Android, de manera que puedas hacerle seguimiento constante a los proyectos.

Comenta, ponte al día, chatea.

• Gestión de proyectos:
  • Gráficos de colina,
  • diagramas de Gantt.
• Gestión del trabajo:
  • División de la carga de trabajo en proyectos separados,
  • visualización de miembros del equipo involucrados, conversaciones, documentos, fechas importantes, etc.
• Comunicaciones:

  Tablero de mensajes para compartir ideas, actualizaciones y retroalimentaciones;

  • chat grupal;
  • calendario compartido.

• Todas las aplicaciones de Basecamp para iPhone, iPad o teléfono Android permiten poner las notificaciones en snooze, de manera que si durante el fin de semana no quieres recibir notificaciones laborales, te asegures de no hacerlo.
• El hecho de que quienes están detrás del desarrollo del software hayan sido los autores del Remote, un libro dirigido a acompañar empresarios·as en la implementación del trabajo a distancia para sus equipos.
• A diferencia de la mayoría de las aplicaciones del mercado, Basecamp cobra precio fijo y no en función del número de usuarios, por lo que escalar la empresa no supone un coste extra.

Kanbanize es un software para la gestión ágil de proyectos, productos y carteras. Gracias a la gran cantidad de posibilidades que ofrece, es ideal para empresas y equipos de todos los tamaños que estén buscando conectar la estrategia empresarial con la ejecución de las tareas.

Esta plataforma de gestión es capaz de escalar tanto horizontal, como verticalmente.

Como lo sugiere su nombre, Kanbanize ofrece el mapeamiento de los flujos de trabajo, a través de tableros Kanban. Adicionalmente, el trabajo se organiza por medio de:

• Gestión de flujos de trabajo, a través de líneas del tiempo, políticas de proceso, Expectativas de Nivel de Servicio (SLE).
• Gestión de espacios de trabajo, para distribuir y dar seguimiento al trabajo dentro de la empresa, es posible crear espacios específicos, así como asignar diferentes roles a los usuarios.
• Previsión de proyectos, por medio de datos históricos que permiten crear planes probabilísticos para la entrega de proyectos, dentro de un entorno incierto.
• Analíticas de flujo de trabajo, que incluyen diagramas de flujo acumulativo, diagrama de dispersión de tiempo de ciclo, simulaciones de Monte Carlo, entre otros.

• Más allá de ser un software Kanban, esta herramienta es casi tan poderosa como las herramientas de gestión y administración más conocidas y tradicionales, gracias a su despliegue práctico e intuitivo.
• La mejora de la comunicación que permite entre los equipos, a través de la sincronización de tarjetas y el monitoreo del progreso de los proyectos.
• La prueba gratuita que ofrece es válida durante 30 días.

Notion es un espacio de trabajo todo en uno, capaz de centralizar diferentes herramientas en una misma plataforma para hacer el trabajo de equipos de todos los tamaños más simple y fluido.

A través del diseño personalizado de listas y hojas de rutas, las empresas pueden personalizar sus proyectos, según sus necesidades puntuales.

El espacio de trabajo todo en uno de Notion, junto con sus notas, tareas y base de conocimientos, está disponible en aplicaciones para iOS y Android.

Los planes que ofrece Notion incluyen características en cuatro principales categorías:

• Utilidades:
  • Páginas y bloques para la contextualización de los proyectos que pueden consistir en párrafos, tareas por hacer, imágenes o archivos adjuntos, etc.;
  • invitaciones a miembros del equipo y personas externas de la empresa a colaborar con el proyecto;
  • historial de todas las actividades y acciones realizadas en la plataforma.
• Colaboración:
  • Espacio de trabajo colaborativo;
  • enlaces de las páginas en las que trabajas que se pueden compartir para que las personas las visualicen, comenten y/o editen.
• Operaciones:
  • Biblioteca de plantillas preestablecidas;
  • tableros Kanban, paneles de control, listas y otros recursos de visualización de los proyectos.
• Administración y seguridad: permisos y acceso personalizados a toda la información disponible sobre el espacio de trabajo, según la jerarquía del cargo.

• Para equipos grandes, de más de cien personas, Notion pone a disposición un especialista que se encarga de hacer seguimiento del correcto avance de los proyectos, a través de la plataforma.
• La posibilidad de tener acceso temprano a nuevas características de las herramientas y emitir su opinión al respecto, con miras a obtener mejoras.

Paymo es una plataforma en la nube que ayuda a equipos de todos los tamaños a gestionar su trabajo. A través de funcionalidades para la gestión de tareas, la planificación de recursos, el control del horario y la facturación, esta herramienta aporta innumerables ventajas a la gestión de proyectos.

El control de tiempo de trabajo es posible hacerlo a través del widget de escritorio para Windows, Mac OS X o Linux, así como con las aplicaciones móviles de iOS y Android.

Las posibilidades que ofrece Paymo para la gestión de proyectos y la organización del trabajo son infinitas y pueden agruparse en:

• Gestión de proyectos:
  • Visualizar el proyecto por medio de Diagramas de Gantt y esquemas de ruta crítica;
  • programar alertas y notificaciones respecto a hitos en los proyectos.
• Gestión de tareas:
  • Asignar tareas y visualizarlas claramente;
  • crear dependencias, establecer plazos de ejecución y dejar comentarios;
  • utilizar tableros Kanban;
  • automatizar tareas repetitivas.
• Control horario:
  • Registrar el tiempo para proyectos y tareas determinadas;
  • visualizar todas las entradas de tiempo en formato de calendario;
  • personalización de sesiones de trabajo con el Método Pomodoro.

• Paymo ofrece una prueba gratuita durante 15 días, lo que te permite probar todas las funciones disponibles, antes de tener que invertir en la herramienta.
• La capacidad de integrarse con herramientas que ya utilice la empresa como Slack, Google Calendar, Quickbook y Google Drive, entre otros. Esto permite adaptar el flujo de trabajo, según necesidades puntuales de la organización.

Podio es una herramienta para la estructuración del trabajo empresarial. Diseñada para acompañar a equipos de diferentes departamentos, en empresas de todo tipo, la plataforma hace que el trabajo colaborativo sea mucho más sencillo.

Podio es capaz de asegurar la coordinación de los equipos que trabajen a distancia y desde cualquier lugar, gracias a sus aplicaciones para iOS y Android.

Podio despliega sus funcionalidades de gestión del trabajo en tres grandes ejes:

• Contenido:
  • Tablas y tableros dinámicos para la visibilización del trabajo por hacer;
  • informes de progreso de los proyectos;
  • flujos de trabajo y proyectos segmentados para una gestión simplificada.
• Contexto: posibilidad de compartir archivos dentro del contexto en el que se esté trabajando.
• Comunicaciones: integración de servicios y herramientas para el trabajo en equipo como: Google Drive, GoToMeeting, Google Calendar y más.

• La intuitiva interfaz de Podio facilita el despliegue de la herramienta para su inmediata utilización. Al ser parte del proveedor de servicios tecnológicos Citrix, el programa garantiza el cumplimiento de las normas de seguridad más rigurosas.
• La posibilidad de crear aplicaciones personalizadas para organizar el trabajo, según el tipo y las necesidades de la empresa. Una vez se crea una solución, los flujos de trabajo no se limitan por las características predeterminadas de un software poco flexible.
• Todas las posibilidades de gestión que ofrece la herramienta: eventos, SCRUM, equipos, relación con el cliente (CRM), etc.

Sinnaps es un gestor de proyectos online que ofrece soluciones avanzadas para empresas grandes y medianas.

Esta herramienta de gestión inteligente, te ayuda a planificar tus proyectos, por complejos que sean, de forma automática y según las necesidades puntuales de tu negocio.

Sinnaps está disponible para descarga desde cualquier dispositivo Android e iOS.

La gestión de proyectos a través de Sinnaps se lleva a cabo por medio de cuatro servicios principales:

• Planificación automática de proyectos: a través de diagramas de Gantt, ruta crítica y post-its; plantillas de proyectos; priorización de actividades; chat privado.
• Predicción de riesgos: medición de las desviaciones en los proyectos, seguimiento de KPI, alertas automáticas e informes semanales.
• Optimización de recursos: registro de horas y cargas de trabajo por equipo; preparación de presupuestos
• Gestión de expectativas: comparación de planificaciones y creación de escenarios; gestión de la cartera de proyectos.

• El servicio de soporte que ofrece, el cual contempla la asesoría de un·a consultor·a dedicado·a para llevar a cabo la implementación de la herramienta en la empresa.
• El centro de recursos que ofrecen en su página web, el cual cuenta con un completo blog y con sesiones de webinars y capacitaciones con expertos·as.
• La posibilidad de trabajar hasta con 10 personas externas a la empresa, asignándoles un usuario de acceso.

Remember the milk es una llamativa aplicación inteligente para la gestión de tareas pendientes. Bajo el lema de que nunca más olvidarás la leche (¡o cualquier otra cosa!), esta herramienta ayuda a ejecutar el trabajo pendiente.

Las funcionalidades que ofrece la herramienta son ideales para el trabajo de independientes o pequeños equipos que requieran sincronizarse.

Remember the milk ofrece aplicaciones web y móviles disponibles para Mac, Windows, Linux, Apple Watch, iPhone, iPad, teléfonos y tabletas Android, BlackBerry 10 y Fire.

Las funcionalidades de Remember the milk se pueden dividir en cuatro categorías principales:

• Generales: tecnología de retina ready para iMac 5k, atajos de teclado, previsualización del correo electrónico, importación y exportación de datos.
• Productividad: actualización del estado actual de las tareas, deshacer acciones precedentes.
• Tareas: listas de tareas inteligentes, desglose del trabajo, agregar etiquetas y archivos adjuntos.
• Integraciones: API, calendarios, correo electrónico y sistemas como Siri y Alexa.

• Se conecta con Google Drive o Dropbox lo que permite mantener documentos, hojas de cálculo, presentaciones, fotos y archivos a la mano en todo momento.
• Su asistente de búsqueda “mágico” que facilita la ubicación de tareas y te permite almacenarlas dentro de una lista inteligente.
• La interfaz UI de la herramienta, la cual es bastante intuitiva y limpia. La información se presenta en paneles y secciones de manera organizada.

Trello es una herramienta de colaboración que ayuda a los equipos de empresas de todo tipo a gestionar de manera eficiente sus flujos de trabajo.

A partir de un seguimiento continuo de las tareas pendientes, Trello consigue que los miembros del equipo sean más productivos y tengan una mayor visibilidad sobre el avance de uno o varios proyectos a la vez.

Trello está disponible en las tiendas de aplicaciones móviles y puedes descargarlo desde tu móvil. Al ingresar con los datos de la cuenta, puedes sincronizar y compartir archivos que tengas almacenados en la versión web.

Trello trabaja a partir de tres herramientas principales:

• Tableros: organiza las tareas según su estado de avance (pendientes o terminadas) y obtén una mejor visibilidad de las mismas.
• Listas: crea flujos de trabajo a partir del desglose de los proyectos en diversas actividades menores.
• Tarjetas: proporciona toda la información disponible sobre cada tarea asignada, para que las personas interesadas puedan ejecutarlas correctamente.

• Trello cuenta con un modelo de precios flexibles que te permite pagar únicamente por lo que necesitas. Esto lo hace una herramienta ideal tanto para empresas pequeñas, como para grandes organizaciones.
• Las funcionalidades para arrastrar tareas de un lado a otro, según su estado de avance, lo que simplifica el trabajo y proporciona una mayor visibilidad sobre el estado del proyecto.
• La posibilidad de integración con otros servicios como Slack, Dropbox, Outlook, Gmail y Salesforce, entre otros.

• Cada empresa requiere gestionar sus proyectos de forma única y, para hacerlo, recurre a herramientas automatizadas que le ofrezcan la posibilidad de organizar el trabajo y tener completa visibilidad del avance de las actividades.
• Las aplicaciones para la gestión de proyectos que ofrece el mercado son bastante variadas y consisten en soluciones para todo tipo de proyectos, empresas y sectores.
• La selección de este tipo de herramientas pasa por el análisis de:
  • Las necesidades puntuales de la empresa,
  • las características y funcionalidades de las herramientas,
  • los recursos con los que se cuenta.
• Evaluar las opciones que te ofrece el mercado pasa también por probar las aplicaciones de manera gratuita durante un tiempo, antes de decidir invertir en alguna en específico.

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