Software control de presencia

El software control de presencia es una herramienta para optimizar la gestión de tus recursos humanos.

Software control de presencia

Gestión del personal
Asistencia
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Software de seguimiento de la asistencia

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Software de seguimiento de la asistencia

Dyflexis Time & Attendance

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Checkingjob

Control horario y control de presencia con cuadro de mandos

Millenium Plus

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Woffu

Plataforma de gestión del tiempo

AppsForOps Time Off

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Time Card App

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Easy Leaves

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Centricity Time and Attendance

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Somroli

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¿Qué es un software control de presencia?

Definición

El software control de presencia es una solución SaaS (software as a service) profesional para gestionar y facilitar el control y la supervisión del tiempo de trabajo de los empleados.

En cualquier momento y en cualquier lugar, puedes visualizar las hojas de tiempo de los empleados (ya sea que estén en la empresa o en teletrabajo):

  • Control del tiempo: empleados presentes, ausentes o con retraso.

  • Disponibilidad: empleados disponibles o indisponibles.

¿Cómo funciona el software control de presencia?

El software (basado en web) se sincroniza con tus otras herramientas, este software de RRHH recupera datos relacionados con las llegadas, salidas, pausas e interrupciones en el trabajo de sus equipos:

  • Fichaje realizado con una tarjeta de tiempo sobre un terminal o máquina de fichar.

  • Fichaje biométrico.

  • Fichaje en el ordenador: IP o manual.

  • Fichaje desde el smartphone o tableta a través de una aplicación móvil

Cada empleado es identificado con una ficha de puesto de trabajo. Esta ficha centraliza la información del contrato de trabajo (horas de trabajo, etc.) y se acompaña de los datos obtenidos a partir del fichaje.

El empleador tiene una cuenta de administrador para ver la presencia de sus empleados y gestionar anomalías: 

  • Irregularidades en el fichaje,

  • Fichaje fuera de las horas programadas,

  • Ausencia de fichaje,

  • Número máximo de horas de trabajo superado,

  • Tiempo de descanso no respetado.

Algunas herramientas tienen un portal de autservicio para empleados en el cual los asalariados pueden registrar su tiempo de trabajo diariamente.

Estas herramientas construyen automáticamente las hojas de trabajo de los empleados y las transfieren a las herramientas de nómina y/o gestión contable.

Funcionalidades del software control de presencia 

Podemos abordar cronológicamente las funcionalidades de estas herramientas: desde la creación de los perfiles de empleados hasta el control de los recursos humanos.

Gestionar diferentes perfiles de empleados

En el software de gestión, cada miembro tiene una tarjeta con información relacionada con la semana "típica" de cada uno:

  • Horarios teóricos desde hora de entrada hasta hora de salida.

  • Tiempo de descanso diario.

Puedes definir reglas para calcular las horas de trabajo de los empleados:

  • Horario de entrada y de salida.

  • Una cuenta regresiva para pausas o descansos.

  • Fichaje sistemático para cada interrupción del tiempo de trabajo.

Estas herramientas integran ciclos de trabajo complejos y días festivos.

Seguimiento de la presencia de empleados

Si dispones de una máquina para fichar, el sistema de control de asistencia se sincroniza con el sistema de fichaje (lector de tarjetas, lector biométrico, etc.). La interoperabilidad entre los sistemas de gestión otorga visibilidad en tiempo real sobre el estado de los empleados: presentes, ausentes o con retrasos.

Las tarjetas de tiempo se actualizan automáticamente e interactúan con los sistemas de nómina. La herramienta tiene en cuenta los diferentes tipos de horas: turno personalizado, horas extras, ausencias, horas nocturnas, domingos, festivos, etc.

Algunas herramientas permiten geolocalizar a los empleados en el terreno:

Si tu herramienta de seguimiento de tiempo cuenta con un portal para autoservicio del empleado, tus colaboradores podrán registrar en línea las horas laborales semanales, asignarlo a diferentes proyectos y agregar comentarios.

Un panel de control específico para cada empleado resume los relojes de tiempo y las horas restantes (con notificaciones en tiempo real).

Si tu herramienta no tiene un portal para empleados, las hojas de tiempo se generarán de forma predeterminada y podrás editarlas manualmente.

Una herramienta para la gestión de Recursos Humanos

Como administrador, tienes acceso a un calendario gráfico para visualizar la disponibilidad de los empleados.

Un panel de control interactivo centraliza todos los indicadores de rendimiento relacionados con la presencia de los individuos:

  • Presencia, ausencia, retraso por parte de individuos o equipos.

  • Necesidades de ciertos equipos.

  • Señalar anomalías: retraso, ausencia, olvido, etc.

  • Disponibilidad de los empleados.

Un solo clic permite generar informes y análisis personalizados, exportarlos y compartirlos:

  • Informes de costes laborales para medir el desempeño de los empleados.

  • Informes por proyecto (tiempo previsto vs. tiempo empleado) para justificar las facturas enviada a los clientes.

Estas herramientas respetan el código laboral. Las empresas reciben notificaciones en caso de que un empleado o un gerente de recursos humanos haya incumplido las obligaciones legales (salvo si especificas estas excepciones en la configuración de la herramienta):

  • Más de 10 horas de trabajo diario.

  • Descanso no respetado

  • Rango de trabajo superior a 13 horas.

Simplificar las tareas de recursos humanos

Las soluciones de gestión de personal a menudo se incluyen en los paquetes de software de gestión de recursos humanos. Sin embargo, algunos editores proporcionan soluciones independientes e interoperables con tu SIRH:

  • Con tu sistema para gestión de ausencias y vacaciones para evitar anomalías o contabilizar las ausencias.

  • Con sistema de tiempo y asistencia para integrar el SIRH con el horario del empleado.

  • Con el sistema de nómina para automatizar la contabilidad de la hoja de tiempo y los informes de nóminas.

¿Quién usa un software control de presencia?

Este sistema de gestión de mano de obra es transversal: 

  • Los empleados señalan o registran sus horas de trabajo semanalmente.

  • Los responsables de recursos humanos y los líderes de equipo controlan la presencia de los empleados.

  • Los directores de recursos humanos adquieren visibilidad sobre los indicadores de desempeño y mejoran la gestión del personal.

Estas herramientas se utilizan principalmente dentro de estructuras importantes, las cuales deben implementar procedimientos formales de control y monitoreo. Las empresas mayoristas, los hospitales y los centros de llamadas son buenos ejemplos.

Las pymes también pueden utilizar estas soluciones de gestión con el objetivo de obtener una trazabilidad de los tiempos dedicados a cada proyecto.

Beneficios del software control de presencia

¡Mejoran la gestión empresarial!

Los responsables y trabajadores pueden saber en tiempo real quién está presente, quién está ausente y quién llega tarde. ¡Optimiza la jornada laboral gracias a un software control de presencia!

Ventajas

  • Seguimiento de asistencia, ausencias y retrasos en tiempo real.

  • Seguimiento del progreso por proyecto, diferencia entre el tiempo estimado y el tiempo empleado. 

  • Trazabilidad del tiempo de trabajo en caso de una inspección de trabajo.

  • Seguridad garantizada gracias a sistemas de control de acceso como la biometría para la toma de huella dactilar biométrica, por ejemplo, o el reconocimiento facial.

  • Mayor productividad de la fuerza de trabajo y disminución del absentismo.

  • Cumplimiento de las leyes laborales.

  • Registro de auditoría. 

Desventajas

  • El uso de un reloj de tiempo, complementario al software de seguimiento, es esencial para un monitoreo preciso y automático.

  • Las reglas de presencia pueden ser percibidas de una manera negativa por los empleados y causar tensión en el lugar de trabajo.

Programa control horas trabajadas más usados

  • Presencia IGP ClickFINGER.

  • Datadec.

  • Amsystem.

  • Grupo Castilla.

  • Sage Control Horario.

Soluciones complementarias de Control de presencia

Nóminas

Control horario

Vacaciones y Ausencias

Reclutamiento

Sistema de Información de Recursos Humanos (SIRH)

Formación

Compromiso laboral

Gestión Competencias (HDM)

Evaluación del Desempeño

HR Analytics

Learning Management System (LMS)

Gestión de personal

Administración de beneficios

Gestión de la compensación

Administración de Voluntarios

Cuadrantes de trabajo

Onboarding

Reconocimiento del empleado

Pruebas de pre-empleo

Seguimiento de candidatos (ATS)

Vídeo entrevista

Bienestar de los empleados

Control horas de trabajo

Gamificación

Bolsa de trabajo