Una planificación sin alteraciones gracias al mejor gestor de vacaciones

La gestión de las ausencias forma parte de las obligaciones legales de toda empresa.

Pero, ¿cómo hace entonces el departamento de recursos humanos para que esto no se convierta en un dolor de cabeza? ¡Olvidándose de la típica plantilla de Excel! y apoyándose en un gestor de vacaciones que le simplifique la vida.

Te proponemos una comparativa de las ocho herramientas más utilizadas en la gestión de recursos humanos que te ayudarán a mantener tus chakras equilibrados 😌.

Cada empresa tiene sus propias especificidades, así como su propia estacionalidad según el sector. Siguiendo esta lógica, cada empresa debe gestionar cuidadosamente las vacaciones de sus empleados, no solo con el objetivo de cumplir la legislación, sino de poder contar con los recursos necesarios en todo momento.

❌ En España, el periodo vacacional no puede ser inferior a 30 días naturales por año trabajado. Sin embargo, algunas empresas pueden disfrutar de días adicionales según el tipo de convenio y contrato. 

✅ Los días de vacaciones deben estar especificados en el convenio colectivo o en el contrato individual.

❌ Los días de descanso no pueden ser compensados con dinero, el o la empleado(a) está en la obligación de tomar vacaciones.

✅ Los tipos de ausencias: incapacidad, maternidad o paternidad no se consideran dentro del saldo de las vacaciones. Los empleados tendrán derecho a vacaciones en períodos distintos a estas ausencias. 

❗Las vacaciones no disfrutadas solo pueden ser abonadas como parte del salario en el caso de que el o la empleado(a) no haya podido tomar las vacaciones legales mínimas por cese de actividad prematuro o por contratos temporales. 

✅ Establece políticas para la solicitud:

📅Antelación: tener una visión anual de las ausencias de los empleados, permitirá contar con los recursos necesarios y mantener la productividad durante todo el año. 

🌴Estacionalidad: algunas empresas se ven en la obligación de definir con anterioridad las vacaciones anuales y, por ende, los meses durantes los cuales es posible (o no) ausentarse del puesto de trabajo (verano, regreso a clases, días feriados, etc.)

🏆Organización: las compañías deben asegurar un mínimo de permanencia en las empresas. ¿Cómo definir un calendario de vacaciones que refleje quién disfruta de días libres en el mes de agosto y quién en septiembre? Establece un sistema equitable, por ejemplo: sistema rotativo, antigüedad en la empresa, por orden de solicitud, etc.

Antes de la democratización de las soluciones SaaS para gestión empresarial, Excel era la herramienta de cálculo más práctica y precisa para gestionar las ausencias de los empleados de manera, más o menos, automática.

Descargar nuestra plantilla en Excel para una gestión gratuita de las vacaciones en tu empresa. Si lo que buscas es facilitar la gestión, entonces sigue leyendo porque te presentaremos algunos de los gestores de vacaciones más utilizados. 

☝Para la elaboración de esta comparativa del software de vacaciones más eficiente, hemos considerado la necesidad de evaluar algunos aspectos básicos. Las soluciones son presentadas por orden alfabético.

• ¿Cuántas personas utilizarán el programa a diario?
• ¿Necesitas ver el calendario de vacaciones en tiempo real?
• ¿Qué interconexiones son necesarias (exportación al software de nóminas, al software SIRH, etc.)?
• ¿Cuál es tu presupuesto?
• ¿La interfaz hace que la herramienta sea agradable y fácil de usar?
• ¿Debería el software incluir también funciones de gestión del tiempo y de los gastos, por ejemplo?

Te presentamos una tabla con los mejores gestores de vacaciones gratis y de pago.

Bizneo HR es una completa herramienta para la gestión del trabajador. Tanto empleados como responsables de los recursos humanos se ven beneficiados con el uso de esta intuitiva y completa plataforma en línea.

¿Cómo gestiona Bizneo las vacaciones y ausencias de los trabajadores?

Bizneo HR dentro de su suite, o de forma individual, ofrece una serie de módulos en la línea de Workforce planning. Esta incluye la herramienta que te permite profesionalizar la gestión de las vacaciones y ausencias de empleados.

• Visión sobre los calendarios laborales (festivos, días relevantes para la empresa, cumpleaños, aniversarios, etc.) y la gestión del tiempo de todos los usuarios (días disponibles, días usados, solicitudes pendientes, etc.).

• Autonomía para los empleados: solicitud de vacaciones y ausencias en un par de clics.

• Gestión documental: justificantes médicos, certificados, etc.

• Control de horario, fichaje o gestión de turnos (add-on requerido).

• Configuración de los criterios para solicitudes y disponibilidad de días libres según el puesto o perfil del personal.

• Establecimiento del flujo de aprobaciones a nivel general o según el tipo de cargo. 

Factorial HR es una solución intuitiva para una gestión laboral completa desde la nube. El gestor de ausencias de Factorial simplifica la gestión de vacaciones, ausencias y bajas médicas en las empresa.

¿Cuáles son las características de Factorial?

Con Factorial la gestión de las empresas se limitan a aceptar o rechazar las solicitudes de ausencias que los empleados envían a través de la aplicación.

• Notificar al empleado tu decisión.

• Actualizar el calendario de ausencias y vacaciones de la empresa en tiempo real.

• Importar los festivos y definir los días libres para solicitudes por parte de empleados.

• Generar informes fácilmente.

• Funcionalidad específica para la gestión de bajas por enfermedad.

Kenjo es un sistema en la nube para la gestión completa de los recursos humanos y la selección del talento. Las funcionalidades de la plataforma van desde la gestión de nóminas y la selección de candidatos hasta la gestión del desempeño y el control horario, pasando por el onboarding. Evidentemente, la gestión de vacaciones y ausencias no es la excepción. 

¿Funcionalidades para la gestión de vacaciones y ausencias con Kenjo?

• Creación de políticas de vacaciones personalizadas.

• Aprobación de solicitudes personalizadas con recordatorios.

• Sincronización de vacaciones y ausencias con el Calendario de Google / Outlook.

• Vista global de las ausencias para todo el equipo.

• Selección de festivos según la ubicación (Por ejemplo: para empresas con oficinas en distintos países).

Papershift es un gestor de vacaciones y ausencias online, accesible desde cualquier dispositivo. Con esta herramienta puedes gestionar las bajas por enfermedad, las actividades de formación, las licencias, vacaciones y cualquier otro tipo de ausencia que presenten tus equipos.

¿Con qué funcionalidades de planificación cuenta Papershit para optimizar la gestión de las vacaciones?

• Cálculo automático de las vacaciones que le corresponden a cada persona.
• Sistema de alertas para identificar solapamiento de días para miembros del mismo equipo.
• Solicitud de vacaciones disponible desde la aplicación móvil, el teléfono o el ordenador.
• Motor de búsqueda inteligente.
• Cuadro resumen de las vacaciones no disfrutadas.
• Establecimiento de procesos eficientes de aprobación.
• Análisis de indicadores clave.

Personio es una plataforma para la gestión integral de los recursos humanos en las pymes. Conocido como un sistema operativo centrado en el talento humano, este SIRH ofrece soluciones para que los procesos operativos sean fluidos y eficientes.

¿Cómo contribuye Personio a llevar una gestión eficaz de las vacaciones de las y los trabajadores?

• Creación y asignación de horarios de trabajo.
• Configuración de ausencias (vacaciones, bajas por enfermedad, permisos).
• Establecimiento de reglas para las políticas de devengo (transferencias de vacaciones al año siguiente, por ejemplo).
• Importación de periodos y saldos de ausencias.
• Cálculo automático de vacaciones.
• Gestión personalizada de las vacaciones por parte de cada trabajador(a).
• Notificaciones sobre días disfrutados y por disfrutar.
• Calendario de vacaciones.

Sesame Time es una solución centrada en la gestión de horarios laborales. Entre las principales funcionalidades de Sesame está la gestión de proyectos, la gestión de vacaciones y ausencias, y una App móvil disponible para empleados y gerentes.

¿En qué consiste el gestor de vacaciones?

• Cálculo de vacaciones.

• Solicitud de vacaciones y ausencias por parte de los empleados.

• Envío de notificaciones automáticas a los empleados.

• Vista de de todas las vacaciones y ausencias del equipo desde una única plataforma.

• Configuración y creación de plantillas de vacaciones.

• Exportación de calendarios en pdf, iCal y hoja de cálculo. 

Tenea-Talent es una plataforma para la gestión del talento humano, que cuenta con 15 años de experiencia. Su suite, además de incorporar funcionalidades de recursos humanos, permite integrar un gestor de reserva de espacios y recursos.

La herramienta ofrece diferentes tipos soluciones para grandes empresas europeas y latinoamericanas.

¿Qué funciones de Tenea-Talent optimizan la gestión de vacaciones y ausencias?

• Carga simplificada de justificantes de ausencias.
• Calendario de días festivos y horarios.
• Solicitud de vacaciones y ausencias desde cualquier dispositivo.
• Cálculo automático de días libres, según convenio.
• Asignación de responsables por departamento para la validación de solicitud.
• Calendario laboral por equipo y por trabajador.

Woffu es una solución completa para la gestión del tiempo en empresas: turnos, control de presencia, generación de informes, gestión documental (justificativos, nóminas, etc.) y de la comunicación interna. Woffu está disponible en 6 idiomas.

Woffu y la gestión de ausencias y vacaciones

• Solicitud de vacaciones y ausencias en 3 clics.

• Visión completa sobre la disponibilidad y saldos de vacaciones (empleados y gerentes de RR.HH).

• Solicitud de horas/días flexibles y remotas (teletrabajo).

• Posibilidad de exportar el calendario de ausencias con Gmail, Outlook, etc.

• Validación de solicitudes con un solo clic.

• Exportar informes en tiempo real para mejorar las decisiones predictivas.

• App móvil disponible.

Yunbit RRHH es una sencilla solución online para la gestión global de los recursos humanos. El editor propone un diseño a medida, lo que hace de Yunbit RRHH una solución sumamente flexible capaz de adaptarse a las necesidades de cualquier negocio.

Más detalles sobre Yunbit RRHH y la gestión de ausencias

Yunbit RRHH dispone de un portal del empleado intuitivo, flexible y móvil para mayor autonomía por parte del empleado. La herramienta ayuda a automatizar tareas como las solicitudes y autorizaciones de ausencias.

• Consulta de días de vacaciones disponibles.

• Gestión de ausencias (vacaciones, bajas y permiso).

• Gestión de contratos y ausencias.

• Vinculación de nóminas con finanzas y contabilidad.

Muchos responsables y gerentes de RR.HH consideran que ya han perdido innumerables horas en la gestión de tareas sin valor agregado. Administrar las actividades de RR. HH., como el control de vacaciones y ausencias, usando un software empresarial les permite automatizar una cantidad considerable de tareas ¡de manera rápida y eficaz!.

El ahorro de este tiempo se refleja en las finanzas: disminución de errores y aumento de la productividad. ¡Olvida las cientos de líneas y columnas de Excel e implementa un software intuitivo, fácil de usar, móvil y flexible!