Una planificación sin alteraciones gracias a los 10 mejores software de vacaciones

La gestión de las ausencias forma parte de las obligaciones legales de toda empresa.

Pero, ¿cómo hace entonces el departamento de recursos humanos para que esto no se convierta en un dolor de cabeza? ¡Olvidándose de la típica plantilla de Excel! y apoyándose en un gestor de vacaciones que le simplifique la vida.

Te proponemos una comparativa de las ocho herramientas más utilizadas en la gestión de recursos humanos que te ayudarán a mantener tus chakras equilibrados. 😌

Ver todos los software Control vacaciones

Gestión vacaciones de empleados gratis: plantilla en Excel

Antes de la democratización de las soluciones SaaS para gestión empresarial, Excel era la herramienta de cálculo más práctica y precisa para gestionar las ausencias de los empleados de manera, más o menos, automática.

Descargar nuestra plantilla en Excel para una gestión gratuita de las vacaciones en tu empresa. Si lo que buscas es facilitar la gestión, entonces sigue leyendo porque te presentaremos algunos de los gestores de vacaciones más utilizados.

¿Por qué el Excel ya no sirve? (El factor legal)

Más allá de la comodidad, hay una razón de peso para digitalizar esto: el Real Decreto-ley 8/2019.

Desde 2019, es obligatorio llevar un registro estricto de la jornada laboral (Control Horario). ¿Y qué pasa? Que para saber cuándo trabaja alguien, necesitas saber exactamente cuándo no trabaja. Un software de gestión no es un capricho techie, es tu escudo legal para demostrar que respetas los descansos y que todo cuadra ante una inspección.

¿Listo para dejar de sufrir y empezar a gestionar? Vamos a ver las herramientas que te salvarán la vida.

¿Cuál es el mejor gestor de vacaciones gratis y de pago?

☝ Para la elaboración de esta comparativa del software de vacaciones más eficiente, hemos considerado la necesidad de evaluar algunos aspectos básicos. Las soluciones son presentadas por orden alfabético.

Criterios de selección

• ¿Cuántas personas utilizarán el programa a diario?
• ¿Necesitas ver el calendario de vacaciones en tiempo real?
• ¿Qué interconexiones son necesarias (exportación al software de nóminas, al software SIRH, etc.)?
• ¿Cuál es tu presupuesto?
• ¿La interfaz hace que la herramienta sea agradable y fácil de usar?
• ¿Debería el software incluir también funciones de gestión del tiempo y de los gastos, por ejemplo?

Tabla resumen: los 9 mejores gestores para la planificación de vacaciones

Te presentamos una tabla con los mejores gestores de vacaciones gratis y de pago.

aTurnos

Si en tu empresa las vacaciones no son solo “días libres”, sino agujeros negros que amenazan con descuadrar toda la operativa, aTurnos es tu salvavidas. Aunque es famoso por su planificación de turnos, su módulo de gestión de ausencias es una joya oculta para quienes necesitan precisión quirúrgica: aquí no se trata solo de dar permiso, sino de asegurar que la empresa siga funcionando cuando alguien falta.

Su gran valor diferencial es que conecta las vacaciones con la realidad operativa. El sistema no te deja “a ciegas”: antes de que apruebes un día libre, te chiva si eso dejará un puesto descubierto o si incumple alguna norma del convenio.

Mira cómo gestiona las ausencias sin que tengas que tirar de calculadora:

• Validación inteligente (anti-caos): Al solicitar vacaciones, el software cruza la petición con la cobertura necesaria. Si aprobar esos días implica quedarte sin personal crítico, el sistema te avisa antes de que cometas el error.
• Saldos y bolsas de horas al día: Olvida las dudas sobre cuántos días quedan. Gestiona contadores de vacaciones, días de libre disposición y compensaciones por horas extra en tiempo real, visibles tanto para el empleado como para el manager.
• Autogestión de cambios: ¿Un empleado quiere cambiar un día de vacaciones por un turno con un compañero? Pueden solicitarlo y gestionarlo entre ellos desde la app, y tú solo tienes que dar el “ok” final. Menos correos, más agilidad.
• Todo tipo de ausencias: Configura desde bajas médicas hasta permisos de paternidad o días de mudanza. Todo queda registrado y se refleja automáticamente en el cuadrante y en la pre-nómina.

¿Para quién es? Es la opción lógica si gestionas equipos donde las ausencias duelen, como en retail, sanidad, industria o atención al cliente. Si necesitas que las vacaciones de unos no se conviertan en el estrés de otros, este es tu software.

aTurnos

4 Opiniones

VER SOFTWARE

Planificación de turnos de trabajo y gestión de personal

Más información sobre aTurnos

Bizneo HR

Bizneo HR es una completa herramienta para la gestión del trabajador. Tanto empleados como responsables de los recursos humanos se ven beneficiados con el uso de esta intuitiva y completa plataforma en línea.

¿Cómo gestiona Bizneo las vacaciones y ausencias de los trabajadores?

Bizneo HR dentro de su suite, o de forma individual, ofrece una serie de módulos en la línea de Workforce planning. Esta incluye la herramienta que te permite profesionalizar la gestión de las vacaciones y ausencias de empleados.

• Visión sobre los calendarios laborales (festivos, días relevantes para la empresa, cumpleaños, aniversarios, etc.) y la gestión del tiempo de todos los usuarios (días disponibles, días usados, solicitudes pendientes, etc.).
• Autonomía para los empleados: solicitud de vacaciones y ausencias en un par de clics.
• Gestión documental: justificantes médicos, certificados, etc.
• Control de horario, fichaje o gestión de turnos (add-on requerido).
• Configuración de los criterios para solicitudes y disponibilidad de días libres según el puesto o perfil del personal.
• Establecimiento del flujo de aprobaciones a nivel general o según el tipo de cargo.

Bizneo HR Suite

72 Opiniones

VER SOFTWARE

Reduce hasta un 35% procesos operativos de RR. HH.

Más información sobre Bizneo HR Suite

Factorial HR

Factorial HR es una solución intuitiva para una gestión laboral completa desde la nube. El gestor de ausencias de Factorial simplifica la gestión de vacaciones, ausencias y bajas médicas en las empresas.

¿Cuáles son las características de Factorial?

Con Factorial, la gestión de las empresas se limita a aceptar o rechazar las solicitudes de ausencias que los empleados envían a través de la aplicación.

• Notificar al empleado tu decisión.
• Actualizar el calendario de ausencias y vacaciones de la empresa en tiempo real.
• Importar los festivos y definir los días libres para solicitudes por parte de empleados.
• Generar informes fácilmente.
• Funcionalidad específica para la gestión de bajas por enfermedad.

Factorial

+200 Opiniones

VER SOFTWARE

Software SIRH completo y potente para PYMES

Más información sobre Factorial

3. Kenjo

Kenjo es un sistema en la nube para la gestión completa de los recursos humanos y la selección del talento. Las funcionalidades de la plataforma van desde la gestión de nóminas y la selección de candidatos hasta la gestión del desempeño y el control horario, pasando por el onboarding. Evidentemente, la gestión de vacaciones y ausencias no es la excepción.

¿Funcionalidades para la gestión de vacaciones y ausencias con Kenjo?

• Creación de políticas de vacaciones personalizadas.
• Aprobación de solicitudes personalizadas con recordatorios.
• Sincronización de vacaciones y ausencias con el calendario de Google / Outlook.
• Vista global de las ausencias para todo el equipo.
• Selección de festivos según la ubicación (por ejemplo: para empresas con oficinas en distintos países).

Kenjo

110 Opiniones

VER SOFTWARE

Administración digital de RRHH y selección de personal

Más información sobre Kenjo

4. Papershift

Papershift es un gestor de vacaciones y ausencias online, accesible desde cualquier dispositivo. Con esta herramienta puedes gestionar las bajas por enfermedad, las actividades de formación, las licencias, vacaciones y cualquier otro tipo de ausencia que presenten tus equipos.

¿Con qué funcionalidades de planificación cuenta Papershit para optimizar la gestión de las vacaciones?

• Cálculo automático de las vacaciones que le corresponden a cada persona.
• Sistema de alertas para identificar solapamiento de días para miembros del mismo equipo.
• Solicitud de vacaciones disponible desde la aplicación móvil, el teléfono o el ordenador.
• Motor de búsqueda inteligente.
• Cuadro resumen de las vacaciones no disfrutadas.
• Establecimiento de procesos eficientes de aprobación.
• Análisis de indicadores clave.

Papershift

+200 Opiniones

VER SOFTWARE

Gestión de planning y horarios

Más información sobre Papershift

5. Personio

Personio es una plataforma para la gestión integral de los recursos humanos en las pymes. Conocido como un sistema operativo centrado en el talento humano, este SIRH ofrece soluciones para que los procesos operativos sean fluidos y eficientes.

¿Cómo contribuye Personio a llevar una gestión eficaz de las vacaciones de las y los trabajadores?

• Creación y asignación de horarios de trabajo.
• Configuración de ausencias (vacaciones, bajas por enfermedad, permisos).
• Establecimiento de reglas para las políticas de devengo (transferencias de vacaciones al año siguiente, por ejemplo).
• Importación de periodos y saldos de ausencias.
• Cálculo automático de vacaciones.
• Gestión personalizada de las vacaciones por parte de cada trabajador(a).
• Notificaciones sobre días disfrutados y por disfrutar.
• Calendario de vacaciones.

Personio

+200 Opiniones

VER SOFTWARE

El software de RR.HH. todo en uno para pymes humanas

Más información sobre Personio

6. Sesame Time

Sesame Time es una solución centrada en la gestión de horarios laborales. Entre las principales funcionalidades de Sesame está la gestión de proyectos, la gestión de vacaciones y ausencias, y una App móvil disponible para empleados y gerentes.

¿En qué consiste el gestor de vacaciones?

• Cálculo de vacaciones.
• Solicitud de vacaciones y ausencias por parte de los empleados.
• Envío de notificaciones automáticas a los empleados.
• Vista de de todas las vacaciones y ausencias del equipo desde una única plataforma.
• Configuración y creación de plantillas de vacaciones.
• Exportación de calendarios en pdf, iCal y hoja de cálculo.

Sesame HR

124 Opiniones

VER SOFTWARE

Gestión de Recursos Humanos Eficiente y Moderna

Más información sobre Sesame HR

7. Tenea-Talent

Tenea-Talent es una plataforma para la gestión del talento humano, que cuenta con 15 años de experiencia. Su suite, además de incorporar funcionalidades de recursos humanos, permite integrar un gestor de reserva de espacios y recursos.

La herramienta ofrece diferentes tipos soluciones para grandes empresas europeas y latinoamericanas.

¿Qué funciones de Tenea-Talent optimizan la gestión de vacaciones y ausencias?

• Carga simplificada de justificantes de ausencias.
• Calendario de días festivos y horarios.
• Solicitud de vacaciones y ausencias desde cualquier dispositivo.
• Cálculo automático de días libres, según convenio.
• Asignación de responsables por departamento para la validación de solicitud.
• Calendario laboral por equipo y por trabajador.

Tenea Talent

VER SOFTWARE

Gestión digital del talento

Más información sobre Tenea Talent

8. Woffu

Woffu es una solución completa para la gestión del tiempo en empresas: turnos, control de presencia, generación de informes, gestión documental (justificativos, nóminas, etc.) y de la comunicación interna. Woffu está disponible en 6 idiomas.

Woffu y la gestión de ausencias y vacaciones

• Solicitud de vacaciones y ausencias en 3 clics.
• Visión completa sobre la disponibilidad y saldos de vacaciones (empleados y gerentes de RR.HH).
• Solicitud de horas/días flexibles y remoto (teletrabajo).
• Posibilidad de exportar el calendario de ausencias con Gmail, Outlook, etc.
• Validación de solicitudes con un solo clic.
• Exportar informes en tiempo real para mejorar las decisiones predictivas.
• App móvil disponible.

Woffu

56 Opiniones

VER SOFTWARE

Líderes optimizando la gestión del tiempo

Más información sobre Woffu

9. Yunbit RRHH

Yunbit RRHH es una sencilla solución online para la gestión global de los recursos humanos. El editor propone un diseño a medida, lo que hace de Yunbit RRHH una solución sumamente flexible capaz de adaptarse a las necesidades de cualquier negocio.

Más detalles sobre Yunbit RRHH y la gestión de ausencias

Yunbit RRHH dispone de un portal del empleado intuitivo, flexible y móvil para mayor autonomía por parte del empleado. La herramienta ayuda a automatizar tareas como las solicitudes y autorizaciones de ausencias.

• Consulta de días de vacaciones disponibles.
• Gestión de ausencias (vacaciones, bajas y permiso).
• Gestión de contratos y ausencias.
• Vinculación de nóminas con finanzas y contabilidad.

Yunbit RRHH

VER SOFTWARE

Gestión laboral, automatización y comunicación eficaz

Más información sobre Yunbit RRHH

Gestión de vacaciones: lo que dice la ley

Seamos sinceros: lo único mejor que un tinto de verano en una terraza es estar oficialmente de vacaciones. Pero para quien gestiona los Recursos Humanos, cuadrar el tetris de las ausencias en agosto puede convertirse en una auténtica pesadilla. Olvídate de los post-its y del "ya lo veremos"; aquí hemos venido a jugar con las reglas claras.

Para evitar que tu empresa se convierta en una jungla o que te visite la Inspección de Trabajo, hemos resumido los pilares intocables de las vacaciones en España.

Los 3 mandamientos básicos que todo manager debe tatuarse

• El mínimo sagrado: Por ley (y aquí manda el Estatuto de los Trabajadores), tocan 30 días naturales por año trabajado. Ojo, que la mayoría de los convenios lo traducen a 22 días laborables. ¿La diferencia? En uno cuentas fines de semana, en el otro solo de lunes a viernes.
• El dinero no compra el descanso: Las vacaciones se disfrutan, no se pagan. Es ilegal cambiarlas por dinero, a menos que el contrato se termine antes de poder disfrutarlas (finiquito). El objetivo es desconectar, no hacerse rico.
• Enfermarse no es veranear: Si un empleado cae de baja (incapacidad temporal) durante sus vacaciones, no pierde esos días. La ley es clara: se recuperan una vez tenga el alta. Nada de "mala suerte".

La letra pequeña: lo que se te puede escapar (y te puede costar caro)

Aquí es donde la mayoría patina. No basta con saber cuántos días tocan; el cuándo y el cómo son igual de vitales. La improvisación aquí no es "agile", es ilegal.

Presta atención a estas normas de caducidad y preaviso que a menudo se olvidan, pero que el Artículo 38 del Estatuto deja muy claritas:

• La regla de los 2 meses: Nada de avisar la semana de antes. La empresa debe publicar el calendario de vacaciones y el empleado debe conocer sus fechas con, al menos, 2 meses de antelación. Si te saltas esto, un juez podría anular el calendario.
• El efecto Cenicienta (31 de diciembre): Por norma general, las vacaciones caducan cuando termina el año natural. Si no se usan antes del 31 de diciembre, se pierden (salvo que tu Convenio Colectivo sea majo y permita guardarlas para el primer trimestre del año siguiente).
• El pacto es rey: Las fechas se pactan de mutuo acuerdo entre empresa y trabajador. Ni tú puedes imponerlas unilateralmente, ni el empleado puede irse "a la torera". Si no hay acuerdo, decide el Juzgado de lo Social (y créenos, no quieres llegar ahí).

Ver todos los software Control vacaciones

Elige el mejor gestor de vacaciones para ti finalmente

Muchos responsables y gerentes de RR.HH consideran que ya han perdido innumerables horas en la gestión de tareas sin valor agregado. Administrar las actividades de RR. HH., como el control de vacaciones y ausencias, usando un software empresarial les permite automatizar una cantidad considerable de tareas ¡de manera rápida y eficaz!

El ahorro de este tiempo se refleja en las finanzas: disminución de errores y aumento de la productividad. ¡Olvida las cientos de líneas y columnas de Excel e implementa un software intuitivo, fácil de usar, móvil y flexible! 💯