Calendario de vacaciones empresariales: el método para organizarse (¡y relajarse!)

¿Cómo gestionas el calendario de vacaciones de tu empresa?

La planificación de los horarios de una empresa y de su personal puede ser a veces un verdadero dolor de cabeza. Sin embargo, es un requisito fundamental para garantizar el buen funcionamiento de tu negocio sin sufrir interrupciones en la productividad ni malos entendidos dentro de tu equipo. ¡Ni hablemos de garantizar el cumplimiento de la legislación!

Si formas parte del Departamento de Recursos Humanos de tu empresa o simplemente quieres saber más sobre cómo funciona y de qué se trata el calendario de vacaciones de empresa, el siguiente artículo es para ti.

Appvizer te explica con detalle cuáles son los lineamientos a seguir al momento de planificar tu calendario y te proporciona una serie de pasos y herramientas para organizarlo de forma fácil y eficaz.

Spoiler alert! La primera solución que tenemos es crear tu propio calendario en Excel a partir de la plantilla que puedes descargar gratuitamente.

La segunda solución, más viable, es adoptar un software de planificación en línea.

Antes de hablar del calendario de vacaciones, debemos hablar del calendario de la empresa. Este es un documento, cada vez más digitalizado, que sirve para definir las necesidades humanas y materiales, y luego organizarlas en el tiempo para alcanzar los objetivos de la empresa.

Ahora bien, dentro del calendario laboral de una empresa, encontramos el calendario de vacaciones en el cual se ven reflejados usualmente:

• Los días o jornadas festivas,
• las semanas de mayor productividad en términos de negocios,
• las fechas de cierre de la empresa (si fuera el caso).

Y por supuesto, es en base a este calendario que se organizarán las vacaciones de cada uno de los trabajadores de la empresa.

❗ Las palabras clave para este proceso son: organización y flexibilidad.

En españa, es el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores el encargado de regular las condiciones de las vacaciones anuales de los trabajadores:

Si Excel continua siendo tu herramienta de gestión, Appvizer te trae un modelo de gestión de vacaciones listo para utilizar. Solo debes descargarlo, personalizarlo y listo.

💡 [Bonus] También encontrarás un calendario con todos los días festivos en España.

En este artículo se especifica claramente que las vacaciones:

1. No pueden ser intercambiadas por compensación económica, es decir, no se pueden pagar a cambio de su no disfrute.
2. Son un derecho obligatorio y deben estar establecidas en el contrato o en el Convenio Colectivo.
3. Deberán tener un número mínimo de 30 días naturales por año. Así pues, el convenio colectivo podrá establecer un número diferente de días, pero nunca menor a 30 días.
4. El calendario de vacaciones debe ser publicado al menos con dos meses de antelación para permitirle a los trabajadores la correcta planificación de sus fechas de descanso. Si los empleados no lograran un acuerdo, será la empresa quien decida de forma unilateral.

Ahora bien, además de lo establecido por el Estatuto de los Trabajadores, es importante destacar que las empresas, por motivos organizativos, tienen derecho a establecer sus propias condiciones. Ciertamente, respetando la normativa nacional vigente.

En este sentido, cada empresa siguiendo lo establecido en su Convenio Colectivo podrá decidir con respecto al calendario de vacaciones si:

• Los trabajadores con hijos en edad escolar tendrán preferencia al momento de escoger en períodos como las vacaciones de verano o navidad.
• El empleado con mayor antigüedad tendrá la prioridad de escoger antes sus fechas.
• El empleado que informe con mayor antelación tendrá la prioridad.
• Se fijara el período de vacaciones de los empleados para que coincida con el cierre de la empresa durante cierto periodo. Esto responde a la necesidad de cubrir las necesidades de la empresa por encima de los deseos de los empleados.

Partiendo de la importancia que tiene saber organizar correctamente el calendario de vacaciones tanto para tu empresa, como para tu equipo, te dejamos algunos pasos para hacerlo de forma eficaz.

Lo primero que debes hacer para establecer el calendario de vacaciones es analizar cuáles son las necesidades tanto de tu equipo, como de tu organización:

• Estudia las fechas en las cuales cada uno de tus empleados desea tomar sus vacaciones según sus necesidades.
• Fija el calendario de manera que la productividad de tu negocio no se vea afectada por la falta de personal.

💡 La idea es que el personal pueda turnarse al momento de tomar sus vacaciones sin que esto afecte su departamento.

Dependiendo del área de negocio en la que se desarrolle tu empresa, siempre habrá una época con mayor movimiento en la que, de seguro, necesitarás del apoyo de la mayor parte de tus colaboradores. Establece estos periodos con antelación de manera que tu equipo pueda organizarse para estar en su mayoría presentes.

Para evitar conflictos dentro del equipo en caso de que varias personas de un mismo departamento deseen partir en una misma fecha, es importante planificar las vacaciones con suficiente tiempo de antelación.

Si la organización del calendario se hace con tiempo, los trabajadores de tu equipo podrán llegar a acuerdos entre ellos, lo cual:

• Evitará roces internos,
• mantendrá al trabajador satisfecho pues podrá planificar sus vacaciones sin inconvenientes,
• evitará una caída en la productividad de la compañía.

¿Te preguntas cómo planificar eficazmente las vacaciones? ¿Qué programa informático debes utilizar para elaborar un calendario? Una herramienta de planificación en modo SaaS puede ayudarte a gestionar las ausencias de tu empresa de forma sencilla.

Personio, por ejemplo, un completo sistema de gestión de recursos humanos, cuenta con un módulo de gestión de ausencias. A partir del calendario de vacaciones con el que cuenta la herramienta, puedes ver claramente quién está en la oficina o trabajando en remoto. Permisos, horas extras y bajas, ¡todo frente a tus ojos!

Las herramientas de gestión de horarios y vacaciones facilitan todo el proceso de organizar el calendario de vacaciones de tu empresa, ya que:

• Permiten gestionar las solicitudes de tus empleados,
• posibilitan la visualización de cuándo estarán de vacaciones los miembros de tu equipo,
• evitan conflictos entre tu personal, puesto que todo se gestiona de forma clara.

Si aún no estás del todo convencido(a)de que un software de control de presencia es la solución ideal para manejar todo lo relacionado con el control de horarios, la planificación y control de presencia en tu empresa, todavía existe Excel. 

¿Qué beneficios tienen las vacaciones? Esto se puede resumir en una sola frase: “los empleados descansados son más productivos”.

Tomar vacaciones puede reducir el estrés, disminuir las ausencias, ayudar a prevenir el agotamiento y promover el equilibrio entre la vida laboral y la personal, ya que permite pasar más tiempo con la familia, los seres queridos y los amigos cercanos.

He aquí una pequeña lista de algunos de los principales beneficios que aportan las vacaciones a tus empleados y por ende a tu negocio:

1. Mejora la productividad y creatividad de los empleados y disminuye el estrés: todo esto se traduce en empleados relajados y activos, cuyas tareas diarias serán más fáciles de abordar e incluso de solucionar gracias a nuevas perspectivas, producto de una mentalidad más clara.
2. Incrementa los niveles de energía y mejora el humor: el solo hecho de planificar las vacaciones ya representa un cambio positivo en el estado de ánimo del trabajador; por lo cual suele ser más productivo los días previos a las vacaciones.
3. Disminuye el riesgo de enfermedades coronarias y mentales: gracias a que el nivel de estrés disminuye, la presión sanguínea actúa en consecuencia, lo que redunda en una mejora significativa del sistema nervioso, disminuyendo el ritmo cardíaco y la presión arterial.
4. Mejora la calidad del sueño: en promedio, una persona duerme entre 8 y 9 horas ininterrumpidas por noche cuando se encuentra de vacaciones. Esto, aunado a una disminución en el consumo de cafeína, actividades al aire libre y de placer, así como la compañía de personas queridas, potencia la calidad de vida dentro y fuera de la oficina.

No lo dudes, un empleado feliz es un empleado productivo. Y nada como llevar en orden el calendario de vacaciones de tu empresa para cumplir con las normas y asegurar la continuidad de las actividades laborales sin mayores inconvenientes.

Déjanos tus comentarios con más consejos para organizar el calendario de vacaciones de las empresas o incluso con tus experiencias al respecto.