A dos clics de las vacaciones gracias a nuestro tutorial para hacer plantilla en Excel

¿Siempre listo·a para tomar algunos días de descanso, pero no tanto para crear un cuadrante de vacaciones? 

Tanto si eres responsable de RR. HH., como si estás a cargo de un equipo pequeño dentro de una pyme, utiliza nuestra plantilla de vacaciones en Excel (lista para descargar) y revisa nuestro tutorial en español para que sepas cómo la hicimos. Planificar las vacaciones de tu equipo nunca fue tan fácil.

¿Listo·a para optimizar la política de vacaciones de tu empresa?

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Este tutorial explica paso a paso cómo hacer tu propio cuadrante para el seguimiento de vacaciones en Excel tanto en Windows como en Mac OS.

Crea tu cuadrante de vacaciones Excel en 9 pasos 

Según nuestra propia experiencia, utilizar herramientas para automatizar procesos administrativos permite a las empresas concentrarse en tareas estratégicas y de mayor valor agregado. 

Las ventajas del software para la gestión de vacaciones y ausencias consisten en ofrecer a los departamentos de recursos humanos programas y módulos específicos para su profesión.

Mediante el uso de un software SIRH o, más concretamente, de un módulo para gestión de vacaciones y ausencias, el Director de RR. HH. desmaterializa la gestión para optimizar todos sus procesos:

• La información se centraliza y se actualiza automáticamente y en tiempo real tan pronto como un empleado interactúa con en el sistema de información.

• El software pone el calendario de vacaciones a disposición de todos los empleados, lo que significa que un empleado puede hacer una solicitud computarizada, y el gerente recibe una notificación para validarla. Esto representa un enorme ahorro de tiempo para el Director de Recursos Humanos, que puede finalmente delegar ciertas tareas que consumen mucho tiempo para centrarse en cuestiones más estratégicas.

• Este tipo de software ofrece una visión global y permite anticipar las tasas de ausencia previstas en determinados períodos, equilibrar las competencias comerciales y, en definitiva, permite ajustar rápidamente el enfoque al disponer de la información crucial en un solo tablero con indicadores personalizados.

• Otro activo innegable: un programa informático para gestionar las vacaciones y las ausencias puede interconectarse con una herramienta de nómina y contabilidad para exportar datos sin necesidad de un manejo manual que requiera mucho tiempo.

• El tiempo de procesamiento de las solicitudes, las validaciones y la contabilización de los días de ausencia se reduce considerablemente en comparación con Excel y esto sin errores, ya que los datos se introducen una sola vez.

Simplifica tu vida: descarga nuestra plantilla gratuita y personaliza el gráfico de seguimiento de las vacaciones. El Excel está listo para ser usado y ¡personalizado!

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Los límites y riesgos de Excel para las empresas

Inicialmente Excel era una solución excelente para la planificación de cuadrantes de vacaciones, ya que era la herramienta de cálculo más práctica para la gestión computarizada.

En la era de la desmaterialización y el uso estratégico de los datos por parte de los recursos humanos, Excel está ahora desactualizado debido a sus límites:

• El riesgo de errores debido a la introducción de múltiples datos y correcciones.

• El tiempo de formación para un uso avanzado consume mucho tiempo.

• El tiempo de configuración para obtener síntesis y datos precisos.

• Las limitaciones relacionadas con los volúmenes de datos que se han de procesar.

• Los límites en los cálculos simultáneo que ralentizan o incluso bloquean el software.

• En ausencia de transversalidad, las pestañas deben ser creadas y actualizadas manualmente,

• La falta de legibilidad impide utilizar el software como herramienta para la toma de decisiones, a pesar de la implementación de VBA (Visual Basic for Applications) de Microsoft.

Factorial HR es un software de recursos humanos que ofrece diferentes soluciones a pequeñas y medianas empresas alrededor del mundo. Esta herramienta todo en uno contempla funcionalidades de nómina, gestión del talento, gestión documental y control del tiempo, entre otras. Gracias a la automatización de procesos que permite realizar la herramienta, las empresas ahorran tiempo que luego pueden invertir en el desarrollo de su actividad principal y en el bienestar de sus equipos.

Algunas características clave de Factorial HR:

• Solicitudes de ausencia automatizadas y cuadros de mando para la visualización de días totales usados y disponibles.
• Calendario de equipo que permite ver de un solo vistazo todas las ausencias y calcular los recursos disponibles por departamento.
• Políticas de vacaciones fáciles de crear y de asignar a los/las trabajadores.
• Supervisores de ausencias asignados para aprobar o rechazar las solicitudes.
• Tipos de ausencias personalizados, según sea el caso: vacaciones, enfermedad, trabajo en remoto, etc.
• Informes personalizados sobre las ausencias por oficina y equipo.

Personio es un sistema pensado para la gestión completa de los recursos humanos. La solución está disponible en línea y está pensada para ayudar a las pyme en su desarrollo a través de funcionalidades avanzadas como la gestión de ofertas de empleo o la incorporación de empleados. Con Personio, los procesos de RR. HH. son transparentes y eficientes, lo que le permite a la empresa enfocarse en su talento humano y en su modelo de negocio.

Algunas características de Personio:

• Planificador de vacaciones inteligente.
• Portal de autoservicio para las solicitudes de los empleados.
• Sincronización con con calendarios externos.
• Posibilidad de personalizar todos los campos: derechos de usuarios u obligación de cargar un certificado.

Sage HR es una completa solución que ayuda a las empresas a gestionar de manera fácil, sencilla y centralizada todos los procesos de recursos humanos. Desde la gestión del personal (directorio de empleados y organización de tareas), hasta la gestión de gastos profesionales, con Sage HR cumples con todas las obligaciones legales al tiempo que le ofreces a tus empleados claridad sobre sus días libres.

Algunas características clave de Sage HR:

• Plataforma para la solicitud de ausencias, desde la cual el empleado accede a toda la información de interés en tiempo real: saldo de días, personas del equipo que están ausentes, etc.
• Aplicación móvil para la rápida validación de solicitudes por parte de los mánagers.
• Definición de tantas políticas de ausencia como necesites, para ajustarlas a las necesidades de tu propia empresa.
• Integración con el registro de la jornada de los empleados y la gestión de turnos de trabajo.
• Seguimiento en línea de horarios, vacaciones y bajas por enfermedad.

Woffu es un gestor de vacaciones y ausencias que ofrece una visibilidad global del calendario de los equipos y que contribuye a que los mismos gestionen sus días libres de manera colaborativa, gracias a un circuito de solicitud de ausencias corto y eficaz. 

Las vacaciones y ausencias son aprobadas por cada responsable a través de la definición y personalización de los circuitos de aprobación. El trabajador, por su parte, puede confiar plenamente en la transparencia del proceso, gracias a que sabe cuántos días de vacaciones disponibles tiene, cuántos días ha consumido y cuántas horas de ausencia tiene que compensar.

Algunas características clave de Woffu:

• Interfaz moderna e intuitiva que muestra el saldo de días (positivos y negativos).
• Personalización de perfiles para el ingreso de información referente al convenio colectivo que aplique en cada caso.
• Integración de la información relativa a las vacaciones y ausencias con el control de presencia.
• Gestión simplificada de ausencias: 
• Circuito rápido de validación de solicitudes,
• visibilidad en tiempo real del estado de las solicitudes,
• posibilidad de adjuntar justificativos y que queden disponibles para consulta en todo momento.

Excel es prácticamente la última herramienta de otra época que se utiliza, pero sus días están contados.

Muchos ejecutivos y gerentes ahora gestionan sus actividades de RR. HH. a través de un software empresarial que les permite realizar un número considerable de tareas.

Este ahorro de tiempo se traduce en una mejor gestión de las finanzas, gracias a los errores evitados y a un aumento de la productividad.