

Conoce cuáles son las diferencias entre los tipos de firma electrónica que existen. Simple, avanzada o cualificada, cada una te ofrece una solución.
El medio de comunicación que reinventa la empresa
Te has decidido: para firmar los documentos de tu empresa, ahora utilizarás la firma electrónica. Muy chulo y todo, pero vamos por partes, como diría Jack…
¿Sabías que necesitas contar con un certificado digital expedido por la FNMT-RCM en su calidad de prestador de servicios de certificación? Elemental, mi querido Watson, como diría Sherlock.
Pero basta de referencias cinematográficas y al grano: ¿cómo utilizar la firma electrónica para firmar documentos empresariales con toda tranquilidad?
🔍 Seguimos el paso a paso en este artículo y ponemos la lupa sobre algunas herramientas dedicadas que te ayudan a certificar y agilizar el procedimiento.
Por definición, la firma electrónica es una secuencia de caracteres que asocia a un firmante con un archivo definido. Este proceso utiliza la criptología (literalmente "ciencia del secreto"), garantizando así su seguridad. En este sentido, una firma digital no es necesariamente visible en el documento.
La fuerza de la firma digital radica en el marco jurídico en el que se basa.
Existen tres tipos diferentes de firmas electrónicas, según la legislación:
Antes de poder implementar la firma electrónica, es necesario contar con un certificado digital como los que emite la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT).
Un certificado digital, también conocido como certificado electrónico, es una tarjeta de identidad digital para:
Un certificado digital es esencial para firmar documentos en línea. En efecto, es a través de este certificado que se identifica al firmante y se garantiza la integridad del documento que se va a firmar.
Como dijimos al comienzo de esta sección, el certificado digital es emitido por un tercero de confianza. Existen varias autoridades de certificación y el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital ha puesto en línea un portal para comprobar si un certificado es válido.
Por demás, el estándar más utilizado para la creación de certificados digitales es el X.509.
¿Cómo firmar con firma electrónica y certificado digital?
La utilización de una aplicación especializada facilita y asegura el proceso. Existen varias formas de firmar, pero, globalmente, el proceso es el siguiente:
Según el tipo de documento o el nivel de seguridad de la firma (simple, avanzada o cualificada) es posible que sea necesaria la recepción de un código de seguridad por SMS a un dispositivo específico.
Para utilizar la firma electrónica en tu empresa, hay 4 aspectos que debes conocer:
A nivel de la Unión Europea, el Reglamento eIDAS (Electronic IDentification Authentication and Trust Services) es la norma que determina en qué casos la firma electrónica tiene el mismo valor jurídico que una firma manuscrita.
Según esta normativa, la firma electrónica debe permitir:
Por último, debe vincularse a los datos a los que se refiere, de modo que cualquier modificación posterior sea detectable.
Si ya cuentas con tu certificado digital, puedes comprobar su validez como indicamos al comienzo del artículo, en el portal del Gobierno dedicado para tal fin.
Por el contrario, si aún no cuentas con tu certificado, tramitarlo consiste en:
En términos absolutos, todos los formatos de archivo pueden ser firmados electrónicamente (Word, XML, PDF, JPG, etc.). Sin embargo, las buenas prácticas favorecen el formato PDF, ya que ofrece una mejor preservación y protección del contenido.
Puedes firmar tus documentos de Word o PDF directamente, sin necesidad de cargarlos primero en un software dedicado. Basta con seleccionar o rellenar algún campo o casilla. Para ello, es necesario tener los certificados necesarios, dependiendo del nivel de fiabilidad de la firma que se requiera.
Para que un documento desmaterializado pueda ser firmado conforme a la normativa, es común que las empresas recurran a un software especializado en gestión de firmas digitales. Un software de este tipo ofrece un espacio seguro y certificado para la gestión de documentos con valor probatorio.
Las operaciones son rastreadas, registradas, selladas y archivadas de forma íntegra y segura.
La utilización de las firmas electrónicas está claramente definida y los gestores de firmas electrónicas ayudan con el cumplimiento de estas especificaciones y normas. Ofrecer un servicio seguro y fácil de usar es posible con un proveedor especializado como:
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