Cómo utilizar la firma electrónica en empresas

¿Cómo utilizar la firma electrónica en tu empresa?

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En un contexto en el que las empresas tienden cada vez más a la desmaterialización, la cuestión de la firma digital de documentos está cada vez más presente.

Seguramente has oido hablar de la firma digital, pero ¿sabes cómo utilizar la firma electrónica? Si la respuesta es negativa, no te preocupes, te contamos cómo funciona, bajo qué contexto legal, qué necesitas y cómo implementar la firma digital en tu empresa gracias a herramientas dedicadas.

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¿Qué es la firma digital?

La firma electrónica es una secuencia de caracteres que asocia el firmante a un archivo definido. Este proceso utiliza la criptología (literalmente "ciencia del secreto"), garantizando así su seguridad. Es este sentido, una firma digital no es necesariamente visible en el documento.

La fuerza de la firma digital radica en el marco jurídico en el que se basa.

¿Cómo funciona la firma digital?

Para que un documento desmaterializado sea firmado conforme a la normativa, se utiliza un software especializado en gestión de firmas digitales. Un software de este tipo ofrece un espacio seguro y certificado para la gestión de documentos con valor probatorio.

Las operaciones son rastreadas, registradas, selladas y archivadas de forma íntegra y segura.

Tipos de firma

  • Firma simple: se trata de cualquier firma en formato digital o electrónico. Puede ser incluso una firma manuscrita escaneada.
  • Firma avanzada:  contrariamente a la firma electrónica simple, la firma avanzada debe cumplir criterios más estrictos para la verificación de la identidad como estar vinculada de manera única y clara a su signatario. 
  • Firma cualificada: es una firma que requiere de más protocolos de seguridad que la firma avanzada. Son necesarios un dispositivo cualificado y un certificado se seguridad.

¿Cómo obtener una firma electrónica en 3 pasos?

La utilización de una aplicación especializada facilita y asegura el proceso. Existen varias formas de firmar, pero, globalmente, el proceso es el siguiente:

  1. Se envía un enlace de acceso por un canal electrónico con el documento a firmar.
  2. El receptor descubre el documento y valida la información.
  3. Se firma a través de un código o una selección simple.

Según el tipo de documento o el nivel de seguridad de la firma (simple, avanzada o cualificada) es posible que sea necesaria la recepción de un código de seguridad por SMS a un dispositivo específico.

¿Cómo utilizar la firma electrónica en tu empresa?

Para utilizar la firma electónica en tu empresa, hay 4 aspectos que debes conocer:

Según el Reglamento eIDAS (Electronic IDentification Authentication and Trust Services), para que una firma electrónica tenga el mismo valor jurídico que una firma manuscrita, debe permitir:

  • Aprobar los documentos.
  • Identificar claramente la identidad del firmante y garantizar el vínculo con el mismo.
  • Asegurar la integridad de los documentos.

Por último, debe vincularse a los datos a los que se refiere, de modo que cualquier modificación posterior de esos datos sea detectable.

2. Certificado digital

Un certificado electrónico, también conocido como certificado digital, es una tarjeta de identidad digital para:

  • Identificar y autenticar a una persona física o jurídica.
  • Encriptar los intercambios.
  • Firmar de forma segura.

El standard más utilizado para la creación de certificados digitales es el X.509.

Fuente: Wikipedia

 

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©Kiranshastry en Flaticon

Un certificado digital es esencial para firmar documentos en línea. En efecto, es a través de este certificado que se identifica al firmante y se garantiza la integridad del documento que se va a firmar.

Dicho certificado es emitido por un tercero de confianza. Existen varias autoridades de certificación, el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital ha puesto en línea un portal para comprobar si un certificado es válido.

3. Firma digital de documentos en PDF o Word

En términos absolutos, todos los formatos de archivo pueden ser firmados electrónicamente (Word, XML, PDF, JPG, etc.). Sin embargo, las buenas prácticas favorecen el formato PDF, ya que ofrece una mejor preservación y protección del contenido.

Puedes firmar tus documentos de Word o PDF directamente, sin necesidad de cargarlos primero en un software dedicado, basta con seleccionar o rellenar alguna casilla. Para ello, es necesario tener los certificados necesarios, dependiendo del nivel de fiabilidad de la firma que se requiera.

4. Solicitar firma electrónica certificada

En resumen, para poder utilizar una firma electrónica de manera segura y con validez legal, implementa una aplicacion para gestión de firmas electrónicas. 

Estas herramientas asocian la firma a un certificado digital (acreditado por una autoridad competente) y automatizan el flujo de trabajo desde la solucitud y el envío hasta la confirmación. 

Firma digital ¿Cómo hacerla gracias al uso de herramientas?

  • DocuSign

DocuSign simplifica los procesos de firma para empresas y organizaciones. DocuSign está autorizado a expedir los certificados digitales necesarios para firmar en línea, así como sellos electrónicos y sellos de tiempo.

Características de DocuSign:

  • Una solución certificada por el eIDAS, el ETSI y el LSTI (organismo de evaluación de la conformidad).
  • Procesos de firma digital accesibles desde cualquier lugar del mundo, con más de 85 millones de usuarios en 188 países.
  • Varias ofertas de firma electrónica, en modo SaaS (almacenamiento en la nube) o en local, que pueden ser personalizadas y adaptadas a las necesidades de tu empresa.
  • Yousign

Yousign es una solución simple y adaptable para crear firmas electrónicas y almacenar documentos. El software en línea ofrece funcionalidades avanzadas, así como numerosas garantías de seguridad y confidencialidad.

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Características de YouSign:

  • Una solución certificada por el eIDAS, el ETSI y el LSTI (organismo de evaluación de la conformidad).
  • Autenticación y firmas de documentos desde cualquier dispositivo.
  • Archivos probatorios con marca de tiempo y para todo tipo de documentos independientemente del formato: Word, PDF, etc.
  • Una herramienta que se adapta a tu empresa gracias al diseño personalizado de aprobación: es posible establecer el orden en que las partes deben firmar para comenzar a recoger las firmas.

Tu firma segura a un par de clics

La utilización de las firmas digitales está ahora claramente definida y los gestores de firmas electrónicas ayudan con el cumplimiento de estas especificaciones y normas. Ofrece un servicio seguro y fácil de usar gracias a una herramienta especializada.

¿Y tú? ¿Ya usas una herramienta para garantizar la seguridad y validez de tus documentos electrónicos?

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