¿Cómo hacer un correcto y eficaz seguimiento de proyectos en 6 etapas?

Saber coordinar y hacer un adecuado seguimiento de proyectos garantiza su avance y proporciona productividad y rentabilidad a la empresa. ¿Quieres asegurarte que el seguimiento de las fases del proyecto que haces esté optimizado? Te contamos qué etapas debes seguir para implementar una gestión de proyectos más consistente.

Los beneficios no son pocos: optimización del tiempo, ahorro económico, competitividad, productividad y satisfacción por parte del cliente y de tus equipos. No te pierdas nuestra guía sobre cómo hacer un seguimiento de proyectos exitoso y descarga gratuitamente nuestra plantilla de seguimiento de procesos y procedimiento en Excel.

El seguimiento de un proyecto, dentro del proceso de ejecución del mismo, consiste en asegurar la correcta gestión de las actividades, desde su definición y asignación, hasta su evaluación.

Llevar a cabo el seguimiento del proyecto es necesario para:

• Medir el progreso de una actividad en relación con las previsiones, el presupuesto asignado y los recursos materiales y humanos disponibles.
• Anticipar, visualizar y corregir las desviaciones en tiempo real y así poder hacer frente a las limitaciones en términos de recursos y retrasos.

Para lograrlo, el/la Director⋅a del proyecto se apoyan en:

• Las especificaciones técnicas,
• los tableros y diagramas de avance del proyecto,
• las reuniones periódicas de seguimiento,
• los informes de seguimiento de proyecto,
• el software de gestión de proyectos.

La Gestión de Proyectos o Project Management contempla la planificación, organización y ejecución de un proyecto, desde la fase de concepción hasta la fase de seguimiento. Se tienen en cuenta, estiman y programan tanto los aspectos estratégicos como los operacionales.

Por tanto, este es un procedimiento que debes desarrollar a lo largo de una serie de etapas, las cuales revisaremos a continuación.

Etapas preliminares al seguimiento

Esta etapa incluye la determinación de información importante y crucial como:

• Cuáles son los resultados más importantes o prioritarios que esperas obtener (entregables del proyecto),
• cómo se hará la repartición de tareas que componen las diferentes actividades del proyecto,
• cómo llevar a cabo una estimación precisa de los todos recursos necesarios para la ejecución exitosa del proyecto (humanos, financieros, materiales, etc.).

Se trata de estimar el tiempo necesario para completar las tareas, su secuencia lógica y los plazos a respetar, gracias a:

• La priorización de tareas,
• la evaluación de su interdependencia,
• la anticipación de factores de riesgo e imprevistos,
• la planificación en el tiempo.

En la etapa de evaluación y manejo de riesgos, es crucial desarrollar un marco que permita identificar, analizar y priorizar los riesgos potenciales en las fases iniciales del proyecto. Implementar un sistema de monitoreo continuo para estos riesgos asegura que se puedan tomar medidas correctivas de manera proactiva.

Herramientas específicas como análisis de impacto y matrices de probabilidad pueden facilitar este proceso, permitiendo al equipo de proyecto adaptar sus estrategias según el nivel de riesgo detectado. 💯

La asignación de los recursos para cada tarea incluye la evaluación de necesidades en términos de:

• Recursos humanos (miembros del equipo),
• recursos financieros (presupuesto),
• recursos materiales (maquinaria, equipos, etc.).

De manera periódica, el/la Director⋅a del proyecto debe redactar un informe de seguimiento del proyecto que permita constatar el avance del mismo, dentro de los plazos establecidos.

Este es un documento que pretende dejar por escrito:

• cuáles son las actividades que han culminado,
• cuáles son las actividades que están por venir,
• los contratistas o partes que han intervenido en el desarrollo de cada actividad,
• las incidencias e imprevistos encontrados y cómo se hará frente a los mismos,
• la relación de entregables.

Este informe puedes hacerlo por medio de una plantilla de informe de proyecto en Excel que te permita definir cada actividad y su responsable. Te ofrecemos una plantilla de informe de seguimiento de proyecto, la cual puedes descargar gratuitamente:

Una vez el informe de seguimiento esté listo, será necesario hacerlo conocer a las partes interesadas, para lo cual tienes que convocar a una reunión de seguimiento de proyecto. Esta permite que, de manera grupal:

• se haga seguimiento a los objetivos (alcanzados y por alcanzar),
• se visualice el progreso real del proyecto, comparado con las previsiones;
• se comuniquen los imprevistos que ha podido tener el proyecto a todas las partes interesadas (equipo interno del proyecto, socios, clientes y proveedores);
• se propongan las medidas correctivas y preventivas que sean necesarias.

La gestión de stakeholders es fundamental para el éxito del seguimiento de proyectos. Crear un plan de comunicación que detalle cuándo y cómo se informará a los stakeholders sobre el progreso del proyecto es esencial.

Este plan debe incluir métodos de entrega de información que se alineen con las necesidades y expectativas de los stakeholders, asegurando su continuo apoyo y satisfacción con la evolución del proyecto.

Una vez concluido el proyecto, la implementación de métricas de evaluación post-proyecto es vital para medir su éxito y eficiencia. Estas métricas deben abarcar aspectos como:

• la adherencia al cronograma,
• el cumplimiento del presupuesto,
• y la calidad de los entregables.

Analizar estos indicadores ayuda a comprender mejor las fortalezas y áreas de mejora del equipo, así como a optimizar procesos para futuros proyectos.

Si bien el seguimiento de un proyecto pequeño es posible hacerlo a partir de Excel, las soluciones basadas en la nube te permiten hacer un seguimiento en tiempo real de proyectos más complejos.

Un software de gestión para la planificación de proyectos es un instrumento de apoyo a la toma de decisiones y la anticipación de posibles situaciones futuras. Apóyate en este para automatizar tus procesos y asegurar el éxito de tus proyectos. Te presentamos dos potentes soluciones:

monday.com es una herramienta intuitiva de gestión de proyectos que ofrece tableros visuales, con diagramas de Gantt y al estilo Kanban. Estas funcionalidades te permiten seguir el progreso de tus proyectos, estimar la carga laboral y evaluar el presupuesto de forma continua.

Además, esta herramienta facilita:

• la toma de decisiones, gracias a la visualización del avance del proyecto en tiempo real;
• el trabajo colaborativo, mediante la utilización de tableros interactivos;
• la flexibilidad en la gestión, a partir de la centralización de diferentes metodologías ágiles (Lean, Kanban, Scrum, Agile, etc.).

Wrike es un software colaborativo de gestión de proyectos, basado en la nube, el cual se adapta a los diferentes equipos de tu empresa para facilitar su trabajo y comunicación. Gracias a sus diferentes funcionalidades como informes y paneles de control, obtienes:

• flexibilidad para gestionar varios proyectos y equipos en una sola herramienta,
• información precisa y actualizada para cumplir con los plazos de entrega,
• garantía en el seguimiento del proyecto (diagrama de Gantt), la gestión de recursos y las cargas de trabajo.

Es esencial definir claramente los objetivos y entregables del proyecto. Además, es importante contar con una herramienta de gestión que permita visualizar el progreso y realizar ajustes en tiempo real. Este enfoque garantiza que todos los miembros del equipo comprendan sus roles y las expectativas desde el comienzo.

Unas herramientas están por encima. 😉

Para ver otras opciones, aquí tienes nuestro artículo dedicado a los mejores softwares de gestión de proyectos.

El manejo de desviaciones y cambios en un proyecto se realiza mediante la implementación de revisiones periódicas y el uso de herramientas de reporte que permiten actualizar y compartir información relevante en tiempo real.

Las reuniones de seguimiento regulares son cruciales para discutir estos cambios y asegurar que todas las partes interesadas estén informadas y puedan adaptarse a los ajustes necesarios. 📄

Una comunicación efectiva durante el seguimiento de proyectos se asegura mediante la utilización de plataformas colaborativas que integran a todos los miembros del equipo. Es vital establecer un calendario claro de reuniones y actualizaciones, así como mantener un registro accesible y actualizado de todos los comunicados y decisiones. 🤝

La tecnología juega un papel fundamental en el seguimiento de proyectos al ofrecer soluciones como software de gestión de proyectos y herramientas en la nube que facilitan la monitorización en tiempo real, la colaboración y la gestión de recursos. Estas herramientas tecnológicas permiten a los equipos mantener el ritmo de los cambios y ajustar sus estrategias de manera ágil. 🧑‍💻

Los KPIs esenciales para el seguimiento de proyectos incluyen el progreso frente al cronograma, el cumplimiento del presupuesto, la calidad de los entregables, y la satisfacción del cliente y del equipo. Medir estos indicadores proporciona una visión clara del estado del proyecto y ayuda a anticipar riesgos potenciales. 🔥

Y no dudes en usar un cuadro de mando para mejorar tu gestión de KPIs.

El éxito del seguimiento de un proyecto se evalúa a través de la comparación entre los objetivos planificados y los resultados obtenidos. Esta evaluación incluye la revisión de los tiempos de entrega, la calidad de los productos finales, la eficacia de la comunicación entre los equipos y la satisfacción general del cliente. Feedback regular y revisiones post-proyecto son fundamentales para esta evaluación. 🎉

La gestión de cambios es crucial para adaptarse a las alteraciones que puedan surgir durante la ejecución del proyecto. Se recomienda establecer un protocolo de gestión de cambios que incluya la evaluación del impacto, la consulta con stakeholders clave, y la revisión y aprobación de cambios propuestos. Este proceso asegura que todos los cambios estén alineados con los objetivos del proyecto y documentados adecuadamente en los informes de seguimiento. 👍

Las revisiones periódicas son esenciales para mantener el rumbo del proyecto y asegurar la alineación con los objetivos iniciales. Estas revisiones deben incluir la evaluación de los avances del proyecto, la identificación de cuellos de botella y la reasignación de recursos si es necesario. Implementar revisiones regulares ayuda al equipo a mantenerse enfocado y motivado, y facilita la detección temprana de posibles desvíos. 💥

Utilizar los datos recopilados durante el seguimiento de proyectos es vital para el aprendizaje organizacional y la mejora continua. Analizar estos datos permite identificar patrones de éxito y áreas de mejora. Los equipos pueden aplicar estas lecciones aprendidas en proyectos futuros para optimizar la planificación, la asignación de recursos y las estrategias de gestión, lo que resulta en una mayor eficiencia y efectividad en la entrega de proyectos.

El éxito de un proyecto, como vimos, depende del control que se haga del tiempo, el presupuesto y los recursos disponibles.

La supervisión estratégica (o monitoring) también implica capitalizar los conocimientos de tu equipo, socializar en todo momento el avance del proyecto y llevar a cabo un seguimiento riguroso. Reuniones periódicas, informes y la implementación de herramientas para seguimiento de proyectos son elementos que te permitirán responder de manera eficiente ante cualquier imprevisto y culminar de manera exitosa todas las actividades. 💫