Seguimiento de proyecto: procedimiento y plantilla Excel

Pasos y herramientas para hacer un seguimiento de proyecto eficaz

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¿El seguimiento de proyecto que haces está optimizado? ¿Utilizas métodos y herramientas eficaces para tu gestión?

Saber coordinar y hacer un adecuado seguimiento del avance de tu proyecto te garantiza productividad y rentabilidad.

¿Quieres implementar una gestión de proyectos más consistente? Sigue nuestra guía:

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Seguimiento de proyecto: ¿cómo hacerlo y para qué?

Dentro de la realización de un proyecto, el seguimiento de proyecto es un proceso que se lleva a cabo para asegurar la correcta gestión de las actividades, desde su definición y asignación, hasta su evaluación.

Al hacerle seguimiento al progreso del proyecto, se busca además:

  • medir el progreso de una actividad en relación con las previsiones, el presupuesto asignado y los recursos materiales y humanos disponibles;
  • anticipar, visualizar y corregir las desviaciones en tiempo real y así anticipar las limitaciones en términos de recursos y demoras.

Para lograrlo, el Director del proyecto se apoya en:

  • especificaciones técnicas,
  • tableros y diagramas que muestran el avance del proyecto,
  • reuniones periódicas de seguimiento,
  • software de gestión proyectos.

Procedimiento del seguimiento de proyecto: las etapas

La gestión de proyectos o project management, contempla la concepción, organización y planificación de un proyecto, desde su concepción hasta su seguimiento. Se tienen en cuenta, estiman y programan tanto los aspectos estratégicos como los operacionales.

Por tanto, existen una serie de etapas a tener en cuenta para llevar a cabo este procedimiento:

1. Definir los objetivos del proyecto

Esta etapa incluye la determinación de información importante y crucial como:

  • cuáles son los resultados más importantes o prioritarios que se esperan,
  • cómo se hará la división en actividades del proyecto, de forma que pueda realizarse una estimación precisa de los recursos necesarios,
  • qué tareas serán necesarias para completar cada entrega.

2. Analizar y estimar la carga laboral

Se trata de estimar el tiempo necesario para completar las tareas, su secuencia lógica y los plazos a respetar, gracias a:

  • priorizar las tareas,
  • evaluar su interdependencia,
  • anticipar los factores de riesgo,
  • planificar en el tiempo.

3. Asignar los recursos

La asignación de los recursos necesarios para cada tarea incluye:

  • recursos humanos (miembros del equipo),
  • recursos financieros (presupuesto),
  • recursos materiales (maquinaria, equipos).

4. Asegurar el seguimiento del proyecto: plantilla en Excel

Esta, que es la etapa final, se logra a partir de:

  • visualizar los objetivos (alcanzados o por alcanzar) y el progreso real, comparado con las previsiones;
  • la comunicación con todas las partes interesadas (equipo interno del proyecto, socios, clientes y proveedores);
  • proponer medidas correctivas en caso de ser necesario.

Este seguimiento puedes hacerlo por medio de una plantilla en Excel que te permita definir cada actividad y su responsable. Te ofrecemos nuestro modelo de Seguimiento de Proyecto, el cual puedes descargar gratuitamente:

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Si bien el seguimiento de un proyecto pequeño es posible hacerlo a partir de Excel, las soluciones basadas en la nube te permiten hacer un seguimiento en tiempo real.

Herramientas para la gestión de proyectos

Un software de gestión para la planificación de proyectos es un instrumento de apoyo a la toma de decisiones y la anticipación de posibles situaciones futuras. Te presentamos dos potentes soluciones que te ayudarán a automatizar tu proceso.

Monday.com

Monday.com es una herramienta intuitiva de gestión de proyectos. Ofrece tableros visuales, con diagramas de Gantt y al estilo Kanban, que te permiten seguir el progreso de tus proyectos, estimar la carga laboral y evaluar el presupuesto de forma continua.

Esta herramienta facilita:

  • la toma de decisiones, gracias a la visualización del avance del proyecto en tiempo real;
  • el trabajo colaborativo, mediante la utilización de tableros interactivos;
  • la flexibilidad en la gestión, a partir de la centralización de diferentes metodologías (Lean, Kanban, Scrum, Agile, etc.).

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© Monday.com

Wrike

Wrike es un software colaborativo de gestión de proyectos, basado en la nube y que se adapta a los diferentes equipos de tu empresa.

Con esta herramienta obtienes:

  • flexibilidad para gestionar varios proyectos y equipos en una sola herramienta,
  • información precisa y actualizada para cumplir con los plazos de entrega,
  • informes y paneles de control,
  • funcionalidades de: seguimiento (diagrama de Gantt), gestión de recursos y cargas de trabajo.

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© Wrike

Sigue de cerca tu proyecto

El éxito de un proyecto depende del control del tiempo, el presupuesto y los recursos disponibles.

Sin embargo, la supervisión estratégica (o monitoring) también implica capitalizar los conocimientos de tu equipo y llevar a cabo un seguimiento riguroso, lo que te permitirá una rápida recuperación, en caso de haber problemas.

Los beneficios son obvios: optimización del tiempo, ahorros económicos, competitividad, productividad, satisfacción del cliente… No menos importante, la satisfacción de tus colaboradores.as, lo que se traduce en motivación y compromiso de su parte para proyectos futuros.

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