STOP a las reuniones de trabajo inútiles: organice reuniones eficaces

Las reuniones de trabajo son el ritmo de nuestra vida profesional. Y con razón. Son esenciales para el buen desarrollo de las actividades de la empresa y la gestión de los proyectos.

Sin embargo, muchas personas consideran que la mayoría de las reuniones son inútiles y una pérdida de tiempo. Por ejemplo, según una encuesta de Zippia, el 65% de los empleados afirma que las reuniones frecuentes son perjudiciales para su trabajo.

Entonces, ¿cuáles son las claves del éxito de una reunión de equipo? ¿Cuáles son las mejores prácticas para que tengan más sentido?

Desde buenos consejos a herramientas inteligentes, descubra cómo organizar y dirigir una reunión de trabajo eficaz.

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¿Cuándo y por qué organizar una reunión de trabajo?

Las reuniones de trabajo sólo son apropiadas cuando existe la necesidad de intercambiar ideas y cuando se requiere una dinámica de grupo.

☝️ Salvo circunstancias excepcionales, hay que evitar organizar una reunión con el objetivo de transmitir información de "arriba abajo". En ese caso, puede bastar con un simple correo electrónico.

Hay que pensar bien de antemano en los objetivos de la reunión. Puede parecer obvio, pero pregúntese siempre: "¿Para qué quiero reunir exactamente a mi personal? ". Si no lo piensa bien de antemano, corre el riesgo de hacer perder mucho tiempo a todo el mundo.

Los objetivos de la reunión pueden ser de diversa índole:

• elaborar un plan de acción
• reorganizar un departamento
• reorganizar los métodos de trabajo
• dar la bienvenida a un nuevo empleado
• coordinar proyectos ;
• negociar, etc.

Una vez definido claramente su objetivo, estará en mejores condiciones de comprender el sentido y el tipo de su reunión de trabajo.

Los diferentes tipos de reuniones de trabajo

El contenido de la reunión determina su tipo. He aquí los tipos más habituales.

Reunión de departamento o de revisión

Se trata de una reunión periódica, a menudo semanal, que permite a un equipo hacer balance de los proyectos en curso, las tareas realizadas y los posibles cuellos de botella.

La reunión departamental o de revisión favorece los intercambios entre los miembros del equipo, con el objetivo de reforzar la coordinación y alinear las prioridades.

Reuniones informativas

Menos participativa que la anterior, se celebra cuando la dirección necesita comunicar asuntos realmente importantes (nueva organización, cambio de dirección, absorci��n, etc.).

Antes de organizarla, pregúntese siempre si la información puede transmitirse de otra manera, por correo electrónico, por ejemplo.

Reuniones de crisis o de resolución de problemas

Convocada en respuesta a una dificultad repentina, como un incidente operativo, la reunión de crisis sirve para desbloquear una situación complicada, resolver conflictos, solucionar problemas de comunicación, etc.

Es un ejercicio delicado, en el que es importante saber escuchar para aliviar las tensiones.

Lluvia de ideas

Es la reunión dedicada a la creatividad por excelencia.

¿El objetivo? Generar el mayor número posible de ideas nuevas en torno a un tema concreto. Si se desarrolla bien, puede dar lugar a la aparición de ideas realmente innovadoras que beneficiarán a su empresa.

¿Cómo se prepara una reunión?

Seleccione a los participantes adecuados

No hay nada más frustrante que tener la sensación de haber perdido el tiempo en una reunión a la que no tenías por qué asistir.

Por eso debe seleccionar cuidadosamente a los participantes.

Hágase siempre la siguiente pregunta: ¿qué miembros del personal serán esenciales para alcanzar el objetivo definido de antemano?

Asegúrese de obtener la confirmación de asistencia de todos con suficiente antelación. Así podrá prever las ausencias y reorganizarse en consecuencia.

Planificar eficazmente la reunión

A continuación viene la fase de planificación. Busque una fecha que convenga a todos. Y evita, en la medida de lo posible, las reuniones entre las 14:00 y las 16:00: debido a la digestión, el cerebro es mucho menos receptivo en esta franja horaria.

💡 Y si te resulta difícil planificar eficazmente tus reuniones de trabajo, ten en cuenta los numerosos programas informáticos que facilitan la tarea, como Doodle.

Elige un lugar adecuado

Del mismo modo que eliges una franja horaria adecuada, asegúrate de elegir un lugar de reunión apropiado. Debe tener capacidad suficiente para todos los participantes.

También te recomendamos que evites las salas ciegas, ya que la luz artificial es mucho más agotadora para el cerebro que la luz del día.

Por supuesto, es perfectamente posible operar por videoconferencia. Siempre que utilices una herramienta que incluya todas las funciones necesarias, como la pantalla compartida.

Elaborar un plan de reunión de trabajo

Organizar una reunión de trabajo eficaz y sin contratiempos pasa necesariamente por elaborar un plan.

Es similar a una hoja de preparación de reuniones. Te sugerimos que lo construyas de la siguiente manera:

• Destaca en el documento el orden del día, es decir, la lista de temas que se van a tratar, debatir, votar, etc. Debe conducir a la consecución de los objetivos de la reunión. Debe conducir a la consecución de los objetivos definidos de antemano.
  
  
• Priorizar los temas a tratar.
  
  
• Asigne un tiempo determinado a cada fase. De este modo evitará estancarse en algunos puntos y quedarse sin tiempo para tratar otros.
  
  
• No olvide prever un tiempo suplementario al final de la reunión para las preguntas.
  
  
• Si es necesario, incluye los nombres de los participantes en el documento, así como el lugar y la fecha de la reunión.

Implicar a los participantes

En esta fase de la preparación de la reunión, y si lo consideras necesario, pide a algunos participantes que trabajen en los temas que se van a tratar.

Para ello, envíeles el orden del día e indíqueles los temas sobre los que desea que tomen la iniciativa durante la reunión.

Prepara los documentos y materiales de trabajo

Por último, tómate tu tiempo para preparar cuidadosamente los documentos de trabajo. Son los que harán que la reunión sea más dinámica y eficaz.

💡 Si quieres contar con ayudas de trabajo más impactantes, recurre a programas de presentación. Prezi, por ejemplo, te ayudará a marcar la diferencia. Ofrece plantillas dinámicas (creadas por diseñadores) que harán tus presentaciones más cautivadoras.

Además, comprueba siempre de antemano la disponibilidad y funcionalidad del material que vayas a utilizar (bolígrafos, papel de rotafolio, alargadera, etc.). ¿Quién no ha perdido un tiempo precioso porque un videoproyector no se encendía?

Por último, si sabes que la reunión se va a prolongar mucho, siempre se agradece un tentempié o botellas de agua.

¿Cómo dirigir una reunión de trabajo?

Presente bien la reunión

Todo gira en torno a la introducción. Para hacerlo correctamente, hay que

• empezar a tiempo ;
• recordar a todos el orden del día y los objetivos de la reunión;
• repasar brevemente el papel de cada participante y recordarles las normas y el tiempo que se va a dedicar a la reunión;
• Si es necesario, designa a un secretario para que tome notas (con vistas a redactar un acta), o incluso para que gestione el tiempo.

Asegúrate de que la reunión transcurre con normalidad

¿Ha empezado la reunión?

Como organizador, debes asegurarte de que se desarrolle sin problemas, siguiendo estos consejos:

• Asegúrate de que la reunión avanza en la dirección correcta. Para ello, asegúrate de que se respeta el orden del día, orientando los debates en la dirección correcta;
• Asegúrate de que el tiempo de uso de la palabra se distribuye equitativamente y anima a todos los participantes a intervenir;
• Anticiparse a los conflictos y desactivarlos;
• hacer un buen uso de los documentos de trabajo y las herramientas de moderación;
• Resumir y asegurarse periódicamente de que todos los presentes captan correctamente la información y la comprensión de los temas;
• Si no ha delegado esta función, asegúrese de respetar el horario.

Concluir la reunión

¿Ha llegado el momento de terminar la reunión de equipo?

Conclúyala resumiendo los debates y las decisiones tomadas. Dependiendo de tus necesidades, puedes tomarte un tiempo para planificar la próxima reunión, o incluso determinar su propósito.

Por último, envía siempre un acta a los participantes en la reunión. Éstas se basan en tus notas o en las que tome tu secretaria, y resumen los progresos realizados y las conclusiones alcanzadas.

10 consejos para mejorar tus reuniones de trabajo

1. Limite las reuniones a 30-45 minutos, ya que después la concentración disminuye considerablemente.
   
   
2. Establezca una "zona libre de reuniones", es decir, franjas horarias o días sin reuniones para fomentar el trabajo en profundidad.
   
   
3. Pida a un participante que desempeñe el papel de crítico constructivo para evitar el sesgo de grupo.
   
   
4. Opta por las reuniones de pie. Las reuniones de pie hacen que los debates sean más dinámicos y acortan naturalmente su duración.
   
   
5. Si algunos puntos no interesan a todo el mundo, permita que los participantes abandonen la reunión cuando hayan terminado su intervención.
   
   
6. Incluya periodos de silencio: estos minutos de reflexión individual antes de tomar decisiones mejoran la calidad de los debates.
   
   
7. Mida la eficacia después de la reunión mediante una miniencuesta o comentarios anónimos.
   
   
8. Experimente con el formato de "reunión inversa". En este caso, los participantes consultan los documentos de antemano y luego acuden con preguntas o decisiones que validar.
   
   
9. Muestra una hoja de ruta o un kanban para mantener el rumbo en tiempo real.
   
   
10. Recompensa las reuniones eficaces. ¿Por qué no introducir una "reunión de la semana" o una pequeña recompensa simbólica para los formatos más relevantes?

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¿Qué podemos aprender de la reunión?

Como hemos visto, es totalmente posible "reencantar" la reunión de trabajo, dejar de verla como una pérdida de tiempo.

Pero para asegurarte de que añades valor real a tu reunión, no hay ningún secreto: ¡prepárala con rigor y método!

Y no olvide utilizar programas informáticos específicos: le ayudarán a que su reunión sea un éxito y la convertirán en un ejercicio mucho más colaborativo y dinámico. Sus colaboradores se lo agradecerán.