Dirija su proyecto hacia el éxito con el pliego de condiciones [+ modelo].

Las especificaciones son una herramienta inestimable a la hora de definir el alcance de un proyecto.

Ya se trate del lanzamiento de un sitio web, una aplicación móvil, un rediseño o cualquier otro proyecto digital, la elaboración de un pliego de condiciones es el primer paso esencial para el éxito del proyecto.

Para que sepas cómo redactarlas, en este artículo te explicamos qué es un pliego de condiciones, para qué sirve y cuáles son sus distintos tipos (especificaciones funcionales y especificaciones técnicas).

☝️ También ponemos a su disposición nuestra plantilla de especificaciones, un ejemplo y herramientas que le ayudarán a redactar las suyas propias.

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¿Qué son las especificaciones?

Especificaciones: definición

El pliego de condiciones, también llamado CDC, es un documento que se elabora al inicio de un proyecto. Sirve para formalizar las necesidades, los objetivos, las limitaciones, el alcance, las funcionalidades previstas, los plazos y el presupuesto estimado.

Normalmente es el jefe de proyecto quien se encarga de redactar el pliego de condiciones, aunque también puede elaborarlo externamente un proveedor de servicios.

¿Cuáles son las ventajas de elaborar un pliego de condiciones?

El pliego de condiciones le permite :

• reflexionar y definir sus objetivos. A continuación, podrá determinar los elementos que deberán estar presentes para alcanzarlos;
• Definir las prioridades del proyecto;
• ayudar a sus interlocutores a asesorarle lo mejor posible
• estimar el presupuesto y los plazos necesarios para completar el proyecto;
• elaborar un plan de carga de trabajo que le ayude a gestionar sus recursos.

En la práctica, la finalidad del pliego de condiciones es servir de base para planificar y gestionar el proyecto.

¿Cuándo hay que redactar el pliego de condiciones?

El pliego de condiciones debe redactarse antes de poner en marcha el proyecto.

Como habrá comprobado, este documento es esencial para definir con precisión las especificaciones y los objetivos de proyectos complejos, ya se trate de :

• el lanzamiento de nuevos productos
• trabajar con proveedores
• aprobar presupuestos.

Desempeña un papel fundamental a la hora de garantizar un entendimiento uniforme entre todas las partes interesadas, reducir el riesgo de malentendidos y optimizar la gestión del proyecto.

Por tanto, este documento es crucial antes de lanzar iniciativas que requieran una estrecha coordinación y una definición clara de las expectativas.

2 tipos de especificaciones: funcionales y técnicas

Existen dos tipos de especificaciones:

• Especificaciones funcionales: sirven para esbozar un proyecto. Define las necesidades que deberá satisfacer el futuro producto, en términos de funcionalidad. A continuación, sirve de base para las especificaciones técnicas, que traducen los requisitos funcionales en especificaciones técnicas.
• Especificaciones técnicas: se centran en el aspecto técnico del desarrollo del proyecto. Traduce las necesidades funcionales en requisitos técnicos y pone de relieve las distintas limitaciones. Este documento es esencial para el trabajo de los desarrolladores, con el fin de maximizar las posibilidades de satisfacer con precisión las necesidades.

💡 Las especificaciones funcionales y técnicas suelen incluirse en la misma especificación general, pero también pueden redactarse por separado.

Prefieres las explicaciones visuales? Este vídeo explica todo lo que necesitas saber sobre las especificaciones. 🎬

¿Cómo se elaboran las especificaciones de un proyecto? Contenido y buenas prácticas

Paso 1: Presentar la empresa

Esta primera tarea consiste en describir brevemente la empresa para la que se realiza el proyecto. Resulta especialmente útil cuando se recurre a proveedores de servicios externos, para que tengan una idea clara de quién es su cliente.

No es necesario ser exhaustivo. Basta con enumerar la información esencial para entender la razón de ser de la empresa (su porqué).

👉 Algunos ejemplos:

• su sector de actividad y su mercado,
• su actividad principal
• sus productos o servicios estrella,
• su visión a corto, medio y largo plazo,
• sus contactos.

Etapa 2: Presentar el proyecto

El contexto

• ¿Qué necesidades debe satisfacer?
• ¿Por qué han surgido y cómo?
• ¿Quién se beneficiará del proyecto?

El objetivo aquí es explicar los entresijos del proyecto, para que todos los implicados entiendan lo que está en juego y trabajen para satisfacerlo de la manera más eficaz posible.

👉 Ejemplo:

Proyecto de revisión de un paquete de software empresarial EDM para satisfacer mejor las necesidades de los usuarios.

Los objetivos

Un mismo tipo de proyecto puede esconder intenciones y objetivos diferentes. Por eso es fundamental conocerlos y concretar los resultados esperados, para:

• avanzar en la dirección correcta
• tomar decisiones con conocimiento de causa.

💡 El método SMART es la mejor manera de hacerlo. Consiste en evaluar la idoneidad de un objetivo asegurándose de que es:

• Específico(claramente definido, en particular utilizando el método QQOQCP,
• Mensurable(cuantificable),
• Alcanzable(teniendo en cuenta los recursos necesarios disponibles, por ejemplo),
• Realista(pertinente),
• Definido en el tiempo(fijando un plazo, en particular mediante la definición de una hoja de ruta).

👉 Algunos ejemplos:

• lograr una tasa de respuesta de su plataforma el doble de rápida ;
• aumentar la productividad de los usuarios en un 50%;
• desmaterializar el circuito de validación de documentos.

El alcance

Fijar el alcance de un proyecto implica definir sus límites, con el objetivo de determinar con precisión el marco en el que evolucionará:

• ¿El proyecto concierne a una empresa? ¿A un grupo?
• ¿El impacto es regional, departamental, nacional o internacional?
• ¿Implica el uso de varias lenguas? Etc.

👉 Ejemplo:

La plataforma es utilizada por las distintas sucursales del grupo, repartidas por toda Francia. Esto representa alrededor de 250 usuarios.

Elementos existentes

Por último, debes incluir cualquier elemento existente que facilite la comprensión y la puesta en marcha del proyecto.

👉 Algunos ejemplos:

• versiones anteriores,
• maquetas
• documentos de presentación
• nombre de dominio, etc.

Paso 3: describir el objetivo del proyecto

Puede que en la etapa anterior haya especificado a quién va dirigido el proyecto, pero en algunos casos es necesario entrar en más detalles. Cuanto más exactamente describa su objetivo (u objetivos), mayores serán sus posibilidades de alcanzarlo. Aunque este ejercicio no es fácil de llevar a cabo, te hará más relevante el trabajo que has realizado.

💡 ¿Tu proyecto va dirigido a tus clientes? Entonces define tu marketing persona, es decir, el perfil ficticio de tu cliente ideal, con toda la información posible:

• nombre
• edad
• situación personal
• ocupación
• salario
• intereses,
• preguntas, problemas encontrados, limitaciones,
• extractos de frases escritas o habladas, tipo de vocabulario utilizado.

Para obtener esta información, puede :

• Hacer preguntas a sus clientes;
• analizar la información de sus clientes potenciales
• leer los debates en los foros sobre sus problemas
• recopilar información más precisa a partir de formularios de contacto o de descarga.

Ejemplo:

Consulta nuestro artículo dedicado al marketing de personas, que incluye un ejemplo y una plantilla descargables para ayudarte a crear el tuyo.

Paso 4: Evalúa a tu competencia

Aunque este paso es opcional en función del tipo de proyecto, se convierte rápidamente en esencial en ciertos casos, como el desarrollo de sitios web. Si quiere posicionar su sitio con éxito, debe saber quiénes son sus competidores principales y secundarios, y enumerar la información más importante sobre ellos en su pliego de condiciones.

Luego te toca a ti determinar tu posicionamiento proponiendo algo fundamentalmente nuevo, o algo parecido pero que se adapte mejor a las necesidades de tu público objetivo.

👉 Algunos ejemplos:

• ¿Quiénes son tus competidores directos e indirectos?
• ¿Cuáles son sus puntos fuertes?
• ¿Cuáles son sus puntos débiles?
• Cuál es su posicionamiento e imagen de marca?
• Qué le diferencia de ellos?

Paso 5: Defina sus directrices gráficas y ergonómicas

En el contexto de los proyectos web, esta parte es útil cuando :

• ya dispone de una carta gráfica para especificar sus componentes;
• quieres crear una nueva, pero quieres que sea coherente con la anterior.

👉 Ejemplos de elementos a especificar

• el logotipo
• la tipografía
• los colores
• ilustraciones, etc.

Paso 6: Fijar un presupuesto

Facilitar una estimación del presupuesto global ayudará a los posibles proveedores de servicios a elaborar sus presupuestos.

☝️ ¡Ten cuidado de no subestimarlo! Debe ser coherente con sus necesidades, pero también incluir todos los elementos que repercutirán en el proyecto a largo plazo, como la escalabilidad del software o de un sitio web, por ejemplo.

Paso 7: Especifique los plazos

En el pliego de condiciones, especifique el plazo en el que se entregará el producto final. Al igual que con el presupuesto, no subestime el tiempo necesario para completar cada elemento. Sea realista, de lo contrario corre el riesgo de

• no cumplir los plazos ;
• acabar con un proyecto chapucero.

Conviene saberlo: la fecha de entrega que figura en el pliego de condiciones puede incluirse en un presupuesto o factura y ser contractualmente vinculante.

Para proyectos complejos, no dudes en establecer diferentes hitos (con entregables intermedios) y proponer un calendario en forma de diagrama de Gantt.

Paso 8: Enumerar las especificaciones funcionales

Las especialidades funcionales establecen los objetivos del proyecto y lo que va a hacer el producto. 💭

También sirven para establecer las especialidades técnicas, pero volveremos sobre ello más adelante.

Funcionalidades

La parte funcional de las especificaciones tiene como objetivo traducir, como su nombre indica, los requisitos en funcionalidades.

Cuanto más se detalle esta parte :

• menos interpretables serán las funcionalidades ;
• y más se acercarán los entregables a tus objetivos.

👉 Ejemplo:

• título,
• objetivo,
• descripción,
• objetivo,
• subcaracterísticas,
• limitaciones y normas de gestión,
• nivel de prioridad.

💡 ¿Cómo asegurarse de enumerar todas las características que hay que desarrollar sin olvidar ninguna? Algunos equipos optan por utilizar el mapeo de impacto. Este método consiste en elaborar un mapa preguntándose:

• ¿Cuál es el objetivo principal del sitio?
• ¿Quiénes son los destinatarios?
• ¿Cuáles son sus necesidades?
• ¿Qué funcionalidades pueden satisfacerlas?

Ejemplo de mapa de impacto para la web de un hotel:

La estructura de árbol

Si tu proyecto implica un sitio web o una aplicación móvil, propón tu visión de su estructura de árbol en el pliego de condiciones.

👉 Ejemplo:

• categorías,
• subcategorías
• navegación,
• organización.

💡 Para facilitar la lectura al lector, preséntalo en forma de diagrama. Tomemos de nuevo el ejemplo de nuestro hotel:

El contenido

Por último, en este apartado, enumera los diferentes tipos de contenido que aparecerán en tu web.

👉 Algunos ejemplos:

• artículos de blog
• vídeos
• imágenes,
• documentos descargables.

No dudes en detallar cómo quieres que se presenten y gestionen.

Paso 9: Enumerar las especificaciones técnicas

Si las especificaciones funcionales detallan lo que el producto va a hacer, las especificaciones técnicas detallan cómo lo va a hacer. ⚙️

Se trata, por tanto, de destacar los requisitos técnicos y las limitaciones del proyecto para satisfacer las necesidades, y también se mencionan las preferencias en cuanto a métodos y procesos de desarrollo.

👉 Algunos ejemplos:

• los métodos de pago en línea,
• la solución de alojamiento
• la arquitectura del servidor,
• la elección de la plataforma o CMS,
• herramientas de administración,
• limitaciones de integración,
• lenguaje informático,
• gestión de la seguridad de los datos,
• mantenimiento,
• migración,
• compatibilidad con navegadores, etc.

Etapa 10: Añadir anexos

Por último, añade como apéndices cualquier documento que pueda ser útil para pensar o llevar a cabo el proyecto.

👉 Ejemplo:

• Wireframes,
• maquetas
• maquetas,
• bocetos.

💡 Utilizar el software adecuado facilita mucho la elaboración de tus especificaciones.

⚒️ Un ejemplo es la plataforma de trabajo colaborativo para jefes de proyecto monday.com.

Esta herramienta 100% personalizable te ofrece una visión centralizada y en tiempo real de los flujos de trabajo y proyectos de tu empresa. De este modo, podrá identificar los elementos clave de su pliego de condiciones, como las prioridades de la empresa, los plazos y los recursos humanos y presupuestarios disponibles. Esta información es visible para todos, lo que fomenta la comunicación y la colaboración.

Ejemplos de especificaciones de proyectos para descargar

Para ayudarle a redactar el pliego de condiciones de su proyecto, Appvizer pone a su disposición un modelo de pliego de condiciones en formato PDF para que lo rellene. Usted puede completarlo con su propia información.

Ejemplo de pliego de condiciones completo

🔎 Nota: Los nombres de empresas, personas, herramientas y datos mencionados en este ejemplo son totalmente ficticios. Cualquier parecido con entidades reales sería pura coincidencia.

Presentación de la empresa

Nombre: Cultiveo

Sector: AgriTech sostenible

Mercado: Francia / España / Bélgica

Actividad principal: Desarrollo de sensores inteligentes para optimizar el riego y la gestión del suelo

Productos estrella: sensor meteorológico SensoDrop, aplicación móvil SolTrack

Visión: En 2028, Cultiveo aspira a reducir un 30% el consumo de agua en las explotaciones agrícolas europeas.

Contactos: Responsable de proyectos digitales, departamento informático, responsable de productos de software

Presentación del proyecto

Contexto

El rápido crecimiento de Cultiveo está complicando la gestión interna de los proyectos. Cada equipo utiliza una herramienta diferente, lo que provoca duplicidades y falta de visibilidad.

El proyecto consistía en crear una herramienta de gestión unificada para todos los equipos (técnico, marketing, logística), con el fin de centralizar los flujos de trabajo y mejorar la eficacia.

Los objetivos

• Específicos: crear un portal interno para la gestión de proyectos multiequipo.
• Mensurable: aumentar la tasa de entregas a tiempo en un 40
• Alcanzables: el equipo ya había recibido formación sobre Notion y Trello.
• Realista: presupuesto y recursos internos validados
• Puntual: inicio de la producción previsto para antes del 30 de noviembre de 2025

Alcance

El proyecto afecta a 5 departamentos, es decir, 110 usuarios repartidos en 3 países. Debe funcionar en 3 idiomas: francés, español e inglés.

Elementos existentes

• Plantillas de organización en Trello (a migrar)
• Identidad visual (.AI y .PDF directrices gráficas)
• Nombre de dominio interno reservado: project.cultiveo.work
• Documentación de incorporación compartida en Google Drive

Objetivo del proyecto

Destinatarios: empleados encargados del seguimiento de proyectos en las divisiones de productos, TI e I+D.

Persona principal : Karim, gestor de proyectos junior, 28 años, utiliza Notion a diario, buscando una herramienta más visual y estructurada para gestionar proyectos multinacionales.

Evaluación de la competencia

3 soluciones analizadas:

• FlowTrack: muy completa pero cara
• ProManage360: buena compatibilidad API, pero UX anticuada
• Stratiplan: fácil de aprender, pero capacidades de elaboración de informes limitadas

Diferenciadores buscados: flexibilidad, multiusuario, conectores con la suite Google, etc.

Carta gráfica y ergonómica

• Logotipo: versión cuadrada + versión de texto (SVG y PNG)
• Colores: verde bosque (#0E9438), arena (#E7D7BA), negro (#101010)
• Tipografía: Inter (normal, media, negrita)
• Ilustraciones: pictogramas vectoriales de contorno

Presupuesto

Presupuesto: 14.000 euros sin IVA para personalización, integración, documentación y 1 año de mantenimiento

Calendario

• Lanzamiento: 10 de septiembre de 2025
• Versión beta: 15 de octubre de 2025
• Aceptación final: 25 de noviembre de 2025

Los hitos se seguirán mediante un diagrama de Gantt integrado en la plataforma

Especificaciones funcionales

Funcionalidades previstas

• Creación de proyectos con fases y subtareas
• Asignación de funciones y gestión de derechos de acceso
• Vista Kanban + vista de planificación semanal
• Centro de notificaciones y sistema de comentarios
• Historial de modificaciones

Estructura de árbol

• Panel de control
• Mis proyectos
• Calendario
• Centro de recursos
• Administración

Contenido

• Descripciones de proyectos
• Ejemplos de resultados
• Formularios de seguimiento
• Documentos adjuntos (.docx, .pdf, .csv)

Especificaciones técnicas

• Nube europea (OVHcloud o Scaleway)
• Autenticación SSO (Google, Azure)
• Soporte multilingüe
• API REST para integración CRM interna
• Copia de seguridad diaria + cifrado AES-256
• Cumplimiento del RGPD

Apéndices

• Carta gráfica de Cultiveo
• Maquetas de baja fidelidad (PDF)
• Tabla de análisis de la competencia
• Diagrama de funciones del usuario

Redacte sus pliegos de condiciones más fácilmente con IA: 5 herramientas

Redactar un pliego de condiciones puede convertirse rápidamente en un rompecabezas chino: demasiada información, poco tiempo y un equipo ya muy ocupado. La buena noticia es que la IA puede ayudarle.

Analizando sus necesidades , el alcance de su proyecto y sus objetivos, la inteligencia artificial puede generar un documento estructurado, claro y 100% personalizado. Te guía paso a paso, desde la presentación de la empresa hasta las especificaciones funcionales o técnicas.

✅ Resultados :

• Ahorras tiempo,
• olvida menos partes clave
• elaboras un proyecto de pliego de condiciones sólido.

También es una herramienta inteligente para alinear a todas las partes interesadas desde el principio y evitar zonas grises en el transcurso del proyecto.

Y no, no es sólo para frikis o grandes empresas. Muchas herramientas están disponibles de forma gratuita o a bajo coste, y pueden integrarse en tu software de gestión de proyectos favorito.

🛠️ Algunas herramientas de IA para ayudarte:

• Notion AI: perfecta para estructurar un especificaciones directamente en su espacio de trabajo colaborativo;

• ChatGPT: genera plantillas de especificaciones personalizadas a partir de indicaciones detalladas;

• Tability: transforma los objetivos de su proyecto en planes de acción claros y con plazos, perfectos para aplicar el método SMART directamente en su CDC;

• Whimsical AI: crea diagramas, diagramas de árbol, wireframes y mapas mentales con ayuda inteligente, súper útiles para ilustrar visualmente el alcance o la funcionalidad del proyecto;

• Taskade AI : genera flujos de trabajo a partir de un simple resumen, útil para definir las etapas del proyecto y automatizar su desglose en tareas.

Así que, ¿estás preparado para convertir la pesada tarea de redactar pliegos de condiciones en una tarea exprés asistida por IA? 😉

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Un pliego de condiciones y agilidad para anticiparse a los cambios

El pliego de condiciones es esencial para proporcionar un marco a tu proyecto y ayudarte a reflexionar y formalizar tus necesidades y objetivos. Permite comunicarlos a las distintas partes interesadas, de modo que cada uno pueda tomar decisiones informadas en su trabajo y ofrecer soluciones para satisfacerlas lo mejor posible.

Sin embargo, hay que aceptar que el proyecto puede evolucionar, bien porque nuevos factores externos cambien la situación, bien porque sea difícil ser exhaustivo y perfectamente preciso a la hora de expresar sus necesidades.

Aquí es donde resulta interesante trabajar con un método ágil, porque permite presentar una versión funcional del producto lo antes posible, de modo que se puedan hacer ajustes en el pliego de condiciones durante el transcurso del proyecto.