¿Cómo enmarcar su proyecto? 6 pasos, un ejemplo de nota de alcance y herramientas que le ayudarán
El encuadre del proyecto es la fase clave que marca el rumbo y los puntos de referencia que hay que seguir antes de planificar y poner en marcha el proyecto .
Un buen encuadre permite fijar objetivos coherentes y definir plazos y presupuestos para evitar contratiempos.
Por tanto, es una etapa de la gestión eficaz de proyectos que no hay que saltarse.
¿Por qué hay que delimitar el alcance de un proyecto?
La fase de delimitación sirve para definir el alcance del proyecto y se produce justo después de la fase de anteproyecto, que suele incluir :
- análisis de necesidades
- estudio de oportunidades
- estudio de viabilidad (utilizando el método de prueba de concepto, por ejemplo).
En el momento de la definición del alcance del proyecto, realizada en forma de una o varias entrevistas, la información inicial recopilada ayuda a :
- estructurar el proyecto
- recordar el contexto, los retos y los objetivos
- identificar los recursos humanos y técnicos necesarios
- definir el presupuesto y los plazos.
Esta fase clave permite al cliente y al propietario del proyecto, o jefe de proyecto, debatir y comunicar las instrucciones al equipo del proyecto, de modo que todas las partes interesadas comprendan claramente y tengan visibilidad de las expectativas y los recursos que deben movilizarse.
Al final de estas reuniones se redacta una nota de alcance que sirve de referencia para el proyecto y permite compartir internamente la información clave. También se conoce como :
- declaración de objetivos
- nota informativa
- nota de lanzamiento
- carta del proyecto.
¿Cómo se redacta una nota de alcance? Los 6 pasos clave
Antes de lanzarse de cabeza a un proyecto, respire hondo... y redacte una nota de alcance. Este documento estructurador sienta unas bases sólidas. Estos son los pasos que debes seguir para asegurarte de que el alcance de tu proyecto es el adecuado 🧅.
Etapa 1: presentar el proyecto (en dos palabras claras)
Explica de dónde viene la necesidad :
- ¿es una petición de un cliente?
- ¿Es una idea interna?
- Es una urgencia reglamentaria?
A continuación, describa brevemente el contexto: el departamento afectado, el problema actual, el impacto previsto.
Tiene que hacer que sus lectores (patrocinadores, equipo, dirección) quieran implicarse.
Paso 2: Definir los objetivos del proyecto
No utilice fórmulas vagas como "mejorar la productividad". Sea concreto.
¿Una aplicación web entregada? ¿Un proceso de RRHH automatizado?
Especifique también los indicadores de éxito: ¿un +20% de clientes potenciales? -¿15% de reducción del tiempo de tramitación?
El objetivo del proyecto es la brújula que guiará todo lo que venga después.
📌 Spoiler: sin objetivos claros, las partes interesadas tirarán rápidamente en todas direcciones.
Paso 3: detallar el alcance... y lo que queda fuera del alcance
El alcance suele ser vago al principio. Es una mala idea. Aquí definimos :
- las funciones cubiertas
- los módulos entregados
- los usuarios afectados.
Pero también se especifica lo que no se hará. 👉 Ejemplo: el soporte al cliente no se incluirá en esta primera versión.
Esta es LA sección que evita peticiones adicionales ("¿sólo una pequeña característica más?") en el camino.
Paso 4: Enumerar las partes interesadas y sus funciones
Identifique a todas las personas implicadas en el alcance del proyecto y en las fases siguientes :
- ¿quién es el responsable (a menudo, el director del proyecto)?
- ¿quién valida los entregables?
- ¿quién proporciona la información?
- ¿quién puede bloquear el progreso (y cómo convencerle)?
Si nombra a las partes interesadas, podrá anticiparse a las fricciones y establecer una comunicación clara desde el principio.
Paso 5: Planificar las fases principales
Establece las fases principales del proyecto:
- definición del alcance
- diseño
- pruebas
- implantación,
- feedback.
Establece hitos visibles y alcanzables, con fechas. No está grabado en piedra, pero marca el ritmo. Esto tranquiliza a los patrocinadores y evita el efecto túnel.
Paso 6: Anticipar los riesgos y los recursos necesarios
- Enumere los ámbitos de incertidumbre (dependencia técnica, disponibilidad de recursos, carga de trabajo del equipo del proyecto, etc.).
- Proponga un plan B realista para cada punto sensible.
- Incluya también los recursos necesarios: presupuesto, herramientas de gestión del proyecto, competencias externas.
Es mejor fijar los límites ahora que descubrirlos cuando llegue el momento de pagar la factura.
Descargar un modelo de nota de alcance
Para inspirarte, Appvizer te ofrece un modelo de nota de alcance que puedes descargar en formato .doc o .pdf.
Métodos y herramientas para enmarcar un proyecto
Método QQOQCP
El método QQOQCP puede utilizarse aquí, para responder a las principales preguntas de alcance del proyecto:
- ⃞ Quién:
- El cliente,
- el director del proyecto
- el equipo del proyecto
- todas las partes interesadas, como los subcontratistas,
- los usuarios finales;
- ⃞ Qué:
- La finalidad del proyecto,
- su perímetro, o alcance, es decir, su contenido, los procesos a seguir, su división en distintos subproyectos si procede,
- especificaciones funcionales (proyecto web);
- ⃞ D ónde:
- la ubicación del proyecto, si está en la web, en qué página, ¿anterior o posterior?
- el lugar de las próximas reuniones de control en función de los distintos hitos identificados;
- ⃞ Cuándo:
- El inicio y el final del proyecto,
- los plazos,
- las distintas etapas principales ;
- ⃞ Cómo:
- Los métodos que se utilizarán,
- los recursos humanos, técnicos y presupuestarios que deben movilizarse,
- las oportunidades que hay que aprovechar,
- las limitaciones y los riesgos potenciales que hay que evitar ;
- ⃞ Por qué:
- El contexto,
- los objetivos,
- las necesidades expresadas,
- los beneficios esperados.
☝️ En la gestión de proyectos, es preferible indicar el qué y el por qué al principio de la nota de alcance.
Además del método QQOQCP para redactar el documento de alcance, pueden utilizarse otras técnicas complementarias para definir su contenido, en particular las grandes etapas, los recursos del proyecto y los plazos del mismo.
La estructura de desglose del producto (EDP)
La Estructura de Desglose del Producto(EDP) es una brújula para estructurar los entregables. ¿La idea? Desglosar el proyecto en subproductos concretos, visibles y entregables. No hablamos de tareas, sino de elementos tangibles:
- un pliego de condiciones
- una maqueta validada
- un manual de usuario, etc.
El PBS se parece a un árbol genealógico de resultados esperados. Cada rama representa una versión más precisa del producto final. Y al final de cada rama: entregables claros que puedan mostrarse, probarse y entregarse. En resumen, algo concreto.
Es una herramienta formidable para aclarar el alcance del proyecto. Evita malentendidos entre el cliente, las partes interesadas y el equipo del proyecto. Y como se centra en el "qué", es el complemento perfecto de la EDT, que veremos a continuación.
Estructura de desglose del trabajo (EDT)
Mientras que el PBS responde a la pregunta "¿qué vamos a entregar?", la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) aborda la cuestión "¿cómo vamos a llegar hasta allí? En este caso, el proyecto se desglosa en tareas, actividades y subfases. En definitiva, acciones concretas que hay que realizar para alcanzar los objetivos.
Cada nodo representa :
- una fase
- una tarea
- un subconjunto lógico.
Empezamos por el entregable principal, luego vamos entrando en más detalles hasta llegar a un nivel operativo: el nivel en el que una persona puede asumir la tarea y llevarla a cabo sin ninguna confusión artística.
Este desglose permite
- asignar mejor los recursos
- estimar la carga de trabajo
- identificar las dependencias entre tareas.
Un consejo: vincular la EDT a un calendario (como un diagrama de Gantt) y a las personas responsables de la misma ayuda a alinear a todo el equipo del proyecto.
Estructura Organizativa Desglosada (EDO)
La Estructura Organizativa Desglosada (EDO) es el reflejo organizativo de la EDT. En este caso, la atención ya no se centra en las tareas o los entregables, sino en las funciones y responsabilidades:
- ¿Quién hace qué en el proyecto?
- ¿Quién valida?
- ¿Quién ejecuta?
- ¿Quién dirige?
La OBS establece la estructura jerárquica del equipo del proyecto. Permite asignar el trabajo de la EDT a los perfiles adecuados, según sus competencias o su lugar en la organización. Es un aliado inestimable para aclarar las cadenas de toma de decisiones... y evitar el "ah, pensaba que eras tú" en plena fase de delimitación del alcance.
Cruzar la EDT y la OBS para obtener la matriz RACI. Una herramienta inmejorable para averiguar
- quién es responsable
- quién está implicado
- a quién se consulta
- a quién se informa en cada fase del proyecto.
Y no, OBS no significa "On Bricole en Silence" 😉.
Macroplanificación
La macroplanificación es la vista en helicóptero del proyecto. No entramos en detalles, pero marcamos las grandes fases, las etapas clave y los hitos. El objetivo: ver de un vistazo adónde vamos... y cuándo debemos llegar.
Este calendario simplificado es una herramienta de comunicación formidable. Facilita a las partes interesadas orientarse sin atascarse en fechas. También ayuda al director del proyecto a anticiparse a los cuellos de botella y a asignar recursos a lo largo del tiempo.
¿El formato? Tú eliges. Cronograma, calendario Gantt reducido, calendario compartido... mientras haya visibilidad, el medio no importa.
El presupuesto provisional del proyecto
Se suele decir que el dinero no puede comprar la felicidad... pero sin presupuesto , no puede haber proyecto. El presupuesto provisional es una parte esencial del marco del proyecto. Sirve para estimar los recursos financieros necesarios para completar con éxito cada fase.
Salarios, herramientas, servicios externos, viajes, equipos... Hay que prever cada gasto. Es mejor apuntar alto que quedarse sin dinero a mitad de camino.
Un buen presupuesto es también una herramienta de decisión para las partes interesadas. Les permite validar (o no) el lanzamiento del proyecto. Y controlar las posibles discrepancias entre las previsiones y la realidad, una vez lanzada la acción.
🧠 Un consejo: acompaña tu presupuesto con hipótesis claras y un margen para imprevistos. El riesgo cero no existe.
Herramientas para definir el alcance de un proyecto
Los programas informáticos de gestión de proyectos le ayudan desde la definición del alcance hasta la redacción de las especificaciones, desde la planificación hasta el seguimiento del proyecto. Le permiten estructurar la nota de alcance, colaborar con el equipo del proyecto y llevar un registro claro de cada etapa. Aquí tienes 5 herramientas que merecen un lugar en tu caja de herramientas digital:
- Notion es el campeón de la flexibilidad. Puedes crear una nota de alcance colaborativa, añadir listas de comprobación, plazos e incluso documentos de referencia. Su interfaz modular es ideal para documentar cada fase del proceso de delimitación, al tiempo que mantiene un aspecto visual agradable.
- ClickUp combina tareas, documentos, calendarios y seguimiento del tiempo. Puede integrar su Estructura de Desglose del Producto, generar una EDT y asignar funciones a partir de su Estructura de Desglose Organizativa. Es la herramienta que le permite pasar de la planificación a la ejecución sin cambiar de plataforma.
- ¿Necesita un macroplan claro para compartirlo con las partes interesadas? TeamGantt es justo lo que necesita. Su intuitiva interfaz te permite construir diagramas de Gantt visuales y asociar tareas, hitos y responsabilidades.
- Si tu proyecto implica mucha documentación técnica o procedimientos, Confluence es un gran aliado. Conectado a Jira, te permite archivar cada versión de la nota de alcance, documentar decisiones y hacer un seguimiento de las contribuciones de cada parte interesada.
- Asana es especialmente útil para desglosar un proyecto en tareas, fijar plazos y seguir el progreso de cada fase. Es la herramienta perfecta para gestionar la transición del alcance a la acción, al tiempo que se mantiene una comunicación fluida entre todos los miembros del equipo.
- Si tu proyecto informático requiere una gestión más técnica, también puedes explorar Trello, monday.com o Microsoft Project. Hay una herramienta para todos, siempre que se adapte a la historia.
Buenas prácticas en la definición del alcance del proyecto
👉 Involucrar a las partes interesadas adecuadas desde el principio
No hay nota de alcance eficaz sin los cerebros adecuados alrededor de la mesa. Identifica a las partes interesadas clave y consúltalas desde el principio. Sus expectativas, limitaciones y señales débiles son muy valiosas para establecer un alcance realista.
Haz más preguntas que respuestas
No estás ahí para impresionar, sino para comprender. Enumera los requisitos, reformúlalos, profundiza. El encuadre es, ante todo, una investigación. Y sí, tienes derecho a hacer la misma pregunta cinco veces siempre que aclare el objetivo del proyecto.
👉 Escríbelo en blanco y negro... y luego vuelve a leerlo en voz alta
El documento de alcance no es solo un documento interno. Será releído, validado y compartido. Así que sea claro, estructurado y preciso. Evite la jerga innecesaria. Una buena práctica es que lo relea alguien que no participe en el proyecto. Si esa persona lo entiende, has ganado.
👉 Anticipa las lagunas del plan
No todo estará escrito en piedra. Habrá imprevistos. Prepara cierto margen de maniobra (en presupuesto, plazos, recursos). Y formalice los riesgos desde el principio, aunque no todos estén contentos con ellos. Eso no es ser pesimista, es ser profesional.
👉 No trabajes solo en tu rincón
Haz que te revisen, cuestiona las suposiciones, organiza un taller si es necesario. El encuadre es colectivo: cuanto más se comparta, más se respetará una vez lanzado el proyecto.
Y sobre todo: resista la tentación de completar el marco "rápidamente". Precisamente cuando se piensa que "todo está claro" es cuando se pierden las verdaderas señales débiles.
Tras la fase de delimitación del ámbito, ¡es hora de pasar a la acción!
La fase de delimitación está llegando a su fin, la nota de delimitación se ha redactado, revisado y modificado si es necesario, y todas las partes interesadas están listas...
Es hora de poner en marcha el proyecto. ¡Por la puesta en marcha!
Artículo traducido del francés