¿Quieres optimizar la gestión de gastos de tu empresa? ¡Problema resuelto!

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¿Cómo hacer un informe de gastos? ¿Cómo manejar las solicitudes de reembolsos de gastos?¿Qué gastos están cubiertos y dentro de qué límite? ¿Existe un procedimiento y plazos a seguir? ¿Son tan eficaces y poseen el mismo valor probatorio los controles de gastos en formatos digitales? estas son algunas de las preguntas que respondemos a lo largo del artículo. Además, te proporcionamos una plantilla en excel de control de gastos para tu empresa y una comparativa con los mejores software de nota de gastos.

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Nota de gastos

Descripción

Las notas de gastos se reembolsan, total o parcialmente, por la empresa a sus empleados. ¿Qué gastos profesionales regularmente cubre una empresa?

  • Gastos de comida.

  • Gastos de alojamiento (hotel, alquiler).

  • Costes de utilización de herramientas basadas en nuevas tecnologías: equipos informáticos, teléfono móvil, internet. 

  • Coste de suministros de oficina o de otros bienes fungibles.

  • Gastos de viaje (combustible, peajes, aparcamiento, billete de transporte público).

Existen tres requisitos comunes entre las empresas para que estos gastos puedan ser reembolsados. Deben ser:

  • de naturaleza puramente profesional, 

  • de una cantidad razonable, de modo que no se consideren prestaciones en especie y, por lo tanto, como una remuneración encubierta,

  • justificado por:

    • facturas detalladas, recibos, donde se pueda visualizar:

      • IVA,

      • los nombres de los invitados, sus funciones y el nombre de la empresa en el reverso (para comidas de negocios).

    • adjuntos, según proceda:

      • una copia del documento de registro a nombre del empleado,

      • el billete de peaje,

      • el pago del estacionamiento.

Definición

La nota de gastos es un formulario, desmaterializado o no, que permite a los empleados (o similares) presentar una reclamación de reembolso de sus gastos profesionales. Esta va dirigida al departamento contable o administrativo de la empresa que es quien proporciona este documento, con el fin de garantizar la coherencia, la uniformidad de las solicitudes y la facilidad de su tramitación.

La nota de gastos no tiene una forma de estructuración obligatoria, sin embargo debe contener imperativamente algunos campos en caso de control:

  • Número del informe de gastos (al igual que en el caso de las facturas, están numeradas).

  • Fecha.

  • Nombre del empleado.

  • Servicio si es necesario.

  • Motivo.

  • Lugar.

  • Naturaleza (comidas de negocios, paseos en taxi, billetes de avión, etc.), 

  • Importe sin IVA e IVA incluido.

  • Descripción de los costes.

Dentro de la empresa, la nota o hoja de gastos puede dividirse según el tipo de gasto:

  • Gastos por kilometraje.

  • Gastos en restaurantes, etc.

Esto puede ser útil para agrupar costes recurrentes similares por mes y por empleado.

Proceso de las notas de gastos

En una empresa de rápido crecimiento cuyos empleados tienen que viajar con frecuencia o almorzar fuera, las notas de gastos se gestionan de la siguiente manera:

  • El empleado adelanta los gastos, llena un formulario, solicita y conserva los documentos justificativos correctamente elaborados por el emisor.

  • El gerente, el jefe de equipo o el jefe de departamento validan los gastos.

  • El contable comprueba todos los documentos justificativos.

  • El Departamento de Finanzas procede con el reembolso.

¿Quién puede solicitar una nota de gastos?

Los estatutos de todo tipo de estructuras (asociaciones, pymes, emprendimientos, grandes empresas, etc.), por lo regular permiten el reembolso de los gastos profesionales de:

  • Empleados.

  • Gerentes.

  • Líderes.

  • Voluntarios.

El reembolso de los gastos es un derecho: no es obligatorio que el contrato de trabajo estipule que se reembolsaran los gastos.

Sin embargo, durante la negociación y la firma del contrato, el empleador puede proponer un reembolso o una compensación fija. 

Costes reales o gastos fijos

Los costes reales

Es el reembolso exacto del importe de los gastos incurridos. Incluye el informe de gastos y la presentación de los documentos justificativos de todos los gastos mencionados.

La gastos fijos

Si se elige esta opción, el empleador paga una indemnización fija que incluye todos los posibles gastos de alojamiento, manutención y viaje. 

Atención, estas cantidades fijas están limitadas y controladas por la IRPF (Impuestos Sobre la Renta de Personas Físicas).

Según el artículo 9 del reglamento IRPF:

  • En gastos de locomoción, si el empleador utiliza transporte privado el importe fijo es de 0,19 euros por kilómetro recorrido, más peajes y aparcamiento.

  • En manutención los importes fijos de 26, 67 o 48,08 euros según el desplazamiento sea dentro o fuera del territorio español.

Plantilla Excel: hoja de gastos para dietas y kilometraje

A continuación ponemos a tu disposición una plantilla de hoja de gastos para dietas y kilometraje. La misma toma en cuenta las regulaciones impositivas que estas conllevan.

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No se define ningún plazo legal específico para que el empleado proporcione documentos justificativos a su empleador, pero éste puede imponer uno mediante una simple comunicación interna (por ejemplo, un memorándum).

Transcurrido este plazo, que sólo se refiere a los documentos justificativos, no se podrán reembolsar los gastos.

Por parte del empleador, el reembolso debe hacerse dentro de un tiempo razonable después de recibir los documentos, pero la ley no especifica un límite de tiempo.

Impuestos y exenciones

Los gastos de locomoción, que son los incurridos por desplazamiento para el cumplimiento del trabajo fuera de su lugar habitual de trabajo, no están sujeto al impuesto sobre la renta (Artículo 17.1.d). Siempre que los informes de gastos y los documentos justificativos se conserven adecuadamente.  Además, el artículo 26 del estatuto tributario establece: 

“La renta líquida gravable se determina así: de la suma de todos los ingresos ordinarios y extraordinarios realizados en el año o período gravable, que sean susceptibles de producir un incremento neto del patrimonio en el momento de su percepción…”.

Como esta entrada de dinero no supone un aumento en el ingreso del empleado, sino que más bien es el pago de una deuda de la empresa hacia el trabajador, estas están libres de retención impositiva.

¿Cómo clasificar los informes de gastos?

Al igual que las facturas, las notas de gastos deben ser registradas y archivadas minuciosamente, en papel o en archivos digitales:

  • por año,

  • por número (para facilitar su localización),

  • con los documentos justificativos (originales) adjuntos.

Consejos para los encargados de la elaboración de las notas de gastos

  1. Limita la cantidad de gastos permitidos.

  2. Consulta al contable sobre todos los gastos. En caso de que haya uno que deba ser gravado evitarás inconvenientes con la administración tributaria.

  3. Desmaterializa los recibos y los informes de gastos para ahorrar tiempo (a ti y al empleado) y costes de impresión.

  4. Procesa las solicitudes a medida que llegan para evitar un gran cúmulo de trabajo a fin de mes.

  5. ¡Ten cuidado! Algunos proporcionan recibos falsos o justificativos deliberadamente confusos: no reembolses gastos no detallados, billetes incomprensibles (en otro idioma) antes de comprobar lo que menciona, así como la fecha.

  6. No te demores demasiado en los reembolsos, los empleados frustrados y llenos de resentimiento no son muy productivos.

¿Por cuál medio debe prepararse y procesarse una nota de gastos?

Formulario físico

Es un formulario que se llena a mano y se puede adquirir en una papelería. El mismo cuenta con doble hoja de papel autocopiativo para dejar el original en el departamento de contabilidad y dar una copia al empleado.

Este es un método factible para organizaciones muy pequeñas que procesan pocos informes de gastos y cuyo personal no se siente cómodo con las herramientas informáticas. Sin embargo, este procedimiento no sólo es arcaico, sino que también tiene sus limitaciones:

  • Difíciles de corregir.

  • Espacio limitado para llenar el formulario,

  • Almacenamiento y recuperación de archivos compleja.

  • Costo: unos 10 euros por 50 hojas.

Algunos crean una plantilla en el ordenador (en Word o Excel), la exportan a PDF e imprimen para luego distribuirlas a petición del empleado. El costo es menor, pero las desventajas siguen siendo las mismas. 

Excel

Una plantilla en Excel para los informes de gastos tiene la ventaja de estandarizar esta formalidad, de modo que los solicitantes puedan completarla de la misma manera y con mayor rapidez.

Te proponemos una plantilla de excel para controlar los gastos gratis:

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Con esta plantilla el trabajo de los contables se facilita: la exportación a PDF es posible y la clasificación de gastos se hace digital. 

Sin embargo, este método no incluye las siguientes funcionalidades:

  • Preasignación de ciertos costes recurrentes.

  • Anexos (facturas, documentos justificativos).

  • Entrada de datos en movimiento.

  • Corrección automática.

  • Integración con las aplicaciones de tu empresa (software de contabilidad, de recursos humanos, etc.).

Si tu empresa es muy pequeña o es una pyme, existen herramientas mucho más prácticas e intuitivas, como los software especializados.

Software gratuito de gestión de gastos

Todo lo que es gratuito a menudo esconde algo

  • Funcionalidad o número limitado de usuarios.

  • Versión de prueba limitada en el tiempo.

No obstante, estas son muy útiles para probar diferentes soluciones y tener una idea antes de elegir una herramienta. 

Software de gestión en la nube

A diferencia del software instalado localmente, el software en modo SaaS se adapta mejor a las necesidades de tu empresa.

¿Para qué empresas es esto?

Esto puede ser de interés para las pymes, las empresas nuevas con gran movilidad y en  especial para las empresas más grandes.

Algunas ventajas son:

  • Entrada fácil, inmediata y móvil de los informes de gastos.

  • Gestión de recibos (escáner integrado).

  • Solicitud de reembolso en unos pocos clics.

  • Validación de reembolso con mayor rapidez.

  • Gestión de pagos a través de la integración de un programa de contabilidad.

  • Almacenamiento de los informes de gastos probatorios. 

  • Análisis de gastos mediante cuadros de mando.

  • Comunicación interna más fluida.

  • Ahorro de tiempo y satisfacción de los solicitantes y gerentes.

Consejos

  • Para ser eficiente, la herramienta debe ser capaz de conectarse con el software que utilices en tu empresa: facturación online, ERP, gestión de proyectos, contabilidad, nóminas, etc. 

  • Un SIRH completo con un módulo de gestión de gastos también puede ser una opción interesante.

  • Comprueba la reversibilidad de los datos para que puedan ser recuperados en caso de que cambies de herramienta.

  • Averigua las tecnologías integradas en el software, como la tecnología OCR (escáner de reconocimiento óptico de caracteres). 

Comparativa de los mejores software de gestión de gastos

A continuación te proponemos una comparativa con 3 de los mejores software de gestión de gastos del mercado:

Expensya, la aplicación web y móvil inteligente

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Expensya, asesorará a tus clientes en el desarrollo de la estrategia de gestión profesional de gastos.

La solución incluye, entre otras cosas:

  • Avanzada tecnología OCR (scanner) que permite la extracción automática de información de un recibo con una simple foto. 

  • Archivos con valor legal (4 certificaciones ISO, incluida la ISO 27001),

  • Cálculo automático de los límites de distancia y kilometraje.

  • Categorización de los costes para una mejor legibilidad.

  • Registro y la exportación de los asientos contables.

  • Conversión automática de divisas.

  • Duplicado y copia de seguridad de los datos de los usuarios en centros de datos de alta seguridad en Europa.

  • Integración con el software de contabilidad Quickbooks.

A partir de 5 €/mes/usuario.

Rydoo, la gestión simple y rápida de los informes de gastos

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Rydoo, es un software inteligente de gestión de gastos, cuyas funcionalidades están diseñadas para todas las partes interesadas tanto empleados, encargados de validar las notas de gastos como gerentes. Todos se benefician, ahorran tiempo y aumentan su productividad

La solución te ofrece:

  • Escaneado de documentos: los empleados pueden escanear sus documentos o tomar fotografías de ellos a través de la aplicación móvil.

  • Asistencia en la introducción de los kilometrajes.

  • Cálculo automático de IVA.

  • Detección de transacciones duplicadas.

  • Análisis de los gastos y el cumplimiento de las obligaciones legales.

  • Anticipos en efectivo.

  • Importación de documentos en formato CSV y PDF.

  • Gestión multilingüe y multidivisa.

A partir de 6 €/mes/usuarios; los precios varían según las opciones elegidas.

Spendesk, el final del informe de gastos de los equipos ágiles

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La solución web y móvil de Spendesk ofrece una alternativa: tarjetas de pago corporativas inteligentes y limitadas.

El software ofrece: 

  • Tarjetas MasterCard prepagadas, para mayor autonomía de los empleados con pagos por adelantado.

  • Definición de un límite mensual, por persona, por transacción.

  • Tarjetas virtuales de un solo uso, acreditadas con el importe de la compra.

  • Visibilidad y seguimiento de los gastos de los empleados.

  • Categorización automática de los gastos: por naturaleza y por equipo.

  • Registro de recibos y facturas (a través de una simple foto).

  • Automatización de ciertas tareas contables repetitivas.

  • Exportación a Excel para importar todos los pagos en el programa de contabilidad.

A partir de 19 €/mes para 5 usuarios.

*Los precios presentados en este artículo son válidos en el momento de la publicación y están sujetos a cambios de acuerdo con los deseos de cada editor. 

Informe de gastos más fáciles = productividad y bienestar en el trabajo

Las reclamaciones de gastos ya no deben ser una limitación, ni para los reclamantes ni para quienes las procesan, gracias a las diferentes herramientas online que existen.

Más que una cuestión de economía y de gestión, también es una cuestión de productividad, confianza, motivación y finalmente ¡bienestar en el trabajo!
 

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