Descarga nuestra plantilla Excel para el control de gastos en empresas

¿Qué es el control de gastos en una empresa  y por qué es importante definir métodos efectivos para hacerlo? La respuesta es siemple: porque este procedimiento es fundamental dentro de la gestión financiera de la empresa.

Teniendo esto en cuenta, ¿cómo hacer una plantilla en Excel para el control de gastos empresa y poder manejar las solicitudes de reembolsos? Para ayudarte,te proporcionamos un modelo en Excel para el control de gastos de tu empresa y una comparativa con los mejores software de nota de gastos.

Las notas de gastos se reembolsan, total o parcialmente, por la empresa a sus empleados. ¿Qué gastos profesionales regularmente cubre una empresa?

• Gastos de comida.

• Gastos de alojamiento (hotel, alquiler).

• Costes de utilización de herramientas basadas en nuevas tecnologías: equipos informáticos, teléfono móvil, internet. 

• Coste de suministros de oficina o de otros bienes fungibles.

• Gastos de viaje (combustible, peajes, aparcamiento, billete de transporte público).

Existen tres requisitos comunes entre las empresas para que estos gastos puedan ser reembolsados. Deben ser:

1. De naturaleza puramente profesional.

2. De una cantidad razonable, de modo que no se consideren prestaciones en especie y, por lo tanto, como una remuneración encubierta.

3. Justificado por:

   • facturas detalladas, recibos, donde se pueda visualizar:

     • IVA,

     • los nombres de los invitados, sus funciones y el nombre de la empresa en el reverso (para comidas de negocios).

   • adjuntos, según proceda:

     • una copia del documento de registro a nombre del empleado,

     • el billete de peaje,

     • el pago del estacionamiento.

La nota de gastos es un formulario, desmaterializado o no, que permite a los empleados (o similares) presentar una reclamación de reembolso de sus gastos profesionales. Esta va dirigida al Departamento Contable o Administrativo de la empresa que es quien proporciona este documento, con el fin de garantizar la coherencia, la uniformidad de las solicitudes y la facilidad de su tramitación.

La nota de gastos no tiene una forma de estructuración obligatoria, sin embargo debe contener imperativamente algunos campos en caso de control:

• Número del informe de gastos (al igual que en el caso de las facturas, están numeradas).

• Fecha.

• Nombre del empleado.

• Servicio si es necesario.

• Motivo.

• Lugar.

• Naturaleza (comidas de negocios, paseos en taxi, billetes de avión, etc.).

• Importe sin IVA e IVA incluido.

• Descripción de los costes.

¿Cómo agrupar gastos en Excel ? 👉  Dentro de la empresa, la nota o hoja de gastos puede dividirse según el tipo de gasto:

• Gastos por kilometraje.

• Gastos en restaurantes, etc.

Esto puede ser útil para agrupar costes recurrentes similares por mes y por empleado.

Descarga gratis una plantilla Excel para control de gastos empresa

Una plantilla en Excel para los informes de gastos tiene la ventaja de estandarizar esta formalidad, de modo que los solicitantes puedan completarla de la misma manera y con mayor rapidez.

Te proponemos una plantilla de Excel para controlar los gastos gratis:

Con esta plantilla para control de gastos gratis, el trabajo de los contables se facilita: la exportación a PDF es posible y la clasificación de gastos se hace digital.

Sin embargo, este método no incluye las siguientes funcionalidades:

• Preasignación de ciertos costes recurrentes.

• Anexos (facturas, documentos justificativos).

• Entrada de datos en movimiento.

• Corrección automática.

• Integración con las aplicaciones de tu empresa (software de contabilidad, de recursos humanos, etc.).

Si tu empresa es muy pequeña o es una pyme, existen herramientas mucho más prácticas e intuitivas, como los software especializados.

A continuación ponemos a tu disposición una plantilla de hoja de gastos para dietas y kilometraje. La misma toma en cuenta las regulaciones impositivas que estas conllevan.

Al igual que las facturas, las notas de gastos deben ser registradas y archivadas minuciosamente, en papel o en archivos digitales:

• Por año,

• por número (para facilitar su localización),

• con los documentos justificativos (originales) adjuntos.

Prueba con un software de gestión de gastos. 

Por ejemplo, Expensya, una aplicación web y móvil.

Expensya, asesorará a tus clientes en el desarrollo de la estrategia de gestión profesional de gastos.

La solución incluye, entre otras cosas:

• Avanzada tecnología OCR (scanner) que permite la extracción automática de información de un recibo con una simple foto.

• Archivos con valor legal (4 certificaciones ISO, incluida la ISO 27001).

• Cálculo automático de los límites de distancia y kilometraje.

Ya vimos las bondades que ofrece una plantilla Excel para la contabilidad de pequeñas empresas. Incluso empresas miedianas pueden apoyarse en una hoja de control de gastos para controlar su gestión financiera.

Sea como sea, las reclamaciones de gastos no deben ser una limitación, ni para los reclamantes ni para quienes las procesan. Gracias a Excel y a las diferentes herramientas online que existen, este procedimiento se puede optimizar y automatizar.

Más que una cuestión de economía y de gestión, también es una cuestión de productividad, confianza, motivación y finalmente ¡bienestar en el trabajo!