¿Cómo hacer una nota de gastos y cómo procesarla? ¡Enigma resuelto!

¿Cómo puedes hacer una nota de gastos para el reembolso de un anticipo, por concepto de gastos empresariales? Diligenciando un documento administrativo que cumpla con un mínimo de requisitos.

Desde el punto de vista del Departamento Contable, ¿cómo procesar estas solicitudes? ¿Qué gastos están cubiertos y dentro de qué límites? ¿Existe un procedimiento para facturar y unos plazos que hay que respetar? ¿Son igual de eficaces los formatos en papel y digital? ¿Tienen el mismo valor probatorio?

Empleados y empleadas en constante movimiento, contables, personal administrativo o simplemente personas alérgicas al papel 😏 : aquí está todo lo que necesitan saber sobre registrar un reembolso y cómo reembolsar gastos.

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¿Qué son las notas de gastos?

Una nota de gasto es un documento (en papel o digital) necesario para que los/las trabajadores⋅as de una empresa soliciten el reembolso de gastos, en los que incurrieron, relacionados con su labor.

Los 4 pasos del procedimiento de declaración de gastos

Estos son los 4 pasos para tramitar la solicitud de gastos:

1. Avanzar los pagos

El trabajador o trabajadora realiza un pago, solicita y guarda los recibos proporcionados por el emisor, para luego diligenciar un formulario con la relación de sus gastos.

Requisitos de aceptación de los gastos

La aceptación de dichos gastos para su reembolso, requiere el cumplimiento de tres requisitos. Estos deben :

• ser de carácter netamente profesional,
• ser de una cuantía razonable, de modo que no se consideren prestaciones en especie y, por tanto, una remuneración injustificable,
• estar justificados por :
  • una factura desglosada o ticket que detalle:
    • el IVA,
    • el nombre de los clientes invitados, sus funciones y el nombre de la empresa al respaldo, para comidas de negocios que superen los 150 euros;
  • los archivos adjuntos, según sea el caso:
    • una copia del documento de matriculación del coche a nombre del trabajador o trabajadora,
    • el ticket de peaje,
    • la multa de aparcamiento.

2. Justificar los gastos

El Gerente, el Director del Proyecto o el responsable de la tarea, recibe la relación de gastos y la valida, teniendo en cuenta el tipo de gastos empresariales que se pueden reembolsar.

Los gastos profesionales que están cubiertos, total o parcialmente, son los siguientes:

• Gastos de viaje (combustible, peajes, aparcamiento, billetes de transporte público).
• Gastos de alojamiento (hotel, alquiler).
• Gasto en NTIC (Nuevas Tecnologías de la Información y Comunicación: equipos informáticos y telefónicos, costes de conexión, etc.).
• Gastos del material menor de oficina o de consumibles varios.
• Gastos de catering o alimentación (comidas de empresa), etc.

3. Verificación contable

El Contable o la persona encargada de esta tarea, verifica todos los recibos suministrados para comprobar su validez.

Aunque no hay un formato establecido para realizar el informe de gastos mensual, es posible valerse de una tabla que contenga algunos campos mínimos a diligenciar por parte de los/las interesados⋅as.

En caso de que se trate de un cheque, la información que debe aparecer es:

• el número del informe de gastos (al igual que las facturas, deben ir numerados),
• la fecha o el período que contempla (de... a...),
• el nombre del trabajador/trabajadora,
• el departamento para el cual trabaja,
• el concepto,
• el lugar,
• la naturaleza del gasto (comida de negocios, tarifa de taxi, billetes de avión, etc.),
• el importe antes y después de impuestos,
• la descripción de los cargos.

4. Reembolso

La última etapa consiste en hacer efectivo el reembolso. Para esto, gracias a los soportes generados en los pasos anteriores, el Departamento Financiero puede proceder a hacerlo.

¿En qué soporte debe realizarse y tramitarse una solicitud de gastos?

El soporte físico o en papel

Este es un método posible para empresas muy pequeñas que procesan pocas notas de gastos y cuyo personal no está muy familiarizado con el uso de herramientas informáticas.

Sin embargo, las limitaciones de este método son obvias:

• imposibilidad para hacer correcciones,
• riesgo de traspapeleo,
• dificultad para hacer seguimiento,
• problemas asociados con el archivo, etc.

Excel [+ modelo nota de gastos empresa]

Llevar el control de los gastos con una plantilla en Excel ofrece la ventaja de estandarizar este procedimiento, de modo que los interesados detallan la misma información, dentro de un mismo formato y de manera más rápida.

Te ofrecemos un modelo de hoja de gastos Excel, el cual puedes descargar gratuitamente:

Otra de las ventajas que ofrece contar con un modelo predeterminado, es que el trabajo del Departamento Contable se simplifica. La exportación en PDF es posible y el archivo puede seguir siendo digital.

Por otro lado y como en el caso del soporte en papel, Excel también presenta algunas limitaciones como:

• la pre-facturación de ciertos costes recurrentes,
• los anexos (facturas, documentos justificativos),
• entrada de datos móvil,
• la conexión con tus demás aplicaciones empresariales (software de contabilidad, software de nóminas, etc.).

Si tienes una startup o pyme, cuyas necesidades de movilidad son evidentes, puedes utilizar una herramienta mucho más práctica e intuitiva para ti: el software especializado.

Nota de gastos: ¿en qué herramientas apoyarte?

A diferencia del software instalado en tu ordenador local, el software SaaS consiste en una solución escalable y modular.

Ventajas

• entrada de reclamaciones de gastos fácil, inmediata y móvil,
• reclamaciones en unos cuantos clics,
• validación del reembolso con la misma rapidez,
• gestión de los pagos mediante la conexión con tu software de contabilidad,
• funcionalidad para guardar y archivar informes de gastos con valor probatorio,
• análisis de costes mediante cuadros de mando,
• una comunicación interna más fluida,
• ahorro de tiempo y satisfacción de los demandantes y los gestores,
• gestión de recibos (escáner integrado (OCR), o gestión de fotos de recibos).

Consejos prácticos

• Para ser eficaz, la herramienta debe poder conectarse con tu software actual: facturación en línea, ERP, gestor de proyectos, contabilidad, nóminas, etc.
• Un SIRH completo que integre un módulo de gestión de informes de gastos también puede ser una opción interesante.
• Explora cuáles son las tecnologías integradas en el software, como la tecnología OCR (escáner de reconocimiento óptico de caracteres). Muy interesante, pero a veces gestionado por terceros, no siempre garantizan el cumplimiento de la norma RGPD.

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Hoja de gastos: productividad y bienestar asegurados

Para las empresas en pleno desarrollo que requieren que sus empleados⋅as viajen frecuentemente o estén constantemente fuera de la oficina, la nota de gastos es una formalidad que requiere ser automatizada.

Sin embargo, las reclamaciones de gastos ya no deberían ser un obstáculo, ni para quien las solicita, ni para quien las tramita. Apóyate en herramientas que propendan por una buena gestión empresarial y cuiden tu economía. Esto impactará positivamente tu productividad, confianza y bienestar en el trabajo.