¿Cómo puedes hacer una nota de gastos para el reembolso de un anticipo, por concepto de gastos empresariales? Diligenciando un documento administrativo que cumpla con un mínimo de requisitos.
Desde el punto de vista del Departamento Contable, ¿cómo procesar estas solicitudes? ¿Qué gastos están cubiertos y dentro de qué límites? ¿Existe un procedimiento para facturar y unos plazos que hay que respetar? ¿Son igual de eficaces los formatos en papel y digital? ¿Tienen el mismo valor probatorio?
Empleados y empleadas en constante movimiento, contables, personal administrativo o simplemente personas alérgicas al papel 😏 : aquí está todo lo que necesitan saber sobre registrar un reembolso y cómo reembolsar gastos.
Una nota de gasto es un documento (en papel o digital) necesario para que los/las trabajadores⋅as de una empresa soliciten el reembolso de gastos, en los que incurrieron, relacionados con su labor.
Estos son los 4 pasos para tramitar la solicitud de gastos:
El trabajador o trabajadora realiza un pago, solicita y guarda los recibos proporcionados por el emisor, para luego diligenciar un formulario con la relación de sus gastos.
Requisitos de aceptación de los gastos
La aceptación de dichos gastos para su reembolso, requiere el cumplimiento de tres requisitos. Estos deben :
El Gerente, el Director del Proyecto o el responsable de la tarea, recibe la relación de gastos y la valida, teniendo en cuenta el tipo de gastos empresariales que se pueden reembolsar.
Los gastos profesionales que están cubiertos, total o parcialmente, son los siguientes:
El Contable o la persona encargada de esta tarea, verifica todos los recibos suministrados para comprobar su validez.
Aunque no hay un formato establecido para realizar el informe de gastos mensual, es posible valerse de una tabla que contenga algunos campos mínimos a diligenciar por parte de los/las interesados⋅as.
En caso de que se trate de un cheque, la información que debe aparecer es:
La última etapa consiste en hacer efectivo el reembolso. Para esto, gracias a los soportes generados en los pasos anteriores, el Departamento Financiero puede proceder a hacerlo.
Este es un método posible para empresas muy pequeñas que procesan pocas notas de gastos y cuyo personal no está muy familiarizado con el uso de herramientas informáticas.
Sin embargo, las limitaciones de este método son obvias:
© Libertad DigitalLlevar el control de los gastos con una plantilla en Excel ofrece la ventaja de estandarizar este procedimiento, de modo que los interesados detallan la misma información, dentro de un mismo formato y de manera más rápida.
Te ofrecemos un modelo de hoja de gastos Excel, el cual puedes descargar gratuitamente:
Otra de las ventajas que ofrece contar con un modelo predeterminado, es que el trabajo del Departamento Contable se simplifica. La exportación en PDF es posible y el archivo puede seguir siendo digital.
Por otro lado y como en el caso del soporte en papel, Excel también presenta algunas limitaciones como:
Si tienes una startup o pyme, cuyas necesidades de movilidad son evidentes, puedes utilizar una herramienta mucho más práctica e intuitiva para ti: el software especializado.
A diferencia del software instalado en tu ordenador local, el software SaaS consiste en una solución escalable y modular.
Para las empresas en pleno desarrollo que requieren que sus empleados⋅as viajen frecuentemente o estén constantemente fuera de la oficina, la nota de gastos es una formalidad que requiere ser automatizada.
Sin embargo, las reclamaciones de gastos ya no deberían ser un obstáculo, ni para quien las solicita, ni para quien las tramita. Apóyate en herramientas que propendan por una buena gestión empresarial y cuiden tu economía. Esto impactará positivamente tu productividad, confianza y bienestar en el trabajo.
