Kilometraje exento: cuáles son y qué disposiciones legales aplican

La gestión de los gastos empresariales relacionados con desplazamientos fuera de la oficina, entre los cuales se contemplan la locomoción, manutención y estancia, muchas veces generan dudas respecto a si clasifican o no dentro del concepto de kilometraje exento.

Tener conocimiento de cuáles son estos gastos y qué tratamiento fiscal reciben te permite, por un lado, hacer seguimiento y control financiero en aras de mantener el balance económico de tu negocio. Por el otro, cumplir con tus obligaciones frente a la Agencia Tributaria.

En este artículo te presentamos una clasificación de los gastos exentos de IRPF y detallamos las disposiciones fiscales en la materia.

De manera general, cualquier pago que haga una empresa a sus colaboradores.as constituye una renta del trabajo. Esta, por ende, haría parte de la base imponible y liquidable sobre la que se calcula el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF).

Sin embargo, el artículo 147 del Real Decreto Legislativo 8/2015 prevé la exoneración de tributación en el caso de algunas contraprestaciones y utilidades que cumplan ciertas condiciones y cuenten con el soporte que las justifique.

Dentro de dichas exoneraciones se encuentran los gastos de locomoción, manutención y estancia que no excedan los límites que revisaremos más adelante en este artículo.

En este mismo sentido, los gastos por desplazamiento, dietas y asignaciones de permanencia por un periodo continuado superior a nueve meses, sí serán objeto de gravamen.

Veamos entonces cómo deben justificarse los gastos para que puedan ser excluidos de la base de cotización.

Generalmente, para los casos en los cuales la exención no aplica, las empresas apelan a las tarifas establecidas en el convenio colectivo y se sirven de una hoja o nota de gasto para detallar el importe a liquidar.

Los gastos de kilometraje hacen referencia a los gastos en los que incurre una persona, los cuales se generan dentro del marco de un desplazamiento profesional, necesario para cumplir con tareas y actividades propias de su cargo.

En este sentido, la exoneración aplica cuando el/la colaborador.a:

• hace uso del transporte público, para lo cual deberá presentar como soporte facturas u otro documento equivalente (billete de avión, tren, bus etc.);
• en otro caso, hasta 0,19 euros por kilómetro recorrido.

🙋‍♀️ Los gastos de locomoción exentos podrán contemplar el peaje y aparcamiento, siempre y cuando estos estén debidamente justificados.

Los gastos generados por dieta y estancia contemplan los gastos de viaje a municipios diferentes al lugar del trabajo habitual de la persona y al que constituya su residencia. Asimismo, los gastos normales de manutención y aquellos generados en:

• hoteles y demás establecimientos de hostelería,
• restaurantes.

En ambos casos, es necesario contar con los soportes que acrediten:

• día y lugar del desplazamiento,
• razón o motivo.

🙋‍♀️ La remuneración por comida, fuera del contexto de desplazamiento laboral, se hace por medio de una remuneración en especie (derecho a tickets restaurante o posibilidad de comer en el restaurante de la empresa).

A continuación te proporcionamos un resumen de los gastos exentos de gravamen y las cuantías aplicables, así como otras disposiciones pertinentes.

Fuente: Declaración del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

La legislación también contempla otras reglas especiales para definir la exoneración del gravamen en lo que respecta a:

• personal de vuelo de las compañías aéreas,
• personal destinado en el extranjero,
• centros de trabajo móviles o itinerantes,
• relaciones laborales especiales de carácter dependiente,
• traslado del puesto de trabajo,
• miembros del tribunal del jurado,
• miembros de las mesas electorales,
• miembros de instituciones representativas.

Luego de la resolución 3972 de 2018 del Tribunal Económico Administrativo (TEAC), se estableció que puesto que es la empresa la que define y supervisa la actividad de sus trabajadores.as, es ella misma quien debe presentar los soportes que justifiquen los gastos de dietas y gastos de viajes.

Esto desplaza la responsabilidad que inicialmente recaía sobre el/la trabajador.a., aunque no impide que este siga aportando voluntariamente sus soportes.

Habiendo ya agrupado y definido los gastos exentos de IRFP, solo te queda por cumplir con las buenas prácticas del registo contable.

Recuerda que las empresas están en la obligación de llevar un registro del importe por todos los conceptos retribuidos abonados a sus colaboradores.as. De igual manera, estas deben comunicarlos en cada periodo de liquidación.

✍ ¡Manos a la obra!