Gastos de representación: ¿qué se debe reembolsar y cómo?

Dentro de las relaciones públicas con los clientes, el personal de una empresa a veces tiene que adelantar gastos dentro del marco de sus misiones profesionales. A este tipo de gastos se les conoce como gastos de representación y son aquellos que contemplan, principalmente, los gastos derivados de viajes (transporte), comidas e, incluso, alojamiento.

¿Cómo gestionar el reembolso de estos gastos necesarios para la actividad de la empresa? ¿Qué dice la ley respecto a su deducibilidad, usos y costumbres? Si quieres conocer qué gastos se reembolsan y en qué medida, llegaste al lugar indicado.

En este artículo, Appvizer explica las cuestiones relacionadas con el reembolso de los gastos de representación y cómo el uso de una herramienta de nota de gastos simplifica la gestión de gastos de tu empresa.

Los gastos de representación forman parte de los llamados gastos profesionales. Representan el conjunto de los gastos desembolsados por un funcionario o por un empleado en el marco de una misión profesional determinada: promocionar directa o indirectamente la empresa, su actividad e imagen.

Dicha misión contempla desplazamientos fuera de la residencia administrativa y familiar del empleado, así como invitaciones a clientes o proveedores y tienen por objetivo mejorar la cifra de negocios.

Estos gastos podrán ser reembolsados por el empresario, siempre y cuando los empleados y funcionarios presenten pruebas correspondiente a los gastos realizados (facturas, recibos, etc.).

Los gastos de viaje, por su parte, hacen referencia a los desplazamientos realizados fuera del lugar habitual de trabajo del empleado, relacionados con su actividad profesional:

• Una prestación de servicios,
• una formación,
• una visita técnica,
• una reunión de seguimiento de proyecto, etc.

Si bien pueden formar parte de los gastos de representación, su objetivo último no es el mismo que el de los gastos de representación. El reembolso de los gastos de viaje contempla todos los medios de transporte:

• Transporte público (avión, tren, autobús, barco),
• vehículo personal del empleado según un baremo de kilometraje.

La compensación de los gastos por concepto de kilometraje tiene en cuenta varios elementos, como la potencia fiscal del vehículo y la distancia recorrida.

Son diferentes las situaciones que se pueden presentar dentro del objetivo que tenga un empresario por desarrollar su negocio, como el establecimiento de alianzas con socios estratégicos o la presentación de la compañía y sus servicios. Así, algunos de los gastos pueden estar relacionados con:

• Cenas en restaurantes,
• boletos para eventos artísticos, deportivos, etc.;
• organización de pequeños eventos o salidas de ocio;
• kits o regalos de empresa;
• viajes;
• invitaciones a congresos o ferias con estadías pagas.

En España, las normativas que hace referencia al tratamiento y deducibilidad de los gastos de representación son:

• La Ley 27/2014, de 27 de noviembre, del Impuesto sobre Sociedades 👉   Definición de los gastos que se consideran deducibles y no deducibles.
• La Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y de modificación parcial de las leyes de los Impuestos sobre Sociedades, sobre la Renta de no Residentes y sobre el Patrimonio 👉   Fiscalidad correspondiente al IRPF de los gastos de representación.

A la luz de la Ley 27/2014, los gastos de representación deducibles son aquellos que:

• Tienen por objeto promocionar directa o indirectamente la venta de bienes o la prestación de servicios que puedan generar ingresos a la empresa.
• Se realizan de acuerdo con las costumbres y usos relativos al personal de la compañía.
• Están directamente relacionados con los ingresos del negocio.
• Se generan a partir del establecimiento de relaciones públicas con proveedores y/o clientes.

La Agencia Tributaria determina que para que un gasto sea deducible, el mismo debe estar:

• Contabilizado en la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio.
• Debidamente justificado por medio de soportes como facturas completas, recibos, tickets, etc.

Por otro lado, entre los gastos no deducibles se incluyen aquellos que:

• Representan una retribución de los fondos propios;
• son derivados de la contabilización del Impuesto sobre Sociedades;
• constituyen multas y sanciones penales y administrativas, los recargos del período ejecutivo y el recargo por declaración extemporánea sin requerimiento previo;
• que resultan en pérdidas del juego, donativos y liberalidades;
• constituyan actuaciones contrarias al ordenamiento jurídico.
• realizados con personas o entidades residentes en países o territorios calificados como paraísos fiscales;
• hayan sido devengados en el período impositivo, derivados de deudas con entidades del grupo;
• derivados de la extinción de la relación laboral, común o especial, o de la relación mercantil.

Respecto al límite del reembolso de dichos gastos, la Ley especifica que:

Establece un procedimiento interno de reembolso en tu empresa, en línea con las disposiciones de la ley y el cumplimiento de lo establecido por el Departamento Económico y el Plan Contable.

Dentro del mismo, determina la forma en la cual el trabajador deberá presentar la relación de los gastos, de manera que actúe como un contrato entre las dos partes y como documento de apoyo.

Solicita información como:

• El concepto del gasto,
• el lugar,
• la fecha,
• la duración de la misión,
• la residencia administrativa y personal del agente,
• el modo de transporte utilizado por el funcionario,
• el importe de la suma global asignada al agente para los gastos de transporte, alojamiento y comida.

🤔 ¿Cómo justificar gastos de representación?

Para que los gastos en los que ha incurrido el empleado puedan ser reembolsados, este debe conservar todos los justificantes para luego transmitirlos a la empresa. La relación de gastos puede hacerse a partir de una nota de gastos.

El formulario para los gastos de representación puede ser el mismo que empleas para el reembolso de gastos por concepto de dietas y kilometrajes. Depende de ti y de las necesidades puntuales de la empresa que incluyas información detallada sobre:

• El nombre y los apellidos de quien declara,
• la ciudad de salida,
• la ciudad de llegada,
• la fecha y la hora de salida,
• la fecha y la hora de llegada,
• el lugar de la misión,
• detalles de los gastos adelantados por el funcionario (número de noches, número de comidas e importes totales),
• el importe total a reembolsar estimado por el funcionario,
• el importe corregido en caso de diferencia,
• la firma del funcionario y del responsable del reembolso.

Para simplificar la gestión de tus reembolsos de gastos de representación, Appvizer te ofrece el siguiente modelo en Excel:

Sin embargo, dependiendo de la actividad de tu empresa, es posible que una plantilla de Excel no sea suficiente ya que:

• Requieras rellenar previamente ciertos gastos recurrentes;
• necesites adjuntar documentos justificativos;
• sea necesario acceder al formato en movimiento;
• una recolección de los datos para su tratamiento a partir de otros software empresariales no sea compatible con las aplicaciones de tu empresa (software de contabilidad, HRIS, etc.).

Para superar estos inconvenientes y gestionar eficazmente los gastos de representación, existen soluciones adaptadas a las necesidades de gerentes, equipos móviles, viajeros, personal administrativo y contable, etc. Gracias a las herramientas de gastos e ingresos, los empleados son autónomos, los controles son automáticos, te ahorras tiempo de trabajo y toneladas de papel.

🍸 Ahora que sabes cómo darle un correcto tratamiento a estos gastos, ¿qué estás esperando para organizar tu próxima reunión de negocios?