

Conoce cómo hacer un correcto tratamiento fiscal de los gastos de viaje y dietas según la ley española y asegura la correcta gestión de gastos profesionales.
El medio de comunicación que reinventa la empresa
Dentro de las relaciones públicas con los clientes, el personal de una empresa a veces tiene que adelantar gastos dentro del marco de sus misiones profesionales. A este tipo de gastos se les conoce como gastos de representación y son aquellos que contemplan, principalmente, los gastos derivados de viajes (transporte), comidas e, incluso, alojamiento.
¿Cómo gestionar el reembolso de estos gastos necesarios para la actividad de la empresa? ¿Qué dice la ley respecto a su deducibilidad, usos y costumbres? Si quieres conocer qué gastos se reembolsan y en qué medida, llegaste al lugar indicado.
En este artículo, Appvizer explica las cuestiones relacionadas con el reembolso de los gastos de representación y cómo el uso de una herramienta de nota de gastos simplifica la gestión de gastos de tu empresa.
Los gastos de representación forman parte de los llamados gastos profesionales. Representan el conjunto de los gastos desembolsados por un funcionario o por un empleado en el marco de una misión profesional determinada: promocionar directa o indirectamente la empresa, su actividad e imagen.
Dicha misión contempla desplazamientos fuera de la residencia administrativa y familiar del empleado, así como invitaciones a clientes o proveedores y tienen por objetivo mejorar la cifra de negocios.
Estos gastos podrán ser reembolsados por el empresario, siempre y cuando los empleados y funcionarios presenten pruebas correspondiente a los gastos realizados (facturas, recibos, etc.).
Los gastos de viaje, por su parte, hacen referencia a los desplazamientos realizados fuera del lugar habitual de trabajo del empleado, relacionados con su actividad profesional:
Si bien pueden formar parte de los gastos de representación, su objetivo último no es el mismo que el de los gastos de representación. El reembolso de los gastos de viaje contempla todos los medios de transporte:
La compensación de los gastos por concepto de kilometraje tiene en cuenta varios elementos, como la potencia fiscal del vehículo y la distancia recorrida.
Son diferentes las situaciones que se pueden presentar dentro del objetivo que tenga un empresario por desarrollar su negocio, como el establecimiento de alianzas con socios estratégicos o la presentación de la compañía y sus servicios. Así, algunos de los gastos pueden estar relacionados con:
En España, las normativas que hace referencia al tratamiento y deducibilidad de los gastos de representación son:
A la luz de la Ley 27/2014, los gastos de representación deducibles son aquellos que:
La Agencia Tributaria determina que para que un gasto sea deducible, el mismo debe estar:
Por otro lado, entre los gastos no deducibles se incluyen aquellos que:
Respecto al límite del reembolso de dichos gastos, la Ley especifica que:
Los gastos por atenciones a clientes o proveedores serán deducibles con el límite del 1 por ciento del importe neto de la cifra de negocios del período impositivo.
Establece un procedimiento interno de reembolso en tu empresa, en línea con las disposiciones de la ley y el cumplimiento de lo establecido por el Departamento Económico y el Plan Contable.
Dentro del mismo, determina la forma en la cual el trabajador deberá presentar la relación de los gastos, de manera que actúe como un contrato entre las dos partes y como documento de apoyo.
Solicita información como:
🤔 ¿Cómo justificar gastos de representación?
Para que los gastos en los que ha incurrido el empleado puedan ser reembolsados, este debe conservar todos los justificantes para luego transmitirlos a la empresa. La relación de gastos puede hacerse a partir de una nota de gastos.
El formulario para los gastos de representación puede ser el mismo que empleas para el reembolso de gastos por concepto de dietas y kilometrajes. Depende de ti y de las necesidades puntuales de la empresa que incluyas información detallada sobre:
Para simplificar la gestión de tus reembolsos de gastos de representación, Appvizer te ofrece el siguiente modelo en Excel:
Modelo de nota de gastos en formato Excel
DescargarSin embargo, dependiendo de la actividad de tu empresa, es posible que una plantilla de Excel no sea suficiente ya que:
Para superar estos inconvenientes y gestionar eficazmente los gastos de representación, existen soluciones adaptadas a las necesidades de gerentes, equipos móviles, viajeros, personal administrativo y contable, etc. Gracias a las herramientas de gastos e ingresos, los empleados son autónomos, los controles son automáticos, te ahorras tiempo de trabajo y toneladas de papel.
🍸 Ahora que sabes cómo darle un correcto tratamiento a estos gastos, ¿qué estás esperando para organizar tu próxima reunión de negocios?