Gastos deducibles IRPF y reembolso de gastos de viajes

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¿No sabes cómo abordar la cuestión de los gastos deducibles IRPF? ¿Las facturas se están acumulando? ¿Hay un crecimiento exponencial de los procedimientos administrativos y, en particular, de la tramitación de los gastos de viaje? Afortunadamente, hay soluciones para ayudarte a entender, manejar y controlar mejor este proceso de gestión.

En este artículo detallamos los requisitos legales para solicitar los reembolsos por viajes de negocios y ponemos a tu disposición una comparativa con los mejores software de gestión de gastos del mercado.

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¿Cómo calcular el reembolso de los gastos de viaje de tus empleados?

¿Qué es un subsidio de viaje?

Los "gastos de viaje" se refieren a los gastos incurridos cuando un empleado viaja o realiza una visita de negocios fuera de la empresa.

Un empleado está "en movimiento" cuando se ve obligado a ausentarse tanto de su casa como de su lugar de trabajo habitual. 

Los gastos que se tienen en cuenta son los de:

  • Dietas.

  • Kilometraje.

  • Locomoción: todos los gastos incurridos debido al desplazamiento del empleado.

Las autoridades fiscales fijan montos de reembolso de IVA

Para los gastos de viaje la ley de IRPF española ha establecido las siguientes cantidades:

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Fuente: iberley 

Para las personas que trabajan en vuelos, los montos en gastos de manutención que están exentos dentro y fuera de españa son 36.06 € y 66.11 € respectivamente.

¿Qué es la asignación por kilómetro?

Para llegar a una reunión de negocios, el empleado puede decidir: 

  1. Tomar un avión, tren, transporte público.

  2. Usar un vehículo de la compañía o su vehículo.

En cualquiera de los dos casos, estos costos son cubiertos por la empresa incluyendo el combustible, el mantenimiento, los peajes de autopista y parkings. Sin embargo, cuando el empleado utiliza un vehículo propio o de la empresa, se regulan los kilómetros recorridos.

Los gastos de viaje forman parte de la contabilidad de la empresa. Por eso es importante registrarlos correctamente para mantener un control total de los reembolsos y del presupuesto.

Reembolsos de gastos deducibles

¿Cómo se reembolsan los gastos de viaje?

Para el reembolso de gastos de viajes se identifican 3 métodos que las empresas pueden implementar, estos son:

  • Modelo fijo: se fija un monto máximo para los gastos.

  • Modelo por gasto: se tiene un control de todos los gastos hechos por el empleado. Los mismos deben ser justificados con comprobantes o facturas para ser reembolsados.

  • Modelos mixtos: se fija una cantidad para un gasto pero, de igual forma debe ser justificado con comprobantes o facturas para que pueda ser reembolsado.

Puntos a tener en cuenta sobre el reembolso

Al igual que con otros gastos, no basta con anunciar que has realizado un gasto en particular como parte de un viaje, ¡debes justificarlo respetando las normas de la empresa! Nunca olvides que un gasto injustificado no es elegible para reembolso.

Debes conocer 3 puntos importantes para solicitar el reembolso y darle seguimiento:

  1. La justificación: en ocasiones se requiere que se especifique el cliente visitado, el motivo del desplazamiento, los participantes de la reunión, tickets de parqueos y peajes, etc.

  2. El método de pago: se debe indicar por cual medio de pago se hizo el consumo.

  3. La liquidación: estos gastos no se incluyen dentro del salario, sino que se registran en una categoría diferente, porque muchos de estos tienen un trato especial para ser gravados por el IVA.

¿Cuáles son las mejores herramientas para la gestión de gastos?

Los software de gestión de gastos te ayudan a aplicar la mejor política para reembolsar los gastos de viaje de los empleados y a aumentar la movilidad profesional. Estas herramientas no sólo ahorran mucho tiempo, sino que también permiten controlar mejor el presupuesto de toda la empresa. 

Cada empleado puede consultar el presupuesto disponible en tiempo real a través de una plataforma de gestión 100% online y de una aplicación móvil. Simplemente tendrás que definir las normas y presupuestos aplicables a cada persona.

Se acabó la búsqueda de facturas, todo el mundo puede ver de un vistazo los recibos que faltan para que se le reembolsen sus gastos. Mejorando así el control de los gastos por medio de un historial organizado de los mismos.

A continuación te detallamos 3 de las mejores soluciones de gestión de gastos que existen en el mercado:

Captio

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Captio es un software de gestión de gastos que automatiza todas las tareas manuales y permite llevar un seguimiento de todos los gastos, desde la solicitud de reembolso hasta el pago.

Entre sus ventajas se encuentran:

  • Elaboración de notas de gastos personalizadas.

  • Gestión de reembolso de gastos.

  • Escaner facturas.

  • Conciliación bancarias.

  • Gestión de IVA.

Cuéntica

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Cuéntica es una herramienta en modo SaaS para autónomos y pymes que permite gestionar los gastos de la empresa sin riesgos de errores, ni complicaciones y tomando en consideración todas las obligaciones legales.

Dentro de sus ventajas están:

  • Emisión de facturas.

  • Clasificación de gastos.

  • Seguimiento de cobros y pagos.

  • Control de acceso por tipo de usuarios.

  • Elaboración automática de comparativas con relación a periodos pasados.

Tickelia

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Tickelia es una solución que simplifica el proceso de registros de gastos con unos pocos clics. Además, ofrece funcionalidades que facilitan la gestión del IVA y los reembolsos por gastos de viajes.

Algunas de sus ventajas son:

  • Almacenamiento en la nube.

  • Gestión de solicitudes de viajes.

  • Recuperación del IVA de los gastos por viajes.

  • Envío de facturas simplificadas a la Administración Tributaria (AEAT).

  • Integración con software de gestión empresarial como: Active Directory, Oracle, salesforce, SAP, SAGE, Microsoft Dynamics 365, etc.

Adoptar las mejores herramientas para optimizar la gestión de gastos

Las soluciones SaaS han desarrollado funcionalidades innovadoras para facilitar las prácticas de gestión de gastos. Estas ofrecen una gama completa de soluciones diseñadas para dar a los empleados la autonomía necesaria. 

¿Qué más se puede pedir? a partir de ahora, podrás dedicar más tiempo a otras tareas de mayor valor agregado. Controlas en tiempo real las ganancias e incrementas la competitividad de tu empresa. Mejoras la eficiencia operativa de su equipo. ¡Ahora estás mejor preparado para competir en su mercado!

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