Exención IRPF viajes extranjero

Exención IRPF para viajes al extranjero: ¿Qué debes saber?

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¿No sabes cómo abordar la cuestión de la exención IRPF para viajes al extranjero? En este artículo detallamos todo lo que tienes que saber para la gestión de los gastos generados en el marco de los viajes empresariales. 

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Exención IRPF viajes extranjero y España

¿Qué es un subsidio de viaje?

Los "gastos de viaje" se refieren a los gastos incurridos cuando un empleado viaja o realiza una visita de negocios fuera de la empresa.

Un empleado está "en movimiento" cuando se ve obligado a ausentarse tanto de su casa como de su lugar de trabajo habitual. 

Los gastos que se tienen en cuenta son los de:

  • Dietas.

  • Kilometraje.

  • Locomoción: todos los gastos incurridos debido al desplazamiento del empleado.

Las autoridades fiscales fijan montos de reembolso por desplazamientos al extranjero

Para los gastos de viaje la Agencia Tributaria ha establecido las siguientes cantidades:

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Fuente: iberley 

Para las personas que trabajan en vuelos, los montos en gastos de manutención que están exentos dentro y fuera de españa son 36.06 € y 66.11 € respectivamente.

Exención de gravar el IRPF

¿Y que hay de las rentas obtenidas en el extranjero? Existe un beneficio en forma de exención sobre parte de las rentas obtenidas en el extranjero. Esto se conoce como 7P e indica que los trabajadores expatriados estarán exentos de tributar hasta un máximo de 60.100 euros anuales de su salario.

¿Qué es la asignación por kilómetro?

Para llegar a una reunión de negocios, el empleado puede decidir: 

  1. Tomar un avión, tren, transporte público.

  2. Usar un vehículo de la compañía o su vehículo.

En cualquiera de los dos casos, estos costos son cubiertos por la empresa incluyendo el combustible, el mantenimiento, los peajes de autopista y parkings. Sin embargo, cuando el empleado utiliza un vehículo propio o de la empresa, se regulan los kilómetros recorridos.

Los gastos de viaje forman parte de la contabilidad de la empresa. Por eso es importante registrarlos correctamente para mantener un control total de los reembolsos y del presupuesto.

Reembolsos de gastos deducibles

¿Cómo se reembolsan los gastos de viaje?

Para el reembolso de gastos de viajes se identifican 3 métodos que las empresas pueden implementar, estos son:

  • Modelo fijo: se fija un monto máximo para los gastos.

  • Modelo por gasto: se tiene un control de todos los gastos hechos por el empleado. Los mismos deben ser justificados con comprobantes o facturas para ser reembolsados.

  • Modelos mixtos: se fija una cantidad para un gasto pero, de igual forma debe ser justificado con comprobantes o facturas para que pueda ser reembolsado.

Puntos a tener en cuenta sobre el reembolso

Al igual que con otros gastos, no basta con anunciar que has realizado un gasto en particular como parte de un viaje, ¡debes justificarlo respetando las normas de la empresa! Es importante establecer un convenio para eviter errores o excesos.

Nunca olvides que un gasto injustificado no es elegible para reembolso.

Debes conocer 3 puntos importantes para solicitar el reembolso y darle seguimiento:

  1. La justificación: en ocasiones se requiere que se especifique el cliente visitado, el motivo del desplazamiento, los participantes de la reunión, tickets de parqueos y peajes, etc.

  2. El método de pago: se debe indicar por cual medio de pago se hizo el consumo.

  3. La liquidación: estos gastos no se incluyen dentro del salario, sino que se registran en una categoría diferente, porque muchos de estos tienen un trato especial para ser gravados por el IVA.

Adoptar las mejores herramientas para optimizar la gestión de gastos

Los software de gestión de gastos te ayudan con la aplicación de la exención para reembolsar los gastos de viaje de los empleados y a aumentar la movilidad profesional. Estas herramientas no sólo ahorran mucho tiempo, sino que también permiten controlar mejor el presupuesto de toda la empresa. 

Cada empleado puede consultar el presupuesto disponible en tiempo real a través de una plataforma de gestión 100% online y de una aplicación móvil. Simplemente tendrás que definir las normas y presupuestos aplicables a cada persona.

Se acabó la búsqueda de facturas, todo el mundo puede ver de un vistazo los recibos que faltan para que se le reembolsen sus gastos. Mejorando así el control de los gastos por medio de un historial organizado de los mismos.

Las soluciones SaaS han desarrollado funcionalidades innovadoras para facilitar las prácticas de gestión de gastos. Estas ofrecen una gama completa de soluciones diseñadas para dar a los empleados la autonomía necesaria. 

¿Qué más se puede pedir? a partir de ahora, podrás dedicar más tiempo a otras tareas de mayor valor agregado. Controlas en tiempo real las ganancias e incrementas la competitividad de tu empresa. Mejoras la eficiencia operativa de su equipo. ¡Ahora estás mejor preparado para competir en su mercado!

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