Aprovecha al máximo la gestión documental para mejorar la organización y accesibilidad de tus documentos

Aprovecha al máximo la gestión documental para mejorar la organización y accesibilidad de tus documentos

Por Emma Gil
El 14/5/24

En un mundo donde la información es abundante y el acceso a esta puede determinar el éxito de una organización, la gestión documental se convierte en un pilar fundamental para empresas de todos los tamaños.

Este artículo explora la gestión documental, un proceso esencial que no solo facilita la organización y el acceso a la información, sino que también mejora la seguridad, la colaboración y el cumplimiento normativo.

¿Qué es la gestión documental?¿Y por qué es tan importante?

A lo largo de este artículo, te daremos sus componentes, beneficios y herramientas clave para entender cómo y por qué transforma el ambiente laboral moderno. 🔥

¿Qué es la gestión documental?

¿Qué significa gestión documental?

La gestión documental implica la administración de documentos a través de su ciclo de vida completo, desde la creación hasta la eliminación. Este sistema asegura:

  • la organización,
  • el almacenamiento seguro,
  • el acceso fácil,
  • y la protección de los documentos tanto físicos como digitales.

Los principales aspectos incluyen:

  • la creación y captura: se trata de la generación de documentos y recolección de datos, incluyendo la transformación de documentos físicos a formatos digitales.
  • el almacenamiento y la organización gracias a estructuras lógicas y etiquetas para facilitar la recuperación eficiente.
  • el acceso y la distribución, con la gestión de permisos para asegurar que solo los usuarios autorizados puedan acceder o distribuir documentos.
  • la preservación y protección, con la implementación de medidas de seguridad, control de versiones y copias de seguridad para proteger la información.
  • y para terminar, la eliminación y desecho, con todos los procedimientos para eliminar documentos de forma segura y conforme a las normativas de retención.

Este enfoque integral ayuda a las organizaciones a mejorar la eficiencia operativa, cumplir con las normativas y facilitar la toma de decisiones.

La importancia de la gestión documental y sus 6 ventajas

1- Eficiencia operativa

Un sistema de gestión documental eficiente simplifica y agiliza los flujos de trabajo, eliminando procesos redundantes y reduciendo la dependencia de documentos físicos.

Esto se traduce en una rápida recuperación de documentos y una gestión más eficiente del tiempo, lo que permite a los empleados concentrarse en tareas más productivas. 💯

2- Reducción de costos

Al digitalizar los documentos y centralizar la gestión de los mismos, las empresas pueden significativamente reducir los costos asociados con el almacenamiento físico y la gestión de papel.

Esto también incluye una reducción en los costos de impresión y distribución.

3- Mejora en la colaboración

La gestión documental facilita la colaboración tanto interna como externa al permitir el acceso simultáneo a documentos por parte de múltiples usuarios, incluso si están ubicados en diferentes geografías.

Esto es especialmente útil en entornos donde el trabajo remoto ha ganado prevalencia. 🤝

4- Cumplimiento normativo

Con regulaciones que frecuentemente cambian y varían según el sector y la geografía, un sistema de gestión documental robusto ayuda a asegurar que la organización cumpla con los requisitos legales y normativos.

Esto incluye:

  • mantener la integridad de los registros,
  • asegurar la privacidad de los datos sensibles,
  • y facilitar el proceso de auditorías.

5- Seguridad de la información

Los sistemas de gestión documental modernos están equipados con características de seguridad avanzadas que protegen contra el acceso no autorizado y las brechas de datos.

Además, el control de versiones y los registros de auditoría ayudan a rastrear quién accedió o modificó documentos y cuándo ocurrió, lo que es crucial para la seguridad y la gobernanza de la información. 🔐

6- Recuperación ante desastres

Integrar capacidades de respaldo y recuperación en la gestión documental garantiza que los documentos esenciales puedan ser recuperados en casos de:

  • desastres naturales,
  • ataques cibernéticos,
  • o fallas tecnológicas,

asegurando así la continuidad del negocio.

En conjunto, estos beneficios destacan por qué la gestión documental no es solo una necesidad administrativa sino una ventaja estratégica que puede diferenciar a una organización en términos de eficiencia, seguridad y cumplimiento normativo. ✅

Las 6 características clave de una buena gestión documental

Un sistema de gestión documental efectivo es esencial para maximizar la eficiencia operativa y la seguridad de la información en cualquier organización.

Aquí te explicamos las características principales que debes tener en cuenta:

Facilidad de uso

La base para un sistema de gestión documental debe ser constituido de un programa intuitivo y fácil de usar para todos los usuarios, independientemente de su nivel técnico.

Porque esto garantiza una adopción más rápida y reduce la necesidad de formación extensa, facilitando la integración del sistema en las rutinas diarias. 🗞️

Indexación y búsqueda avanzada

El sistema debe ofrecer capacidades robustas de indexación y búsqueda para permitir a los usuarios encontrar documentos rápidamente utilizando diversos criterios, como:

  • fecha,
  • tipo de documento,
  • autor, entre otros.

Esto ahorra tiempo y aumenta la productividad al minimizar las horas hombre necesarias para localizar información. 📌

Seguridad y control de acceso

Es vital que un sistema de gestión documental tenga controles de seguridad estrictos que gestionen quién puede:

  • acceder,
  • editar,
  • compartir,
  • o eliminar documentos.

Estos controles ayudan a proteger información sensible y a cumplir con las normativas de privacidad y seguridad de datos.

Integración con otros sistemas

Para maximizar su efectividad, el sistema de gestión documental debería integrarse sin problemas con otras herramientas que la empresa utilice, como:

Esta interoperabilidad facilita un flujo de trabajo más fluido y una mejor gestión de datos.

Automatización de procesos

Otra característica clave es la capacidad de automatizar procesos repetitivos como:

  • la automatización de la captura de datos,
  • la clasificación de documentos,
  • y el enrutamiento de documentos para aprobación y revisión. ✅

La automatización ayuda a reducir errores, ahorra tiempo y mejora la consistencia en el manejo de documentos.

Soporte y escalabilidad

Un buen sistema debe ser capaz de crecer con la empresa, manejando un aumento en el volumen de documentos sin degradar el rendimiento.

Además, debe ofrecer un soporte técnico confiable para resolver cualquier problema rápidamente y mantener el sistema operando de manera eficiente. 💯

Los 7 procesos del funcionamiento de una gestión documental eficaz

Para que un sistema de gestión documental funcione de manera eficiente y segura, se deben implementar y mantener ciertos procesos críticos como:

La incorporación de documentos

Los sistemas de gestión documental deben definir claramente cómo un documento se integra al sistema, ya sea a través del archivo o la digitalización.

Este proceso implica identificar y seleccionar los documentos que necesitan ser capturados. ✅

Registro

El propósito del registro es formalizar la entrada de un documento al sistema. Esto se logra asignando un identificador único y añadiendo información descriptiva que facilite su localización futura (metadatos).

👉 Los documentos deben ser registrados en el momento en que se incorporan al sistema.

Clasificación

La clasificación consiste en organizar documentos de manera jerárquica según características predefinidas, sin importar su origen, destino o formato. 📂

Este proceso implica tanto acciones técnicas como administrativas.

Almacenamiento

El objetivo del almacenamiento de la documentación es mantener y preservar los documentos de manera que se asegure su:

  • autenticidad,
  • fiabilidad,
  • integridad,
  • y disponibilidad por el tiempo requerido. 🗄️

Esto implica controlar las condiciones de almacenamiento y las operaciones de manejo para proteger los documentos de accesos o destrucciones no autorizadas, así como prevenir su deterioro o pérdida y minimizar riesgos de robo o desastres.

Acceso

La fase de acceso regula quién puede realizar operaciones con los documentos (como creación, consulta, modificación o eliminación) y bajo qué circunstancias. 🔑

Esto se gestiona mediante controles específicos que responden:

  • a los requerimientos legales (por ejemplo, protección de datos personales)
  • y a las necesidades organizacionales (como la confidencialidad de documentos estratégicos o financieros).

Trazabilidad

La trazabilidad en la gestión documental es fundamental para la seguridad organizacional. Asegura que solo los usuarios autorizados puedan realizar las actividades asignadas.

Es necesario monitorear el uso y movimiento de los documentos para garantizar que solo los usuarios con los permisos necesarios intervengan en los procesos documentales y que los documentos puedan ser localizados cuando se requieran. 🔍

Disposición

Una vez cumplido el tiempo de conservación establecido para un documento, se aplica la disposición especificada en el calendario de conservación, que puede incluir:

  • la eliminación,
  • la conservación permanente, 💾
  • o la transferencia a otro sistema archivístico.

¿Cuáles son los softwares de gestión documental más utilizados?

En el mercado actual, existen numerosas soluciones de software de gestión documental, o DMS (Document Management System en inglés), que ayudan a las empresas a organizar, gestionar y rastrear documentos electrónicos.

Te damos ahora nuestras recomendaciones entre los softwares más populares y eficaces, cada uno con sus propias características y ventajas.

Docuware

DocuWare es una plataforma sofisticada de gestión documental que proporciona una suite integral de herramientas para mejorar la organización de tus documentos, entre ellas:

  • una captura inteligente de datos utilizando tecnología OCR para extraer información automáticamente,
  • una integración segura de documentos provenientes de diversas fuentes, incluyendo correos electrónicos y aplicaciones móviles,
  • la automatización de flujos de trabajo, lo que facilita procesos empresariales más eficientes,
  • y un almacenamiento común y seguro para todos tus documentos digitalizados.

Además, DocuWare te permite un fácil acceso y colaboración en documentos a través de la nube, garantizando la seguridad y el control de los datos con medidas de protección avanzadas.

DocuWare

Plataforma de Gestión Documental para PYMEs
Más información sobre DocuWare

Google Workspace (anteriormente G Suite)

Google Workspace ofrece herramientas como Google Docs, Sheets y Drive, proporcionando una plataforma colaborativa que facilita la edición, el almacenamiento y la compartición de documentos en la nube.

Es preferido por empresas que buscan soluciones simples y efectivas que faciliten la colaboración remota.

Google Workspace

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Conviértase en una empresa más productiva
Más información sobre Google Workspace

Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint es ampliamente reconocido por su integración con Microsoft Office y su capacidad para crear sitios web intranet como plataformas de gestión de documentos.

Permite la colaboración en tiempo real, tiene amplias capacidades de personalización y es ideal para empresas que ya dependen de otros productos de Microsoft.

Microsoft Project

+200 Opiniones

Software para gestión de portafolios y proyectos
Más información sobre Microsoft Project

Respondemos a las preguntas más frecuentes

¿Cómo diferenciar la gestión documental de la gestión de contenidos empresariales?

La gestión documental se enfoca en el manejo específico de documentos, incluyendo su captura, almacenamiento y recuperación. 🆚

En cambio, la gestión de contenidos empresariales (ECM) abarca un espectro más amplio, gestionando todo tipo de contenido, incluyendo documentos, imágenes y multimedia, integrando además herramientas para colaboración y procesos de negocio.

¿Hay leyes o alguna normativa legal sobre la gestión documental en España?

, está regulada por leyes como: ⚖️

  • la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), que adapta el GDPR al contexto español,
  • y la Ley 3/2018, que adapta el RGPD europeo a España, regulando la protección de datos personales y estableciendo derechos digitales como el olvido y la portabilidad de datos. Eso es clave para la conformidad con los estándares de privacidad.

¿Cómo contribuye la gestión documental a la sostenibilidad ambiental de una empresa?

La gestión documental mejora la sostenibilidad ambiental al reducir la dependencia del papel y fomentar el uso de documentos digitales.

Esto ayuda a las empresas a:

  • disminuir su huella ecológica,
  • conservar recursos,
  • y gestionar desechos de manera más eficiente, alineando las prácticas empresariales con objetivos de responsabilidad ambiental. 🌱

La gestión documental en resumen

Queda claro que un sistema de gestión documental robusto y bien implementado es más que una solución para manejar papeles; es una estrategia integral que potencia la eficiencia operativa, asegura el cumplimiento normativo y protege los activos informativos.

Al adoptar y adaptar las soluciones de gestión documental adecuadas, las organizaciones no solo pueden mejorar su operatividad diaria, sino también posicionarse para el éxito en el entorno digital acelerado de hoy.

En definitiva, la gestión documental es una inversión esencial en la infraestructura de cualquier empresa que aspira a la excelencia y la sostenibilidad en la era de la información.

La gestión documental no solo es un proceso digital, sino un proceso ambiental 💫

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