Empresario o autónomo: gestiona gastos de manutención como todo un pro

Tu pyme está en plena expansión y tu equipo comercial se enfrenta más que nunca a desplazamientos laborales: ferias, eventos, reuniones con clientes en otras ciudades… ¡Excelente noticia!

El meollo del asunto está en que tus trabajadores han comenzado a solicitar cada vez más reembolsos y la diferencias entre los diferentes tipos de gastos se ha difuminado. Gastos de manutención, estancia, dietas, kilometrajes… 😮‍💨

Los gastos en los que incurre una persona dentro del marco de su actividad profesional, requieren de un tratamiento específico, sobre todo si los mismos pueden ser objeto de deducciones por parte de Hacienda.

¿Eres autónomo y no estás seguro de saber si puedes compensar los gastos normales de manutención que se desprenden del desarrollo de tu actividad económica principal?

En este artículo, Appvizer pone la lupa en estos conceptos y en cómo llevar a cabo su tratamiento fiscal.

Dentro del marco profesional y ante situaciones de desplazamiento fuera del lugar habitual de trabajo, los gastos de manutención y estancia forman parte de los llamados gastos profesionales.

De manera general, dichos gastos engloban entonces lo referente a costes generados por concepto de:

• Estancia o alojamiento (hostelería),
• dietas (restauración),
• transporte (peajes, aparcamiento, kilometraje).

Los gastos de manutención son percepciones a las que tienen derecho las y los trabajadores cuando se encuentran en desplazamiento y deben desarrollar sus misiones fuera de su lugar de trabajo habitual.

Dichos gastos pueden producirse de dos maneras: por un lado, dentro del territorio español y, por el otro, fuera del territorio español. En ambos casos se puede distinguir entre dos situaciones igualmente que hacen referencia al hecho de pernoctar fuera de su residencia habitual o no.

Cuando un(a) trabajador(a) o autónomo debe trabajar en otro municipio diferente al habitual de trabajo, es normal que incurra en gastos durante el tiempo que dura su misión. En el caso de la persona trabajadora, corresponde a la empresa hacerse cargo de la gestión de dichos gastos y acreditar:

• El día y lugar del desplazamiento,
• La razón o motivo del mismo.

En el caso de los autónomos, por otro lado, la cuestión suscita algunas dudas con respecto a su efectiva deducción.

Los gastos de manutención, específicamente, hacen referencia puntual al alimento. En este sentido, y según el lugar donde se generan y cómo se reembolsen, estos pueden ser tratados como una renta en especie o como una dieta.

Según lo determina la Agencia Tributaria:

Los gastos de manutención podrán deducirse siempre y cuando los mismos estén relacionados directamente con el ejercicio de la actividad económica del empleado y siempre que se cumpla con los siguientes requisitos:

• Los gastos sean del propio contribuyente;
• se realicen dentro del marco del desarrollo de su actividad económica;
• se generen en establecimientos de restauración y hostelería;
• se abonen utilizando cualquier medio de pago electrónico.

Adicionalmente, para que los gastos por manutención sean objeto de exención:

• En términos del desplazamiento, este debe realizarse a un municipio distinto de aquel donde está situado el centro de trabajo habitual del empleado
• En términos de la permanencia del empleado en el municipio, esta no debe superar nueve meses continuos.

Las asignaciones correspondiente a los gastos normales de manutención se muestran en la siguiente tabla:

Todo gasto que exceda los valores antes señalados será considerado como rendimiento del trabajo, estará sujeto a cotización y se le aplicará la retención correspondiente.

Adicionalmente, constituye una obligación para la empresa demostrar la veracidad de los gastos frente a la autoridad competente, a partir de los justificantes correspondientes (tickets, facturas, recibos, etc.).

En el caso de los autónomos, según la Ley 6/2017, de 24 de octubre sobre Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo, los autónomos también pueden beneficiarse de las deducciones por concepto de los gastos de manutención.

Al respecto, dicha ley estipula que los gastos en los que incurra el contribuyente en el desarrollo de su actividad económica podrán ser deducibles cuando:

• Se produzcan en establecimientos de restauración y hostelería;
• se abonen utilizando cualquier medio de pago electrónico.

El importe deducible será el mismo que presentamos anteriormente en la tabla sobre asignaciones correspondiente a los gastos normales de manutención y que se establece para trabajadores por cuenta ajena en el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

Asimismo, existe la necesidad de que el autónomo proporcione el suministro de justificantes correspondiente que acrediten el carácter profesional del gasto para que el mismo sea aceptado por Hacienda.

Al respecto, existen algunos inconvenientes que han dificultado la aplicación de la ley y, por tanto, la exención en el caso particular de los autónomos. Según la UPTA (Unión de Profesionales y Trabajadores Autónomos), la dificultad en el proceso de deducción radica en que:

• Hacienda no admite la deducción por concepto de dietas si el gasto se ha realizado en el municipio donde el autónomo desarrolla su actividad.
• Persiste la dificultad para definir claramente la jornada laboral en el caso de los autónomos.
• Los pagos indirectos no están contemplados dentro de los métodos para llevar a cabo las transacciones dinerarias.

Puesto que la gestión de gastos profesionales sigue siendo clave para el buen desarrollo de un negocio, tanto para las empresas como para los autónomos, se hace fundamental conocer las disposiciones legales al respecto y tener lineamientos claros al respecto dentro de la política de gastos.

Simplificar este proceso también consiste en incluir dentro del procesamiento de pagos, herramientas fiables y adaptadas.

• Los gastos de manutención son gastos que se generan dentro del marco de un desplazamiento laboral y que dan lugar a un reembolso por parte la empresa al o la trabajador(a) que incurre en ellos.
• Los autónomos también pueden beneficiarse de la deducción los gastos de manutención, desde que se compruebe que los mismos estan relacionados con la actividad económica que ejerce.
• Existen asignaciones para gastos de manutención y estancia preestablecidas, una información a partir de la cual las empresas pueden guiarse para conocer el límite del reembolso a llevar a cabo y saber si hay cabida a la deducibilidad o no.