Gastos de manutención: qué son y cómo tratarlos siendo empresa o autónomo

Por María Fernanda Aguirre
El 21/7/21
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Los gastos en los que puede incurrir una persona dentro del marco de su actividad profesional requieren de un tratamiento específico, sobre todo teniendo en cuenta que los mismos pueden ser objeto de deducciones por parte de Hacienda.

¿Eres autónomo o dueño de una pyme y quieres saber cómo compensar los gastos normales de manutención que se desprenden del desarrollo de tu actividad económica principal?

En este artículo, Appvizer detalla de qué va este tipo de gastos, revisa algunos ejemplos de los conceptos que están contemplados dentro del mismo y cómo debe llevarse a cabo su tratamiento fiscal.

Sin más preámbulos, ¡empecemos!

¿Qué se entiende por gastos de manutención del contribuyente?

Dentro del marco profesional y ante situaciones de movilidad fuera del lugar habitual de trabajo, cuando se habla de gastos de manutención, se está haciendo referencia a los costes generados por concepto de:

  • Transporte,
  • estancia o alojamiento (hoteles),
  • alimentanción (restaurantes).

Cuando un empleado o autónomo debe trabajar en otro municipio diferente al habitual de trabajo, es normal que incurra en gastos durante el tiempo que dura su misión. En el caso del empleado, corresponde a la empresa hacerse cargo de la gestión de dichos gastos y acreditar:

  • El día y lugar del desplazamiento,
  • La razón o motivo del mismo.

En el caso de los autónomos, por otro lado, la cuestión suscita algunas dudas con respecto a su efectiva deducción.

¿Cómo cotizan los gastos de manutención?

Según lo determina la Agencia Tributaria:

Se exceptúan de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos normales de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, devengadas por gastos en municipio distinto del lugar del trabajo habitual del perceptor y del que constituya su residencia.

Asignaciones para gastos de manutención y estancia.

Los gastos de manutención podrán deducirse siempre y cuando los mismos estén relacionados directamente con el ejercicio de la actividad económica del empleado y siempre que se cumpla con los siguientes requisitos:

  • Los gastos sean del propio contribuyente;
  • se realicen dentro del marco del desarrollo de su actividad económica;
  • se generen en establecimientos de restauración y hostelería;
  • se abonen utilizando cualquier medio de pago electrónico.

Adicionalmente, para que los gastos por manutención sean objeto de exención:

  • En términos del desplazamiento, este debe realizarse a un municipio distinto de aquel donde está situado el centro de trabajo habitual del empleado
  • En términos de la permanencia del empleado en el municipio, esta no debe superar nueve meses continuos.

Asignaciones para gastos de manutención y estancia 2021

Las asignaciones correspondiente a los gastos normales de manutención se muestran en la siguiente tabla:

Con pernocta Desplazamiento dentro del territorio español Máximo 53,34 euros diarios
Desplazamiento al extranjero Máximo 91,35 euros diarios
Sin pernocta Desplazamiento dentro del territorio español Máximo 26,67 euros diarios
Desplazamiento al extranjero Máximo 48,08 euros diarios

Todo gasto que exceda los valores antes señalados será considerado como rendimiento del trabajo, estará sujeto a cotización y se le aplicará la retención correspondiente.

Adicionalmente, constituye una obligación para la empresa demostrar la veracidad de los gastos frente a la autoridad competente, a partir de los justificantes correspondientes (tickets, facturas, recibos, etc.).

Gastos de manutención: ¿cómo funcionan para los autónomos?

En el caso de los autónomos, según la Ley 6/2017, de 24 de octubre sobre Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo, los autónomos también pueden beneficiarse de las deducciones por concepto de los gastos de manutención.

Al respecto, dicha ley estipula que los gastos en los que incurra el contribuyente en el desarrollo de su actividad económica podrán ser deducibles cuando:

  • Se produzcan en establecimientos de restauración y hostelería;
  • se abonen utilizando cualquier medio de pago electrónico.

El importe deducible será el mismo que presentamos anteriormente en la tabla sobre asignaciones correspondiente a los gastos normales de manutención y que se establece para trabajadores por cuenta ajena en el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

Asimismo, existe la necesidad de que el autónomo proporcione el suministro de justificantes correspondiente que acrediten el carácter profesional del gasto para que el mismo sea aceptado por Hacienda.

Al respecto, existen algunos inconvenientes que han dificultado la aplicación de la ley y, por tanto, la exención en el caso particular de los autónomos. Según la UPTA (Unión de Profesionales y Trabajadores Autónomos), la dificultad en el proceso de deducción radica en que:

  • Hacienda no admite la deducción por concepto de dietas si el gasto se ha realizado en el municipio donde el autónomo desarrolla su actividad.
  • Persiste la dificultad para definir claramente la jornada laboral en el caso de los autónomos.
  • Los pagos indirectos no están contemplados dentro de los métodos para llevar a cabo las transacciones dinerarias.

Puesto que la gestión de gastos profesionales sigue siendo clave para el buen desarrollo de un negocio, tanto para las empresas como para los autónomos, se hace fundamental conocer las disposiciones legales al respecto y tener lineamientos claros al respecto dentro de la política de gastos.

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