Tipos de gastos en empresas: ¿cuáles son y cómo controlarlos?

Parte del buen funcionamiento de tu empresa radica en el manejo que le des a tus finanzas.

Desde el análisis de su rentabilidad, hasta las posibilidades de expansión y crecimiento, una empresa debe conocer perfectamente los tipos de gastos en los que incurre y cómo controlarlos.

De igual manera, la producción de tu empresa va a estar determinada en gran parte por los precios que tendrás que fijar para los productos y servicios, a fin de que puedas cubrir los gastos que se generen.

Pero, ¿cuáles son los tipos de gastos que deben considerar empresas y autónomos/as para realizar el presupuesto del negocio? Te lo contamos en este artículo.

En España, el Plan General de Contabilidad (PGC), documento que regula la contabilidad de las empresas, define gasto como un:

Es decir, una partida que disminuye las ganancias (beneficio) de la empresa y que, por ende, contribuye a aumentar sus pérdidas (deuda).

Cabe señalar que aunque a veces suelen utilizarse indistintamente las nociones de gastos y costes, en términos de contabilidad, éstos no significan lo mismo.

Por un lado, los gastos son movimientos que buscan asegurar el funcionamiento operativo (comercial y administrativo) de la empresa y no generan retorno de dinero.

Por otro lado, los costes aseguran la producción y sí generan un retorno de dinero.

En función de la actividad económica que desarrollan las empresas, a la hora de registrar sus movimientos contables y declararlos frente a la Agencia Tributaria, éstas deben clasificar sus gastos según distintas características.

Veamos los dos tipos gastos de una empresa:

Independientemente del volumen de facturación o la actividad del negocio, estos gastos no varían y deben asumirse sin excepción. Algunos de estos gastos incluyen:

• Alquileres. Es uno de los gastos más comunes que tienen las empresas, relacionado al pago de arrendamiento de oficinas o locales. Incluso, cuando el modelo de negocio reposa en la utilización de un espacio de coworking, este gasto es fijo y debe incluirse dentro del código correspondiente.
  
  
• Nóminas. Este tipo de gasto, además de contemplar la nómina de sueldos, contempla igualmente lo relacionado con la Seguridad Social, ya sea que se trate de una empresa que cotiza al Régimen General o de la Seguridad Social de Autónomos.
  
  
• Suministros. De estos gastos hace parte el suministro de servicios como la electricidad, el agua, la telefonía o el gas.

Relacionados con la actividad propia de cada empresa y el funcionamiento del negocio, a veces estos gastos son más difíciles de prever y contabilizar. Te contamos qué tipos de gastos generalmente caben en esta clasificación:

• Impuestos. Aquí se contempla todo lo referente a tributos municipales o autonómicos y las tasas que deban pagarse, de acuerdo a la actividad específica de cada empresa.
  
  
• Materia prima. A medida que aumenta el volumen de ventas, aumenta también el coste de producción, puesto que una mayor cantidad de materia prima es requerida para responder a la demanda.
  
  
• Comunicación externa. Con el objetivo de darse a conocer, promocionar sus productos y servicios y reforzar su marca, una empresa puede requerir dedicar parte de su presupuesto mensual a la comunicación externa.
  
  
• Subcontratación de servicios. Dependiendo de la actividad de tu empresa y el modelo de tu negocio, es posible que debas contratar servicios como el transporte de las materias primas o de los productos terminados.

La administración de una empresa muchas veces puede ser comparable a la administración de la vida personal. Esto se debe a que muchos procesos pueden extrapolarse, aun cuando la complejidad y la rigurosidad en cada caso no sean las mismas.

Existen diferentes tipos de gastos personales, los cuales se clasifican, igual que se hace en el estado de resultados de un negocio, con el objetivo de tener un mayor control sobre ellos.

Dichos gastos pueden ser:

• Gastos fijos. Cuyo valor y periodicidad conoces de antemano, así como el alquiler, la factura del móvil, cuotas de préstamos o suscripciones a servicios. De estos hacen parte los gastos vitales.
  
  
• Gastos hormiga. Los sueles pasar por alto al considerarlos insignificantes o que no tienen un verdadero impacto en tus finanzas. Sin embargo, debido a su naturaleza recurrente, lo ideal es no subestimarlos. Algunos ejemplos son: comer fuera, comprar productos perecederos, salir a tomarse unas cañas, etc.
  
  
• Gastos variables. Aquellos que aunque pueden ser recurrentes, no necesariamente presentan siempre el mismo valor. La cuota de la tarjeta de crédito es un ejemplo de este tipo de gasto.
  
  
• Gastos discrecionales. Cuando no son realmente prescindibles, pero que buscan satisfacer algún gusto o antojo, como los accesorios o gadgets.

Identificar y hacer una clasificación de tus gastos simplifica tu ejercicio contable y te permite partir de estimaciones mucho más exactas a la hora de abordar tu proceso presupuestario. En otras palabras, llevar un buen control de los gastos va a ayudarte a que tu actividad empresarial sea más eficientemente.

Los recursos con los que cuentan las empresas para controlar sus gastos van desde una simple hoja de cálculo en Excel, hasta la implementación de algún software de nota de gastos.

🛠️ Te dejamos un ejemplo de herramienta que automatiza y facilita tu contabilidad:

• Expensya: cuenta con un módulo de dietas que te permite gestionar rápidamente tus gastos, a partir del reconocimiento inteligente de facturas y el seguimiento de reglas definidas dentro del marco de la ley.

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