Informe de gastos de empresa: ¿cómo hacerlo a partir de una plantilla?

La gestión de gastos profesionales es un tema que reviste una importancia esencial para las empresas. La forma en la que la compañía lleva a cabo su gestión de gastos es fundamental para su buen funcionamiento financiero.

En este sentido, el informe de gastos es un instrumento con doble funcionalidad:

• Para la empresa, resulta la forma de verificar una relación de gastos que le es presentada y la cual deberá reembolsar;
• para el empleado, constituye un mecanismo por medio del cual puede incurrir, con toda la tranquilidad, en gastos relacionados con sus labores y que los mismos le sean después reconocidos.

Si quieres saber cómo implementar en tu empresa el informe de gastos de una manera eficaz, quédate leyendo este artículo. Te contamos cuál es la importancia de este documento y te ofrecemos elementos prácticos para generar tu propio informe de gastos y ahorrar tiempo y energía.

¡Vamos allá!

El informe de gastos es un documento que las empresas implementan para poder llevar a cabo un seguimiento asiduo de las salidas que se generan por reembolso de diferentes conceptos:

• Gastos de representación,
• gastos de manutención,
• gastos debidos a dietas y kilometrajes, etc.

Dicho documento detalla de forma precisa cada coste que, junto con los soportes correspondientes, será la manera como el empleado pueda obtener el reembolso por los gastos en los cuales incurrió dentro del marco de su contrato laboral.

La importancia del informe económico de gastos radica en que para la empresa es fundamental llevar a cabo una gestión organizada de las entradas y salidas de dinero. Dentro de la política de gastos de cada empresa, se detalla el procedimiento a seguir con el objetivo de que:

• Los empleados registren las salidas de dinero en los que incurren, haciendo una relación de gastos;
• cuenten con un medio para proporcionar los soportes que permitirán el reembolso;
• el Departamento Financiero y Contable pueda incluir en sus informes dichos montos y pueda proceder a hacer la devolución del dinero.

Existen diferentes maneras de generar un informe de gasto, las cuales vamos a detallar a continuación. Sin embargo e independientemente del método utilizado y de la herramienta a aplicar, lo cierto es que un informe de gastos debe contener una información mínima. Veamos.

La inclusión de una información mínima y datos relevantes es necesaria no solo para que los reembolsos puedan hacerse efectivos, sino también para que la empresa lleve en orden su proceso contable y asegure una gestión eficaz de los gastos.

Para esto, asegúrate de incluir en tu informe de gastos toda la información referente a:

• Información general de la empresa. Esta sección constituye el encabezado de tu modelo y es donde vas a poder presentar datos respectivos a:
  • Servicio o fondo al que debe cargarse el gasto (Departamento Técnico, Departamento Administrativo, Departamento de Marketing, etc.).
  • La información personal del empleado (nombre, departamento para el cual trabaja, cargo, etc.)
  • Datos de identificación de la empresa (nombre, dirección, logo, etc.).
  • Número de consecutivo del informe para efectos de seguimiento y trazabilidad.
• Fecha en la que se generó el gasto. Muchas empresas, dentro de su procedimiento de reembolso de gastos, determinan plazos para que los empleados presenten su informe. Según la periodicidad en los reembolsos, los gastos no podrán presentar una fecha mayor a uno, dos o tres meses después de haberse generado, por ejemplo.
• Descripción del gasto. Este campo se usa para informar en qué consistió el gasto:
  • Almuerzo con cliente,
  • transporte para visita comercial,
  • servicio especial para cliente dentro de campaña de fidelización,
  • hospedaje durante la feria de negocios, etc.
• Clasificación del gasto. Según el detalle de tu informe y la organización interna de la empresa, contarás con una clasificación de los gastos que simplifique su contabilidad. En este sentido, podrás registrar gastos como dietas, kilometraje, representación, hospedaje, publicidad, etc.
• Monto del importe. Hace referencia a la cantidad de dinero que se gastó para cubrir con dicho gasto. El detalle de este dato puede contemplar información como retenciones o impuestos que apliquen.

Otra información como la cuenta bancaria al cual serán cargados los gastos podrá igualmente ser incluida.

De manera general, los gastos profesionales pueden registrarse en un modelo de hoja de gastos en Excel. Según el tamaño de tu empresa (microempresa, pyme, etc.) y el tipo de gastos en los que esta incurra, te interesará incluir más o menos información en tu plantilla.

🤔   ¿Cómo llevar un control de gastos de una empresa en Excel?

Si todavía no cuentas con un formato propio para llevar el control de tus gastos en Excel, Appvizer te ofrece el siguiente modelo base, a partir del cual podrás personalizar los campos y celdas que requieras incluir:

Excel resulta una herramienta útil para empresas cuya cantidad de gastos al mes no sea muy importante y el control pueda hacerse a partir de una hoja de cálculo.

En este mismo sentido y de manera más específica, si los gastos más comunes que se generan en tu empresa son debidos principalmente a desplazamientos o viajes de negocio que deben hacer los empleados, seguramente lo que más te interese sea emplear un informe de gastos específico para dietas y kilometraje. En ese caso, te aconsejamos mejor emplear la siguiente plantilla:

Ahora bien, a pesar de la practicidad de Excel para hacer un seguimiento de salidas y entradas de dinero, para algunas empresas esta solución no es ideal debido a que:

• Pueden presentarse errores debido a la entrada manual de los datos,
• no es posible adjuntar soportes,
• la información no puede ser actualizada en tiempo real,
• el tiempo y los recursos empleados son mayores que con otro tipo de soluciones.

Debido a lo anterior es que trabajar empleando otro tipo de soluciones se hace necesario para las empresas. Algunas de estas soluciones consisten en:

• La implementación de instrumentos prácticos como las tarjetas empresariales que permiten a los empleados realizar gastos sin tener que anticipar de su propio bolsillo el dinero. Otra ventaja de este tipo de soluciones es que la empresa puede controlar de forma más fácil los gastos y evitar la tramitación de un mayor número de reembolsos.
• La automatización de la gestión de gastos a partir de herramientas informáticas para gastos e ingresos, las cuales optimizan y simplifican el proceso, asegurando además la correcta fiscalización de los gastos.

Ahora que el procedimiento para generar un informe de gastos está claro y conoces las diferentes opciones que tienes para tramitar y facturar los mismos de forma eficaz, ¿qué esperas para simplificar la gestión de gastos de tu empresa? Déjanos saber en los comentarios cómo más podemos ayudarte.