

Conoce cómo hacer un correcto tratamiento fiscal de los gastos de viaje y dietas según la ley española y asegura la correcta gestión de gastos profesionales.
El medio de comunicación que reinventa la empresa
La gestión de gastos profesionales es un tema que reviste una importancia esencial para las empresas. La forma en la que la compañía lleva a cabo su gestión de gastos es fundamental para su buen funcionamiento financiero.
En este sentido, el informe de gastos es un instrumento con doble funcionalidad:
Si quieres saber cómo implementar en tu empresa el informe de gastos de una manera eficaz, quédate leyendo este artículo. Te contamos cuál es la importancia de este documento y te ofrecemos elementos prácticos para generar tu propio informe de gastos y ahorrar tiempo y energía.
¡Vamos allá!
El informe de gastos es un documento que las empresas implementan para poder llevar a cabo un seguimiento asiduo de las salidas que se generan por reembolso de diferentes conceptos:
Dicho documento detalla de forma precisa cada coste que, junto con los soportes correspondientes, será la manera como el empleado pueda obtener el reembolso por los gastos en los cuales incurrió dentro del marco de su contrato laboral.
La importancia del informe económico de gastos radica en que para la empresa es fundamental llevar a cabo una gestión organizada de las entradas y salidas de dinero. Dentro de la política de gastos de cada empresa, se detalla el procedimiento a seguir con el objetivo de que:
Existen diferentes maneras de generar un informe de gasto, las cuales vamos a detallar a continuación. Sin embargo e independientemente del método utilizado y de la herramienta a aplicar, lo cierto es que un informe de gastos debe contener una información mínima. Veamos.
La inclusión de una información mínima y datos relevantes es necesaria no solo para que los reembolsos puedan hacerse efectivos, sino también para que la empresa lleve en orden su proceso contable y asegure una gestión eficaz de los gastos.
Para esto, asegúrate de incluir en tu informe de gastos toda la información referente a:
Otra información como la cuenta bancaria al cual serán cargados los gastos podrá igualmente ser incluida.
De manera general, los gastos profesionales pueden registrarse en un modelo de hoja de gastos en Excel. Según el tamaño de tu empresa (microempresa, pyme, etc.) y el tipo de gastos en los que esta incurra, te interesará incluir más o menos información en tu plantilla.
🤔 ¿Cómo llevar un control de gastos de una empresa en Excel?
Si todavía no cuentas con un formato propio para llevar el control de tus gastos en Excel, Appvizer te ofrece el siguiente modelo base, a partir del cual podrás personalizar los campos y celdas que requieras incluir:
Excel resulta una herramienta útil para empresas cuya cantidad de gastos al mes no sea muy importante y el control pueda hacerse a partir de una hoja de cálculo.
En este mismo sentido y de manera más específica, si los gastos más comunes que se generan en tu empresa son debidos principalmente a desplazamientos o viajes de negocio que deben hacer los empleados, seguramente lo que más te interese sea emplear un informe de gastos específico para dietas y kilometraje. En ese caso, te aconsejamos mejor emplear la siguiente plantilla:
Ahora bien, a pesar de la practicidad de Excel para hacer un seguimiento de salidas y entradas de dinero, para algunas empresas esta solución no es ideal debido a que:
Debido a lo anterior es que trabajar empleando otro tipo de soluciones se hace necesario para las empresas. Algunas de estas soluciones consisten en:
Ahora que el procedimiento para generar un informe de gastos está claro y conoces las diferentes opciones que tienes para tramitar y facturar los mismos de forma eficaz, ¿qué esperas para simplificar la gestión de gastos de tu empresa? Déjanos saber en los comentarios cómo más podemos ayudarte.