¿Cuál software de facturación para pymes elegir?

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Los software de facturación para pymes son herramientas dedicadas a la gestión de presupuestos y facturas adaptadas a las pequeñas y medianas empresas. El uso de estas no es obligatorio, sin embargo, cuentan con múltiples ventajas, especialmente asegurando que tu gestión de facturación cumpla con los estándares establecidos por las autoridades fiscales.

Con una solución de facturación online (o en modo SaaS), obtienes flexibilidad y rapidez en la preparación de tus facturas.

¿Qué software de facturación elegir para tu empresa? Antes de que te decidas a invertir en un software de facturación profesional, te proponemos analizar con precisión tus necesidades y tu presupuesto, para que así puedas deducir cuáles son las funcionalidades esenciales para tu empresa.

Sigue los consejos que detallamos en este artículo y compara nuestra selección de software de facturación para pymes. 

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¿Cómo elegir un programa de facturación para mi pyme?

Para elegir un programa de facturación debes tener en cuenta cuáles son las funcionalidades que necesita tu empresa. Los software de facturación describen el alcance que tienen y las funciones que incluyen, con esto puedes analizar cuál se adapta mejor a ti. Si esto no es suficiente, la mayoría de estos programas ofrecen versiones o periodos de prueba gratuitos que son muy útiles para que finalmente puedas hacer una inversión inteligente.

La organización contable de tu empresa

¿La gestión de facturación y contabilidad está a cargo de una persona interna o tienes un contable outsourcing? Sin importar cómo gestionas la facturación o contabilidad en tu empresa, te interesará tener un software que combine todo en un único paquete, a continuación te hacemos algunas recomendaciones:

  • Para pequeñas empresa: un programa de facturación y contabilidad.

  • Para empresas medianas y grandes: un programa informático de gestión comercial y contabilidad.

  • Para empresas con un contador público: un simple programa de facturación puede ser suficiente.

Integración con otras herramientas y sistemas

La posibilidad de vincular tu programa de facturación con uno de contabilidad es una función que debes tomar en consideración, porque podrías transferir automáticamente las facturas al software de contabilidad: los datos introducidos en el software de facturación se convierten en asientos contables y luego se introducen en las cuentas automáticamente o manualmente exportando un archivo desde el software de facturación. 

Así que un buen consejo es que compruebes si el software que piensas elegir es compatible con los software que utilizas en tu empresa o que el mismo incluya funciones de facturación y contabilidad.

Alojamiento de datos

Para el software de facturación SaaS, es importante saber si la herramienta aloja los datos en el país donde operas o en el extranjero

Dependiendo de la ubicación de los servidores, tus datos no estarán sujetos al mismo procesamiento.

Este criterio es importante desde el punto de vista de la confidencialidad: hay que tener cuidado con las posibles fugas de información.

Funciones de personalización

Recomendamos que adoptes un software que se adapte a la forma de trabajo de tu empresa y que puedas personalizar las cotizaciones y facturas con el logotipo, fuente, colores, etc. de tu negocio

Algunos programas te permiten guardar diferentes modelos de facturas personalizadas, que se adaptan a los destinatarios, a las marcas de la empresa, etc.

La calidad de la asistencia 

Cuando utilizas un software es importante saber si incluye soporte técnico de buena calidad en caso de que se presente algún problema.

Por lo tanto, es aconsejable comprobar que la solución proporcione un soporte profesional. Así, te beneficiarias de los servicios de un equipo que hará todo lo posible para responder a tus preguntas y comentarios, o incluso para ayudarte a resolver alguna situación que esté frenando tu negocio.

La simplicidad de la interfaz

El objetivo de un software es aportar más simplicidad y por lo tanto ahorrar tiempo, y que apuestes por una solución ergonómica cuyo manejo y uso sea fácil y rápido. 

Para comprobar si la interfaz es intuitiva y satisface tus necesidades, puedes elegir la versión de prueba: incluso si no incluye todas las funciones, te permite familiarizarte con el sistema y tener una idea general de lo que el software puede ofrecer.

Las ventajas del software de facturación

Centraliza los datos

El software de facturación ofrece la ventaja de centralizar los datos de tus clientes mediante un listado de información con el perfil de cada uno, este contiene:

  • su dirección,

  • sus preferencias de precios,

  • el tipo de IVA aplicable,

  • procedimientos de facturación, etc.

Esto constituye una base de datos armonizada que garantiza que la información no se duplique.

La relación calidad/precio

Las versiones de software a menudo se diseñan de acuerdo al uso y tamaño de la empresa. Los precios están establecidos en función de las funcionalidades y alcance que posea el software, lo que te permite elegir la opción que mejor se adapte a tu presupuesto y al uso que le vayas a dar. Puedes estar seguro(a) que el retorno de la inversión es rápidamente visible. 

Además, las soluciones online ofrecen versiones de prueba gratuitas y opciones con o sin compromiso.

Reduce el riesgo de errores

Gracias al uso de un software de facturación, los procesos son automatizados y la intervención humana es casi innecesaria. Los datos se reportan en los archivos relevantes y los cálculos se realizan automáticamente. 

Además, se evita el riesgo de olvidar generar o enviar una factura, ya que el software realiza un seguimiento de todas las operaciones realizadas. 

Cumplimiento de las obligaciones legales

La ventaja de los software online es que proporcionan actualizaciones constantemente para garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios. Estas herramientas permiten que cumplas con las normas de facturación, la información obligatoria que debe incluirse, los principios de numeración de las facturas, su clasificación, etc.

Ahorro de tiempo

Un software de facturación te permite automatizar ciertas tareas recurrentes y así liberar tiempo para otras tareas con mayor valor agregado para el desarrollo de tu negocio. 

Por ejemplo, puedes ahorrar tiempo utilizando plantillas de documentos de ventas o transformando cotizaciones en facturas con un solo clic.

Los mejores programas de facturación para pymes

Ahora te ofrecemos nuestra selección de software de facturación para pymes. 

Cloud Gestion

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Cloud Gestion, una solución muy fácil de usar, es un software que va dirigido a autónomos, pequeñas y medianas empresas. Con esta herramienta, puedes enviar albaranes, presupuestos, cotizaciones, facturas proforma y tradicionales electrónicamente y hacer un seguimiento de los pagos. La solución también permite hacer conciliación bancaria y posee un espacio de almacenamiento en la nube para que archives y compartas tus documentos digitales con tus empleados o contadores.

Sus ventajas principales son:

  • Comienzo rápido sin ningún tipo de formación ni conocimientos de contabilidad.

  • Plantillas para la elaboración de tus documentos listas para usar.

  • Centralización en un solo lugar de toda la gestión de facturación.

Freshbooks

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Freshbooks, es un software con inteligencia artificial diseñado para automatizar la gestión de facturación y contabilidad. En particular, facilita esta gestión al limitar el riesgo de errores, a la vez que combina funcionalidades completas de contabilidad, control de gastos y manejo de proyectos. Con esta herramienta ahorras tiempo y dinero y evitas errores y omisiones en los requisitos de contabilidad, impuestos y presentación de informes.

Sus ventajas principales son:

  • Integración automática de los datos obligatorios de las facturas.

  • Soporte y servicio al cliente efectivo.

  • Software completo: facturación, contabilidad, control de horario y proyectos. 

Quickbooks en línea

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Quickbooks, es una solución de gestión "todo en uno" diseñada para pequeñas empresas. Una herramienta muy completa que facilita la facturación, automatiza la contabilidad y la entrada de informes de gastos. Además, integra la gestión de inventarios y proyectos. Ofrece una solución avanzada que te permite ahorrar tiempo y gestionar tu actividad de forma automatizada e intuitiva.

Sus ventajas principales son:

  • Herramienta completa, enfocada en pequeñas empresas.

  • Interfaz flexible con acceso online desde cualquier dispositivo.

  • Seguridad de datos en la nube.

Zoho invoice

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Zoho invoice es un software enfocado en pequeñas empresas. Esta herramienta automatiza tus presupuestos, facturas y recordatorios de clientes. Su interfaz rápida e intuitiva hace que la facturación sea menos tediosa y te ayuda dondequiera que estés a través de su aplicación móvil. Gracias al tiempo ahorrado con zoho invoice, puedes dedicarte al desarrollo de tu negocio e incrementar tu facturación.

Sus ventajas principales son:

  • Aplicación móvil para que puedas dar seguimiento en cualquier lugar y momento.

  • Interfaz simple y divertida, 

  • Integraciones con: paypal, G Suite, Dropbox, One Drive, entre otras.

Conclusión

No dudes en analizar tus necesidades, identificar las funcionalidades esenciales que tu software debe incluir y elegir una versión de prueba o una demostración gratuita. Las pruebas, a su vez, eliminan cualquier solución que no cumpla con tus expectativas.

Considera también la posibilidad de pedir opinión a las demás partes interesadas que harán uso de la misma para que tomes la mejor decisión al momento de seleccionar tu software de facturación. Puedes, por ejemplo, consultar a los miembros del equipo de finanzas/contabilidad, ya que ellos serán los principales usuarios. Cuanto más fácil sea la solución de aprender y utilizar, mayor será el retorno de la inversión.

¡Todo lo que tiene que hacer es comparar, probar y seleccionar la solución que sea más ventajosa para tu empresa!
 

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