Viaje de negocios: un desafío actual para las empresas

Desde que el mundo comenzó a globalizarse y las empresas comenzaron a expandir sus horizontes más allá de los límites nacionales, el viaje de negocios se convirtió en uno de los pilares del desarrollo de las estrategias comerciales.

Según datos de Aervio, plataforma de gestión de viajes, para el año 2020 en España se estimaba que el gasto de las empresas asociado a los viajes corporativos crecería en un 10% interanual. Actualmente, y frente a diferentes situaciones que ponen en jaque al turismo de negocios, las empresas requieren, más que nunca, revisar su política de viajes y su gestión de gastos profesionales.

Así entonces, ¿cómo llevar a cabo un verdadero e inteligente business travel hoy en día? Appvizer te proporciona algunas claves y revisa junto contigo los desafíos que conlleva para las compañías la gestión de viajes empresariales.

🛫  Estimados lectores, abróchense los cinturones y prepárense para despegar.

El término viaje de negocios designa al hecho de desplazarse por motivos laborales. Muchas empresas requieren, dentro de su política de expansión, establecer relaciones con otras organizaciones, empresas o socios, para lo cual envían a sus empleados a representarlas.

No existe una única razón para programar un viaje corporativo. En realidad, se trata del tipo de negocio, la estrategia comercial que el mismo tenga para desarrollarse y qué tan importante resulta dentro de la misma expandirse a otras latitudes, lo que va a definir el motivo para llevarlo a cabo.

En este sentido, son varios los objetivos que puede haber detrás de un viaje de negocios:

• Encontrar a un cliente por primera vez o cerrar un trato con el mismo;
• participar en congresos, ferias o eventos en los que se puedan establecer contactos o en los que se vaya a dar a conocer la empresa;
• definir los detalles de una cooperación en curso;
• visitar algún proyecto que se esté realizando en convenio con otra empresa.

En el último trimestre del año 2019, un 10,5% de los viajes realizados por los residentes en España tuvieron como motivo principal los negocios u otras razones profesionales, seis décimas más que en el mismo trimestre del 2018.

Puesto que los motivos que se tienen para enviar a los empleados a viajar, varían de empresa a empresa, existen diferentes tipos de viajes de negocios. Veamos algunos ejemplos:

• Viaje ejecutivo. Este tipo de viaje, como su nombre lo indica, es realizado por los llamados ejecutivos de la empresa; es decir, los altos cargos o directivas. Generalmente, se realizan cuando el motivo del viaje incluye el encuentro con alguna autoridad u organismo importante. Un ejemplo de este tipo de viajes sería el envío de una delegación de expertos en algún tema específico al país con el cual se celebrará un contrato y para lo cual será necesario reunirse con funcionarios públicos.
• Viaje de prospección comercial. A este tipo de viajes se suele enviar a los expertos comerciales de la empresa. En muchas empresas, el Departamento Comercial o Business, es el encargado de dar a conocer no solo los servicios y productos que se ofrecen, sino también poner en el mapa a la marca y consolidarla.
• Viaje de control técnico. Este tipo de viajes son comunes en empresas inscritas dentro de la gestión de proyectos y las cuales requieren hacer visitas físicas a los lugares de construcción y desarrollo. Dentro de la gestión de obras civiles, por ejemplo, es normal hacer visitas al terreno y confirmar el avance de las fases y actividades de la construcción.

El éxito de un viaje de negocios depende de diferentes factores. No basta con definir su objetivo, sino que también es necesario contar con un plan de acción que asegure que dicho objetivo podrá ser alcanzado, cuantitativa y cualitativamente.

Ahora que viajar entraña nuevos desafíos, más que nunca es necesario prestar especial atención a la planificación y el establecimiento de objetivos para tu viaje de negocios.

Por evidente que parezca este paso, te sorprenderá saber que muchos viajes no llegan a dar los frutos esperados.

De manera general, siempre se tiene una idea de por qué es necesario hacer un viaje. Sin embargo, la definición clara de las metas que se esperan alcanzar puede hacer toda la diferencia entre un viaje improvisado y uno meticulosamente preparado.

Esto no quiere decir que no debas dejar espacio para la flexibilidad en los acuerdos o en las acciones, pero sí que entre más claro tengas lo que fuiste a hacer, más fácil será conseguirlo. Apóyate en el método SMART para la definición de tus objetivos y comienza el viaje con el pie derecho.

Para una mayor efectividad, determina:

• Hitos por alcanzar,
• acciones que componen dichos hitos,
• un plazo determinado para alcanzarlos.

En la teoría ya está todo listo y aún si todavía no viajas, es necesario pasar a la práctica, conocer y preparar todo lo referente a:

• La documentación necesaria (pasaporte, seguro de viaje, visado, etc.).
• Los requisitos del país de destino con los que tengas que cumplir (vacunación, certificados, permiso de conducción, etc.).
• Los soportes de tu estadía (reserva de hotel por los días que dure el viaje, información de contacto de las personas con las que te reunirás, transporte que emplearás, etc.).

Las empresas que suelen enviar a sus empleados a viajar, cuentan con una política de gastos a partir de la cual regular todo lo referente al reembolso de los mismos.

Cuando se trata de un viaje de negocios, no basta con haber establecido contacto con el cliente o con la persona con la que se va a celebrar la reunión. Parte del éxito también depende de conocer a profundidad sus necesidades. Finalmente, es esto lo que te asegura que contarás con las herramientas suficientes para proponer una alianza u ofrecer un servicio.

Cuando en un viaje laboral lo que estás buscando es cerrar una negociación, más allá de las razones que hayan impulsado a la otra parte a reunirse contigo, es importante no pasar por alto las diferencias culturales y prepararte para afrontarlas e, incluso, ponerlas a tu favor:

• De qué manera dirigirte a tu interlocutor;
• qué temas, por fuera de la negociación, se deben evitar;
• qué puede constituir una ofensa y, por el contrario, un acierto frente a tu interlocutor;
• qué tipo de atenciones tener, etc.

Los imprevistos en un viaje son casi que obligados. Por más planificación que logres poner en práctica, siempre habrá situaciones que surjan y pongan a prueba tu capacidad de adaptación. Sin embargo, puedes anticipar algunos aspectos, de manera que tengas que improvisar lo menos posible:

• En términos prácticos, intenta no complicarte y viajar ligero: un equipaje de mano basta para un viaje de negocios. Entre menos cosas lleves y más pequeña sea la maleta, menor será la probabilidad de tener que lidiar con situaciones asociadas a la logística en el transporte.
• Considera la utilización de instrumentos prácticos y herramientas para gestionar los gastos como tarjetas corporativas que eviten tener que estar pensando todo el tiempo en guardar recibos y soportes en papel.
• Adquiere un buen seguro de viaje que te cubra ante cualquier situación inesperada. Esto te dará la tranquilidad de actuar y no tener que preocuparte por la gestión de gastos profesionales.

Nos referimos a varios aspectos que incluyen:

• La elección del hospedaje. Escoge lugares para quedarte que estén cerca del lugar donde la reunión, la conferencia o el evento al que asistes estén cerca. Así tendrás que lidiar menos con problemas asociados al tráfico o al transporte público.
• La calidad de conexión a internet. Hoy en día, es raro ver hoteles que no ofrezcan una buena conexión WiFi desde la cual acceder a la web. Sin embargo, a veces esta no es la mejor, por lo que requerirás prever un plan de datos ilimitado para tu móvil, de manera que no tengas que estar desconectado completamente de la oficina y puedas responder rápidamente a situaciones urgentes.

Está claro que los desafíos que enfrentan hoy en día las empresas frente a su política de viajes no son pocos. Y no es para menos. Desde el sector empresarial también es necesario comenzar a implementar acciones que combatan:

• La aceleración de la crisis climática,
• los efectos de la actual coyuntura de salud pública,
• el turismo de masas,
• la degradación de las condiciones de trabajo en el sector turístico,
• la dificultad de establecer nuevas relaciones personales y, por ende, profesionales.

Desde la empresa es posible abordar el viaje de negocios desde una perspectiva más sostenible:

• Reduciendo los desplazamientos y remplazándolos por las facilidades que ofrece la tecnología (videoconferencias, chat, correo electrónico, etc.).
• Poniendo la responsabilidad social corporativa al servicio de la política de viajes y a la forma de generar informes de gastos.
• Escogiendo de manera inteligente la forma de viajar.
• Combatiendo el greenwashing (crear una imagen ilusoria de responsabilidad ecológica).

Desde el sector turístico, también es posible aportar su grano de arena. 69% de las más de 20 000 personas que participaron de una encuesta de Booking.com señalaron que:

Si bien está claro que muchas empresas no podrán renunciar a la figura del viajero de negocios de la noche a la mañana, lo cierto es que un cambio de mentalidad desde la misma puede contribuir a hacer de esta una actividad más eficiente en términos comerciales y amigable con el medio ambiente.

🌎  Y tú, ¿ya sabes cuál es tu próximo destino?