Gestión de gastos en empresa: 5 pasos para hacer tu hoja gastos y 3 soluciones eficaces

La gestión de los gastos de una empresa puede ser un proceso rápido y sencillo a partir de la implementación de instrumentos fáciles y prácticos. Por ejemplo, una hoja de gastos le permite a los trabajadores realizar una relación de los gastos mensuales en los que incurrieron. La declaración del importe y el tipo de pago a liquidar en la nota de gastos, junto con sus soportes, es lo que permitirá el reembolso de las cantidades.

Cada empresa cuenta con su propia política de gastos y define cómo controlarla. En este artículo, Appvizer detalla la utilidad de la hoja de cálculo en el proceso de desglose de gastos de una empresa: dietas, viajes y otros conceptos. Te mostramos cómo usar Excel para controlar los gastos de manera sencilla y te proponemos algunas soluciones automatizadas que lo hacen por ti.

Al final del artículo encontrarás un modelo de liquidación de gastos en Excel, el cual podrás descargar gratuitamente y así asegurar la correcta gestión de los gastos profesionales.

Una hoja de gastos o nota de gastos es un documento, físico o digital, por medio del cual una persona que trabaja para una empresa hace una relación de gastos profesionales, con el objetivo de poder ser posteriormente reembolsada.

Dentro del análisis de gastos e ingresos de una empresa, la hoja de gastos constituye un elemento fundamental de soporte, a partir del cual los trabajadores justifican los gastos personales en los que incurrieron dentro del marco de su contrato laboral y la ejecución de sus misiones.

Ahora que está clara la importancia de la hoja de gastos para la gestión financiera de la empresa, pasemos a la parte práctica: cómo hacer una tabla en Excel de gastos mensuales.

Antes de comenzar a elaborar la planilla de gastos, es necesario contar con una política de gastos que se adapte a la actividad de tu empresa. Para esto:

• Identifica claramente los cargos susceptibles de incurrir en gastos: equipos comerciales, personal directivo, etc.
• Clasifica las categorías y subcategorías de gastos que se pueden presentar:
  • Gastos de representación,
  • gastos de viaje,
  • gastos por dietas y kilometraje, etc.
• Define las reglas para justificar adecuadamente los gastos:
  • Qué soportes deberán presentarse,
  • dentro de qué plazos, etc.
• Describe claramente el procedimiento de reembolso de gastos y los responsables del mismo.
• Publica y comunica la política de gastos a todos los trabajadores para evitar conflictos y para asegurar la eficacia del proceso.

Una manera fácil y sencilla de elaborarla es a partir de una hoja de Excel que contenga la información necesaria/prioritaria para el control de gastos de tu empresa.

Estas casillas tienen que estar lo más optimizadas posible para no perder tiempo al momento de completarla. Aunque el modelo de cada empresa será único, hay algunos campos obligatorios como:

• Fecha,
• datos de la empresa,
• nombre de quien solicita el reembolso,
• importe,
• concepto (desplazamiento, manutención, dietas, etc.).

Dependiendo del tamaño de tu empresa, te interesará adicionar algunos otros campos que faciliten y mejoren la gestión del tratamiento de gastos. Es decir, podrás registrar informaciones como: departamento para el cual trabaja la persona, centro de costos del cual depende su departamento, etc., pueden simplificar aún más esta tarea. El funcionamiento de Excel, mediante columnas y celdas, permite incluir todos los campos que se requieran y programar fórmulas simples que calculen las cantidades.

Una vez creado tu modelo base, algunos detalles que te ayudan a perfeccionar el proceso serán:

• Incluir el logo de la empresa,
• establecer un código o número de consecutivo si cuentas con un sistema de gestión de calidad y buscas asegurar la trazabilidad del proceso.

Para que el Departamento Contable o Financiero de tu empresa pueda proceder fácilmente al reembolso de los gastos causados, luego de que los mismos fueron revisados y validados, es necesario que todo el personal utilice la misma plantilla. Dicha plantilla debe entonces ser puesta a disposición de todos los trabajadores, ya sea por medio de la Intranet o de programas como Dropbox, Google Drive, etc.

No menos importante es decidir quién será la persona encargada de verificar la relación de gastos presentada por los trabajadores y gestionar su reembolso. Según el tamaño de la empresa, pueden ser una o varias personas quienes estén a cargo.

Los diferentes equipos de la empresa podrán acceder a la hoja de gastos, cada vez que lo requieran, de manera como se haya establecido en el proceso en la política de gastos. Para hacer uso de la misma, el trabajador:

• Se encargará de reunir la documentación necesaria;
• introducirá la información requerida en los campos correspondientes;
• buscará la autorización de gasto firmada por su responsable, en caso de que así lo determine el procedimiento.

Por su parte, el equipo o persona encargada de validar:

• Revisará si la documentación aportada coincide con la relación de gastos:
  • En caso positivo → autorizará el gasto y se lo comunicará al Departamento de Contabilidad.
  • En caso de inconsistencias → solicitará soportes adicionales al trabajador que justifiquen el gasto.
• Informará los tiempos de pago.

La metodología de pago a implementar queda a discreción de la empresa. Sin embargo, algunas recomendaciones que te damos son:

• Establecer un mismo plazo de pago, ya sea una vez al mes, semana, etc. Hay que tener en cuenta la disponibilidad del equipo.
• Realizar el pago de la forma que más convenga tanto a las cuentas de la empresa como al equipo que trabaja: cheque, transferencia, en la nómina.
• Acordar un máximo para cada concepto: gastos de viaje, dietas, transporte, etc. En el caso de superarlo, su aprobación estará sujeta a estudio.
• Llevar una cuenta por fecha, mes y año que permita anticipar los picos temporales más comunes de pago.
• Establecer procedimientos de seguridad y control para evitar que:
  • En caso de documento físico, este se pierda,
  • en caso de documento digital, este pueda ser cambiado de ubicación por error.
• Posibilitar la consulta por parte de los equipos del estado del pago.

Habiendo revisado el procedimiento para crear tu propio modelo, Appvizer te ofrece ahora una plantilla Excel para gastos mensuales. Descárgala gratuitamente y permite que tus equipos la rellenen a mano o desde el ordenador:

Si bien hemos visto todas las ventajas que tiene Excel para la gestión de los gastos, sus limitaciones incluyen:

• La posibilidad de fraude que requiere de control y vigilancia.
• Una mayor carga de trabajo para el departamento encargado de la gestión.
• Los errores debidos a la entrada manual de la información.

Automatizar este procedimiento es posible gracias a herramientas que facilitan la recolección de los soportes y la gestión los gastos de tu equipo, como:

• Expensya. La gestión de los gastos profesionales en tiempo real se facilita, gracias a la digitalización certificada de documentos que permite transformar una factura en papel en una factura electrónica con el mismo valor legal. Otras de las ventajas que ofrece son:
  • La homologación de la Agencia Tributaria para la digitalización de documentos,
  • la tecnología de reconocimiento de imágenes OCR+,
  • la recuperación del IVA online.
• Notilus. El proceso de validación de notas de gastos profesionales por concepto de desplazamiento se simplifica gracias a su sistema de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Otras de las ventajas que ofrece son:
  • La certificación ISO 27001 para la seguridad de datos,
  • la posibilidad de integrarse con el ERP empresarial,
  • la visualización de los gastos en tiempo real.
• Okticket. El almacenamiento de facturas y tickets que completan y justifican las hojas de gastos de los equipos se facilita. La información queda disponible en todo momento y desde cualquier lugar. Otras de las ventajas que ofrece son:
  • La conciliación automática de los movimientos de las tarjetas de crédito con los tickets subidos a la aplicación,
  • la disponibilidad en Android e iOS,
  • su potente motor de reconocimiento para extraer información y validar gastos al instante.

Ya sea que en tu empresa debe gestionar gastos de viaje o de representación, esta requiere contar con métodos y herramientas eficaces para llevar el control de los mismos. Llevar las cuentas claras sobre los gastos e ingresos en todo momento es fundamental para la buena gestión empresarial.

Esto no solo te permite tener una mejor administración del dinero, sino también prever ahorros, calcular tu presupuesto mensual y poder hacer seguimiento preciso a tu estado de resultados. Todo lo anterior resulta esencial dentro del proceso de gestión y monitoreo de gastos de tu empresa.

¿Qué sistema empleas tú? Déjanos saber en los comentarios.