Hoja de gastos: plantilla Excel para imprimir

¿Necesitas una hoja de gastos? Aquí te enseñamos cómo hacerla

Hoja-de-gastos

La gestión de los gastos profesionales de tu equipo puede ser un proceso rápido y sencillo si se dispone de instrumentos fáciles y prácticos a implementar. Por ejemplo, una hoja de gastos para detallar el importe y el tipo de los pagos a liquidar.

Cada empresa es un mundo aparte y su política de gastos define de manera propia cómo llevar a cabo el control. Aún así, algunos de los elementos que ayudan a normalizar este proceso, pueden ser comunes a varias organizaciones y usarse de manera generalizada.

Una plantilla de gastos es un documento que te permite personalizar y realizar el control de gastos, al supervisar el proceso de dietas y gastos de la parte del equipo que debe llevar a cabo sus misiones fuera de la empresa.Se puede realizar a partir de una plantilla de Excel gratuita, como la que ofrecemos, o con software avanzados que te permitan automatizar todo el proceso.

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Hoja de gastos: ¿qué es?

Una hoja de gastos o nota de gastos es un documento, físico o digital, por medio del cual una persona que trabaja para una empresa hace una relación de gastos profesionales, con el objetivo de controlar los gastos para que luego puedan ser reembolsados.

En otras palabras, es la forma en la que se puede justificar los gastos en los que incurrió y los que se generaron dentro del marco de su contrato laboral.

¿Cómo hacer una hoja de gastos a partir de una plantilla Excel?

Una vez que hemos definido claramente a qué hace referencia la hoja de gastos y por qué la misma es de gran utilidad para tu empresa, pasemos a la parte práctica: cómo hacer la plantilla que necesitas. Una manera fácil y sencilla de elaborarla es crear una plantilla Excel que deberá contener la información que tú consideres necesaria/prioritaria para tu empresa.

Creación de una plantilla en Excel

Antes de crear tu herramienta perfecta, tienes que reflexionar sobre la política económica de tu empresa, las personas de tu equipo con posibilidad de gestionarlo y las actividades que realizan fuera con necesidad de un gasto extra. Tanto si es creada a partir de una plantilla o por ti mismo, Excel te permitirá modificar, eliminar o distintos campos.

Estos campos tienen que estar lo más optimizados para no perder mucho tiempo innecesario al completarla . Aunque cada modelo deberá depender de la empresa pertinente, hay algunos campos obligatorios como:

  • fecha,
  • nombre del beneficiario,
  • importe,
  • empresa en la que se realiza el gasto
  • concepto (desplazamiento, manutención, dietas, etc.).

Dependiendo del tamaño de tu empresa, te interesará adicionar algunos otros campos que faciliten y mejoren la gestión del tratamiento de gastos. Informaciones como: departamento para el cual trabaja la persona, centro de costos del cual depende su departamento, etc., pueden simplificar aún más esta tarea.

En Excel se funciona mediante columnas y celdas para organizarse. Lo más correcto sería incluir los campos referidos al miembro/a del equipo en la primera opción y el resto en las celdas.

Adaptación de la plantilla en la empresa

Una vez creado nuestro modelo, es importante personalizar la plantilla incluyendo el logo de la empresa y el número del consecutivo si cuentas con un sistema de gestión de calidad, son detalles que te ayudan a perfeccionar aún más el proceso.

Para que el Departamento de Contabilidad de tu empresa pueda proceder al reembolso de los gastos causados, luego de que los mismos fueron revisados y validados, es necesario que todo el personal cuente con la misma plantilla. Así mismo, esta pantalla debe ser puesta en disposición de los trabajadores ya sea por medio de una Intranet o programas como Dropbox, Google Drive.

No menos importante es decidir quién será la persona encargada de gestionar esta hoja de gastos. Esto también depende del tamaño de la empresa y hay tantas posibilidades como empresas. Por ejemplo, en una PYME podría haber una o varias personas encargadas de lo mismo mientras que, en una multinacional, lo llevaría el departamento correspondiente en cada sede.

Utilización de la plantilla por parte de equipo

El equipo podrá acceder a esta hoja de gastos como se haya decidido una vez que tenga necesidad de ella. El/la implicado/a recogerá la documentación necesaria e introducirá en los campos correspondientes la información requerida. En caso de que fuera necesario, se incluirá una autorización de gasto firmada por su responsable.

Posteriormente a esta acción, el equipo o persona encargada de validarlo, revisará si la documentación aportada coincide con el gasto registrado. En caso positivo autorizará el gasto y se lo comunicará al Departamento de Contabilidad. Si hubiera diversos tiempos de pago, también deberá ser indicado en la hoja.

Cómo gestionar los pagos a liquidar

La fórmula de pago escogida por cada empresa es libre, siempre que haya información sobre la misma para el equipo. Algunas recomendaciones son:

  • Escoger un mismo momento de pago, ya sea una vez al mes, semana, etc. Hay que tener en cuenta la disponibilidad del equipo.
  • Realizar el pago de la forma que más convenga tanto a las cuentas de la empresa como al equipo que trabaja: cheque, transferencia, en la nómina.
  • Acordar un máximo para cada concepto: gastos de viaje, dietas, transporte, etc. En el caso de superarlo, se estudiará.
  • Llevar una cuenta por fecha, mes y año que permita anticipar los picos temporales más comunes de pago.
  • En el caso de su uso físico se puede perder y en su caso informático ser movida de sitio, por error.
  • Lo más importante: incluir en la plantilla en qué momento se encuentra al pago. El equipo debe poder consultarlo.

Plantilla Excel gratuita

En appvizer te proponemos descargar gratuitamente la siguiente plantilla excel para que tu equipo la diligencie a mano o desde el ordenador:

plantilla-control-de-gastos-empresa-descargar

Limitaciones e inconvenientes del uso de Excel

Si bien hemos visto todas las ventajas que tiene Excel para la gestión de los gastos, también hay que tener en cuenta las limitaciones que tiene:

  • Hay una pequeña posibilidad de fraude que requiere de vigilancia para no ocasionar pérdidas.
  • Da lugar a una carga de trabajo para el departamento encargado, en su creación, vigilancia, resumen de gastos, etc.
  • Puede dar lugar a errores en el completado, tanto numéricos como de día, etc.
  • No está automatizado, por lo que puede resultar un proceso pesado de realizar.

Software para automatizar el control de gastos

Por lo que, si lo que buscas ahora es automatizar aún más este procedimiento, qué mejor que apoyarse en herramientas que te ayuden a organizar los soportes que justifican los gastos de tu equipo. Aquí te presentamos dos súper software que te ayudarán a reducir el tiempo que generalmente tienes que dedicar a juntar facturas y soportes.

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Simplifica el proceso de validación de notas de gasto y contribuye a la productividad de tu empresa con Notilus.

Gracias a su sistema de reconocimiento óptico de caracteres (OCR por sus siglas en inglés), este software SaaS de gestión de notas de gastos, te facilita el control de tus gastos profesionales. Algunas de las ventajas que ofrece es estar homologada por Hacienda, la posibilidad de integrarse en tu ERP y que los gastos se ven en tiempo real.

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¡Gestiona tus gastos profesionales desde el móvil! Con Okticket puedes olvidarte de almacenar físicamente facturas y tickets para poder completar tus hojas de gastos. Los tickets y facturas están disponibles en todo momento, para evitar pasar horas recopilando las notas de gastos asociadas a tu empresa. Las ventajas de Okticket es que está homologada por Hacienda, disponible en Android e iOS y que ofrece un potente OCR.

Las cuentas claras y el chocolate espeso

Ya sean gastos de viaje o de representación y sea cual sea el canal que escojas para llevar el control de tus gastos profesionales, lo cierto es que más vale tener las cuentas claras en todo momento.

Esto no solo te permite tener una mejor administración del dinero, sino también prever ahorros, calcular tu presupuesto mensual y poderle hacer seguimiento de cerca a tu estado de resultados. Todo lo anterior resulta esencial dentro del proceso de gestión y monitoreo de gastos de tu empresa.

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