¿Qué es y cómo elaborar un plan de comunicación empresarial en 9 pasos?

Tienes que elaborar un plan de comunicación por primera vez y te preguntas qué implica.

Como cualquier otra actividad que ayuda a concebir y dirigir una empresa, el plan de comunicación externa requiere de un análisis del entorno. Esto incluye saber a dónde vas, por qué y cómo vas a llegar.

Entonces, ¿cómo haces para elaborarlo correctamente? ¿Qué elementos deberías considerar e integrar en tu estrategia?

Aquí en Appvizer te proponemos un ejemplo de método para llevar a cabo el plan de comunicación de tu empresa, en 9 pasos.

Un plan de comunicación hace referencia a la creación de un documento que contenga diferentes acciones a realizar. A lo largo de este artículo, vamos a darle especial importancia a su aplicación.

El proyecto de comunicación empresarial requiere un plan de acción que asegure que este se mantendrá en el camino correcto y en línea con la política general de la empresa.

En este contexto, el plan de comunicación viene siendo la hoja de ruta que contiene la planificación de las diferentes operaciones de comunicación a implementar. Esta es una información que servirá de guía a los equipos operacionales en su trabajo.

☝️ El plan de comunicación contribuye a la gestión de la empresa para evaluar y ajustar su estrategia, en caso de ser necesario.

A menudo se confunden, pero la estrategia de comunicación y el plan de comunicación cumplen roles distintos dentro de una organización.

1. La estrategia de comunicación es el conjunto de objetivos globales que define cómo la empresa se comunicará para alinearse con sus metas corporativas. Se enfoca en el contenido esencial de los mensajes, respondiendo a las preguntas: "¿Qué queremos comunicar?" y "¿Por qué queremos comunicarlo?", estableciendo así un marco de referencia para todas las actividades de comunicación. 🆚
2. En contraste, el plan de comunicación detalla las acciones específicas y las herramientas que se utilizarán para ejecutar la estrategia. Este plan aborda preguntas más tácticas como: "¿A quién va dirigido el mensaje?", "¿Cuándo debe ser compartido?", y "¿En qué canales se distribuirá?".

Es decir, el plan de comunicación se encarga de los aspectos operativos y logísticos para asegurar que el mensaje llegue a su audiencia de la manera más efectiva posible.

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Los planes de comunicación varían ampliamente dependiendo de sus objetivos y los públicos a los que se dirigen. Aquí te describimos los principales tipos:

• Plan de comunicación interna

Este plan está orientado hacia el personal interno de la empresa, incluyendo empleados, proveedores de servicios y materias primas, así como accionistas e inversores. Su propósito es mantener informados a todos los que están directamente involucrados en las operaciones y el funcionamiento del negocio.

• Plan de comunicación externa

Se enfoca en comunicar mensajes a individuos fuera de la empresa, como clientes, medios de comunicación y otras entidades dentro del mismo sector. Este tipo de plan es crucial para construir y mantener la imagen pública de la empresa.

• Plan de comunicación offline

Este formato implica interacciones y materiales que requieren presencia o distribución física, como folletos, eventos presenciales y reuniones. 📢

• Plan de comunicación digital

Enfocado en las estrategias que se implementan en el entorno digital. Incluye todo lo relacionado con la comunicación a través de medios electrónicos como redes sociales, correos electrónicos, y sitios web.

• Plan de comunicación formal

Utilizado para transmitir mensajes institucionales que tienen como objetivo principal informar. Estos mensajes suelen ser directos y se adhieren a un tono más serio y profesional.

• Plan de comunicación informal

Contrasta con el formal por su tono más relajado y casual. Busca fomentar una mayor interacción y cercanía con el público, aprovechando un estilo más conversacional y accesible. 💬

Son varias ventajas que resultan de seguir un plan de comunicación bien concebido:

• definición precisa de las necesidades en términos de estrategia de comunicación,
• estimación y control de los costes de los proyectos de comunicación,
• organización y coordinación de las actividades,
• evaluación del desempeño de las acciones emprendidas.

Sin embargo, para hacer un plan de comunicación realmente eficaz, existe una serie de pasos a seguir. Los detallamos a continuación.

Para comunicarte inteligentemente con tu público, debes definir con precisión lo que quieres lograr.

El objetivo de un plan de comunicación es el punto de partida del proyecto, el cual guiará todas las operaciones y la toma de decisiones.

Este puede ser, por ejemplo:

• promocionar un nuevo producto o servicio,
• aumentar tu notoriedad en un segmento específico,
• aumentar el número de ventas,
• cambiar tu imagen de marca,
• influir en el comportamiento de tus consumidores,
• resolver un problema de comunicación,
• aumentar la fidelidad de tus clientes, etc.

☝️ Además de su objetivo, el plan incluye generalmente una fecha de validez. Por ejemplo, puede adoptar la siguiente forma: llevar a cabo un plan de comunicación para duplicar las ventas del producto X entre diciembre de 2023 y abril de 2024.

Al igual que con el objetivo, el público marketing es la clave del éxito de tus acciones de comunicación.

Identificar con quién hablas significa saber cómo hablar con ellos y a través de qué canales.

☝️ Ten cuidado de no confundir el público objetivo con el objetivo de tu comunicación. El primero representa a las personas a la que les quieres vender y el segundo a las personas a la que te quieres dar a conocer.

Por regla general, los criterios para determinar su objetivo de comunicación se basan en tres ejes:

• criterios sociodemográficos (edad, sexo, criterios geográficos, SPC, etc.),
• criterios psicológicos (personalidad, estilo de vida, etc.),
• criterios relacionados con el comportamiento de compra (hábitos de consumo, comportamiento de compra, etc.).

Para esto, piensa a quién va dirigido tu mensaje.

☑️ Determina quién es tu público objetivo en teoría: ¿es más probable que el nuevo producto a lanzar esté dirigido a jóvenes trabajadores o a una población de edad más avanzada? ¿Tu público objetivo es predominantemente masculino, femenino o ambos?

Házte preguntas que te permitan saber qué segmento de la población es el más adecuado para alcanzar tu objetivo inicial.

☑️ Determina quién es su público objetivo en la práctica: ¿sabes quién es la buyer persona a la que debes dirigir tu mensaje? Correlaciona estos datos con los recogidos de tu página web o punto de venta físico.

💡 ¿Tu empresa ya dispone de un software de gestión de las relaciones con los clientes (CRM)? Esta herramienta contribuye al objetivo de aumentar la tasa de conversión de clientes potenciales y la fidelización de clientes.

El eje de comunicación es la idea central alrededor de la cual girará todo tu plan y la promesa que se desprende de su mensaje. Por ejemplo:

• un producto más barato,
• un sentido de prestigio asociado al uso del producto,
• un sentimiento de pertenecer a una comunidad,
• la toma en cuenta de aspectos ecológicos, etc.

Generalmente, una buena línea de comunicación debería:

• responder a una necesidad o deseo de tu público objetivo,
• diferenciarte de tu competencia,
• permitirte ser recordado.a.

Evalúa de antemano la cantidad de recursos con los que cuentas y que destinarás a la ejecución de tu plan de comunicación.

Esta análisis interno te ayuda a determinar la naturaleza y el alcance de las acciones que se llevarán a cabo en la práctica, así como los objetivos operacionales.

Si bien el plan de comunicación depende de un objetivo estratégico general, también requiere un conjunto paralelo de objetivos operacionales para supervisar su implementación.

El método SMART es el más utilizado para establecerlos, sobre todo porque impacta positivamente la motivación de los/las colaboradores.as.

Un objetivo SMART se caracteriza por ser al tiempo:

• específico y simple,
• medible,
• aceptable,
• realista,
• definido temporalmente.

Determina los indicadores clave de desempeño (KPIs) que te ayudarán a determinar si tu plan de comunicación funciona y si los objetivos operativos se están cumpliendo.

En el marco de un plan de comunicación, estos KPIs se determinan de acuerdo con:

• tus objetivos: por ejemplo, si quieres ganar notoriedad, supervisa el desarrollo de tu comunidad en redes sociales y su compromiso, o el aumento del tráfico en tu sitio web. Si quieres aumentar tus ventas, analiza la tasa de conversión de tus campañas.
• los canales de comunicación que elijas.

Una estrategia de difusión se basa esencialmente en las siguientes preguntas:

Existen diferentes canales de distribución:

• correo electrónico,
• redes sociales,
• página web y blog,
• relaciones públicas,
• influenciadores,
• prensa escrita,
• radio, etc.

La pregunta que debes hacerte en definitiva es: ¿cuáles son los canales de comunicación más efectivos para llegar a mi público objetivo?

Genera una línea de tiempo y un calendario para tus acciones.

☝️ La noción de plan de comunicación es a menudo similar al de un cronograma.

Una tabla permite tener una visión más clara del cumplimiento de plazos, mediante la técnica de retrospectiva. Esto consiste en comenzar desde el plazo del proyecto y planificar las actividades retrocediendo en el tiempo y colocando hitos.

Ejemplo de una tabla de plan de comunicación:

• Determina con precisión el papel de cada colaborador.a o proveedor de servicios en la ejecución de tu plan de comunicación.
• Genera los diferentes soportes de comunicación que serán necesarios. Siempre en línea con las especificidades de tu objetivo y metas, crea tus mensajes, soportes gráficos, etc. Sobre todo, ¡no olvides ser creativo.a!
• Distribuye estos apoyos a través de los canales determinados de antemano, respetando tu calendario.

Los software de gestión de proyectos 💡así como el software de gestión de tareas online, resultarán valiosos para la conceptualización y aplicación de tu plan de comunicación.

Estas herramientas resultan eficaces gracias a funcionalidades como: la planificación de acciones, la asignación de recursos, el control presupuestario y el seguimiento y reajuste de las acciones.

Finalmente, la evaluación de los resultados es una etapa crucial en cualquier plan de comunicación.

Utilizar indicadores clave de rendimiento (KPIs, por sus siglas en inglés) permite medir la eficacia de tus esfuerzos comunicativos y determinar si los objetivos establecidos están siendo alcanzados.

Hay cuatro etapas clave para evaluar mejorar en el futuro tu plan de comunicación.

Los KPIs deben ser seleccionados basándose en los objetivos específicos de tu plan de comunicación.

Por ejemplo, si el objetivo es aumentar la visibilidad de la marca, los KPIs relevantes podrían incluir el número de menciones en medios, el alcance de las publicaciones en redes sociales, o el tráfico web generado a partir de comunicados de prensa.

Una vez recolectados los datos, es importante analizarlos en el contexto de las metas deseadas.

Esto implica no solo observar los números brutos, sino también entender el impacto cualitativo de tus acciones, como la percepción de la marca o la calidad de la interacción con el cliente.

Basado en este análisis, puedes necesitar hacer ajustes a tu plan de comunicación.

Esto podría significar modificar el enfoque de tus mensajes, cambiar los canales de distribución, ajustar la frecuencia de comunicación, o incluso replantear objetivos que no son realistas o pertinentes.

Finalmente, la retroalimentación obtenida a través de esta evaluación debería ser utilizada para mejorar continuamente las estrategias de comunicación.

Esto no solo ayuda a optimizar recursos, sino también a garantizar que la comunicación siga siendo relevante y efectiva frente a los cambios en el mercado o en las preferencias del público.

En resumen, la evaluación de los resultados mediante KPIs no solo verifica el éxito de un plan de comunicación, sino que también proporciona los insights necesarios para su constante evolución y adaptación.

Al final, la vida de una empresa depende en gran medida de la ejecución de los planes, sean cuales sean los objetivos o servicios implicados.

La comunicación no es una excepción a la regla, ya que esta disciplina requiere una visión estratégica clara y una aplicación rigurosa de las acciones.

Debido a esto, un buen plan de comunicación sigue siendo una herramienta sólida en la que se puede confiar y que, junto con el uso del software adecuado, asegurará el éxito de sus proyectos.

Sin embargo, si el plan de comunicación ofrece visibilidad a cada actor de la empresa (interno o externo), el mismo no puede favorecer el traspaso de información sin una política de colaboración concreta.

Debido a esto es que los planes de comunicación interna recobran especial importancia. ¿Su objetivo? Informar correctamente a todos los protagonistas del proyecto, para mejorar la coordinación general, pero sobre todo para aumentar el compromiso y la motivación. 💫