Cómo elaborar un plan de comunicación empresarial en 9 pasos

Tienes que elaborar un plan de comunicación por primera vez y te preguntas qué implica.

Como cualquier otra actividad que ayuda a concebir y dirigir una empresa, el plan de comunicación externa requiere de un análisis del entorno. Esto incluye saber a dónde vas, por qué y cómo vas a llegar.

Entonces, ¿cómo haces para elaborarlo correctamente? ¿Qué elementos deberías considerar e integrar en tu estrategia?

Aquí en appvizer te proponemos un ejemplo de método para llevar a cabo el plan de comunicación de tu empresa, en 9 pasos.

El proyecto de comunicación empresarial requiere un plan de acción que asegure que este se mantendrá en el camino correcto y en línea con la política general de la empresa.

En este contexto, el plan viene siendo la hoja de ruta que contiene la planificación de las diferentes operaciones de comunicación a implementar. Esta es una información que servirá de guía a los equipos operacionales.

El plan de comunicación contribuye a la gestión de la empresa para evaluar y ajustar su estrategia, en caso de ser necesario.

☝️ Un plan de comunicación hace referencia a la creación de un documento que contenga diferentes acciones a realizar. A lo largo de este artículo, vamos a darle especial importancia a su aplicación.

Son varias ventajas que resultan de seguir un plan de comunicación bien concebido:

• definición precisa de las necesidades en términos de estrategia de comunicación,
• estimación y control de los costes de los proyectos de comunicación,
• organización y coordinación de las actividades,
• evaluación del desempeño de las acciones emprendidas.

Sin embargo, para hacer un plan de comunicación realmente eficaz, existe una serie de pasos a seguir. Los detallamos a continuación.

Para comunicarte inteligentemente con tu público, debes definir con precisión lo que quieres lograr.

El objetivo de un plan de comunicación es el punto de partida del proyecto, el cual guiará todas las operaciones y la toma de decisiones.

Este puede ser, por ejemplo:

• promocionar un nuevo producto o servicio,
• aumentar tu notoriedad en un segmento específico,
• aumentar el número de ventas,
• cambiar tu imagen de marca,
• influir en el comportamiento de tus consumidores,
• resolver un problema de comunicación,
• aumentar la fidelidad de tus clientes, etc.

☝️ Además de su objetivo, el plan incluye generalmente una fecha de validez. Por ejemplo, puede adoptar la siguiente forma: llevar a cabo un plan de comunicación para duplicar las ventas del producto X entre abril de 2020 y diciembre de 2021.

Al igual que con el objetivo, el público marketing es la clave del éxito de tus acciones de comunicación.

Identificar con quién hablas significa saber cómo hablar con ellos y a través de qué canales.

☝️ Ten cuidado de no confundir el público objetivo con el objetivo de tu comunicación. El primero representa a las personas a la que les quieres vender y el segundo a las personas a la que te quieres dar a conocer.

© appvizer

Por regla general, los criterios para determinar su objetivo de comunicación se basan en tres ejes:

• criterios sociodemográficos (edad, sexo, criterios geográficos, SPC, etc.),
• criterios psicológicos (personalidad, estilo de vida, etc.),
• criterios relacionados con el comportamiento de compra (hábitos de consumo, comportamiento de compra, etc.).

Para esto, piensa a quién va dirigido tu mensaje.

☑️ Determina quién es tu público objetivo en teoría: ¿es más probable que el nuevo producto a lanzar esté dirigido a jóvenes trabajadores o a una población de edad más avanzada? ¿Tu público objetivo es predominantemente masculino, femenino o ambos?

Házte preguntas que te permitan saber qué segmento de la población es el más adecuado para alcanzar tu objetivo inicial.

☑️ Determina quién es su público objetivo en la práctica: ¿sabes quién es la buyer persona a la que debes dirigir tu mensaje? Correlaciona estos datos con los recogidos de tu página web o punto de venta físico.

💡 ¿Tu empresa ya dispone de un software de gestión de las relaciones con los clientes (CRM)? Esta herramienta contribuye al objetivo de aumentar la tasa de conversión de clientes potenciales y la fidelización de clientes.

El eje de comunicación es la idea central alrededor de la cual girará todo tu plan y la promesa que se desprende de su mensaje. Por ejemplo:

• un producto más barato,
• un sentido de prestigio asociado al uso del producto,
• un sentimiento de pertenecer a una comunidad,
• la toma en cuenta de aspectos ecológicos, etc.

Generalmente, una buena línea de comunicación debería:

• responder a una necesidad o deseo de tu público objetivo,
• diferenciarte de tu competencia,
• permitirte ser recordado.a.

Evalúa de antemano la cantidad de recursos con los que cuentas y que destinarás a la ejecución de tu plan de comunicación.

Esta análisis interno te ayuda a determinar la naturaleza y el alcance de las acciones que se llevarán a cabo en la práctica, así como los objetivos operacionales.

Si bien el plan de comunicación depende de un objetivo estratégico general, también requiere un conjunto paralelo de objetivos operacionales para supervisar su implementación.

El método SMART es el más utilizado para establecerlos, sobre todo porque impacta positivamente la motivación de los/las colaboradores.as.

Un objetivo SMART se caracteriza por ser al tiempo:

• específico y simple,
• medible,
• aceptable,
• realista,
• definido temporalmente.

© Marketing Advisors

Determina los indicadores clave de desempeño (KPIs) que te ayudarán a determinar si tu plan de comunicación funciona y si los objetivos operativos se están cumpliendo.

En el marco de un plan de comunicación, estos KPIs se determinan de acuerdo con :

• tus objetivos: por ejemplo, si quiere ganar notoriedad, supervisa el desarrollo de tu comunidad en redes sociales y su compromiso, o el aumento del tráfico en tu sitio web. Si quieres aumentar sus ventas, analiza la tasa de conversión de tus campañas.
• de los canales de comunicación que elijas.

Una estrategia de difusión se basa esencialmente en las siguientes preguntas:

☑️ ¿Cómo difundo mi mensaje?

Existen diferentes canales de distribución:

• correo electrónico,
• redes sociales,
• página web y blog,
• relaciones públicas,
• influenciadores,
• prensa escrita,
• radio, etc.

La pregunta que debes hacerte en definitiva es: ¿cuáles son los canales de comunicación más efectivos para llegar a mi público objetivo?

☑️ ¿Con qué frecuencia transmito mi mensaje?

Genera una línea de tiempo y un calendario para tus acciones.

☝️ La noción de plan de comunicación es a menudo similar al de un cronograma.

Una tabla permite tener una visión más clara del cumplimiento de plazos, mediante la técnica de retrospectiva. Esto consiste en comenzar desde el plazo del proyecto y planificar las actividades retrocediendo en el tiempo y colocando hitos.

Ejemplo de una tabla de plan de comunicación:

© Blogspot: Francisco JGP

• Determina con precisión el papel de cada colaborador.a o proveedor de servicios en la ejecución de tu plan de comunicación.
• Genera los diferentes soportes de comunicación que serán necesarios. Siempre en línea con las especificidades de tu objetivo y metas, crea tus mensajes, soportes gráficos, etc. Sobre todo, ¡no olvides ser creativo.a!
• Distribuye estos apoyos a través de los canales determinados de antemano, respetando tu calendario.

Los software de gestión de proyectos 💡así como el software de gestión de tareas online, resultarán valiosos para la conceptualización y aplicación de tu plan de comunicación.

Estas herramientas resultan eficaces gracias a funcionalidades como: la planificación de acciones, la asignación de recursos, el control presupuestario y el seguimiento y reajuste de las acciones.

Finalmente, gracias a los KPIs, monitorea el desempeño de tu plan de comunicación y reajústalo, en caso de ser necesario.

Al final, la vida de una empresa depende en gran medida de la ejecución de los planes, sean cuales sean los objetivos o servicios implicados.

La comunicación no es una excepción a la regla, ya que esta disciplina requiere una visión estratégica clara y una aplicación rigurosa de las acciones.

Debido a esto, un buen plan de comunicación sigue siendo una herramienta sólida en la que se puede confiar y que, junto con el uso del software adecuado, asegurará el éxito de sus proyectos.

Sin embargo, si el plan de comunicación ofrece visibilidad a cada actor de la empresa (interno o externo), el mismo no puede favorecer el traspaso de información sin una política de colaboración concreta.

Debido a esto es que los planes de comunicación interna recobran especial importancia. ¿Su objetivo? Informar correctamente a todos los protagonistas del proyecto, para mejorar la coordinación general, pero sobre todo para aumentar el compromiso y la motivación.