Abajo la reunión de trabajo inútil, ¡arriba la organización de encuentros eficientes!

La reunión de trabajo es un evento que puede ser definitivo en el día a día de una empresa. De su correcta planificación dependen el buen desarrollo de actividades importantes y el buen funcionamiento del negocio.

Según el objetivo que persiga la reunión y la forma como la misma esté organizada, esta puede ser considerada como un evento fundamental, necesario o evitable. La clave está en llevarla a cabo de manera eficiente y eficaz, de forma que resulte útil para todos los/las participantes.

En este artículo revisamos las buenas prácticas a implementar para celebrar una reunión de trabajo exitosa, así como los diferentes tipos de reuniones que existen. Te ofrecemos un modelo de acta de reunión para descargar, de manera que puedas asegurar la eficiencia de tus reuniones y el trabajo colaborativo en tu empresa.

Una reunión de trabajo es un evento que consiste en agrupar diferentes personas de la empresa en aras de lograr un objetivo predefinido.

Este mitin es necesario de realizar en situaciones como:

• la toma de una decisión importante,
• el análisis y revisión de una estrategia,
• la transmisión de información de interés, etc.

Al momento de convocar a la reunión, el objetivo de la misma debe estar claro. Al culminar el evento, lo ideal es haberlo cumplido a cabalidad o proyectar la próxima reunión que dará seguimiento al proceso.

Dado que una reunión exitosa es una reunión bien preparada, tómate el tiempo necesario para hacerlo. Te dejamos 10 buenas prácticas a implementar, según la etapa del proceso, que te ayudarán a organizar reuniones eficaces.

🔙  Antes de la reunión de trabajo

Antes de comenzar a planear una reunión, es necesario hacer una reflexión sobre la necesidad de la misma. Esto quiere decir, considerar aspectos como la utilidad y la pertinencia que tendrá convocarla y si no existe otro canal más adecuado para cumplir con el objetivo que tienes en mente.

A veces, un correo electrónico, un chat u otro canal web, pueden ahorrar tiempo y facilitar un intercambio. Todo depende de las características del asunto a tratar y de lo importante que sea la interacción entre las personas que tengan injerencia en el mismo.

Una vez determinada la necesidad de llevar a cabo una reunión, el primer paso consiste en definir el objetivo de la misma.

Los objetivos de la reunión pueden ser de diferentes tipos:

• establecer un plan de acción,
• reorganizar un departamento,
• definir métodos de trabajo,
• dar la bienvenida a un⋅a nuevo⋅a trabajador⋅a,
• coordinar un proyecto,
• llevar a cabo una negociación con el usuario final de un producto o servicio,
• trabajar en equipo.

Una vez que hayas definido claramente tu objetivo, estarás en una mejor posición para encontrar la dirección que debe tomar tu reunión y qué tipo de reunión será.

A la hora de convocar a las personas a una reunión, es claro que estas deberán organizar su agenda para cumplir con sus tareas, sin ningún contratiempo. La importancia de saber a quién convocar a una reunión, reside en no ser un freno para la productividad de los equipos.

Una vez has determinado quién será esencial que asista a la reunión y para efectos de logística, asegúrate de disponer de un sistema que te permita obtener la confirmación de asistencia. Esto te permitirá anticipar posibles ausencias y reorganizarte.

Una vez están claros los/las asistentes con los que se espera contar, planificar una reunión consiste en evaluar otros aspectos como:

• el tiempo para la reunión: fijar el día y hora adecuados;
• el lugar donde se llevará a cabo, el cual debe ofrecer:
  • capacidad suficiente,
  • una buena iluminación,
  • el material necesario (mobiliario y equipos), etc.
• la duración de la reunión.

La organización de una reunión de trabajo eficaz y fluida implica necesariamente la elaboración de un plan. Esto es similar a un orden del día.

Sugerimos que lo construyas así:

• Destaca en tu orden del día la lista de temas a discutir, revisar, votar, etc. Dicha lista debe conducir a la consecución de los objetivos previamente definidos.
• Prioriza los temas a tratar de esta lista, según el grado de importancia y el orden cronológico.
• Asigna una cantidad específica de tiempo para cada fase. De esta manera, evitarás desbordarte en ciertos puntos, y por lo tanto, quedarte sin tiempo para ocuparte de la totalidad de los asuntos a tratar.
• Otorga un tiempo extra para las preguntas que puedan surgir al final de la reunión.

En esta etapa de la preparación de tu reunión, y si lo consideras necesario, solicita a los/las participantes que trabajen en los temas que se van a debatir. Para ello, envíales la agenda, indicando los temas de los cuales quieres que se hagan cargo.

Tómate el tiempo para preparar cuidadosamente tus documentos sobre los cuales apoyarás tu reunión, para que esta sea más clara, dinámica y eficiente.

Además, comprueba siempre de antemano la disponibilidad y funcionalidad del material que pretendes utilizar (bolígrafos, cables de conexión, proyector, etc.).

Por último, si sabes que la reunión se prolongará durante mucho tiempo, un aperitivo o agua siempre son apreciados.

🔛  Durante el desarrollo de la reunión de trabajo

Los preliminares están listos y ahora se trata de desarrollar la reunión. Para asegurar su éxito y eficacia, he aquí los aspectos a considerar.

La introducción es importante para contextualizar la reunión y asegurarte que todo el mundo cuenta con la misma información.

Aquí hay una serie de aspectos a respetar como:

• empezar a tiempo,
• hablar de manera clara y llamativa, de forma que tus interlocutores encuentren interesante lo que dices,
• enunciar el orden del día y los objetivos de la reunión,
• hacer un rápido repaso del rol y responsabilidades de cada participante,
• designar un⋅a asistente para tomar notas, preparar el acta de reunión e, incluso, gestionar el tiempo. Te ofrecemos un modelo gratuito de acta, con el cual te podrás equipar para tus próximas reuniones:

¿Ha comenzado tu reunión de negocios? Como líder de la reunión, depende de ti que esta se desarrolle sin problemas, asegurándote de que:

• La reunión vaya en la dirección correcta. Para lograrlo, haz respetar la agenda y dirige los debates.
• Haya una distribución justa de la palabra y todo el mundo tenga la oportunidad de hablar y participar de la conversación.
• Estás haciendo un buen uso de los documentos de trabajo y los instrumentos de facilitación.
• Anticipaste adecuadamente los conflictos para mediar y sacar provecho de ellos.
• Has sintetizado y transmitido correctamente la información compartida y esta ha sido comprendida por parte de los/las asistentes.
• Cumpliste con el horario establecido para la reunión.

¿Hora de terminar la reunión de tu equipo? Concluye resumiendo el resultado de los intercambios que tuvieron lugar y recapitulando las decisiones adoptadas. Es también el momento para preguntar si hay dudas o temas por tratar.

Eventualmente, se preverá una siguiente sesión para tratar lo que quedó pendiente, si el tiempo destinado para la reunión ya se agotó.

🔜  Después de la reunión

Una vez acabada la reunión, es hora de organizar el trabajo. Básate en tus notas o en las del/la asistente para preparar el acta que resuma los progresos y conclusiones.

Para que cada persona no pierda de vista su responsabilidad frente a las tareas que quedaron pendientes y pueda consultar en cualquier momento lo que se determinó en la reunión, envía el acta y solicita su aprobación y firma.

El contenido que vaya a tener la reunión y el objetivo que persiga, determina el tipo de reunión que se debe llevar a cabo.

Algunos de los tipos de reuniones de trabajo más comunes son:

• Reunión de servicio o de revisión: es un tipo de reunión recurrente en la empresa, el cual se utiliza para hacer un balance de los proyectos actuales, junto con todo el personal. Esta fomenta los intercambios entre los/las participantes.
• Reunión de información: menos participativa que la anterior, se celebra cuando la Dirección necesita comunicar elementos importantes que atañen a toda la empresa (nueva organización, cambio de dirección, compra, etc.).
• Reunión de crisis o de resolución de problemas: permite desbloquear una situación complicada, resolver conflictos, resolver problemas de comunicación, etc.
• Brainstorming o tormenta de ideas: es una reunión por excelencia creativa, la cual busca conducir a la evaluación de nuevos temas y propuestas para desarrollar el negocio.

Como hemos visto, es muy posible reinventar las reuniones de trabajo y que estas no sean percibidas como una pérdida de tiempo. Para asegurarte de aportar un verdadero valor añadido a tu empresa, ¡prepara tu reunión con rigor y metodología!

Ahora que ya tienes la hoja de ruta de tu reunión trazada, ya puedes convocarla y celebrarla de la forma más eficaz y eficiente posible.

Y tú, ¿tienes algún consejo para organizar mejores reuniones de negocios? Déjanos tus comentarios.