¿Qué es un entregable de un proyecto? → Ejemplos y buenas prácticas

Durante la realización de un proyecto, existen diferentes etapas a lo largo de las cuales se busca hacer un seguimiento para asegurarse de que todo avanza como previsto. En este sentido, los entregables de un proyecto contribuyen al buen desarrollo del mismo y a la consecución del resultado final.

En la gestión de proyectos de construcción, por ejemplo, puede haber programados diferentes entregables a lo largo de la vida del proyecto. Al comienzo, estos pueden consistir en los planos de las obras a realizar, por ejemplo y, al final, en las obras como tal.

Puesto que un mismo proyecto puede estar conformado por varios objetivos, cada uno de ellos marcado por hitos con un propósito, un plazo y un resultado concreto, resulta importante que la Dirección del proyecto determine los entregables a cada momento.

En este artículo, Appvizer detalla algunos ejemplos de entregables de un proyecto, así como las buenas prácticas a tener en cuenta para constituirlos. Comencemos.

Un entregable de proyecto es el resultado de una producción o de un trabajo, tras un pedido de un cliente o, a nivel interno, de una petición de la Dirección.

El alcance de un proyecto de gran envergadura, hace que el mismo deba dividirse en varias entregas o etapas. Por lo tanto, no se trata solo del producto o servicio final, sino también de todos los logros intermedios que marcan el avance del proyecto.

De dichos logros pueden formar parte:

• Las especificaciones del proyecto,
• las actas de reunión,
• la documentación o requisitos técnicos (plan de gestión de riesgos, estudios y análisis, etc.),
• los estudios de viabilidad,
• el presupuesto, etc.

🎯   Debido a lo anterior, un entregable suele asociarse a los hitos del proyecto. Puesto que estos marcan el final de una etapa y de una serie de tareas, el entregable resulta en la materialización de un logro.

Según lo que hemos mencionado anteriormente, algunos ejemplos de entregables dentro de un proyecto son los siguientes:

• Productos o informes relacionados con el proyecto como tal, para el equipo del proyecto y sujetos a la validación del cliente:
  • Fase previa al proyecto: estudio de viabilidad, análisis de necesidades;
  • Fase de definición: el pliego de condiciones, el presupuesto provisional, la matriz RACI;
  • Fase operativa: el cronograma de actividades, las maquetas.
• Entregables vinculados a los resultados del proyecto, destinados a los clientes:
  • Un prototipo para ser probado o prueba de concepto,
  • un producto,
  • las instrucciones de uso,
  • una aplicación, etc.

Si el objetivo del proyecto es diseñar una aplicación o desarrollar un software, tendremos:

• Entregables intermedios → cada característica desarrollada del programa informático o aplicación;
• Entregable final → la entrega del software completo o de la aplicación funcional.

En un proyecto civil, como hemos visto antes, los entregables pueden ser de diferentes tipos y presentarse en diferentes etapas del proyecto:

• Plan de ejecución a seguir,
• estudio de viabilidad,
• estudios y datos técnicos,
• planos,
• informes de avance de obra,
• plan de control de calidad de las obras,
• trabajos finalizados, etc.

Durante el proceso o fase de ejecución del proyecto, incluso antes de comenzar a proyectar los trabajos, es importante tener en cuenta una serie de buenas prácticas para cumplir a cabalidad con los entregables. A continuación, enumeramos dichas prácticas.

La lista de los diferentes entregables debe elaborarse al inicio del proyecto. Debe ser exhaustiva e incluirse en el pliego de condiciones para que sirva de referencia al equipo del proyecto y al cliente.

Dada su importancia para el correcto cumplimiento de los objetivos, dicha lista debe ser lo suficientemente detallada como para que no induzca al error o no se preste a confusiones.

De todas formas, en caso de ambigüedad, será obligación de quien prestará el servicio de asegurarse de aclarar toda la información al respecto.

Utilizar o poner en práctica un protocolo de validación de entregables es más que necesario. Desde el inicio del proyecto y sin preocuparse por el tiempo que esto tome, comprueba que tu lista de entregables está completa. Esto te ayudará a:

• Tener una visión global del proyecto,
• definir su planificación,
• facilitar su presupuestación.

En cada entrega, comprueba que el resultado de la producción corresponde con los requisitos del cliente.

A lo largo del desarrollo del proyecto, ten en cuenta los comentarios del cliente frente a las posibles mejoras que se requieran, pero sin que esto exceda el alcance inicial del proyecto o tus responsabilidades.

Para las entregas importantes, elabora un informe de conformidad, el cual deba ser firmado con el cliente y el cual te sirva como soporte de cumplimiento.

Conserva una copia de cada versión de los entregables presentados al cliente, incluso aquellos que se hayan descartado. Esto te puede interesar ya que:

• Por un lado, puedes cambiar de opinión y tener que volver a una versión anterior del producto, desarrollo o proyecto.
• Por otro lado, puede que tengas que trabajar en un proyecto similar más adelante y tener una base desde la cual partir, te puede ahorrar tiempo.

Para llevar a cabo un seguimiento de los entregables, puedes:

• Realizar informes a mano,
• equipar tu proyecto con un gestor de tareas en donde puedan registrarse los comentarios de los clientes, las fechas de entrega, etc.

Puesto que el entregable marca el final de una tarea y el comienzo de otra, conocerás en todo momento el trabajo que está por hacer y el cliente también.

✅   Ahora ya lo sabes: un entregable representa la validación de una etapa del proyecto o la validación del proyecto en su totalidad.

Entender las necesidades y expectativas del cliente, así como tener en cuenta los medios necesarios para alcanzar los diferentes resultados, garantizan el desarrollo del proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.