Diagrama Ishikawa y las 6M: aplicación a la Gestión de Proyectos

El Diagrama Ishikawa es una herramienta de análisis, aplicable a la Gestión de Calidad y a la Gestión de Proyectos.

El análisis de riesgos, los incentivos, así como la anticipación y la resolución de problemas, son esenciales para alcanzar los objetivos de un proyecto. Esta metodología de proyectos permite identificar las causas de las limitaciones que pueden afectar tus proyectos, al igual que los objetivos y los medios para superarlas.

En este artículo, descubre el Diagrama Ishikawa y el Método 6M y su aplicación a la Gestión de Proyectos, con ejemplos concretos y ¡una plantilla excel para descargar!

¿Qué es el diagrama de pescado y para qué sirve?

Diagrama Ishikawa: definición

El diagrama de espina de pescado o Diagrama Ishikawa consiste en una representación gráfica de las causas de un problema dado y sus efectos.

Creado por el profesor Kaoru Ishikawa, este diagrama de causa-efecto es un método utilizado en grupos multidisciplinarios, después de una lluvia de ideas, por ejemplo.

Pensado inicialmente como un enfoque de calidad, el diagrama causal es aplicable a todas las áreas de la empresa, en particular a la Gestión de Riesgos y a la Gestión de Proyectos.

¿Cuál es su utilidad?

Este método sirve para:

• Determinar las causas de un problema o efecto determinado.
• Realizar una representación visual del problema analizado.
• Simplificar la comunicación de los grupos de trabajo.
• Facilitar la toma de decisiones.
• Identificar más rápidamente las mejoras que deben implementarse en un proyecto para que tenga éxito.

Estructura del diagrama: ¿cuáles son las 6M?

Para aprovechar la utilidad del diagrama es necesario analizar 6 categorías, es decir, las 6M que permiten analizar las posibles causas que generan y definen el problema estudiado.

▶︎ Materia prima

Estas son causas relacionadas con los elementos que se van a utilizar en el proceso de fabricación como: el uso de materias primas caducadas, suministros de mala calidad o piezas con defectos.

▶︎ Medio Ambiente

Estas son las causas relacionadas con el medio ambiente y el contexto de la aplicación como: un mercado volátil, una competencia muy dura o una legislación particularmente restrictiva.

▶︎ Métodos

¿Existe algún problema en la forma en que trabajamos? Aquí se analizan:

• las posibles fallas en el funcionamiento,
• las demoras en los procesos de trabajo y procedimientos operativos,
• los errores en las instrucciones o en las instrucciones de uso.

▶︎ Maquinaria

Estas causas hacen referencia a los equipos, máquinas, herramientas, software, etc. que aseguran la entrega de productos y servicios. Se busca determinar si alguno está defectuoso, obsoleto o es inadecuado.

▶︎ Mano de obra

Aquí se analizan las causas relacionadas con los recursos humanos, para determinar si estos: carecen de habilidades y/o capacitación, están mal informados sobre la correcta ejecución de sus tareas, etc.

▶︎ Medición

Esta dimensión se ocupa de contemplar los indicadores que se implementarán para el análisis de resultados. Es importante porque tendrá un impacto directo en la posterior toma de decisiones.

👉  Esta clasificación se ha ido ampliando con el tiempo y la experiencia y ahora también se habla de 7M e, incluso, 9M:

• Gestión (métodos de gestión).
• Medios financieros (presupuesto asignado).
• Tiempo (período).
• Mental (motivaciones).
• Mantenimiento (servicio, seguimiento).

Visualmente, las 6M están representadas en un diagrama que se parece a las espinas de pescado:

¿Cómo se hace un diagrama de causa y efecto?

Diagrama Ishikawa: plantilla Excel

Para ayudarte en la construcción de tu propio diagrama, emplea una plantilla Excel, la cual puedas descargar gratuitamente y personalizarla, según las necesidades de tu proyecto.

Construcción del diagrama

💡 Consejo inicial: prevé suficiente espacio para anotar todas las ideas y observaciones que surjan.

1. Enuncia el problema o efecto, de una manera simple, objetiva y numérica.
2. Realiza una lluvia de ideas con personas de diferentes departamentos de la empresa y que cuenten con habilidades complementarias.
3. Enumera los problemas planteados con el método de los 6M y el diagrama de Ishikawa.
4. Evaluar las M (aspectos) que tienen mayor impacto y prioriza las etapas o acciones correctivas a implementar.
5. Dibuja una flecha horizontal, apuntando hacia la derecha; es decir, hacia el problema u objetivo identificado.
6. Define las M (aspectos a considerar) y dibuja las espinas, una por M, a cada lado de la línea horizontal.
7. Agrupa las ideas de la lluvia de ideas en cada M correspondiente.
8. Dibuja líneas en cada espina, que correspondan a las causas asociadas a la M en cuestión.

Diagrama Ishikawa: ejemplo

Tomemos el ejemplo de una empresa que presenta una baja tasa de satisfacción del cliente. A continuación, te mostramos cómo podría proceder para analizar las causas del problema:

¿Cómo aplicar el Diagrama Ishikawa a la Gestión de Proyectos?

La Gestión de Proyectos busca coordinar las tareas que se requieren realizar para lograr los objetivos de la empresa. Dependiendo del propósito, el método 6M comienza con la definición del problema a resolver o del alcance del proyecto.

Por lo tanto, el método puede aplicarse en la fase 1 (como se muestra a continuación), representando las acciones a tomar en cada una de las espinas. Si no, el análisis también puede intervenir en la fase 5, cuando el ejercicio se centra más en los riesgos y limitaciones.

Problema: Las ventas han bajado un 20% desde el N-1.

Objetivo: aumentar las ventas al menos un 20% en N+1.

Más que la búsqueda de fallos de funcionamiento, la búsqueda de incentivos en los cuales apoyarse se adapta aquí a la consecución del objetivo.

En resumen, el método de las 6M es útil para:

• la definición de un objetivo y las acciones necesarias para alcanzarlo,
• la anticipación de las limitaciones para asegurar el buen funcionamiento de un proyecto,
• el ajuste del proyecto, en caso de detectar problemas.

Otros métodos de análisis complementarios

• Método de las 5P. Para cada problema, se recomienda hacer la pregunta "¿por qué?" 5 veces. La multiplicidad de "porqués" es simple: rara vez hay una sola causa para una situación problemática. Según el fundador de la metodología de las 5 P, después de 5 preguntas, se identifica la causa-raíz.
• Análisis de Peligros y Puntos Críticos de Control (HACCP, por sus siglas en inglés). Se refiere al control de la seguridad de los alimentos en los Estados Unidos, desplegado por un laboratorio de la NASA, y utiliza el método 5M para cumplir con su primer principio: el análisis de riesgos.
• Método 5W+ 2H. Es un método de interrogación (Qué, Quién, Dónde, Cuándo, Cómo, Cuánto, Por qué).
• Las 4 P's en marketing. Producto (Product), Precio (Price), Distribución (Place), Comunicación (Promotion). Llegan a ser incluso 7 si consideramos: Personas (People), Evidencia física (Physical evidence) y Proceso (Process).
• Método Six Sigma. Creado para Motorola, su objetivo es reducir el margen de error de un proceso de calidad, según indicadores como las ventas y las opiniones de los clientes.
• Diagrama de Gantt. Tablero que representa gráficamente el progreso de un proyecto, según varios indicadores.
• Método Waterfall. Para hacer un seguimiento por etapas de un proyecto.
• Método Kanban. Etiquetas o post-it, para visualizar el flujo de trabajo y el estado de las tareas.