5W y 2H: método y plantilla para gestionar ideas y proyectos

Método 5W: definición y ejemplo práctico para potenciar tus ideas

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El método 5 W se refiere a un método simple y eficaz para el análisis de problemas.

En un contexto profesional, esta noción de gestión de proyectos permite a las personas hacerse las preguntas correctas para comprender un problema en particular y responder a él de manera efectiva en lugar de lanzarse a resolverlo, sin previa reflexión.

Permite igualmente a los equipos que trabajan juntos, compartir una visión común de una situación y no desviarse.

En este artículo, appvizer te muestra cómo aplicar este método y aprovecharlo en tus proyectos.

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Método 5W:

Definición

5W es un método de análisis que cuestiona las características fundamentales de una situación. Estas simples preguntas permiten adquirir elementos que, cuando se unen, facilitan la constitución de una representación universal, ya sea de un evento, un interés, una situación o un contexto.

5 W 2H

© appvizer

Las 5 w en periodismo

Este método es particularmente apreciado en el periodismo, gracias a su simplicidad y efectividad, basada en una lista de preguntas para recordar.

Se considera que si a partir de un suceso, un periodista logra responder estas cinco preguntas de manera efectiva, la redacción de la noticia está garantizada y esta será lo suficientemente clara para el lector.

La ética periodística (proporcionar información completa y objetiva) se respeta plenamente.

Explicación y ejemplo del método 5W y 2H

Para que el método funcione completamente, debes:

  • Hacer preguntas que sean realmente relevantes y pertinentes para la resolución de tu problema.
  • Destacar los puntos más significativos de las respuestas.
  • Establecer planes de acción relevantes en relación con los puntos significativos.

¿Cuáles son las 5W?

1. What (Qué)

Se refiere a la razón por la cual se está implementando esta metodología. Suele resultar en:

  • ¿Cuál es el problema ?
  • ¿Qué producto o servicio?
  • ¿Para qué se usa el método escogido?
  • ¿Cuál es la relación con la persona en cuestión?

2. When (Cuándo)

Busca el momento cuando ocurre el evento. También puede indicar un período de tiempo o una fecha límite:

  • ¿Cuándo utiliza el cliente el producto?
  • ¿Cuándo se conecta la audiencia a mi sitio?
  • ¿En cuánto tiempo esperamos vender este producto?
  • ¿Qué tan pronto debemos enviar el boletín?
  • ¿A qué edad tendrán hijos?

3. Where (dónde)

Permite identificar el lugar específico o el lugar afectado por el problema planteado:

  • ¿Dónde está el cliente cuando usa el producto?
  • ¿A dónde se dirige?
  • ¿Dónde surge el problema?
  • ¿Dónde se encuentra la información?

4. Who (quién)

Ayuda a comprender las informaciones importantes de todas las personas involucradas y no necesariamente una sola. Es posible que tengas varios tipos de clientes y todos deberían poder responder a estas preguntas.

En este caso es interesante hacer una tabla con varias entradas:

  • ¿Quién tiene conocimiento de la situación?
  • ¿Quién es el cliente de este producto?
  • ¿Quién lo utilizará? ¿De quién se trata ?
  • ¿Con quién está asociada la persona en este contexto?
  • ¿Para quién trabaja?
  • ¿Quién se hará cargo del proyecto?

5. Why (por qué)

Está relacionado con la razón o el desencadenante de la situación. Permite encontrar los primeros elementos de respuesta:

  • ¿Qué causó la disminución en la rotación?
  • ¿Cuál es el desencadenante de la compra?
  • ¿Por qué los clientes prefieren la versión A en lugar de la versión B?
  • ¿Por qué los lectores visitan nuestro sitio con menos frecuencia?

¿Cuáles son las 2H?

El método de las 5W suele ser completado por las 2H:

1. How (cómo)

Se enfoca en la forma en la cual se llevan a cabo los hechos. Esto es a menudo un elemento importante para la explicación de una situación:

  • ¿En qué condiciones los clientes usan nuestro producto?
  • ¿Cómo nos conocieron los compradores?
  • ¿Cómo prefieren los lectores acceder a nuestro contenido?
  • ¿Qué llevó a la persona a llegar a esta situación?

2. How much (cuánto) Criterio opcional

Permite cuantificar el objeto de la problemática en cuestión y, a menudo, evaluar la gravedad:

  • ¿Cuánto dinero está involucrado?
  • ¿Cuál es el precio?
  • ¿Cuántas personas visitan nuestro sitio mensualmente?
  • ¿Qué tan rápido podemos lanzar un nuevo producto?
  • ¿En qué medida la situación impacta nuestro proyecto?

Las 5 W del marketing: ejemplo concreto

En ventas, como en el contexto periodístico, el vendedor está en contacto directo con el cliente potencial (prospecto) y requiere de un método para recopilar información exhaustiva y objetiva.

Así, puede construir argumentos de ventas relevantes y efectivos. El método 5W maximiza las posibilidades de vender el mismo producto a dos personas sensibles a diferentes argumentos.

Ejemplo:

Tu empresa produce y vende palmeras:

Eje Pregunta Julia Pablo
¿Quién? ¿Quién va a plantar una palmera? No sé, ¡no seré yo! Yo me encargo.
¿Qué? ¿Qué tipo de palmera deseas? Quiero 2 pequeñas. Una palmera larga como en las playas paradisíacas.
¿Dónde? ¿Dónde vas a plantar la primera palmera? En mi jardín en Málaga. En mi hotel en Madrid.
¿Cuándo? ¿Para cuándo deseas plantar la primera palmera? Dentro de 2 semanas. No importa.
¿Cómo? ¿Cómo vas a transportar la primera palmera? No tengo idea. En mi remolque.
¿Por qué? ¿Por qué quieres plantar una palmera? Es resistente y hermosa. Evoca las vacaciones: podré alquilar mi hotel fácilmente.

A partir de este ejemplo, podemos concluir que en el caso concreto de Julia, se trata de vender un servicio impecable que ofrezca el transporte y la instalación y no solo un árbol.

En el caso de Pablo, él desea crear valor para su hotel y no solo enriquecer la flora de su jardín. Entonces, véndele el árbol más hermoso y, por qué no, un accesorio (luces LED cálidas, una hamaca o un columpio en teca).

5W: el método para descargar gratis

Hemos creado una plantilla 5W y 2H para que puedas implementar inmediatamente este método de gestión.

Puede descargarlo gratis haciendo clic en la imagen a continuación:

plantilla-5w-2h

 

Leer también: Estructura de descomposición del trabajo con el método WBS

Herramientas que complementan el 5W+2H

Si bien el método 5W ayuda a estructurar una situación, el mismo presenta algunas limitaciones:

  • El tiempo de análisis que requiere, puede ser muy largo dentro de una reflexión comercial tradicional.
  • No puede ser automatizado pues requiere intervención humana y, por tanto, riesgos de mala interpretación.
  • Aún haciéndote las preguntas correctas, las preguntas básicas muy generales, no cubren aspectos más sutiles debido a su rigidez.

Existen muchas herramientas que complementan la estructuración de los procedimientos que parten de una metodología manual. Te dejamos algunas:

Categoría Herramientas Ventajas
Gestión de proyectos monday.com Como herramienta de gestión de proyectos, ofrece una visibilidad completa de las tareas, lo que permite un alto grado de estructuración. Además, facilita el trabajo colaborativo, al saber quién hace qué, cuándo, dónde y por qué.
Gestión de reuniones e ideas MeisterTask Como herramienta de gestión de tareas, te permite estructurar las ideas de tu equipo y usarlas de manera inteligente. Hacerte las preguntas básicas correctas, es el primer paso para organizar tus actividades.
Relación cliente y ventas NexoCRM Como herramienta CRM te asegura la personalización de tus clientes y diligenciar la información más útil sobre tus clientes.

5W-monday.com

© monday.com

Las cinco W

Esta simple metodología, efectiva y sobre todo probada, puede emplearse en una multitud de campos, desde la investigación científica hasta las ventas, pasando por el periodismo.

Las limitaciones del método dejan de serlo cuando te apoyas en herramientas en línea que automatizan la comprensión de una situación particular y te ayudan a tomar medidas relevantes.

Artículo actualizado, publicado inicialmente en diciembre de 2019.

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