Método 5W (y 2H): la estrategia definitiva para gestionar proyectos y resolver problemas eficazmente

El método 5W es una técnica sencilla pero poderosa para desentrañar y entender problemas. Aplicada en un entorno profesional, esta metodología de proyectos permite formular las preguntas adecuadas, facilitando una comprensión profunda antes de buscar soluciones precipitadas.

Adoptar el método 5W en tus proyectos no solo te ayuda a abordar problemas de manera estructurada, sino que también alinea a todo el equipo bajo una misma perspectiva, evitando malentendidos y desviaciones.

En este artículo, te explicamos cómo implementar el método 5W y aprovecharlo al máximo para mejorar la gestión de tus proyectos.

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¿Qué es el método 5W?

Para abordar la metodología 5W, primero es importante entender cómo se organiza y estructura cualquier tipo de proyecto dentro de una empresa. Un proyecto puede ser cualquier acción con objetivos claros, plazos específicos y roles definidos. Desde el lanzamiento de una campaña publicitaria hasta el desarrollo de un nuevo producto, cada iniciativa requiere una planificación rigurosa y un seguimiento exhaustivo.

El método 5W surge como una guía práctica para garantizar que todos los aspectos del proyecto sean debidamente considerados antes de su ejecución. 📋 Funciona como una lista de verificación que ayuda a evaluar cada detalle del plan de acción, asegurando que no se omita ningún elemento importante. Al aplicar este enfoque, las empresas:

• pueden optimizar sus recursos,
• gestionar las tareas de manera eficiente,
• y mantener un control constante de los avances, evitando imprevistos y mejorando la toma de decisiones.

¿Cuáles son los elementos principales del método 5W2H?

Cada letra del acrónimo 5W2H corresponde a un concepto específico:

• las 5W hacen referencia a "Qué", "Por qué", "Quién", "Cuándo" y "Dónde" en inglés,
• mientras que las 2H se refieren a "Cómo" y "Cuánto".

¿Cuáles son las 5W?

1. What (Qué)

Se refiere a la razón por la cual se está implementando esta metodología. Suele resultar en:

• ¿Cuál es el problema?
• ¿Qué producto o servicio?
• ¿Para qué se usa el método escogido?
• ¿Cuál es la relación con la persona en cuestión?

2. When (Cuándo)

Busca el momento cuando ocurre el evento. También puede indicar un período de tiempo o una fecha límite:

• ¿Cuándo utiliza el cliente el producto?
• ¿Cuándo se conecta la audiencia a mi sitio?
• ¿En cuánto tiempo esperamos vender este producto?
• ¿Qué tan pronto debemos enviar el boletín?
• ¿A qué edad tendrán hijos?

3. Where (dónde)

Permite identificar el lugar específico o el lugar afectado por el problema planteado:

• ¿Dónde está el cliente cuando usa el producto?
• ¿A dónde se dirige?
• ¿Dónde surge el problema?
• ¿Dónde se encuentra la información?

4. Who (quién)

Ayuda a comprender las informaciones importantes de todas las personas involucradas y no necesariamente una sola. Es posible que tengas varios tipos de clientes y todos deberían poder responder a estas preguntas.

En este caso es interesante hacer una tabla con varias entradas:

• ¿Quién tiene conocimiento de la situación?
• ¿Quién es el cliente de este producto?
• ¿Quién lo utilizará? ¿De quién se trata?
• ¿Con quién está asociada la persona en este contexto?
• ¿Para quién trabaja?
• ¿Quién se hará cargo del proyecto?

5. Why (por qué)

Está relacionado con la razón o el desencadenante de la situación. Permite encontrar los primeros elementos de respuesta:

• ¿Qué causó la disminución en la rotación?
• ¿Cuál es el desencadenante de la compra?
• ¿Por qué los clientes prefieren la versión A en lugar de la versión B?
• ¿Por qué los lectores visitan nuestro sitio con menos frecuencia?

¿Cuáles son las 2H?

El método de las 5W suele ser completado por las 2H:

1. How (cómo)

Se enfoca en la forma en la cual se llevan a cabo los hechos. Esto es a menudo un elemento importante para la explicación de una situación:

• ¿En qué condiciones los clientes usan nuestro producto?
• ¿Cómo nos conocieron los compradores?
• ¿Cómo prefieren los lectores acceder a nuestro contenido?
• ¿Qué llevó a la persona a llegar a esta situación?

2. How much (cuánto) Criterio opcional

Permite cuantificar el objeto de la problemática en cuestión y, a menudo, evaluar la gravedad:

• ¿Cuánto dinero está involucrado?
• ¿Cuál es el precio?
• ¿Cuántas personas visitan nuestro sitio mensualmente?
• ¿Qué tan rápido podemos lanzar un nuevo producto?
• ¿En qué medida la situación impacta nuestro proyecto?

Las 5 ventajas del método 5W

1. Mayor control sobre plazos y tareas: Al definir claramente las responsabilidades, plazos y acciones, el método 5W asegura que cada tarea se ejecute en el momento adecuado y por la persona indicada, lo que garantiza una correcta gestión del tiempo y evita retrasos.
2. Análisis profundo del plan de acción: Este método actúa como una lista de verificación detallada que abarca todos los aspectos relevantes del proyecto, desde responsables y plazos hasta costos y ubicación, proporcionando una visión completa que minimiza la posibilidad de omisiones.
3. Facilidad de implementación: Gracias a su estructura basada en preguntas concretas, 5W es fácil de entender y aplicar, lo que lo convierte en una herramienta accesible para cualquier tipo de proyecto, independientemente de su complejidad.
4. Optimización de recursos: Al responder a las preguntas clave, el método permite una planificación más inteligente de la logística y un uso eficiente de los recursos, garantizando que se empleen de manera adecuada y en el momento óptimo.
5. Aumento de la productividad: Al estructurar y organizar las tareas de manera lógica, 5W reduce la posibilidad de errores y malentendidos, mejorando así la ejecución de las actividades y potenciando la productividad general del equipo.

Ejemplo: las 5 W en marketing y ventas

En ventas, al igual que en el ámbito periodístico, es esencial que el comercial recopile información de manera detallada y objetiva al interactuar con un cliente potencial. Esto le permite elaborar argumentos de venta sólidos y personalizados.

El método 5W ayuda a maximizar las oportunidades de éxito, permitiendo adaptar el mismo producto a distintos tipos de clientes, cada uno con sensibilidades y necesidades específicas, aumentando así las posibilidades de cerrar la venta.

Para ilustrar cómo funciona esta metodología, consideremos un ejemplo práctico: imagina que tu empresa produce y vende palmeras. Veamos cómo se podría aplicar el método 5W2H en este caso.

Ejemplo:

A partir de este ejemplo, podemos concluir que en el caso concreto de Julia, se trata de vender un servicio impecable que ofrezca el transporte y la instalación y no solo un árbol.

En el caso de Pablo, él desea crear valor para su hotel y no solo enriquecer la flora de su jardín. Entonces, vende el árbol más hermoso y, por qué no, un accesorio (luces LED cálidas, una hamaca o un columpio en teca).

6 consejos para aplicar el método 5W2H correctamente

El método 5W2H es funcional e intuitivo. Por lo tanto, al comprender la importancia de cada una de las siete preguntas del modelo, es más fácil elaborar un plan de acción para alcanzar cualquier objetivo.

Sin embargo, a pesar de la viabilidad del método, los resultados pueden mejorar siguiendo algunos pasos adicionales. A continuación, te presentamos los 6 pasos principales para la elaboración del plan de acción utilizando el método 5W2H.

1- Establece objetivos claros

Antes de implementar el método, define objetivos específicos y detallados. Identifica exactamente qué metas deseas alcanzar y cuál es el propósito principal de la iniciativa.

2- Realiza un diagnóstico preciso 

Analiza la situación actual para comprender a fondo el escenario en el que te encuentras. Evalúa datos relevantes e identifica problemas u oportunidades a abordar con el plan de acción.

3- Utiliza herramientas de control

Centraliza toda la información en herramientas que permitan un seguimiento eficiente, como hojas de cálculo o software especializado. Opta por soluciones que faciliten la captura y evaluación de datos.

4- Estructura el plan de acción

Define de manera detallada cada acción a realizar para cumplir con el objetivo establecido. Asegúrate de que cada paso esté bien alineado y se responda a todas las preguntas del método 5W2H.

5- Monitorea los resultados

Implementa indicadores de rendimiento para evaluar el progreso del plan. Compara los resultados usando criterios y períodos consistentes para una evaluación precisa.

6- Fomenta la mejora continua

Ajusta el plan según los resultados obtenidos, identificando puntos de mejora. El método 5W2H permite una rápida visualización de los aspectos a modificar, facilitando un ciclo constante de optimización y reducción de errores.

5W: el método para descargar gratis

Hemos creado una plantilla 5W y 2H para que puedas implementar inmediatamente este método de gestión.

Puedes descargarla gratis haciendo clic en la imagen a continuación.

Herramientas que complementan el 5W+2H

Si bien el método 5W ayuda a estructurar una situación, el mismo presenta algunas limitaciones:

• El tiempo de análisis que requiere puede ser muy largo dentro de una reflexión comercial tradicional.
• No puede ser automatizado pues requiere intervención humana y, por tanto, riesgos de mala interpretación.
• Aún haciéndote las preguntas correctas, las preguntas básicas muy generales no cubren aspectos más sutiles debido a su rigidez.

Existen muchas herramientas que complementan la estructuración de los procedimientos que parten de una metodología manual. Te dejamos algunas:

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Potencia la gestión de proyectos con el método 5W2H

El método 5W2H es una herramienta práctica y efectiva para gestionar proyectos y resolver problemas de forma estructurada y eficiente. Al basarse en preguntas clave, facilita una comprensión profunda de cada situación y permite a los equipos alinear sus acciones para alcanzar objetivos claros, optimizando así la planificación y ejecución de tareas.

Aunque tiene algunas limitaciones, como la necesidad de un análisis detallado y la dependencia de la interpretación humana, su combinación con herramientas tecnológicas puede potenciar su efectividad, haciendo que la gestión de proyectos sea más ágil y precisa.

Artículo actualizado, publicado inicialmente en diciembre de 2019.