Método 5W: definición, ejemplos y ventajas

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El acrónimo 5W se refiere a un método de análisis contextual, simple y eficaz de una situación dada. En un contexto profesional, esta noción de gestión de proyectos permite a las personas hacerse las preguntas correctas para comprender un problema en particular y responder a él de manera efectiva en lugar de lanzarse de frente para resolver un problema.

También permite a los equipos que trabajan juntos compartir una visión común de una situación y no desviarse. Veremos en este artículo cómo se puede aplicar el método 5W + 2H en situaciones profesionales y especialmente cómo aprovecharlo para obtener resultados beneficiosos para ti y tus proyectos.

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Método 5W: definición

5W es una sigla que significa: What (Qué), When (Cuándo), Where (Dónde), Who (Quién), Why (Por qué) y suele ser completada por 2H: How (Cómo) y How much (Cuánto)

5W es un método de análisis que permite cuestionar las características fundamentales de una situación. Estas simples preguntas permiten adquirir elementos que, cuando se ponen en conjunto, permiten constituir una representación universal de un evento, un interés, una situación o un contexto.

Este método es particularmente apreciado por la comunidad periodística por su simplicidad (se trata de una lista de preguntas para recordar) y la representación universal que ofrece de una situación.

Además, respeta plenamente la ética periodística que tiene como objetivo proporcionar información completa y objetiva.

Ventajas de usar la técnica 5W y 2H

El interés del método 5W depende del caso de la aplicación. Aquí hay algunos ejemplos concretos que resaltan el valor de aplicar este método según el contexto:

Relación cliente

En un contexto de relación con un cliente, 5W permite ponerse en el lugar del cliente potencial para ofrecerle los productos o servicios correctos en el momento adecuado. Esto permite profundizar sobre:

  • su objetivo,

  • su necesidad,

  • el contexto que influirá en la decisión (presupuesto, limitaciones de tiempo, etc.).

Si el método se aplica correctamente y que las acciones de prospección o fidelización de clientes, obtenidas a partir de dicho método, se ejecutan de forma eficaz, entonces es muy probable que obtengas grandes beneficios como una mejor tasa de conversión para los clientes, un menor costo de adquisición y la movilización de menos recursos humanos para la conversión del cliente, etc.

Animación de reuniones

En el marco de una reunión interna, el 5W tiene dos intereses principales: el primero es construir una visión del tema de la reunión para compartir con todos los invitados.

Toma el ejemplo de una reunión programada debido a una baja en el volumen de negocios. El objetivo aquí sería implementar acciones para aumentar los ingresos. Por lo tanto, el paso preliminar es tomar conciencia de la situación, compartir esta realidad para entrar directamente en la fase de resolución de problemas sin divagar. En este ejemplo, puedes constatar que no hay espacio para intervenciones improductivas:

  • Quién: el business analyst nos comunica una información que observó.

  • Qué: baja en el volumen de negocios.

  • Dónde: en 3 tiendas en la ciudad de Madrid.

  • Cuándo: en los últimos 15 días

  • Cómo: cuadro de mando conectado al software de gestión.

  • Cuánto: 30.000 €.

  • Por qué: los productos de madera se vendieron menos que en los 15 días anteriores.

Diseño UX

Crear un producto se puede hacer sin un contacto previo con los clientes, con la condición de tener una comprensión perfecta de la demanda. Si este no es el caso (la mayoría de las veces), tendrás que cuestionar a tus compradores potenciales de una forma u otra.

El método 5W permite conocer las necesidades de tu público objetivo y, por lo tanto, de presentar un producto mucho más relevante que la competencia. ¿Qué ganas? Un aumento del volumen de negocios y de las cuotas del mercado.

Marketing

En marketing, el método 5W se usa ampliamente para mejorar la relevancia de las acciones. A menudo se implementa cuando los KPI (Key Performance Indicator) no cumplen las expectativas. Esto a menudo significa que las campañas y acciones de marketing no son adecuadas para el público.

5W permite enviar mejores mensajes y productos más relevantes a objetivos más específicas, teniendo en cuenta el contexto individual.

El marketing individualizado es una tendencia muy importante impulsada por la recopilación de datos personales, los requisitos del cliente y las limitaciones legales y técnicas para contrarrestar las acciones de marketing abusivas.

Comunicación

Un poco como en el marketing, el método te permite conocer tu objetivo. En esta área es común hacer un cuadro con varias columnas para cada tipo de tipo de público objetivo.

En este caso hablamos de persona (personas representativas de un segmento de clientes) o buyer persona.

Periodismo

Como hemos visto anteriormente, el método 5W es ampliamente utilizado en el periodismo desde principios del siglo XX. Permite crear contenido informativo a diferencia del contenido literario al que estábamos acostumbrados con novelas, cuentos e incluso relatos históricos.

Este método permite compartir información técnica, exhaustiva, objetiva y verificada, apreciada por los lectores que buscan información de confianza.

Recursos humanos

En una visión interna de los recursos humanos, este método es necesario para elaborar un inventario de una situación de crisis o un cambio importante en los recursos humanos de la empresa (movilidad colectiva para apoyar un cambio estratégico, plan social, una aceleración en las contrataciones debido al crecimiento de la empresa, etc.).

Gestión de proyectos

Las 5W se utiliza en la gestión de proyectos para informar sobre una situación a las partes interesadas del proyecto (Gerencia General, cliente, etc.).

Podemos confiar en este método durante la planificación previa de una reunión importante o para reuniones rápidas y regulares. En este caso, las 5W facilitan la difusión del conocimiento y evitan malentendidos.

Explicación y ejemplo del método 5W

Para que el método funcione completamente, debes:

  • Hacer preguntas que sean realmente relevantes pertinentes para la resolución de tu problema.

  • Destacar los puntos más significativos de las respuestas.

  • Establecer planes de acción relevantes en relación con los puntos significativos.

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© Blog ctcalidad

¿Cuáles son las 5W?

  1. What (Qué) 

La pregunta "qué" se refiere a la razón por la cual se está implementando esta metodología. Suele resultar en:

  • ¿Cuál es el problema ?

  • ¿Qué producto o servicio?

  • ¿Para qué se usa el método utilizado?

  • ¿Cuál es la relación con la persona en cuestión?

Se refiere al momento cuando ocurre el evento. También puede indicar un período de tiempo o una fecha límite:

  • ¿Cuándo utiliza el cliente el producto?

  • ¿Cuándo se conecta la audiencia a mi sitio?

  • ¿Cuánto tiempo esperamos vender este producto?

  • ¿Qué tan pronto debemos enviar el boletín?

  • ¿A qué edad tendrán hijos?

El dónde permite identificar el lugar específico o el lugar afectado por el problema planteado:

  • ¿Dónde está el cliente cuando usa el producto?

  • ¿A dónde se dirige?

  • ¿Dónde surge el problema?

  • ¿Dónde se encuentra la información?

El quién debería permitirte comprender las informaciones importantes de todas las personas involucradas y no necesariamente una sola. Es posible que tengas varios tipos de clientes, todos deberían poder responder a estas preguntas.

En este caso es interesante hacer una tabla con varias entradas:

  • ¿Quién tiene conocimiento de la situación?

  • ¿Quién es el cliente de este producto? ¿Quién lo utilizará?

  • ¿De quién se trata ?

  • ¿Con quién está asociada la persona en este contexto?

  • ¿Para quién trabaja?

  • ¿Quién se hará cargo del proyecto?

El porqué está relacionado con la razón o el desencadenante de la situación. Permite encontrar los primeros elementos de respuesta:

  • ¿Qué causó la disminución en la rotación?

  • ¿Cuál es el desencadenante de la compra?

  • ¿Por qué los clientes prefieren la versión A en lugar de la versión B?

  • ¿Por qué los lectores visitan nuestro sitio con menos frecuencia?

¿Cuáles son las 2H?

El método de las 5W suele ser completado por las 2H:

  1. How (Cómo)

El cómo pone el dedo en la forma en que se llevan a cabo los hechos. Esto es a menudo un elemento importante para la explicación de una situación:

  • ¿En qué condiciones los clientes usan nuestro producto?

  • ¿Cómo nos conocieron los compradores?

  • ¿Cómo prefieren los lectores acceder a nuestro contenido?

  • ¿Qué llevó a la persona a llegar a esta situación?

  1. How much (Cuánto) Criterio opcional

El cuánto permite cuantificar el objeto de la problemática en cuestión y, a menudo, evaluar la gravedad:

  • ¿Cuánto dinero está involucrado?

  • ¿Cuál es el precio?

  • ¿Cuántas personas visitan nuestro sitio mensualmente?

  • ¿Qué tan rápido podemos lanzar un nuevo producto?

  • ¿En qué medida la situación impacta nuestro proyecto?

Ejemplo concreto de la técnica de análisis de problemas 5W para la venta

El método 5W se usa particularmente en ventas, porque al igual que en un contexto periodístico, el vendedor estará en contacto directo con el cliente potencial (prospecto).

De hecho, el método de 5W permite recopilar información exhaustiva y objetiva para construir argumentos de ventas relevantes para este prospecto en particular. En pocas palabras, el método 5W maximiza las posibilidades de vender el mismo producto a dos personas sensibles a diferentes argumentos.

Ejemplo:

Tu empresa produce y vende palmeras:

Eje  Pregunta Julia Pablo
¿Quién? ¿Quién va a plantar una palmera? Yo no sé, ¡así que no seré yo! Yo me encargo.
¿Qué? ¿Qué tipo de palmera deseas? Yo quiero 2 pequeñas. Una palmera larga como en las playas paradisíacas.
¿Dónde? ¿Dónde vas a plantar la primera palmera? En mi jardín en Málaga. En mi hotel en Madrid.
¿Cuándo? ¿Para cuándo deseas plantar la primera palmera?  Para dentro de 2 semanas. No importa.
¿Cómo? ¿Cómo vas a transportar la primera palmera? No tengo idea. En mi remolque.
¿Por qué? ¿Por qué quieres plantar una palmera? Es resistente y hermosa. Hace pensar en vacaciones, podré alquilar mi hotel fácilmente. 

A partir de este ejemplo, podemos concluir que Julia podría estar interesada por el servicio de entrega e instalación. Ella tiene una idea clara de lo que quiere, pero no podrá transportar y plantar la palma por sí misma y no conoce a nadie que pueda hacerlo. 

En el caso concreto de Julia, se trata de vender un servicio impecable, no un árbol.

En el caso de Pablo, él desea crear valor para su hotel y no solo enriquecer la flora de su jardín. Entonces, véndele el árbol más hermoso y, ¿por qué no?, un accesorio (luces LED cálidas, una hamaca o un columpio en teca).

Tranquilizalo calculando el retorno de la inversión.

Plantilla 5W para descargar gratis

Hemos creado una plantilla 5W y 2H para que puedas implementar inmediatamente este método de gestión.

Puede descargarlo gratis haciendo clic en la imagen a continuación:

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Nuestra lista de herramientas para apoyar la gestión de tus proyectos

El método 5W es una forma estructurante de analizar una situación individualmente o en equipo, pero puede no ser la herramienta más efectiva en todas las circunstancias. Aquí están las limitaciones del método de 5 W:

  • Requiere un tiempo de análisis que no es posible tener en una reflexión comercial tradicional.

  • Requiere acción humana y, por lo tanto, un riesgo de mala interpretación. No puede ser automatizado.

  • Es posible que no estés haciendo las preguntas correctas.

  • No cubre aspectos más sutiles debido a su rigidez y sus preguntas básicas muy generales.

Aquí hay algunas herramientas que permiten estructurar los procedimientos de manera más efectiva que una metodología manual:

Categoría Ventajas Ejemplos de herramientas
Relacion cliente y ventas: software CRM

Las herramientas de CRM son personalizables, es decir, puedes agregar campos para recopilar la información correcta sobre tus clientes.

Algunos incluyen un script de ventas personalizado para asegurarse de hacer las preguntas correctas.

NexoCRM
Gestión de proyectos

Las herramientas de gestión de proyectos ofrecen un alto nivel de estructuración de información y colaboración.

Por ejemplo, es posible crear modelos de tareas/proyectos para insertar preguntas de tipo 5W.

monday.com ofrece una visibilidad completa de los proyectos y tareas: sabe quién hace qué, cuándo, dónde y porqué.

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Recursos humanos

Las herramientas modernas de gestión de talentos y gestión de recursos humanos permiten recopilar datos esenciales para responder rápidamente a los desafíos de recursos humanos.

Proporcionan paneles que le permiten comprender todos los aspectos, incluso aspectos más "humanos", como el compromiso de los empleados, la motivación, etc.

meta4
Marketing

Las herramientas de marketing por correo electrónico administran automáticamente recordatorios o sugerencias de productos según el comportamiento del comprador.

Las plataformas DMP (Data Management Platform) centralizan todos los datos para iniciar acciones relevantes sin la acción humana.

Software de análisis de datos
Gestión de ideas y reuniones Las soluciones de ideación permiten estructurar ideas de equipo y usarlas de manera inteligente. MeisterTask

Conclusión

El método 5W hace posible constituir una representación universal de un evento, un interés, una situación o un contexto para lograr un objetivo comercial (venta) o resolución de problemas.

Es una metodología simple, efectiva y sobre todo probada que puede usarse en una multitud de campos, aunque es de particular interés para periodistas y profesionales de ventas.

Estos últimos lo utilizan para maximizar las posibilidades de vender el mismo producto a varias personas sensibles a diferentes argumentos, como hemos visto en un ejemplo concreto.

Sin embargo, el método tiene algunas limitaciones que pueden completarse con herramientas en línea para automatizar la comprensión de una situación particular y tomar medidas relevantes.

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