Guía completa de la factura electrónica obligatoria en España, y cómo cumplir con la ley

La digitalización está revolucionando todos los aspectos del mundo empresarial, y la facturación no se queda atrás. En España, la implementación de la factura electrónica obligatoria, impulsada por la Ley Crea y Crece, promete transformar la manera en que las empresas y los profesionales gestionan sus transacciones comerciales.

En este artículo, desglosamos todo lo que necesitas saber sobre esta normativa:

• qué es, sus objetivos y su impacto en las empresas,
• hasta el funcionamiento del sistema Verifactu y los requisitos esenciales para cumplir con la ley.

También exploramos las sanciones por incumplimiento y la importancia de elegir un buen software de facturación electrónica.

Imagina un negocio donde las facturas se gestionan de manera eficiente, las transacciones son completamente transparentes y el cumplimiento fiscal se realiza sin esfuerzo. La factura electrónica obligatoria puede convertir esta visión en realidad. ✨

La factura electrónica obligatoria, o Ley 18/2022, es una normativa española que requiere que todas las empresas emitan y reciban facturas en formato digital.

Esta medida se enmarca dentro de la Ley Crea y Crece, con el objetivo de modernizar la gestión de las transacciones comerciales, aumentando así la transparencia y el control fiscal de las actividades comerciales y económicas.

La adopción de la factura electrónica permite:

• una gestión más ágil y segura de los documentos comerciales,
• la eliminación del uso del papel,
• y la simplificación del seguimiento de las operaciones.

El formato estándar para las facturas electrónicas en España es Facturae, que garantiza que los datos sean completos y estructurados, conforme a los requisitos técnicos y legales establecidos por las autoridades fiscales.

🎯 La implementación de la factura electrónica obligatoria en España persigue varios objetivos fundamentales que buscan mejorar la eficiencia y transparencia en el ámbito empresarial:

1. Reducir la morosidad mediante la disminución de los plazos de pago entre empresas. La facturación electrónica facilita un seguimiento más preciso de las facturas, asegurando que los pagos se realicen de manera oportuna. Esto es especialmente beneficioso para las pymes, mejorando su flujo de caja y estabilidad financiera.
2. Digitalizar las facturas permite un mayor control y trazabilidad de las transacciones comerciales. Las autoridades fiscales pueden monitorear las operaciones de manera más efectiva, lo que ayuda a reducir el fraude y la evasión fiscal. La transparencia en las operaciones también fortalece la confianza entre empresas y clientes.
3. Mejorar la competitividad, porque la adopción de la facturación electrónica reduce significativamente los costos administrativos asociados con la gestión de las facturas en papel. Las empresas pueden así optimizar sus procesos, minimizar los errores humanos y dedicar más recursos a las áreas estratégicas y de crecimiento. ✅
4. La obligatoriedad de la factura electrónica impulsa a las empresas a incorporar tecnologías digitales en sus operaciones diarias. Esto no solo moderniza sus procesos internos, sino que también las prepara para competir en un mercado global cada vez más digitalizado y exigente.
5. Cumplir con las normativas fiscales, porque la facturación electrónica asegura que las empresas cumplan con las normativas fiscales y contables de manera aún más efectiva. Esto reduce el riesgo de sanciones y multas 🤑 por incumplimientos, al garantizar que todas las facturas emitidas y recibidas cumplan con los requisitos legales y técnicos establecidos.
6. Optimizar la gestión documental con una mejor organización y almacenamiento de los documentos. Las empresas pueden acceder fácilmente a las facturas electrónicas para auditorías, revisiones fiscales y análisis financieros, mejorando así la eficiencia administrativa.

La factura electrónica obligatoria en España afecta a un amplio espectro de actores en el ámbito empresarial y administrativo, como:

• las grandes empresas, facilitando el cumplimiento normativo y la trazabilidad de sus transacciones comerciales,
• las pequeñas y medianas empresas, ayudando a las pymes a reducir los costos administrativos, mejorar la eficiencia en la gestión de facturas y aumentar su competitividad,
• los autónomos, profesionalizando su gestión contable y adaptándose a las exigencias del mercado,
• las administraciones públicas, asegurando una mayor transparencia y un mayor control en el uso de los fondos públicos,
• los proveedores de servicios y bienes, homogeneizando el proceso de facturación en todos los sectores,
• y los clientes y consumidores finales: aunque de manera indirecta, los clientes y consumidores finales también se ven afectados, ya que la implementación de la facturación electrónica puede influir en la rapidez y eficiencia con la que las empresas gestionan sus pedidos y transacciones. 💸

La entrada en vigor de la factura electrónica obligatoria en España está programada de manera escalonada para facilitar la adaptación de las empresas. Aquí te detallamos las fechas previstas:

1. Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: estas empresas deben comenzar a emitir facturas electrónicas un año después de la aprobación del reglamento específico. Si el reglamento se aprueba en 2024, la obligatoriedad para estas empresas entraría en vigor en 2025.
2. Empresas con facturación inferior a 8 millones de euros: tienen un plazo de dos años desde la aprobación del reglamento para adaptarse a la nueva normativa. Esto significa que, si el reglamento se aprueba en 2024, estas empresas deberán cumplir con la obligación en 2026.

Este calendario escalonado permite que las empresas tengan tiempo suficiente para implementar los sistemas necesarios y realizar las adaptaciones tecnológicas y organizativas pertinentes.

Además, durante este periodo de transición, se espera que las autoridades proporcionen apoyo y orientación para facilitar el cumplimiento de la normativa. ⏰

El sistema Verifactu es una plataforma desarrollada por la Agencia Tributaria española para gestionar y supervisar la emisión y recepción de facturas electrónicas. Este sistema introduce nuevas formas de control y verificación de las transacciones comerciales, impactando significativamente la relación entre las empresas y Hacienda.

Verifactu permite a la Agencia Tributaria recibir información sobre las facturas emitidas y recibidas en tiempo real, mejorando la capacidad de control y fiscalización. Asegura que todas las facturas electrónicas cumplan con los requisitos legales y técnicos, utilizando certificados digitales para garantizar su autenticidad e integridad. 👌

Para las empresas, Verifactu:

• aumenta la transparencia,
• facilita el cumplimiento fiscal,
• y reduce el riesgo de sanciones.

Sin embargo, requiere una adaptación tecnológica, incluyendo la actualización de sistemas de facturación y la formación del personal, lo que puede resultar en una gestión más eficiente y una mejor preparación para auditorías fiscales.

La normativa de la factura electrónica obligatoria en España establece 8 requisitos principales que las empresas deben cumplir para asegurar una correcta implementación y un buen funcionamiento del sistema de facturación digital:

Todas las empresas deben emitir facturas electrónicas en sus transacciones comerciales. Esto implica utilizar un sistema de facturación electrónica que cumpla con los estándares técnicos y legales establecidos por la normativa.

Las empresas deben estar preparadas para recibir facturas electrónicas. Esto significa contar con:

• la infraestructura adecuada para la recepción,
• la lectura,
• y el almacenamiento de las facturas electrónicas.

Las facturas electrónicas deben cumplir con un formato específico, como Facturae en España, para asegurar su validez y legibilidad. El formato Facturae garantiza que los datos contenidos en la factura sean completos y correctamente estructurados.

Las facturas electrónicas deben ser conservadas durante el período legalmente requerido, generalmente cinco años. Esto implica implementar soluciones de almacenamiento seguras que garanticen la seguridad y accesibilidad de las facturas electrónicas.

Las facturas electrónicas deben ser firmadas digitalmente utilizando certificados digitales para garantizar su autenticidad e integridad. Esto asegura que las facturas no puedan ser manipuladas o falsificadas.

Los sistemas de facturación electrónica deben ser interoperables, es decir, compatibles con otros sistemas de facturación utilizados por clientes y proveedores. Esto facilita el intercambio de información y la integración de procesos.

En algunos casos, puede ser necesario enviar la información de las facturas electrónicas a la Agencia Tributaria. Esto permite un mayor control y seguimiento de las transacciones comerciales por parte de las autoridades fiscales. ✅

La implementación de la facturación electrónica puede requerir una revisión y adaptación de los procesos internos de la empresa, incluyendo la capacitación del personal y la actualización de software.

La normativa de la factura electrónica obligatoria en España establece varias sanciones para asegurar su cumplimiento:

1. Multas económicas: las empresas que no emitan facturas electrónicas pueden enfrentar multas significativas, dependiendo de la gravedad y la reincidencia del incumplimiento.
2. Pérdida de subvenciones públicas: las empresas que no cumplan con la facturación electrónica y los plazos de pago pueden perder el derecho a recibir subvenciones públicas.
3. Inclusión en listados de morosidad: las empresas incumplidoras pueden ser incluidas en un listado público de morosos, gestionado por el Observatorio de Morosidad Nacional, lo que afecta negativamente la reputación. 💥
4. Responsabilidades administrativas: las empresas pueden enfrentar auditorías más frecuentes y controles adicionales por parte de las autoridades fiscales.

La elección de un buen software, o programa de facturación electrónica, es fundamental para una gestión empresarial eficiente. Un software adecuado garantiza:

• no solo el cumplimiento de la normativa,
• sino también la optimización de procesos internos,
• la reducción de errores,
• y una mayor seguridad en el manejo de datos. 🔐

Además:

• facilita la integración con otros sistemas,
• y mejora la accesibilidad y organización de la documentación,

permitiendo así a las empresas centrarse en sus actividades principales, sin preocuparse por la gestión administrativa.

Por ejemplo, Sage Active es una solución diseñada para ayudar a las empresas a cumplir con la normativa de facturación electrónica obligatoria en España. Esta herramienta facilita la gestión de las facturas electrónicas, ofreciendo varias funcionalidades que optimizan el proceso y asegurando el cumplimiento legal. Ofrece funcionalidades como:

• Gestión de presupuestos y facturas electrónicas,
• Actualizaciones en tiempo real,
• Eliminación de tareas repetitivas,
• Agilización del flujo de ventas,
• Control preciso del efectivo y contabilidad,
• Seguimiento de los pagos en curso, y más.

Sage Active simplifica la adopción de la facturación electrónica, ayudando a las empresas a cumplir con la normativa y optimizando así sus procesos contables y financieros.

La implementación de la factura electrónica obligatoria en España involucra a 7 actores clave:

• El gobierno y las administraciones públicas: Son los principales impulsores de la normativa, responsables de su diseño, aprobación y supervisión. Utilizan la factura electrónica en sus transacciones.
• Las empresas y el sector privado: Desde grandes corporaciones hasta pymes y autónomos. Deben adaptar sus sistemas de gestión y contabilidad.
• Los proveedores de tecnología y software: Desarrollan herramientas de facturación electrónica que cumplen con los requisitos legales y técnicos.
• Los consultores y asesores: Ayudan a las empresas a comprender y cumplir con la normativa, ofreciendo servicios de asesoramiento y formación.
• Las autoridades fiscales: Supervisan y controlan el cumplimiento de la normativa, utilizando la información de las facturas electrónicas para mejorar la fiscalización.
• Las asociaciones empresariales: Difunden información y apoyan a sus miembros en la transición hacia la facturación electrónica.
• Los usuarios y consumidores: Aunque indirectamente, influyen en la adopción de la factura electrónica al demandar procesos más eficientes y transparentes. 🧑‍💻

Sí, la factura electrónica es obligatoria para los autónomos en España. Según la Ley Crea y Crece, todos los profesionales, incluyendo autónomos, deben emitir y recibir facturas en formato digital.

Esto asegura que cumplan con los mismos estándares de transparencia y eficiencia que las empresas. 🫶

Para firmar una factura electrónica en España, se necesita un certificado digital emitido por una entidad certificadora reconocida. El proceso incluye 5 pasos:

1. Obtener un certificado digital solicitándolo a una entidad autorizada.
2. Instalar el certificado integrándolo en el sistema de facturación electrónica.
3. Generar la factura creándola en formato Facturae.
4. Firmar la factura utilizando el certificado digital para firmar la factura, garantizando así su autenticidad e integridad.
5. Enviar la factura, transmitiéndola firmada a través de los canales electrónicos establecidos.

La implementación de la factura electrónica obligatoria en España representa un paso significativo hacia la modernización y digitalización del tejido empresarial. Esta normativa tiene objetivos que se transforman en ventajas reales para todas las partes interesadas.

La adopción de un buen software o programa de facturación electrónica es crucial para cumplir con esta normativa y aprovechar al 100% sus beneficios.

En resumen, la factura electrónica obligatoria es una oportunidad para las empresas de:

• modernizar sus operaciones,
• reducir los costos administrativos,
• y mejorar su eficiencia operativa.

Adoptar esta tecnología no solo evita sanciones, sino que también prepara a las empresas para competir en un mercado cada vez más digitalizado y sostenible. 🌱