Asegura la entrega de tus mercancías gracias al albarán: significado y modelo para descargar

Dentro del mundo de la facturación, ¿qué es un albarán? Si has llegado a este artículo, seguramente es porque en algún momento te has hecho esta pregunta. No te preocupes, tenemos la respuesta.

Pese a no ser obligatorio, el albarán es un documento de gran utilidad tanto a la hora de efectuar una venta como una compra. Entre otras cosas, este es clave para verificar las transacciones y poder reclamar tus derechos, en caso de ser necesario.

Veamos cuáles son las ventajas de hacer un albarán, definición, qué debe contener y cómo elaborarlo.

Un albarán o nota de entrega es un documento mercantil utilizado en acciones de compraventa para confirmar la recepción de un bien o de un servicio.

☝️  Esta prueba documental la elabora el emisor del pedido y debe ser firmada por el receptor cuando se efectúa su entrega.

💡  ¿Sabías que esta palabra, procedente del árabe, significa “el justificante”?

Como hemos visto, el albarán sirve como justificante de una operación comercial. Pero, veamos más detalladamente la utilidad que este tiene según las partes interesadas:

• Para el vendedor: demuestra la recepción del producto o servicio por parte del comprador.
• Para el comprador: confirma la recepción del pedido acordado.
• Para el transportista (si lo hay): acredita la entrega del bien o servicio.

Por lo tanto, sirve para confirmar que un pedido ha sido enviado y recibido por el cliente.

☝️  El albarán justifica la entrega de la mercancía pero no prueba el pago de esta.

👉  Generalmente, se contemplan dos ejemplares: el documento original y una copia. El primer documento se lo queda el comprador; el segundo es para el vendedor o el cartero.

Pese a no ser un documento obligatorio, la elaboración del albarán es interesante por distintos motivos:

• Testimonia la conformidad de ambas partes en cuanto a la transacción.
• Contiene información de la operación de entrega: ¿cómo se ha efectuado?
• Permite al vendedor reclamar el pago.

☝️  Los albaranes no se registran en los libros de contabilidad.

🎯  Es una buena práctica guardar los albaranes junto a sus facturas para posibles reclamaciones. A menudo y sobretodo en las facturas recapitulativas, estas no incluyen la descripción de la mercancía entregada, sino que hacen referencia directamente al albarán elaborado.

Es importante no confundir el albarán con la factura. Ambos son dos documentos mercantiles que acreditan una acción comercial pero:

• Uno justifica la entrega (el albarán);
• el otro justifica el pago (la factura) y, por lo tanto, tiene funciones tributarias.

Asimismo, las dos grandes diferencias son que:

• La factura tiene tributarios y validez fiscal, mientras que el albarán, no.
• La factura es obligatoria, mientras que el albarán, no.

Ahora que ya conoces todos los detalles del albarán, veamos qué forma tiene.

🔵  Ejemplo de albarán valorado:

En Appvizer nos hemos propuesto una cosa: facilitar la vida a los empresarios y a los autónomos. Por eso, hemos creado una plantilla de albarán gratuita y personalizable.

Si quieres empezar a controlar tus pedidos, descárgala ahora:

Como todo documento formal, el albarán debe respetar una serie de requisitos. Es decir, debe tener algunas características comunes y contener cierta información específica.

En general, debe contener los datos referentes a:

• Número de albarán;
• lugar y fecha de emisión;
• datos fiscales del vendedor (nombre o razón social, domicilio y NIF o CIF);
• datos fiscales del comprador (nombre o razón social, domicilio y NIF o CIF);
• descripción del bien o servicio;
• cantidad de bienes y servicios;
• lugar y fecha de entrega;
• forma de entrega (vía utilizada).

☝ ️ También puedes incluir el coste. Aún así no es necesario incluir el precio del pedido, pues su función no está relacionada con el pago sino con la entrega.

En relación con los datos incluidos, podemos hablar de dos tipos de documentos:

Es aquel albarán que incluye el precio con impuestos y descuentos, si se da el caso. Esto es debido a que no acostumbra a ir acompañado de la factura.

👉  También incluye toda la información relativa al vendedor, al comprador y a la comanda (productos y cantidad).

En este caso, el albarán se entrega junto con la factura, por lo que no especifica el precio.

👉  Sí incluye toda la información relativa a la comanda (productos y cantidad).

💡  Ambos albaranes son comunes y aceptados. La utilización de uno u otro dependerá de la empresa vendedora o de los requisitos solicitados por el comprador.

Si sabes cómo hacer una factura, hacer un albarán no debería suponerte demasiados problemas. Como ves, pese a que la validez y los objetivos no son los mismos, el contenido y el formato es muy parecido.

Si, por otro lado, prefieres las cosas todavía más fáciles, existen programas de facturación que facilitan la gestión de las tareas administrativas; realizar el albarán puede ser una de ellas. Como punto interesante, estos contemplan tanto opciones alojadas en la web como on-premise.

Ya ves, te quedaste sin excusas para no optimizar tus procesos comerciales 😉.