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El medio de comunicación que reinventa la empresa
Dentro del mundo de la facturación, ¿qué es un albarán? Si has llegado a este artículo, seguramente es porque en algún momento te has hecho esta pregunta. No te preocupes, tenemos la respuesta.
Pese a no ser obligatorio, el albarán es un documento de gran utilidad tanto a la hora de efectuar una venta como una compra. Entre otras cosas, este es clave para verificar las transacciones y poder reclamar tus derechos, en caso de ser necesario.
Veamos cuáles son las ventajas de hacer un albarán, definición, qué debe contener y cómo elaborarlo.
Un albarán o nota de entrega es un documento mercantil utilizado en acciones de compraventa para confirmar la recepción de un bien o de un servicio.
☝️ Esta prueba documental la elabora el emisor del pedido y debe ser firmada por el receptor cuando se efectúa su entrega.
💡 ¿Sabías que esta palabra, procedente del árabe, significa “el justificante”?
Como hemos visto, el albarán sirve como justificante de una operación comercial. Pero, veamos más detalladamente la utilidad que este tiene según las partes interesadas:
Por lo tanto, sirve para confirmar que un pedido ha sido enviado y recibido por el cliente.
☝️ El albarán justifica la entrega de la mercancía pero no prueba el pago de esta.
👉 Generalmente, se contemplan dos ejemplares: el documento original y una copia. El primer documento se lo queda el comprador; el segundo es para el vendedor o el cartero.
Pese a no ser un documento obligatorio, la elaboración del albarán es interesante por distintos motivos:
☝️ Los albaranes no se registran en los libros de contabilidad.
🎯 Es una buena práctica guardar los albaranes junto a sus facturas para posibles reclamaciones. A menudo y sobretodo en las facturas recapitulativas, estas no incluyen la descripción de la mercancía entregada, sino que hacen referencia directamente al albarán elaborado.
Es importante no confundir el albarán con la factura. Ambos son dos documentos mercantiles que acreditan una acción comercial pero:
Asimismo, las dos grandes diferencias son que:
Ahora que ya conoces todos los detalles del albarán, veamos qué forma tiene.
🔵 Ejemplo de albarán valorado:
En Appvizer nos hemos propuesto una cosa: facilitar la vida a los empresarios y a los autónomos. Por eso, hemos creado una plantilla de albarán gratuita y personalizable.
Si quieres empezar a controlar tus pedidos, descárgala ahora:
Como todo documento formal, el albarán debe respetar una serie de requisitos. Es decir, debe tener algunas características comunes y contener cierta información específica.
En general, debe contener los datos referentes a:
☝ ️ También puedes incluir el coste. Aún así no es necesario incluir el precio del pedido, pues su función no está relacionada con el pago sino con la entrega.
En relación con los datos incluidos, podemos hablar de dos tipos de documentos:
Es aquel albarán que incluye el precio con impuestos y descuentos, si se da el caso. Esto es debido a que no acostumbra a ir acompañado de la factura.
👉 También incluye toda la información relativa al vendedor, al comprador y a la comanda (productos y cantidad).
En este caso, el albarán se entrega junto con la factura, por lo que no especifica el precio.
👉 Sí incluye toda la información relativa a la comanda (productos y cantidad).
💡 Ambos albaranes son comunes y aceptados. La utilización de uno u otro dependerá de la empresa vendedora o de los requisitos solicitados por el comprador.
Si sabes cómo hacer una factura, hacer un albarán no debería suponerte demasiados problemas. Como ves, pese a que la validez y los objetivos no son los mismos, el contenido y el formato es muy parecido.
Si, por otro lado, prefieres las cosas todavía más fáciles, existen programas de facturación que facilitan la gestión de las tareas administrativas; realizar el albarán puede ser una de ellas. Como punto interesante, estos contemplan tanto opciones alojadas en la web como on-premise.
Ya ves, te quedaste sin excusas para no optimizar tus procesos comerciales 😉.