¿Cuál es la diferencia entre albarán y factura? → Plantillas gratis

Si te desenvuelves en el mundo de los negocios y de las transacciones comerciales, seguro has escuchado estos dos términos. Pero, ¿sabes cuál es la diferencia entre albarán y factura? A menudo suelen confundirse y esto puede traer consigo consecuencias en la contabilidad e incluso a nivel legal o tributario.

Si eres autónomo o empresario, este artículo es para ti. Te explicamos detalladamente cuáles son las definiciones de factura y de albarán, las principales características y diferencias que existen entre estos dos documentos comerciales. También dejamos a tu disposición tanto una plantilla de albarán como una plantilla de factura listas para usar. ¡Comencemos!

Un albarán es un documento mercantil que sirve como constancia de entrega o prestación de una mercancía o de un servicio. Es decir, el albarán sirve como justificativo de la transacción, mas no de pago.

De modo que, quien emite el albarán es el vendedor o proveedor del servicio y debe ser firmado por el comprador o usuario según las condiciones establecidas.

Un albarán firmado:

• Obliga legalmente al vendedor a realizar entrega de la mercancía y exigir el pago de la misma.
• Obliga legalmente al cliente a realizar el pago de la mercancía que ha recibido.
• Sirve de prueba que ambas partes están conformes con las condiciones de la transacción.

🚚   En el caso de que la transacción requiera ser transportada por un tercero, el albarán servirá de soporte para demostrar la entrega del producto en perfectas condiciones.

El albarán debe contar con los siguientes datos básicos:

• Número de albarán,
• fecha,
• datos del vendedor (nombre y apellido o razón social, dirección postal, CIF o NIF),
• datos del comprador (nombre y apellido o razón social, dirección postal, CIF o NIF),
• descripción de la mercancía,
• firma del destinatario.

💡  Es recomendable realizar una copia del albarán de modo que tanto el comprador como el vendedor puedan tener un ejemplar.

Dependiendo de la información que se refleje en el albarán este podrá ser valorado o sin valorar:

1. Albarán valorado: contiene toda la información referente a la mercancía. Es decir, especifica la cantidad de los productos, el precio unitario, los descuentos, los impuestos y el importe final. No requiere estar acompañado por una factura.
2. Albarán sin valorar: contiene únicamente la cantidad de la mercancía y la descripción. Debe estar acompañado de una factura donde se especifiquen la información más detallada referente a los impuestos, descuentos, etc.

Por su parte, una factura es un documento de validez fiscal y legal que sirve como justificante de una operación comercial de compra-venta de un bien o servicio. Es decir, la factura es el único documento válido ante la Agencia Tributaria.

Todos los autónomos o empresas están en la obligación de realizar facturas por la venta de un bien o servicio.

☝  Se deben hacer dos copias de la factura: una para el emisor y otra para el receptor.

Para cumplir con la norma, las facturas deben contener la siguiente información obligatoria:

• Número de factura (de orden correlativo);
• nombre y apellido o razón social del vendedor y del comprador, así como su dirección fiscal y NIF o CIF;
• fecha de la operación y fecha de emisión de la factura;
• descripción de los bienes o servicios,
• precio por unidad,
• impuestos (IVA e IRPF),
• importe total.

✋   Existen otros datos que, según sea el caso, deben ser reflejados en la factura para el cumplimiento de la normativa.

Existen varios tipos de facturas y la selección de uno u otro dependerá de la transacción que se desee registrar:

• Factura simplificada,
• factura rectificativa,
• factura recurrente,
• factura de abono,
• factura online o web,
• factura proforma,
• factura recapitulativa, etc.

Una vez que sabemos qué es la factura y qué es el albarán, podemos ver que, aunque ambos son documentos mercantiles, existe una serie de características fundamentales que los diferencian.

La principal diferencia es que el albarán no tiene validez a efectos fiscales ni a efectos tributarios. Sin embargo, la factura tiene tanto valor fiscal como tributario. Esto significa que:

• La Agencia Tributaria no reconoce como válido un albarán para justificar una transacción.
• El albarán no tiene validez a efectos de deducción del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) en las compras que se realicen a proveedores.

Por otra parte, el albarán justifica la entrega de un producto o servicio, mientras que la factura justifica el pago de una transacción mercantil.

Asimismo, la emisión de la factura es de carácter obligatorio, a diferencia de la emisión del albarán.

Como sabemos, existen diferentes tipos de facturas y documentos comerciales, según la transacción que se realice. Veamos algunas de las diferencias entre estos:

A diferencia de la factura ordinaria, la factura proforma no tiene valor fiscal ni contable; es decir que no sustituye la factura. Este tipo de factura es utilizada en ocasiones como borrador antes de emitir la factura ordinaria.

A diferencia del albarán, la factura proforma no deja constancia de recepción de ningún tipo de mercancía.

El presupuesto es un documento opcional, sin validez fiscal o contable que se suele pedir antes de cerrar la negociación entre las partes.

A diferencia del albarán, el presupuesto se entrega antes de la adquisición de la mercancía o del servicio; puesto que sirve para establecer las características del intercambio comercial.

Es importante destacar que primero se debe emitir el albarán y después la factura. Ya que el albarán deja constancia de la entrega de la mercancía y la conformidad con el producto o servicio, lo que dará luz verde para que el vendedor/proveedor pueda proceder a emitir la factura y proceder al pago que culminará con el intercambio comercial.

❗ Cuando se recibe un albarán, no se debe incluir en la contabilidad. Es necesario esperar la factura correspondiente a dicha transacción. Esta última será la que pase a formar parte de la contabilidad de la empresa.

El siguiente ejemplo, es un modelo de factura en el cual podemos encontrar todos los elementos necesarios para el cumplimiento de la normativa:

En cambio, un albarán se verá así:

Si bien el albarán no tiene validez tributaria ni legal, es un documento mercantil que facilita la negociación entre dos partes y forma parte de muchos intercambios comerciales.

Pensando en facilitar la gestión contable de tu negocio, Appvizer te trae una plantilla de albarán gratuita. Solo debes descargarla, personalizarla y listo:

Del mismo modo, te traemos una plantilla de factura excel gratuita para facilitar tu proceso de facturación:

Existen herramientas que te facilitan la tarea de facturación como por ejemplo los software de facturación. Gracias a este tipo de programas, puedes automatizar tus procesos y enfocarte en otro tipo de actividades que permitan continuar con el crecimiento de tu negocio. Además, te ayudan a respetar la normativa y a no incurrir en faltas a nivel legal o tributario.

Cuéntanos, ¿qué tipo de herramienta prefieres para realizar tus facturas y albaranes con mayor facilidad?