Cierre del ejercicio contable: “borrón” y cuenta nueva

El 31 de diciembre no solo es fecha de fiesta, sino también es una fecha especial para todos los contables: ¡el cierre del ejercicio contable!

Con el cierre del ejercicio, se abre paso al nuevo año. Se reinicia el calendario y se comienza “desde cero”. Pero, ¡atención! No todo es fiesta, hay que estar preparado para los modelos 303, 200, 347 y tantos más.

El cierre del ejercicio contable no es tarea fácil. Se deben tomar en cuenta muchos detalles y llevar a cabo numerosos trámites con el fin de obtener una imagen real de la situación financiera de la empresa: asientos contables, cuentas anuales, plazos de entregas, entre otros.

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Antes de hablar del cierre del ejercicio contable, es necesario aclarar qué es el ejercicio contable.

El ejercicio contable es el periodo de tiempo no mayor a 12 meses que refleja la vida financiera de una empresa. Coincide con el año natural, es decir, va del 1 de enero al 31 de diciembre, a excepción del año de constitución y el de disolución de la empresa.

Ahora bien, el cierre del ejercicio contable se refiere al proceso a través del cual se realiza, como su nombre lo dice, el cierre de dicho ciclo.

Este trámite o herramienta se lleva a cabo siguiendo una serie de procesos y revisiones exhaustivas de diferentes asientos contables que veremos más adelante. Asimismo, con el cierre del ejercicio se reinician las cuentas y permite empezar el siguiente año “desde cero”.

El cierre del ejercicio contable cumple diferentes funciones:

• Reflejar el estado financiero real de la empresa, ya muestra si ha habido pérdidas o ganancias a lo largo del ejercicio.
• Saber si se han cometido errores en los asientos contables.
• Ayudar con la toma decisiones acertadas para el siguiente ciclo.

En líneas generales, el cierre contable consiste en:

• Regularizar las cuentas de gastos e ingresos;
• regularizar las cuentas de patrimonio neto;
• cerrar todas las cuentas, de modo que el saldo sea cero.

Para lograr esto, el Plan General de Contabilidad establece los siguientes pasos a seguir, así como los asientos contables correspondientes a cada transacción según la clasificación de los grupos de cuentas:

Con el objetivo de corroborar si ha habido errores en alguno de los asientos (bien sea por omisión, repetición, anotación o inversión), se revisa tanto el libro diario como el libro mayor de cada cuenta.

Una vez más, para comprobar la correcta contabilización de pagos y cobros, se realiza un recuento de los movimientos realizados a lo largo del ejercicio.

Las existencias forman parte del activo circulante de la empresa y varían a lo largo del ejercicio. En este sentido, y para conocer el estado de los activos, se realiza un tratamiento contable de las existencias. Es decir, a las compras realizadas se deberá restar las existencias no consumidas.

Se verifica la contabilización y clasificación del inmovilizado material e inmaterial a amortizar, así como el ciclo de vida del mismo y su valor final.

Todas aquellas deudas pendientes para el siguiente año, así como los créditos por cobrar, deberán ser reclasificados como deudas (o créditos) a corto plazo.

Corresponde a créditos que parecen incobrables. Dicha cantidad deberá ser registrada como un “gasto por corrección de valor de deterioro”, lo que genera una provisión por insolvencias de tráfico.

Periodificar se refiere a imputar derechos y obligaciones al año que corresponden (como lo establece el principios contable de devengo). Así pues, se realiza una distribución real de los ingresos y gastos de un año pero que alcanzan varios años.

Se reserva una partida para cubrir los posibles gastos a futuro de fecha y cantidad desconocida. Se trata pues de una especie de seguro para afrontar gastos imprevistos.

Corresponde a la contabilización de la corrección de valor de activos financieros concernientes a la categoría de disponibles para la venta.

Por último habrá que realizar el asiento de cierre. Este se hará en el libro diario e indica el fin del ejercicio.

❌   Después de haberlo realizado, no se registrarán más transacciones

El Plan General Contable establece los siguientes plazos para presentar todo lo relacionado con el cierre del ejercicio contable:

• Del 01/01 al 31/12 - Ejercicio contable
  • Antes del inicio de la actividad: pre legalización de libros.
  • Durante el ejercicio: contabilización de operaciones, balance de comprobación de sumas y saldos.

• 31/12
  • Elaboración del inventario

• 31/03
  • Formulación de cuentas anuales.
  • Informe de gestión aplicación del resultado.
  • Cuentas e informe de gestión consolidados.
    • 30/04
      • Cierre de las cuentas.
      • Legalización del libro diario
      • Balance sumas y saldos
      • Cuentas anuales
      • Balance de pérdidas y ganancias
      • Memoria

• 25/07 - Ante el Registro Mercantil:
  • Certificación de la Junta General, aprobación de cuentas anuales y aplicación de resultado.
  • Cuentas anuales.
  • Informe de gestión
  • Informe de auditores

• 14/08
  • Aprobación, BORME (Boletín Oficial del Registro Mercantil)

Una vez que se han realizado todos los ajustes previamente mencionados, se procede a realizar el cierre fiscal de la empresa. Es decir, se procede a entregar:

• El modelo 390 referente a la liquidación anual del IVA.
• La amortización de activos
• Los impuestos de sociedades.

Todos estos procedimientos son herramientas que te ayudan a tener una visión clara de cuál es el estado financiero de tu empresa y, en este sentido, te permiten tomar las decisiones adecuadas en el momento apropiado.

Un programa de contabilidad cuenta con informes contables que ayudan a realizar tanto el cierre contable como el cierre fiscal de tu empresa más fácilmente.