Contrataciones efectivas y sin drama: la promesa del profesiograma

Si en tus hombros recae la responsabilidad de asegurar las contrataciones de tu empresa, ¡seguro estás necesitando un masajito relajante!

A veces pasa que encuentras una perla rara, y tanto La Dirección como el equipo están contentos con la selección del nuevo talento. Pero ¿qué pasa cuando la persona contratada no cumple con las expectativas a nivel personal y profesional y hay que reemplazarla? ¡Vuelve y juega! El proceso de selección y reclutamiento de candidatos debe recomenzar y más vale que esta vez sea efectivo.

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El profesiograma consiste en un documento organizado y jerarquizado que detalla en su totalidad todos los elementos que definen los contornos de un puesto de trabajo. En este sentido, dicho documento contempla la definición de:

• Las competencias esenciales para el puesto;
• las aptitudes y los conocimientos técnicos necesarios,
• las habilidades interpersonales deseadas.

En la misma línea, otra información inherente al puesto de trabajo también puede incluirse al:

• Formalizar los conocimientos técnicos necesarios;
• establecer la lengua extranjera y los programas informáticos que se deben dominar;
• mencionar los títulos, formaciones o certificaciones requeridas;
• enmarcar el contexto y el entorno de trabajo.

El profesiograma designa la relación jerárquica y también puede especificar las posibles ofertas de remuneración.

La o el responsable de recursos humanos tiene el reto estratégico de responder a las necesidades de contratación de la empresa, las cuales han sido expresadas desde los diferentes departamentos que la conforman: marketing, ventas, tecnología, administración, etc.

La importancia de contar con un profesiograma consiste en poder establecer el perfil de candidata o candidato ideal, capaz de:

• Cumplir exitosamente con las misiones asignadas,
• satisfacer las expectativas de la empresa.

Existen dos tipos diferentes de profesiograma, los cuales se aplicarán según el uso que se le pretenda dar:

• Profesiograma por competencias: Es una herramienta de uso común en los procesos de selección y reclutamiento, la cual está centrada en determinar las habilidades y competencias con las que debe contar la persona para estar en capacidad de llenar la vacante.
• Profesiograma por factores: Mucho más detallado que el primero, este tipo de profesiograma es empleado comúnmente dentro del marco del establecimiento de una incapacidad laboral. Esto debido a que incluyen información muy detallada relacionada con los requisitos frente a aspectos:
  • Psicológicos,
  • físicos,
  • propios de la personalidad de la o el candidato.

Un profesiograma expresa la respuesta a una necesidad de contratación de la empresa. Para satisfacer dicha necesidad, hay que buscar nuevo talento o, quizás, considerar la reestructuración del equipo.

Por lo tanto, la primera pregunta que hay que hacerse es: ¿por qué contratar?, y ¿qué necesidad se está buscando satisfacer?

Para esto, puedes llevar a cabo un análisis del o los puestos a cubrir. La siguiente tabla ofrece una guía al respecto:

Definidas todas las necesidades; es decir, el por qué se hace necesaria la nueva contratación, se puede pasar a hacer la descripción de los puestos de trabajo.

Esta etapa no solo va de crear la ficha para cada cargo sino, como vimos anteriormente, de definir aspectos de la manera más detallada posible. Así, te aseguras de tener todo el contexto y toda la información que necesitas al momento de enfrentarte a las personas que postulan.

Establecer el nivel jerárquico del cargo o cargos en cuestión, te ayuda a definir claramente las responsabilidades que la persona va a tener. No solo para su puesto como tal, sino también respecto a otros miembros del equipo que puedan estar bajo su liderazgo.

La definición de los horarios de trabajo y la remuneración también van de la mano con el nivel de cargo que vaya a desempeñar la persona.

Generales o específicos, dentro de tu profesiograma, dedica una sección a detallar las habilidades que requiere el cargo en términos:

• Técnicos,
• de relaciones interpersonales.

Recuerda que un(a) profesional no es únicamente el producto de sus títulos y certificaciones, sino también el conjunto de cualidades y características que le permiten desempeñarse en el cargo.

Todo dato que pueda ser útil y que dé cuenta de la cultura empresarial, debe ser incluido en el profesiograma. Más allá de la información específica de cada cargo, es importante contar con información respecto a:

• La jornada laboral de la empresa y cómo es controlada;
• las modalidades de trabajo posibles (presencial, en teletrabajo o híbrido);
• la política de vacaciones;
• el plan de carrera, etc.

El software de reclutamiento reúne una serie de herramientas que facilitan la gestión de los recursos humanos, al centralizar todas las solicitudes recibidas en un mismo espacio y facilitar que:

• Tus trabajadores participen en el proceso de contratación comentando y asignando notas.
• Tú:
• Mantengas al día tu biblioteca de CV;
• establezcas un sistema de coincidencia de candidatos;
• gestiones los flujos de solicitudes y supervises las candidaturas.

Es el caso de Personio, una herramienta que te permite publicar tu oferta de empleo en varios portales web o bolsas de trabajo simultáneamente. Asimismo, puedes mapear las habilidades de un(a) trabajador(a) o candidato(a) para evaluar la coincidencia con el perfil del puesto o con tu candidate persona.

Llevar a cabo un análisis de las necesidades de la empresa en términos de contratación y establecer los perfiles con los que se debe contar para que el negocio avance exitosamente, conlleva varias ventajas.

Puntualmente, en materia de gestión de recursos humanos, algunas de estas ventajas incluyen:

Quizás la ventaja más clara que aporta el profesiograma es el hecho de contribuir al buen desarrollo del proceso de contratación y la integración del nuevo talento de la empresa. Al definir claramente los perfiles que se requieren y las expectativas que se tienen con los mismos, es más fácil llevar a cabo la criba curricular.

El profesiograma también ayuda a estructurar la compañía en términos de jerarquía y remuneración, pues enmarca cada cargo, junto con sus tareas, actividades y el salario asociado por la realización de las mismas.

Por otra parte, al momento de contar con perfiles de cargo bien definidos y conocer la estrategia de la empresa y hacia dónde la misma quiere crecer, resulta mucho más fácil definir un plan de carrera para las y los trabajadores. En otras palabras, facilita el proceso de identificación de las formaciones que hay que poner en marcha.

Por último, el profesiograma ayuda a establecer los lineamientos que seguirá la evaluación del desempeño a ser aplicada a la plantilla. Esto se debe a que a partir de la información consignada en la misma, es más fácil asociar los KPI que se quieran establecer y hacerles el correcto seguimiento.

Una vez identificados los retos y las necesidades de la empresa, hay que determinar todo lo que es relevante para el cargo.

El siguiente es un ejemplo de profesiograma aplicado a un cargo comercial, en el que se detallan los elementos necesarios para establecer su perfil de trabajo.

• Retos que enfrenta la empresa:
  • Aumentar el volumen de negocio;
  • conquistar una mayor parte del mercado.
• Puesto (posibles títulos del cargo):
  • Director comercial,
  • consultor comercial,
  • representante de ventas.
• Funciones:
  • Contactar clientes potenciales y calificarlos;
  • desarrollar la cartera de clientes;
  • generar asociaciones con distribuidores;
  • aumentar las ventas;
  • fidelizar a los clientes;
  • asegurar las buenas relaciones con los clientes;
  • obtener referencias sobre nuevos prospectos a través de los clientes.
• Objetivos/resultados:
  • Contactar a 100 nuevos prospectos;
  • generar 30 nuevos clientes durante el año;
  • aumentar las ventas en un 30%;
  • obtener un índice de satisfacción del 80%;
  • ser recomendado(a) por el 15% de los nuevos clientes y el 70% de los socios.
• Tareas:
  • Conocer los servicios y productos de la empresa;
  • prospectar y buscar nuevos clientes;
  • establecer un recorrido del cliente y llamadas de seguimiento;
  • calificar a los clientes potenciales;
  • asesorar a los clientes y distribuidores;
  • negociar las ventas;
  • firmar contratos;
  • mantener el archivo de clientes al día;
  • garantizar el seguimiento comercial y los plazos de entrega;
  • aplicar encuestas de satisfacción a clientes y distribuidor.
• Habilidades, conocimientos requeridos: experiencia obligatoria en un cargo similar: mínimo 5 años.
• Formación requerida: de 3 a 5 años de estudios superiores.
• Otros requisitos:
  • Permiso de conducir B;
  • dominio de las técnicas de venta CAP SONCAS, AIDA, SPANCO, CAB, SIMAC;
  • uso de la suite ofimática y de sistemas CRM.
• Habilidades interpersonales:
  • Adaptabilidad a diferentes tipos de personas (psicología de la venta);
  • sociable;
  • organizado(a);
  • metódico(a);
  • competitivo(a).
• Nivel de responsabilidad:
  • Trabajar en autonomía;
  • compartir la experiencia con el equipo de ventas
  • informar a La Dirección.
• Área geográfica: movilidad en la región madrileña y alrededores.
• Ventajas:
  • Coche de empresa;
  • tarjeta para cubrir los gastos de combustible;
  • tableta y smartphone.
• Tipo de contrato: a término indefinido.
• Nivel del cargo: ejecutivo.
• Horario de trabajo: 40 horas semanales.
• Salario bruto: 45-60 k€ /año dependiendo del perfil (70% fijo y 30% variable).

Para ayudarte a determinar tu propio profesiograma, te proporcionamos una plantilla en Word para que la descargues gratuitamente y la personalices:

• El profesiograma es un documento de referencia esencial para la contratación, que ayuda a evitar errores en el proceso de reclutamiento de la empresa.
• Para establecer tus perfiles laborales, puedes determinar la información que consideres necesaria, a partir de los elementos que te proporcionamos en este artículo.
• Por otro lado, un software de reclutamiento te ayuda a ahorrar tiempo valioso, permitiéndote centrarte en los elementos estratégicos de tu negocio e incluyendo funcionalidades adicionales de gestión de los recursos humanos como la evaluación, la formación, etc.