Nómina online: ¿por qué gestionar los RR.HH. desde la nube?

Por Anaraya Albornoz
Actualizado el 27 de noviembre de 2020, públicado inicialmente en octubre 2019
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La nómina online es un asunto clave en la gestión de los recursos humanos para todas las empresas: la desmaterialización de los procesos en el mundo del trabajo es una tendencia irreversible.

Es cierto que la gestión de nómina representa numerosos factores (legales, humanos, sociales, económicos, etc.) a tener en cuenta. El objetivo de este artículo es acompañar a los empresarios en la exploración de herramientas que les permitan ahorrar tiempo, ganar en eficacia y aumentar la productividad.

¿Qué es una nómina de pago en contabilidad?

La nómina de sueldos es tradicionalmente un documento impreso que la empresa transmite a sus empleados con cada período de pago. Sin embargo, como dicho documento no requiere ni de firmas, ni de sellos obligatorios, es posible digitalizarlo. En este sentido, la versión digital tiene el mismo valor jurídico.

El 8 de marzo de 2019, el Consejo de Ministros aprobó un nuevo decreto para las empresas en relación con el registro horario. Una de las novedades de la reforma del Estatuto de Trabajadores del RD 2/2015, de 23 de octubre, es la obligación de entregar un resumen de las horas realizadas a cada trabajador en cada período de pago salarial.

La ley establece que el empresario debe conservar los resúmenes mensuales y diarios de los registros de jornada durante un periodo mínimo de cuatro años para poder comprobar la realización o no de horas extraordinarias y asegurar la paga extra.

Con disposiciones legales como el control de horario y algunas otras donde la transmisión por vía electrónica es obligatoria (como es el SII o Suministro Inmediato de Información del IVA, por dar un ejemplo) los procesos en línea se vuelven parte de la gestión cotidiana de todos los empresarios.

¿Cómo hacer nóminas online?

Hoy en día existen diferentes herramientas para hacer la nómina en la empresa. Dependiendo del tamaño y las necesidades de cada organización, una herramientas será más adecuada que otra.

1. Calculadoras automáticas

Este tipo de instrumentos en línea te permiten hacer diferentes cálculos como:

  • El de salario neto. Calcula la cantidad total a pagar referente al sueldo neto (líquido a percibir) de cada empleado, teniendo en cuenta las retenciones y cotizaciones a aplicar, según la comunidad autónoma.
  • Las retenciones IRPF. La Agencia Tributaria, a través de su sede electrónica, pone a disposición el formulario que permite calcular las retenciones IRPF.

2. Plantilla de nómina online

Otra manera de simplificar la edición y la gestión de las nóminas dentro de tu empresa es con la ayuda de una plantilla de nómina online en Excel. Descárgala gratuitamente y personalízala, según tus necesidades:

⚠️ Nuestra plantilla de Excel tiene la intención de dar un modelo para calcular la nómina mensual. Sin embargo, este modelo no será siempre aplicable según el estatus del empleado.

Si eres de los que usa un modelo de plantilla Excel para hacer sus nóminas, estarás pensando: pues la guardo en formato PDF y envío el recibo de sueldo por correo electrónico. No dudamos de la eficacia de este método, ni de las avanzadas fórmulas y complejos cálculos de Excel. Sin embargo, si quieres ir mucho más rápido y mucho más lejos, te recomendamos que pruebes un software de nómina en línea.

3. Programa para hacer nóminas online: ¿gratis o de pago?

Los programas para hacer nóminas online gratis o de pago te guían en el cálculo de las diferentes tasas de contribuciones aplicables según contratos, estatutos y niveles salariales.

También puedes enviar la nómina por correo electrónico o a través de un portal del empleado en internet. Para la gestión de la nómina, los empresarios tienen 3 posibilidades:

  • Utilizar una hoja de Excel o un programa de nómina y hacerla en interno.
  • Contratar un gestor de nóminas externo (outsourcing de la nómina).
  • Utilizar una plataforma web ASP (Application Service Providing). En este caso también se habla de externalización de la nómina, incluso si el outsourcing es parcial.

Hacer una nómina online es sumamente sencillo si utilizas soluciones de gestión digital. Tú te ocupas de rellenar algunos datos con información de nómina y el software se ocupa del resto ¡cada mes!:

  • Cálculos.
  • Cambios de leyes y de convenios.
  • Protección de datos.
  • Copias de seguridad.
  • Conteo de vacaciones.
  • Deducciones.
  • Retenciones.
  • Declaraciones de impuestos sobre la nómina.
  • Trámites con las administraciones públicas, etc.

Además de editar, puedes almacenar, configurar y enviar nóminas (entre muchas otras opciones). Automatizar todas estas acciones es ahora posible.

¿La mejor parte? Existen soluciones gratis. Sin embargo, estas suelen ofrecer funcionalidades limitadas y no hay muchas garantías de seguridad o protección de datos. No obstante, el precio de las soluciones SaaS (Software as a Service) suele ser asequible para cualquier empresa. Veamos tres herramientas que te ayudan a gestionar tus nóminas de manera eficaz:

  • Payfit. Esta herramienta pensada para la gestión de nóminas y de los RR.HH. de las pymes integra en tiempo real las disposiciones legales y los cambios en los convenios colectivos. El proveedor de nóminas cuenta con un equipo dedicado a la monitorización de cambios con el objetivo acompañar a las empresas durante las transiciones y calcular automáticamente las nuevas contribuciones sociales, así como las contribuciones de los empleadores.

    Las nóminas son generadas automáticamente y se envían por correo electrónico a cada empleado. Estos últimos por su parte, tienen un espacio personal en línea para completar sus propios informes de gastos, solicitudes de vacaciones pagadas, descargar nóminas o cambiar la información personal, etc.

  • Factorial HR. Este programa para gestión de nóminas online, seguros sociales y retribución flexible, automatiza la creación de nóminas y contratos de la mano de un asesor laboral certificado. Este último ayuda a las empresas con la gestión de contratos (altas, bajas, renovaciones, etc.), liquidaciones, finiquitos y gestión laboral en general. Factorial HR también cuenta con un portal del empleado para el autoservicio de los trabajadores. La solución permite la gestión automática de Seguros Sociales y ficheros SEPA.
  • Sage NominaPlus. Este completo programa para la gestión de nóminas y gestión laboral de todo tipo de negocios, ayuda a llevar el control de todos los procesos relativos a los empleados: calculadora de pagos, declaración de impuestos y deducciones fiscales. El sistema de nómina online de Sage es compatible con el nuevo Sistema de Liquidación Directa (Cret@). Una de las ventajas de esta solución es que puede interoperar con distintos módulos de Sage para una gestión mucho más global, por ejemplo: un módulo para generar informes avanzados.

Ventajas para las empresas de la nómina en línea

De manera general, gestionar las nóminas de manera online con un software dedicado contempla los siguientes aspectos:

  • Te permite centrarte en el desarrollo del negocio en lugar de invertir tiempo y recursos en tareas de bajo valor agregado, como lo es la edición de un Excel.
  • Cada empleado se beneficia de un mejor seguimiento: no solo pueden consultar sus nóminas en línea, sino que también pueden gestionar peticiones como solicitudes de ausencias o teletrabajo.
  • Cuentas con la garantía de cumplir con las obligaciones legales relacionadas con el cálculo de la nómina: declaración de impuestos, declaraciones, etc.

En cuanto a la utilidad concreta de digitalizar la nómina, algunas ventajas se destacan son:

1. Soporte para los empleados

Cuando se trata de alguna gestión administrativa, los empleados deben poseer todas las nóminas para justificar el derecho a la prestación por desempleo o calcular los derechos a la pensión de jubilación.

Los trabajadores deben conservar todas las nóminas recibidas durante toda su vida profesional.

Las nóminas en papel deben ser conservadas en un espacio físico y, además, ser protegidas de incidentes de tipo incendios o inundaciones. Accesibles en cualquier momento y en cualquier lugar, las nóminas en línea nos liberan de todas estas limitaciones.

2. Reducción de costes para empresas

Para las empresas, las ventajas de la nómina en línea también son múltiples: reducción de costos en papel, impresión y envíos, así como disminución del tiempo pasado en la expedición y distribución.

La carga de trabajo administrativo también se hace menor, esto permite reducir los costos asociados a la gestión de los recursos humanos.

La ausencia de archivos y papeles libera espacios físicos en las empresas y facilita la contabilidad.

☝ La gestión interna reduce de 10% a 30% los costos asociados.

3. Autonomía y flexibilidad para todos

En formato digital, las nóminas de sueldos se guardan automáticamente de manera informática, así que tanto los contadores como los empleados pueden acceder fácilmente. En las plataformas de tipo ASP también es posible editar las informaciones personales (estado civil, cambio de dirección, etc.). Los trabajadores también pueden consultar sus documentos o historial, el acceso es posible 24/7.

4. Gestión simplificada

No imprimir la nómina no solo reduce la huella ecológica (menos material, menos transporte), el beneficio también se ve reflejado en los procesos internos: la gestión online automatiza una parte de la nómina, acelera las formalidades, ayuda a cumplir las obligaciones y simplifica el acceso a los documentos. Asimismo, los datos son centralizados y almacenados y pueden sincronizarse con otras herramientas profesionales gracias a las APIs (Application Programming Interfaces). Deducción de nómina, contabilidad, conciliación con cuentas bancarias, depósito directo, transferencias electrónicas, todo esto y mucho más.

5. Integración automática de obligaciones legales y novedades

Según el método que utilices para gestionar tus nóminas, puedes contar con actualizaciones automáticas de acuerdo con los cambios en las legislaciones. En efecto, algunos proveedores de soluciones SaaS suelen incorporar automáticamente funcionalidades que permiten gestionar todas las obligaciones legales. No tienes que preocuparte por buscar soluciones adicionales.

☝ Una gestión en línea, es una gestión hiperconectada y ¡siempre actualizada!

Para una nómina online: una herramienta en la nube

La nómina online ayuda a ahorrar costes, fluidifica las tareas administrativas y mejora la productividad de sus usuarios. Además, los beneficios son tanto para la empresa como para los empleados. Y, como si fuera poco, los programas en línea resuelven los problemas de seguridad y protección de datos, integran las obligaciones legales automáticamente y ¡son económicos y fáciles de usar!

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