Descodificar la nómina y sus secretos ¡para generarla sin misterios!

Por María Fernanda Aguirre
El 27/1/22
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Para ser un documento que llega todos los meses (¡afortunadamente!), la nómina sigue suscitando preguntas.

“¿Cuáles son los códigos y conceptos de la nómina?” y “¿cómo leer una nómina correctamente?” son dos de las preguntas que responsables de recursos humanos y trabajadores se siguen haciendo.

🔐  Hoy, llegamos al fondo del asunto. Decodificamos las partes de una nómina y las explicamos de la manera más sencilla posible. A buen entendedor·a, ¡pocas palabras!

Las nóminas: ¿qué son y cómo se hacen?

Aunque pareciera innecesario o básico definir la nómina, lo cierto es que existe una serie de aspectos a tener en cuenta para entenderla.

Adicionalmente, este documento constituye una obligación del empleador con sus asalariados·as, tal como lo indica el Estatuto de los Trabajadores:

La documentación del salario se realizará mediante la entrega al trabajador de un recibo individual y justificativo del pago del mismo.

Si bien desde hace un tiempo la nómina se basa en cálculos automáticos y se distribuye en formato digital, aún existen situaciones en las que el cálculo de la nómina no está automatizado.

Sea como sea que se proceda para generarla (manualmente, con la ayuda de un software especializado, etc.), existe un modelo básico oficial sobre el cual basarse. Luego, en función de lo establecido en el convenio de empresa, el formato que se utilice para presentar la nómina podrá presentar variaciones.

Por último, y antes de pasar a ver cuáles son los conceptos de la nómina, cabe mencionar que conocer los conceptos que constituyen la nómina resulta de gran importancia para:

  • El empleador que requiere calcularla correctamente y cumplir con lo que dispone la ley en términos de:
    • Deducciones de IRPF,
    • pagas extraordinarias,
    • particularidades del convenio colectivo y el grupo profesional que apliquen.
  • El/la trabajador·a para tener claro su:
    • Salario base,
    • líquido a percibir después de deducciones,
    • base de cotización,
    • pagas extra, etc.

¿Cuáles son los conceptos de la nómina?

Veamos a continuación las partes de una nómina explicadas una por una.

Modelo de recibo individual de salarios:

modelo-recibo-pago-de-salarios© BOE

1. Encabezado

Puesto que la nómina refleja una relación laboral que se concreta a manera de transacción entre dos partes (la prestación de un servicio a cambio de una remuneración), lo primero es identificar dichas partes. Esto se hace en la parte superior de la nómina, la cual se conoce como encabezado:

encabezado-nomina

    Este es el campo para marcar, entre otros, los datos referentes a:

    • El periodo de liquidación,
    • el nombre de la empresa,
    • el domicilio social,
    • el NIF (Número de Identificación Fiscal),
    • el CCC (Código de Cotización de la Seguridad Social)
    • el nombre del/la trabajador·a,
    • el DNI/NIF,
    • la categoría profesional,
    • el tipo de contrato (a duración determinada o indeterminada),
    • la antigüedad, etc.

    2. Detalle de las percepciones o devengos

    En este apartado se va a marcar todo lo relativo a los ingresos que percibe el/la trabajado·a; es decir:

    • Las percepciones salariales. Dentro de esta categoría se contabiliza:
      • El salario base,
      • los complementos salariales,
      • las horas extraordinarias y/o complementarias en el caso de contratos a tiempo parcial,
      • las gratificaciones o pagas extra,
      • el salario en especie.
    • Las percepciones no salariales. Son aquellas que el/la trabajador·a recibe y que no tributan como salario; es decir, que no tienen deducciones de IRPF y que no cotizan a la Seguridad Social. Dentro de estas, por ejemplo, se pueden incluir:
      • Las indemnizaciones o suplidos (dietas, transporte, etc.),
      • las prestaciones e indemnizaciones de la Seguridad Social,
      • las indemnizaciones por traslados, suspensiones o despidos.

    3. Las deducciones o retenciones

    Las deducciones en la nómina son un apartado que se utiliza para indicar las cantidades a restar de las percepciones salariales. La empresa, que funge como agente recaudador de la Agencia Tributaria, realiza las retenciones correspondientes a:

    • El Impuesto Sobre la Renta de Personas Físicas (IRPF). Este valor es importante conocerlo y saber qué indica, puesto que será con el que realices la Declaración de la Renta.
    • Los aportes a la Seguridad Social que varían según sea el caso:
      • Por contingencias comunes,
      • por desempleo,
      • por formación profesional,
      • por horas extraordinarias (sean o no por fuerza mayor),
      • FOGASA (Fondo de Garantía Salarial).

    See also: ejemplos nómina incapacidad

    Las bases de cotización también suelen detallarse en la nómina y sirven para calcular las cuantías de futuras prestaciones a las que el/la trabajador·a puede tener derecho.

    Dichas bases de cotización, así como los tipos, topes máximo y mínimo aplicables a los distintos regímenes, son modificadas oficialmente cada año y publicadas por el BOE.

    4. Líquido a percibir

    Aquí entramos en la cuestión de “salario bruto o salario neto, ¿cuál es el monto total que finalmente ves reflejado en tu cuenta bancaria y vas a cobrar?”. La respuesta es, el salario neto; es decir la diferencia entre el salario bruto y las deducciones.

    Sin embargo, y aunque tengas la impresión de percibir únicamente el valor correspondiente al salario neto, lo cierto es que las deducciones de las que es objeto tu nómina, como en el caso de las cotizaciones, se traducen en derechos adquiridos. En otras palabras, en percepciones que tendrás ante situaciones de paro o desempleo.

    En resumen…

    • La nómina es un documento empresarial cuya importancia radica en ser:
      • Para el empleador: el comprobante de pago del salario de sus trabajadores y de los aportes de ley;
      • para el/la trabajador·a: el desglose de sus percepciones y retenciones; así como el soporte para posibles reclamaciones que deba hacer.
    • El BOE ofrece modelo de recibo individual de salarios, aunque cada empresa, a partir de este, puede agregar la información que considere relevante.
    • Saber cómo leer una nómina depende de distinguir sus partes principales y en qué consiste cada una:
      • El encabezado (contiene la información de la empresa y el/la trabajador·a),
      • las percepciones del/la trabajador·a (salariales y no salariales),
      • las deducciones (retenciones que por ley debe hacer el empleador al salario bruto),
      • el líquido a percibir o salario neto (la diferencia entre las percepciones y las deducciones).

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