Economía y celeridad: los ingredientes (no tan secretos) de la nómina digital

Por María Fernanda Aguirre
Actualizado el 19 de enero de 2022, públicado inicialmente en octubre 2020
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De las obligaciones del mundo laboral, “generar la nómina", la reina.

Si como responsable de recursos humanos o Director Financiero, estás buscando una fórmula mágica para llevar a cabo este proceso de manera correcta y expedita, ¡llegaste al lugar indicado! Todo lo que necesitas saber se resume en dos palabras mágicas: nómina electrónica.

🪄 Pasar de un tipo de nómina en papel a la implementación de un una nómina digital te aporta ventajas ¡como por arte de magia! Te las presentamos en este artículo junto con la “pócima secreta” para obtenerlas.

¿Qué es la nómina electrónica?

La nómina es un documento de soporte del pago por concepto de salarios, percepciones y retenciones de los/las empleados·as. La estructura general de la nómina o formato de la misma debe incluir la siguiente información legal mínima:

  • El salario bruto,
  • el salario neto,
  • los aportes a Seguridad Social,
  • las vacaciones pagadas,
  • las retenciones,
  • las horas extras, etc.

La nómina, comúnmente generada y almacenada de manera física, ahora también puede documentarse de forma digital.

Esto quiere decir que la nómina electrónica es el equivalente digital del registro de pagos o abonos que se archiva en un espacio físico. Por ende, tiene la misma validez que la nómina en físico.

La nómina electrónica, por su parte, es el equivalente digital del registro que se archiva en un espacio físico, el cual tiene la misma validez que la nómina. Esta se elabora mensualmente y debe incluir la información legal mínima:

  • Salario bruto,
  • salario neto,
  • aportes a seguridad social,
  • vacaciones pagadas,
  • retenciones,
  • horas extras, etc.
nomina-electronica-ejemplo

¿Por qué es importante la nómina electrónica?

Implementar la nómina electrónica en tu empresa ofrece una serie de beneficios inmediatos como:

  • Acceder a actualizaciones automáticas, gracias a la programación y monitoreo constantes.
  • Tener mayor movilidad en términos de la información disponible en la nube, la cual se puede consultar desde ordenadores, tabletas, smartphones.
  • La posibilidad de integrar el pago de la nómina electrónica con otros procesos empresariales como la firma y la facturación electrónica.
  • Garantizar la protección de datos.

Esto, además, se traduce en las ventajas puntuales que detallamos a continuación.

1. Automatización de procesos

¡Olvídate de hacer tu nómina en Excel! Cuando optas por la nómina digital y te apoyas en un software especializado puedes automatizar los procesos, concentrarte en tareas estratégicas y ahorrar tiempo. El software realiza por ti tareas como:

  • Edición de nóminas,
  • envío de recibos de pagos,
  • recuento de vacaciones pagadas, etc.

La nómina digital es fácil de transmitir para fines administrativos o legales, al ser generada y firmada digitalmente.

2. Economía y escalabilidad

Obligados a generar la nómina de toda la plantilla, los empresarios pueden ver un ahorro significativo de tiempo y de costes al optar por una opción que facilita la automatización de procesos y evita el gasto en papelería y material informático.

Cuando la empresa se apoya en una solución informática como un software online, por ejemplo, puede adaptarla a sus necesidades. Incluso, si más adelante necesita hacer cambios a medida que la estructura de la empresa evoluciona, puede realizar los pagos de acuerdo a las funciones que va requiriendo el negocio.

3. Reducción de errores

Digitalizar la nómina también reduce el riesgo de errores debidos a la entrada manual de datos, al automatizar esta tarea. Confía tus tareas a una solución de nómina en línea y dedica menos tiempo a corregir errores o a resolver disputas.

4. Transparencia para el equipo

Las herramientas de nómina electrónica integran cada vez más el trabajo colaborativo. En el caso de los software de nómina, los empleados pueden acceder a sus nóminas, consultar sus licencias, saldos de vacaciones, horas extras, etc.

Además, puedes establecer los derechos de acceso a los diferentes módulos o funciones, de acuerdo al perfil del usuario. El departamento de RR. HH. tiene acceso a toda la solución, mientras que para los/las empleados⋅as se establecen permisos de acceso.

5. Cumplimiento normativo

Las soluciones de nómina electrónica contemplan las obligaciones legales en la materia. Además, muchas de estas ofrecen gestión de impuestos, incluyendo las diferentes tasas aplicables.

6. Capacidad de generar análisis y reportes

Gracias a que todos los datos están digitalizados y almacenados en un mismo lugar, la información se puede exportar con el objetivo de generar reportes e informes personalizados y sintetizados. Con los datos extraídos de la nómina digital de cada empleado⋅a, se puede llevar a cabo un seguimiento óptimo de tendencias e indicadores.

7. Interoperabilidad

Como ya mencionamos anteriormente, las soluciones o plataformas de nómina electrónica suelen ser muy completas. Por tanto, las mismas tienen la ventaja de contar con funcionalidades de los SIRH que te permiten integrar los informes de gastos, de vacaciones, los absentismos y gestionar las horas extras en tu herramienta de nómina.

¿Cómo se automatiza el pago de la nómina?

Hoy en día, automatizar el pago de la nómina a los/las empleados·as resulta bastante sencillo y práctico, gracias a los avances tecnológicos. ¿Recuerdas la “pócima secreta” de la cual te hablamos al comienzo del artículo? Estás a punto de descubrir de qué se trata.

1. Elegir un software para gestión de nóminas

Existen muchas opciones en el mercado, las cuales se adaptan a las necesidades de tu organización, sea que se trate de una empresa privada o de la administración pública.

Incluso, existen soluciones como Grupo Castilla que se encargan de ambas. Es decir, su programa de nóminas no solo se encarga de la integración contable, los centros de coste, los regímenes especiales o las pensiones de jubilación, sino también de la plantilla y relación de puestos de trabajo, las ofertas de empleo público y la gestión de expedientes (Sistema SEPE y RED).

2. Personalizar la nómina

Según los requerimientos de tu empresa, te puede interesar añadir a los elementos que integran una nómina por excelencia, la siguiente información adicional:

  • Logo e imagen de la empresa,
  • particularidades contractuales y puestos existentes,
  • sector/tipo de empresa (convenio colectivo),
  • conciliación bancaria,
  • pago de horas extras,
  • categoría profesional y grupo de cotización,
  • integraciones con otros sistemas: contabilidad, control horario, etc.

3. Incluir obligaciones legales

Si cuentas con una solución para la generación digital de la nómina, este aspecto lo tienes cubierto. Sin embargo, no olvides cuidar de incluir la información referente a:

  • Datos de la empresa y del/la empleado⋅a,
  • período de liquidación,
  • cotizaciones e impuestos,
  • devengos.

4. Programar la nómina

Esto contempla programar el pago de los salarios y el posterior envío de la nómina vía correo electrónico. La misma también puede permanecer a disposición del/la empleado⋅a, en tu plataforma de nómina que tengas contratada.

En resumen…

  • La nómina es un documento que recopila el soporte de costes y deducciones que recibe una persona natural al final de un periodo establecido, producto de la relación laboral que tiene con su empresa empleadora.
  • El documento electrónico equivalente a la nómina física es lo que se conoce como nómina digital y tiene la misma validez.
  • Las ventajas que ofrece la nómina electrónica a las empresas incluyen:
    • La automatización e interoperabilidad de procesos,
    • el ahorro de costes y tiempo,
    • el cumplimiento legislativo,
    • la optimización de flujos de trabajo.
  • Parte del proceso de pasar de una nómina en papel a una nómina digital reside en implementar un software o una plataforma de nómina.
  • La correcta elección de un software de nómina depende de varios elementos como:
    • El tamaño de tu empresa,
    • el sector de actividad,
    • el presupuesto disponible.
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