Nómina electrónica: qué es, ventajas y cómo hacerla

Nómina electrónica: qué es y cómo hacerla con la ayuda de un software

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¿Sabes qué es la nómina electrónica y las ventajas que te ofrece frente a las nóminas en papel?

Si acabas de comenzar tu negocio o quieres adoptar una gestión más consciente, práctica y eficaz, la elección de un programa para gestionar la nómina es el primer paso.

En este artículo, appvizer te cuenta lo que necesitas saber para adoptar un sistema de archivo digital, optimizar tu gestión y obtener un sinnúmero de ventajas.

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¿Qué es una nómina electrónica?

La nómina es un registro financiero, almacenado físicamente, que recoge todas las remuneraciones de las personas de una empresa. Sirve como recibo individual y justificativo de los pagos a realizar o realizados.

La nómina electrónica, por su parte, es el equivalente digital del registro que se archiva en un espacio físico, el cual tiene la misma validez que la nómina. Esta se elabora mensualmente y debe incluir la información legal mínima:

  • salario bruto,
  • salario neto,
  • aportes a seguridad social,
  • vacaciones pagadas,
  • retenciones,
  • horas extras, etc.

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Ventajas de la nómina cloud (SaaS)

  • Actualizaciones automáticas, gracias a la programación y monitoreo constantes.
  • Suscripciones flexibles: mensual o anual.
  • Movilidad: información disponible en la nube, consultable desde ordenadores, tabletas, smartphones.
  • Integración con otras herramientas del negocio.
  • Protección de datos.

Leer también: Nómina online: ¿Por qué gestionar los RR.HH. desde la nube?

Esto, además, se traduce en:

1. Automatización de procesos

¡Olvídate de hacer tu nómina en Excel! Con un software especializado puedes automatizar los procesos, concentrarte en tareas estratégicas y ahorrar tiempo. El software realiza por ti tareas como:

  • edición de nóminas,
  • envío de recibos de pagos,
  • recuento de vacaciones pagadas, etc.

La nómina digital es fácil de transmitir para fines administrativos o legales, al ser generada y firmada digitalmente. La misma puede generarse gracias a la implementación de un software online.

2. Economía y escalabilidad

Las ofertas pueden variar dependiendo de la versión del software que elijas y de los módulos o funcionalidades adicionales que selecciones. Esto último te permite adaptar la herramienta a tus necesidades, incluso si más adelante necesitas hacer cambios a medida que la estructura de la empresa evoluciona. Así, pagas de acuerdo a las funciones que requieras en tu negocio.

3. Reducción de errores

El software de nómina también reduce el riesgo de errores debidos a la entrada manual de datos, al automatizar esta tarea. Confía tus tareas a una solución de nómina en línea y dedica menos tiempo a corregir errores o a resolver disputas.

4. Transparencia para el equipo

Los software integran cada vez más el trabajo colaborativo. En el caso de los software de nómina, los empleados pueden acceder a sus nóminas, consultar sus licencias, saldos de vacaciones y horas extras, etc.

Además, puedes establecer los derechos de acceso a los diferentes módulos o funciones, de acuerdo al perfil del usuario. El departamento de RR. HH. tendrá acceso a toda la solución, mientras que los/las empleados⋅as, tendrán un menor acceso.

5. Cumplimiento de las leyes

El software incluye las obligaciones legales relacionadas con la nómina. Además, muchas de estas ofrecen gestión de impuestos, incluyendo las diferentes tasas aplicables.

6. HR Analytics

Puedes exportar reportes e informes personalizados y sintetizados, con los datos de cada empleado⋅a, para poder llevar a cabo un seguimiento óptimo.

7. Alcance funcional

Las soluciones suelen ser muy completas. Las mismas tienen la ventaja de contar con funcionalidades de los SIRH que te permiten integrar los informes de gastos, de vacaciones, los absentismos y gestionar las horas extras en tu herramienta de nómina.

¿Cómo hacer una nómina electrónica en un par de clics?

1. Elige un software para gestión de nóminas

Existen muchas opciones en el mercado, las cuales se adaptan a las necesidades de tu organización, sea que se trate de una empresa privada o de la administración pública.

Incluso, existen soluciones como Grupo Castilla que se encargan de ambas. Es decir que en su caso puntual, su programa de nóminas no solo se encarga de la integración contable, los centros de coste, los regímenes especiales o las pensiones de jubilación, sino también de la plantilla y relación de puestos de trabajo, las ofertas de empleo público y la gestión de expedientes (Sistema SEPE y RED).

2. Personaliza tus nóminas

Según los requerimientos de tu empresa, incluye:

  • logo e imagen de la empresa,
  • particularidades contractuales y puestos existentes,
  • sector/tipo de empresa (convenio colectivo),
  • conciliación bancaria,
  • pago de horas extras,
  • categoría profesional y grupo de cotización,
  • integraciones con otros sistemas: contabilidad, control horario, etc.

3. Incluye las obligaciones legales:

No olvides mencionar:

  • datos de la empresa y del/la empleado⋅a,
  • período de liquidación,
  • cotizaciones e impuestos,
  • devengos.

4. Programa la nómina

Esto contempla programar el pago de los salarios y el posterior envío de la nómina vía correo electrónico. La misma también puede permanecer a disposición del/la empleado⋅a, en tu plataforma de gestión.

Nómina digital: ¿qué software elegir?

Varios elementos deben ser tomados en cuenta antes de elegir un software de nómina: el tamaño de tu empresa, el sector de actividad y, por supuesto, el capital disponible.

Las soluciones profesionales ofrecen un alcance funcional bastante amplio y un cumplimiento legal garantizado. ¡Depende de ti cuál elegir!

Artículo actualizado, publicado inicialmente en marzo de 2020.

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