Outsourcing de nómina: definición, ventajas y desventajas

¿Outsourcing de nómina o gestión interna? Ventajas y desventajas

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El outsourcing de nómina es una solución eficaz y una garantía de serenidad para las pequeñas empresas. Sin embargo, los asuntos relativos a la nómina son más complejos para las pymes y es el/la Gerente quien decide si internalizar o no esta gestión.

Veamos cuáles son las ventajas y desventajas de una gestión de nómina externalizada.

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Externalización de nómina

¿Qué es el outsourcing de nómina?

Externalizar la nómina es contratar el servicio de terceros para que se encarguen de realizar el proceso de pago de los salarios de los empleados.

¿Para qué sirve externalizar este servicio?

Elegir la externalización de la nómina significa delegar una gestión administrativa (la cual requiere tiempo y constituye dificultades a nivel legislativo), para poder concentrarse en el desarrollo del negocio.

6 ventajas del outsourcing de nómina

Generalmente, los empresarios contratan un servicio de outsourcing de nóminas cuando cuentan con un equipo de menos de 10 personas. ¿Las razones?

  • Demasiados procesos a tener en cuenta.
  • Inexistencia de un Departamento de Recursos Humanos.
  • Desconocimiento en temas técnicos o financieros.

El líder delega todas estas tareas a un especialista quien se ocupa del componente social y redacta los contratos de trabajo.

Veamos cuáles son las ventajas que ofrece un servicio de outsourcing de nómina:

1. Respeto de la normativa

Puesto que el prestador de servicios o contador aplica el Código Laboral y el convenio colectivo vigente en la empresa, el empresario queda exento de responsabilidades con respecto a las obligaciones legales y fiscales.

El empresario dispone de contratos de trabajo y hojas de salarios que cumplen con las regulaciones, las cuales tienen en cuenta todas las variables como el despido o las primas.

2. Asesoramiento en derecho social asegurado

Cuando un emprendedor comienza una actividad con nuevos empleados, debe saber cómo gestionar su fuerza de trabajo según la legislación laboral. Contar con servicios de auditoría personalizada, la opinión de un experto y el asesoramiento legal, le permite al empresario partir de una base sólida y asegurar todos los procesos sociales relacionados con la nómina.

3. Control de gastos

Al utilizar un proveedor externo para la gestión de la nómina, la empresa optimiza las funciones del Departamento de Recursos Humanos, sin tener que contratar a un/una Gerente, si al comienzo no cuenta con el presupuesto necesario.

4. Tercerización de declaraciones estatales

El proveedor de servicios es quien se encarga de transmitir la información referente a la Protección Social de los empleados y la declaración de impuestos a todos los entes obligatorios (al IRPF, la Agencia Tributaria, etc.).

5. Enfoque en el desarrollo empresarial

La operación de un negocio es compleja. Ahorrar tiempo gracias a la tercerización de los servicios de nómina permite dedicarlo a enfrentar otros desafíos profesionales como el desarrollo de la estrategia empresarial, el avance de los procesos del negocio, el despliegue de la estrategia de marketing, etc.).

6. Simplificación de procesos: software nóminas y seguros sociales

Elegir externalizar la nómina, puede ser conveniente en términos de tarifas, simplificación de la gestión y mejora de las relaciones interpersonales.

Mediante el uso de una herramienta de administración de ausencias y permisos como epsilon 3 del Grupo Castilla, la Dirección puede validar las solicitudes de sus empleados⋅as, a través de una plataforma que le confiere dichos derechos.

Esto quiere decir que el software facilita a la Dirección, por medio de una interfaz a la cual tienen acceso los/las empleados⋅as, la gestión de permisos. Las personas envían sus solicitudes de ausencia, precisando el motivo (vacaciones, teletrabajo, etc.), la fecha y/o el horario. El sistema “captura” la solicitud y la transmite a la persona encargada de aprobarla. Así, la Dirección mantiene el control de la validación de solicitudes.

Luego, la herramienta se encarga de asegurar la actualización automática en los programas de gestión de nóminas y contabilidad.

Interfaz del Grupo Castilla:

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© Grupo Castilla

Desventajas de externalizar la nómina

Cuando la empresa ha alcanzado un cierto tamaño, los ejecutivos prefieren internalizar la Gestión de la Nómina. Sin embargo, esto conlleva una serie de desafíos dentro de la Gestión de Recursos Humanos de la empresa:

1. Disponibilidad limitada para ofrecer respuestas

No contar con el talento capacitado dentro de la empresa, reduce la capacidad para que la empresa reaccione en caso de error y, sobre todo, en caso de requerir consejos en tiempo real, no poder obtenerlos.

2. Procesos más largos

No contar con una gestión interna de los empleados, incluida la nómina, puede significar requerir más tiempo en procesos como la edición de documentos administrativos (contratos, certificados, etc.), así como en la gestión de licencias, ausencias, bonificaciones, etc.

3. Coste

El volumen de nóminas para una pyme es mucho mayor que el de una pequeña empresa. Entonces se vuelve más rentable procesarlas internamente, combinando calidad con el proceso de tratamiento: el gerente de nómina domina las restricciones legales y obligaciones laborales. Esta visión de reducción de costos es aún más perspicaz cuando el volumen de negocios es importante.

4. Menor conocimiento de tu plantilla

El contacto humano entre el Director de Recursos Humanos, el/la Gerente y los empleados se reduce al eliminar los vínculos que se crean a partir de la gestión de la nómina. Si los números son esenciales, solo los contactos son indicativos de valores seguros para el desarrollo de la empresa.

Si lo que buscas es recuperar la gestión de tu nómina y controlar su automatización, existen soluciones como PayFit. Este poderoso software te ofrece:

  • Simplificación y automatización de una gran cantidad de tareas relacionadas con la nómina, como editar recibos de sueldo y enviarlos por correo electrónico.
  • Cálculo de los aportes sociales y el pago a distancia.
  • Trazabilidad de la información.
  • Actualización automática de la información para cumplir con la normativa.

Para los/las empleados⋅as, el beneficio consiste en poder consultar, cuando lo requieran, la información relacionada con sus recibos de pago, informes de gastos, etc.

El tamaño de la empresa es el criterio más importante

La nómina es uno de los aspectos estratégicos de la gestión de cualquier empresa. El mismo debe confiarse a un⋅a contador⋅a, experto⋅a o valerse de los beneficios de la transformación digital para implementar una herramienta que garantice el cumplimiento de la ley.

Artículo actualizado, publicado inicialmente en agosto de 2019.

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