¿Outsourcing de nómina o gestión interna? Ventajas y soluciones

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El outsourcing de nómina es una solución eficaz y una garantía de serenidad para las pequeñas empresas. Sin embargo, los problemas de la nómina son más complejos para las pymes: el gerente decide internalizar la gestión de las nóminas por una variedad de razones (costos, gestión de habilidades, etc.).

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Externalización de la nómina: ¿por qué?

Externalizar la nómina es contratar el servicio de terceros para realizar el proceso de pago de nóminas de los empleados. Elegir la externalización de la nómina significa deshacerse de las restricciones de gestión del pago de los salarios y concentrarse en el desarrollo del negocio.

Al liberarse de las limitaciones inherentes a esta actividad administrativa (la cual suele requerir mucho tiempo y constituir una dificultad a nivel legislativo) potencialmente peligrosa en términos de recursos humanos, los empresarios tienen el espíritu libre para concentrarse en el desarrollo del negocio.

5 ventajas del outsourcing de nómina

Al administrar un personal de menos de 10 empleados, los empresarios generalmente piensan que no es ventajoso internalizar la gestión de los recibos de pago. Por lo cual contratan los servicios de expertos en gestión de nóminas. ¿Las razones?

  • Demasiados procesos a tener en cuenta,

  • La inexistencia de un departamento de recursos humanos,

  • Ningún conocimiento en temas técnicos o financieros.

Los empresarios deciden confiar en un contador para externalizar la gestión de la nómina.

El líder delega todas estas tareas a un especialista quien se ocupa del componente social y redacta los contratos de trabajo.

También es responsabilidad de este último mantenerse al tanto de los desarrollos legales en todos los asuntos relacionados con los recursos humanos, incluida la evolución del convenio colectivo.

Ventaja # 1: confiar en un experto para respetar la normativa

El empresario queda exento de responsabilidades con respecto a las obligaciones legales y fiscales. El contador aplica el Código Laboral y el convenio colectivo vigente en la empresa: el empresario dispone de contratos de trabajo y hojas de salarios que cumplen con las regulaciones, las cuales tienen en cuenta todas las variables como el despido o las primas. ¡La responsabilidad de cualquier error recae en él!

Ventaja # 2: contar con un asesoramiento sólido en derecho social

Cuando un creador de empresas comienza una actividad con nuevos empleados, debe saber lo que le espera, cómo gestionar la fuerza de trabajo según la legislación laboral, etc. Un empresario necesita una auditoría personalizada, la opinión de un experto, asesoramiento legal para comenzar con una base sólida y asegurar todos los procesos sociales relacionados con la nómina.

Ventaja # 3: controlar los gastos

La empresa aún no ha expresado la necesidad de contratar un gerente de recursos humanos o no cuenta con el presupuesto necesario. Al utilizar un proveedor externo para la gestión de la nómina, la empresa optimiza las funciones de recursos humanos.

Ventaja # 4: delegar las declaraciones al Estado

El proveedor de servicios transmite la información relacionada con la protección social de los empleados y la declaración de impuestos a todos los entes obligatorios (al IRPF, la agencia tributaria, etc.).

Ventaja # 5: enfocarse en el desarrollo empresarial

La operación de un negocio es compleja. Para cumplir con todos los desafíos profesionales y motivar a los empleados, los dirigentes deben conservar su energía y tiempo para dedicarse plenamente a las misiones que solo él puede asumir (estrategia, desarrollo, proceso de negocio, marketing, etc.).

6 ventajas de internalizar el pago para las pymes

Cuando la empresa ha alcanzado un cierto tamaño, los ejecutivos prefieren internalizar la gestión de la nómina. De hecho, cuando se llega a una fuerza laboral de 100 o 200 empleados, los problemas de gestión de recursos humanos adquieren una dimensión completamente nueva. Se hace necesario contratar un perfil que domine todos los aspectos de los recursos humanos como:

  • Monitorear a los empleados para mejorar el rendimiento.

  • Evaluar habilidades y necesidades de capacitación.

  • Rectificar brechas salariales, asignar promociones.

  • Levar a cabo una política de retención de talento incluida,

  • Y, por supuesto, la gestión de la nómina.

Ventaja # 1: disponibilidad y capacidad de respuesta de un experto en la materia

Contar con el talento capacitado dentro de la empresa ofrece una valiosa disponibilidad para reaccionar en caso de error y, sobre todo, ofrece consejos en tiempo real, precisamente, para evitar cometer errores.

Ventaja # 2: ahorro de tiempo en todos los niveles

La gestión interna de los empleados, incluida la nómina, ahorra un tiempo considerable en la edición de documentos administrativos (contratos, certificados, etc.), así como en la gestión de licencias, ausencias, bonificaciones, etc.

Ventaja # 3: costos optimizados

El volumen de nóminas para una pyme es mucho mayor que el de una pequeña empresa. Entonces se vuelve más rentable procesarlas internamente, combinando calidad con el proceso de tratamiento: el gerente de nómina domina las restricciones legales y obligaciones laborales. Esta visión de reducción de costos es aún más perspicaz cuando el volumen de negocios es importante.

Ventaja # 4: confidencialidad absoluta

El empleador siempre aprecia que los datos de la empresa ... ¡permanezcan en la empresa! Cuantos más datos, más probable es que ocurran fugas.

La prudencia nos anima a internalizar la gestión integral de la nómina.

Ventaja # 5: mejor conocimiento de los empleados

Cada archivo y cada experiencia es única: los contactos humanos entre el director de recursos humanos, el gerente y los empleados completan la información proporcionada por los elementos de la nómina. Si los números son esenciales, solo los contactos son indicativos de valores seguros para el desarrollo de la empresa.

Ventaja # 6: mejor seguimiento

El control total de la nómina interna mantiene a la empresa en control de todos los procesos. Esto le da una mejor legibilidad para tomar decisiones y le permite mantener el control de acuerdo con las necesidades expresadas en términos de presupuesto, monitoreo, evaluación social, etc.

¿Cuáles son las desventajas?

No elegir el proveedor adecuado

Ahorro en términos de tiempo, dinero y tranquilidad a menos que... ¡no hayas elegido un buen proveedor! Tienes que pensartelo bien antes de firmar el contrato: costos, beneficios, soporte, etc.

Recuerda comparar los servicios de varias empresas para encontrar la que más te convenga en términos de tarifas, soluciones de gestión y relaciones interpersonales. ¿Necesitas alguien a tu disposición las 24 horas del día o prefieres administrar todo desde una plataforma web? Hemos exagerado un poco, pero entiendes el punto ¡son variables importantes!

Perder competencias o control interno

La otra desventaja es que seguramente perderás una parte del control de la información. Delegar una tarea, especialmente a otra empresa, requiere una buena dosis de confianza en el proceso preestablecido y en el consultor contratado.

Pregúntate, antes de dar el salto, cuáles son las habilidades que deseas conservar.

No tener el control sobre el almacenamiento y la seguridad de los datos

No olvides dejar muy claro el tema de la confidencialidad y la gestión de la información personal y sensible.

Simplifica tu gestión con un software nóminas y seguros sociales

Es un consejo práctico poco conocido y, sin embargo, muy útil para las empresas pequeñas y medianas empresas. Mediante el uso de una herramienta de administración de ausencias y permisos como epsilon 3 del Grupo Castilla o Seresco, el gerente da acceso a los colaboradores a través de un portal de empleados.

Los empleados hacen sus solicitudes, el gerente las válida de acuerdo con los horarios (y otras especificaciones) y las modificaciones se actualizan automáticamente en los programas de gestión de nóminas y contabilidad.

Todo se gestiona fácilmente en línea, dejando atrás el papeleo o el interminable archivo en Excel propenso a errores.

Interfaz del Grupo Castilla:

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Interfaz de Seresco:

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Queremos darte un ejemplo con una solución centrada en la gestión de nóminas: al configurar PayFit, el administrador de nómina simplifica y automatiza una gran cantidad de tareas, como editar recibos de sueldo y enviarlos por correo electrónico.

Las innegables ventajas de la solución:

  • El sistema calcula los aportes sociales y el pago a distancia.

  • La herramienta se actualiza automáticamente para cumplir con la normativa.

  • Trazabilidad de la información para evitar errores.

Por parte de los empleados, un espacio personal les permite consultar sus recibos de pago, ingresar sus informes de gastos, modificar su información personal (ejemplo: cambio de dirección después de un traslado, nacimiento de un hijo, etc.) e incluso solicitar permisos.

El tamaño de la empresa es el criterio más importante

Los empresarios suelen delegar la gestión de la nómina por falta de tiempo, de conocimiento o por ahorrar costos en interno. Sin duda alguna, la nómina es uno de los criterios estratégicos para cualquier empresa y debe ser gestionada por un contador, un experto confirmado o un gerente interno, una correcta gestión garantiza el cumplimiento de la ley para la empresa.

Por su parte, las pymes también enfrentan grandes retos, esta es la razón por la cual suelen pasar del outsourcing de nómina a la internalización de la misma. El objetivo es tener un dominio completo de los datos para responder mejor a los problemas de recursos humanos.

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