La gestión de nómina: ¿in o out? ¡Ventajas y desventajas!

Por Anaraya Albornoz
Actualizado el 12 de enero de 2022, públicado inicialmente en agosto 2019
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Como empresario, sabes que además de dedicarte a desarrollar la actividad principal de tu negocio, también debes ocuparte de asuntos administrativos, legales y de personal.

Pero como el que mucho abarca poco aprieta, optar por externalizar ciertos procesos de la organización, poniéndolos a cargo de proveedores de servicios especializados, resulta casi siempre una buena idea.

El outsourcing de nómina es uno de esos procesos que muchas empresas, sin importar su tamaño, terminan por confiar a un tercero.

👞  ¡Zapatero a tu zapato! Revisa junto con nosotros las ventajas que te ofrece la gestión de nómina externalizada y cómo hacer para escoger una solución eficaz que te permita dedicarte ciento por ciento a la actividad de tu negocio y dejar a los que saben, todo lo demás.

¿Qué es el outsourcing de nómina?

Externalizar la nómina de una empresa consiste en contratar el servicio de terceros para que se encarguen de realizar el proceso de pago de los salarios de los empleados.

Esto significa, delegar una gestión administrativa (la cual requiere tiempo y constituye dificultades a nivel legislativo), para poder concentrarse en el desarrollo del negocio como tal.

Generalmente, los empresarios contratan un servicio de outsourcing de nóminas cuando cuentan con un equipo de menos de diez personas, aunque como dijimos anteriormente, empresas de mayor tamaño también optan por esta opción. ¿Las razones?

  • Demasiados procesos a tener en cuenta.
  • Sobrecarga del Departamento de Recursos Humanos.
  • Normatividad cambiante.
  • Desconocimiento en temas técnicos o financieros.

El líder delega todas estas tareas a un especialista quien se ocupa del componente social y redacta los contratos de trabajo.

Muchas empresas (pequeñas, medianas y grandes), optan por el outsourcing de nómina gracias a que les ofrece una serie de ventajas que revisamos a continuación.

6 ventajas del outsourcing de nómina

1. Cumplir con la normativa vigente

Puesto que el prestador de servicios o contador aplica el Código Laboral y el convenio colectivo vigente en la empresa, el empresario queda exento de responsabilidades con respecto a las obligaciones legales y fiscales.

El empresario dispone de contratos de trabajo y hojas de salarios que cumplen con las regulaciones, las cuales tienen en cuenta todas las variables como el despido o las primas.

2. Obtener asesoramiento en derecho social

Cuando un emprendedor comienza una actividad con nuevos empleados, debe saber cómo gestionar su fuerza de trabajo según la legislación laboral. Contar con servicios de auditoría personalizada, la opinión de un experto y el asesoramiento legal, le permite al empresario partir de una base sólida y asegurar todos los procesos sociales relacionados con la nómina.

3. Ahorrar costes

Al utilizar un proveedor externo para la gestión de la nómina, la empresa optimiza las funciones del Departamento de Recursos Humanos. Al no tener que contar con uno o varios profesionales especializados y dedicados a generar correctamente la nómina cada mes, la empresa puede reducir costes.

4. Cumplir con las declaraciones estatales

Al tercerizar la nómina, el proveedor de servicios es quien se encarga de transmitir la información referente a la Protección Social de los empleados y la declaración de impuestos a todos los entes obligatorios (al IRPF, la Agencia Tributaria, etc.). Esto asegura el cumplimiento de las declaraciones estatales por parte de la empresa.

5. Apostar por el desarrollo empresarial

La operación de un negocio es compleja. Ahorrar tiempo gracias a la tercerización de los servicios de nómina permite dedicarlo a enfrentar otros desafíos profesionales como:

  • El desarrollo de la estrategia empresarial,
  • el avance de los procesos del negocio,
  • el despliegue de la estrategia de marketing, etc.

6. Simplificar procesos empresariales

Elegir externalizar la nómina a partir de un software de nóminas y seguros sociales, puede ser conveniente en términos de tarifas, simplificación de la gestión y mejora de las relaciones interpersonales.

Mediante el uso de una herramienta de administración de ausencias y permisos como epsilon 3 del Grupo Castilla, la Dirección puede validar las solicitudes de sus empleados⋅as, a través de una plataforma que le confiere dichos derechos.

Esto quiere decir que el software facilita a la Dirección, por medio de una interfaz a la cual tienen acceso los/las empleados⋅as, la gestión de permisos. Las personas envían sus solicitudes de ausencia, precisando el motivo (vacaciones, teletrabajo, etc.), la fecha y/o el horario. El sistema “captura” la solicitud y la transmite a la persona encargada de aprobarla. Así, la Dirección mantiene el control de la validación de solicitudes.

Luego, la herramienta se encarga de asegurar la actualización automática en los programas de gestión de nóminas y contabilidad.

Desventajas de externalizar la nómina

  1. Cuando la empresa ha alcanzado un cierto tamaño, los ejecutivos prefieren internalizar la gestión de la nómina. Sin embargo, esto conlleva una serie de desafíos dentro de la Gestión de Recursos Humanos de la empresa:
  2. Menor capacidad de respuesta. No contar con el talento capacitado dentro de la empresa, reduce la capacidad para que dentro de la misma se pueda reaccionar rápidamente en caso de error. Sobre todo, en caso de requerir consejos en tiempo real, los mismos no se pueden obtener de manera inmediata.
  3. Mayor tiempo de procesamiento. No contar con una gestión interna de los empleados, incluida la nómina, puede significar requerir más tiempo en procesos como la edición de documentos administrativos (contratos, certificados, etc.), así como en la gestión de licencias, ausencias, bonificaciones, etc.
  4. Tratamiento de la información. Externalizar la nómina requiere la transmisión de datos e información sensible a un tercero. Si bien este garantiza la confidencialidad de la información, existe un riesgo potencial de filtración o fuga que puede perjudicar a la empresa.
  5. Menor conocimiento de tu plantilla. El contacto humano entre el Director de Recursos Humanos, el/la Gerente y los empleados se reduce al eliminar los vínculos que se crean a partir de la gestión de la nómina. Si los números son esenciales, solo los contactos son indicativos de valores seguros para el desarrollo de la empresa.

Si estas desventajas son lo que hacen que para tu empresa el outsourcing de nómina no sea una opción, ¡aún puedes pensar en recuperar la gestión de tu nómina y controlar su automatización! Existen soluciones como PayFit, un completo software que ofrece:

  • La simplificación y automatización de una gran cantidad de tareas relacionadas con la nómina, como editar recibos de sueldo y enviarlos por correo electrónico.
  • El cálculo de los aportes sociales y el pago a distancia.
  • La trazabilidad de la información.
  • La actualización automática de la información para cumplir con la normativa.

Para los/las empleados⋅as, el beneficio consiste en poder consultar, cuando lo requieran, la información relacionada con sus recibos de pago, informes de gastos, etc.

¿Cómo elegir un proveedor de outsourcing de nómina?

La nómina es uno de los aspectos estratégicos de la gestión de cualquier empresa. El mismo debe confiarse a un⋅a contador⋅a, experto⋅a o valerse de los beneficios de la transformación digital para implementar una herramienta que garantice el cumplimiento de la ley.

Las ventajas que ofrece la externalización de la nómina a las empresas solo pueden concretizarse desde que:

  • Se asegure la elección de un proveedor de confianza, capaz de formar parte del sistema o red informativa de la empresa;
  • El flujo de información entre la empresa y el proveedor sea fluida, eficiente y segura.
  • Cualquier acción que pueda impactar tu actividad o la actividad de tus empleados cuente con tu consentimiento antes de ser llevada a cabo.

Para esto, asegúrate de validar la siguiente información:

  • El respaldo que ofrece el proveedor de servicios, ya sea por medio de sus años de experiencia, los clientes con los que ya trabaja o su notoriedad en el mercado.
  • Que cuente con certificaciones que demuestren su seriedad y profesionalismo en el manejo de la información de terceros.
  • Según el tipo de empresa que tengas, que esté alineado con tus valores y filosofía.
  • Que realmente simplifique los flujos de trabajo gracias a su versatilidad y modernidad, en vez de constituir un proceso administrativo adicional.

En resumen…

  • El outsourcing de la nómina en una empresa consiste en confiar a un tercero la gestión de los salarios y otros trámites legales y financieros.
  • Empresas de todos los tamaños optan por esta opción, teniendo en cuenta una serie de ventajas que ofrece como:
    • La garantía del cumplimiento normativo,
    • una mayor disponibilidad de tiempo para la actividad principal del negocio,
    • un ahorro de costes.
  • Si bien existen también desventajas, escoger correctamente un proveedor y profesional puede limitarlas. En contraposición, herramientas o software especializados, ofrecen también una opción ventajosa para aquellas empresas que prefieran mantener interna la gestión de su nómina.
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