Nomina-dos a mejores programas para pagar ¡cumplidamente!

Llega el fin de mes y los trabajadores no esperan otra cosa que... ¡su paga!

Tú, como director de la empresa o de recursos humanos, seguramente no querrás jugar con fuego y arriesgarte a que la nómina no se gestione correctamente o dentro del tiempo adecuado.

Pero entre las obligaciones legales por cumplir, las retenciones a aplicar y los tiempos a respetar, pareciera que tienes que hacer malabares. Entonces, ¿cómo dar en el blanco con un programa para hacer nóminas adaptado a tus necesidades y a las expectativas de tus trabajadores? ¡Pues comparándolos!

Appvizer te proporciona una comparativa que está como para alquilar balcón: 6 programas de nóminas gratis o de pago. He aquí los nominados a quedarse con tu atención por ser los mejores programas para liquidar y gestionar salarios.

La nómina es un documento que se emite mensualmente y debe contener cierto número de informaciones legales, relacionadas con el trabajo realizado, la remuneración y la declaración de impuestos:

• Salario bruto,
• salario neto,
• retención de impuestos,
• horas trabajadas, etc.

Tipos de programas de nómina

Autónomos, asociaciones, y pequeñas empresas de casi todos los sectores, eligen utilizar programas de nómina gratuitos por razones presupuestarias o porque la gestión del personal lo permite.

Más allá de las ventajas obvias: el carácter gratuito y la simplicidad de este servicio, estas herramientas también suelen presentar algunas limitaciones.

Si tu presupuesto lo permite o si la organización de tu empresa lo exige (por el número de empleados, por ejemplo) el software para gestión de nóminas de pago es lo que necesitas.

Para que lo barato no te salga caro, mejor probar una solución de pago y ver si se adapta a las necesidades de tu compañía.

Algunos proveedores de software ofrecen versiones gratuitas (generalmente 30 días de prueba) que te permiten familiarizarte con la solución, descubrir características, verificar la interoperabilidad con otras herramientas, etc. En definitiva, pruebas para comprobar si se cumplen las expectativas. Al final de los 30 días, ya cuentas con elementos para decidir si adquieres o no la licencia.

Muchos despachos profesionales suelen emitir las nóminas a partir de modelos de plantillas Excel, cada mes modifican los datos en función de las horas trabajadas (ausencias, vacaciones, etc.), ajustan los cálculos manualmente y transmiten el documento a los empleados.

Sin embargo, hoy en día, existen numerosas herramientas que permiten gestionar y automatizar todos estos procesos, disminuyendo los errores y aumentando la productividad.

La siguiente comparativa se realizó tomando en cuenta los siguientes criterios:

• La reputación de la solución;
• sus características diferenciadoras y su propuesta de valor;
• el tipo de programa: en la nube, ya sea gratis o de pago;
• el tamaño de la empresa a la que se dirige.

☝️  Los siguientes programas son presentados en orden alfabético.

a3innuva | Nómina es un programa de nóminas ciento por ciento cloud y que forma parte del portafolio de soluciones de Wolters Kluwer. El programa está disponible en tres versiones para adecuarse a las necesidades de cada negocio, ya sea asesoría, pyme o gran empresa.

En todas sus versiones, a3innuva | Nómina se caracteriza por facilitar la gestión laboral con soluciones online intuitivas, con la máxima seguridad de la información y garantía de actualización automática ante cualquier cambio legal.

Las características que ofrece a3innuva | Nómina para asegurar una gestión de nóminas eficaz incluyen:

• Consulta y descarga de hojas de salario con el Portal del Empleado;
• emisión de notificaciones sobre los trabajadores afectados por modificaciones legales;
• manejo de datos salariales por convenio;
• gestión de sistemas de retribución variable;
• solicitudes de anticipos o préstamos salariales;
• configurador de puesto de trabajo;
• gestión de embargos de sueldos y salarios.

Al contratar los servicios de a3innuva | Nómina también es posible llevar a cabo una gestión 360º de tus Recursos Humanos, a través de módulos como:

• Portal del empleado:
  • Automatización de solicitud de vacaciones y permisos;
  • actualización automática de la base de datos de empleados;
  • organigrama.
• Control horario:
  • Registro de la jornada laboral;
  • sistemas de marcaje;
  • gestión de turnos;
  • informes personalizados sobre indicadores (incidencias, marcajes, etc.).
• Selección y reclutamiento:
  • Asistente para la creación de vacantes;
  • gestión de procesos por estado (abiertos, en curso, archivados);
  • portal del candidato.
• Formación:
  • Detección de necesidades de formación;
  • gestión de bonificaciones;
  • planes de formación.
• Evaluación:
  • Establecimiento de competencias y objetivos;
  • seguimiento a procesos de evaluación a través de formularios.
• Cuadro de mando:
  • Análisis de los principales indicadores de RR. HH.;
  • generación de informes (absentismo, distribución de plantilla, altas y bajas, etc.).

El respaldo y la experiencia de las soluciones de Wolter Kluwer hace que a3innuva | Nómina sea un software potente y especializado en la gestión de la nómina. No solo cuenta con funcionalidades avanzadas, sino que proporciona acompañamiento y asesoría a sus clientes, de manera que las necesidades de cada tipo de empresa o asesoría queden cubiertas.

Factorial HR es una plataforma de recursos humanos que ofrece diferentes soluciones como la gestión de documentos, la evaluación del rendimiento, el seguimiento de los objetivos y la cultura de la empresa. Este intuitivo software está pensado para ayudar a las pymes a aumentar la productividad.

Este proveedor ofrece una prueba gratis de 14 días.

Las funcionalidades que ofrece Factorial HR relativas al cálculo de nóminas incluyen:

• Gestión de variables y suplementos,
• recopilación de todas las incidencias en un mismo lugar,
• actualización automática de la información de incidencias,
• resúmenes descargables sobre las incidencias en formato Excel,
• acceso a los mánagers y administradores de cuenta,
• solución de firma electrónica integrada,
• sistema de encriptación y acceso único para cada usuario,
• asesoría personalizada,
• informes personalizados sobre:
  • Nuevas contrataciones o terminaciones que se producen mes a mes,
  • tipos de contrato o jornada que tiene cada trabajador.

Otras funcionalidades del programa incluyen:

• Gestión del tiempo:
  • Ausencias,
  • control horario,
  • gestión de turnos.
• Gestión del talento:
  • Evaluación de desempeño,
  • onboarding / offboarding,
  • reclutamiento y contratación,
  • gestión de formación,
  • seguimiento de objetivos
• Gestión de gastos.

Factorial HR es una completa suite de programas de recursos humanos, que acaba de modernizarse. Sigue ofreciendo el mismo buen servicio de siempre, aunque ahora con una nueva imagen. Además de la potencia de sus servicios, Factorial cuenta con innumerables recursos para ofrecer asesoría a las pymes y que estas se sientan acompañadas a lo largo de su gestión laboral.

La relación precio/calidad de esta solución resulta bastante benéfica para las pymes.

Gábilos es un conjunto de soluciones profesionales concebidas para facilitar y optimizar la gestión de pymes, asesorías y despachos laborales.

Esta solución ofrece asesoría empresarial con más de 20 años de experiencia en el mercado. Sus herramientas se adaptan a las necesidades de diferentes sectores: hostelería y turismo, construcción, alimentación, automoción, asesorías, entre otros.

El servicio de Gábilos relacionado con las nóminas presenta las siguientes características:

• Recálculo de nómina;
• incorporación de trabajadores autónomos;
• certificados de retenciones de trabajadores y profesionales;
• entrada masiva de anticipos;
• importes brutos, netos y las diferentes variables habidas para el cálculo de nóminas.
• Gestión de diferentes regímenes:
  • Régimen General,
  • Sistema Especial Agrario,
  • Administraciones Públicas,
  • Artistas y Sistema Especial de Empleados del hogar,
  • Régimen del Mar,
  • Régimen del Clero Diocesano.
• Automatización de procesos:
  • Introducción de datos a través de pantallas intuitivas,
  • cálculo e impresión de nóminas,
  • gestión de la Seguridad Social,
  • gestión de atrasos y finiquitos,
  • absentismo laboral,
  • cálculo de pagas y anticipos.
• Enlaces:
  • Sistema RED (Sistema de Remisión Electrónica de Documentos,
  • creación de ficheros FAN, AFI, CRA y FDI), SEPE, DELT@, Contrat@, Certific@,
  • adaptado al sistema Siltra.

El programa de nóminas para pymes y asesorías de Gábilos es capaz de interoperar con otras herramientas de la misma empresa, lo que ofrece una gestión laboral completa a través de un mismo proveedor de servicios. Por ejemplo, El Programa de Nóminas Profesional Gábilos permite la generación de los asientos contables y su exportación del Software de Nóminas al Programa de Contabilidad.

Siempre actualizado según las últimas modificaciones legales, Gábilos asegura la gestión del nuevo registro obligatorio de control horario.

Nómina Gratis es un software de gestión empresarial gratuito, el cual asegura el cumplimiento de toda normativa laboral vigente en términos de Seguridad Social y Hacienda. Además de llevar la gestión de nóminas y seguros sociales, con esta herramienta se hace posible trabajar con la Hacienda Estatal y las Forales.

Se caracteriza por ser un programa multiempresa, multitrabajador y , por ende, multinómina.

• Confección de nóminas y seguros sociales,
• Introducción de pagas extra y bonus,
• resúmenes de nómina,
• listado de las domiciliaciones de nómina y generación del disquete para su envío al banco,
• botones y accesos rápidos a los controles,
• adaptaciones a Geroa EPSV y también a la Fundación Laboral de la Construcción (FLC),
• creación de conceptos económicos:
  • Conceptos por prestaciones de I.T.,
  • deducciones por cotización del trabajador (contingencias comunes, accidentes de trabajo y horas extras),
  • deducciones por cotización al IRPF.

Nómina Gratis es un programa completamente gratuito.

Debemos mencionar que no se trata de un software SaaS (Software as a Service) o solución en línea, sino de un programa que debe ser instalado de manera local en el ordenador o en el servidor de tu empresa. Para tenerlo, sin embargo, no se necesita comprar una licencia del programa, sino que basta con descargarlo desde la página de internet del proveedor. Junto a Nómina Gratis se instala la base de datos Microsoft SQL y Crystal Report para poder generar informes.

Una vez descargado el programa, cuentas con una serie de recursos como manuales de uso con imágenes y ejemplos prácticos, los cuales hacen que tu experiencia con esta herramienta sea muy intuitiva y satisfactoria.

Nominasol es un programa de nóminas y seguros sociales en la nube (también disponible en local). Está diseñado para empresas de cualquier tamaño y está totalmente adaptado al uso de la asesoría laboral.

El límite de la versión gratuita de Nominasol está en las actualizaciones y el soporte, para los cuales es necesario suscribirse a los planes de pago.

Las funcionalidades que ofrece el programa de nóminas de Nominasol incluyen:

• Confección de nóminas;
• gestión y cálculo de finiquitos, aún cuando el número de días de indemnización por año sea diferente en dos períodos;
• revisión de condiciones salariales
• calcular el finiquito en caso de gestionar de seguros sociales;
• ajuste de salarios a líquido o bruto;
• contratos precargados en formato PDF;
• relleno automático de la ficha de los trabajadores con los datos obtenidos de un fichero ITA;
• informes sobre volúmenes de trabajo;
• alertas de fecha de vencimiento de contratos;
• tablas oficiales actualizadas (códigos CNAE, AEAT, etc.);
• posibilidad de generar los ficheros necesarios para la comunicación a la contratación;
• importación y tramitación de contratos desde la plataforma Contrat@;
• creación de ficheros para gestionar partes de alta, baja, variación de datos, seguros sociales;
• registro de ausencias y causas;
• descuento de días completos u horas;
• introducción de calendarios laborales para trabajadores con jornada irregular;
• pago de conceptos y jornada laboral (diferentes configuraciones: cobro diario o mensual, jornada de trabajo a tiempo completo, parcial/porcentaje e incluso puedes marcar los días y horas trabajadas a la semana);
• integración con aplicaciones SILTRA de la Seguridad Social;
• enlace con Office.

Como todos los demás desarrollos específicos de software DELSOL, esta solución se caracteriza por ofrecer una completa gestión, concebida especialmente para la gestión de la nómina. Su gran ventaja sigue siendo ofrecer potentes funcionalidades, adaptadas a las necesidades puntuales de cada empresa y a un precio asequible.

PayFit es un gestor de nóminas y seguros sociales ideal para las pequeñas y medianas empresas. Esta herramienta, sin embargo, también está diseñada para la automatización y gestión de otros procesos de recursos humanos.

Puesto que la misión de esta scale up europea es acompañar a las empresas en su transformación digital, se especializa también en ofrecer servicios de asesoría laboral en diferentes países: España, Francia, Alemania, Italia y Reino Unido.

Digitalizar el proceso de la nómina con Payfit es posible gracias a las siguientes funcionalidades:

• Generación automática de nóminas online,
• gestión de derechos de validación,
• gestión de vacaciones y ausencias
• espacio personal del empleado,
• envío de correos electrónicos a cada empleado con su nómina del mes,
• gestión de beneficios para empleados,
• fichero de transferencia de créditos SEPA,
• inclusión de variables como bonus y horas extra,
• informes de resumen de nóminas y bonificaciones,
• detalle de pagos, cotizaciones e impuestos, disponibles para consulta,
• anticipos de salario.

Otras funcionalidades que propone este software incluyen:

• Gestión documental;
• organigrama y directorio de empleados;
• control horario;
• gestión de gastos;
• gestión de trámites administrativos:
  • presentación de los Modelos 111 y 190 (retenciones de IRPF),
  • certificado de retenciones disponible,
  • visión mensual de impuestos, tasas y recaudaciones,
  • onboarding de nuevos empleados.

Payfit es una solución que a través de una interfaz moderna e intuitiva, te ofrece la opción de gestionar únicamente la nómina o de incluir otras funcionalidades de recursos humanos. El programa resulta verdaderamente práctico al permitir a los trabajadores gestionar ellos mismos sus solicitudes de ausencia, teletrabajo y vacaciones. La visualización de la información es bastante clara y los gerentes o responsables de recursos humanos pueden administrar mejor los equipos.

El software de nómina es tu mejor aliado para gestionar de manera efectiva las declaraciones sociales y transmitir los datos automáticamente. Estar equipado con un software gratuito de nómina tiene muchas ventajas:

• Simplificación del sistema de declaraciones: los datos solicitados a las empresas están estandarizados y reglamentados. Los programas de nóminas han sido creados especialmente para simplificar y automatizar estos procedimientos: declaraciones fiscales, deducciones, etc.
• Ahorro de tiempo: el software de nómina evita la repetición en el rellenado de datos cada mes. Ahorra tiempo automatizando esfuerzos. El tiempo ahorrado puede ser invertido en tareas de mayor valor agregado con la finalidad de mejorar la calidad en la gestión de recursos humanos.
• Cumplimiento legal: protegen los datos de tus trabajadores, cumplen con la normativa legal, almacenan y transmiten informaciones fiables a la administración española. Algunas herramientas de nómina en línea ofrecen un calendario legal que permite estar siempre al día con las declaraciones. Sin embargo, esta característica suele tener muchas limitaciones.
• Comodidad para los empleados: algunas herramientas ponen a disposición un portal para autoservicio del empleado: nóminas, solicitudes de vacaciones y ausencias, informes de notas de gastos, horas extra, etc.
• Control de costes: gestionar la contabilidad de manera más eficiente al obtener una mejor visibilidad en el flujo de la tesorería. La declaración mensual permite anticipar salidas de efectivo y establecer un presupuesto más preciso.

• Cumplimiento normativo sólido: las herramientas de pago integran un control legal y regulatorio estricto e incluyen actualizaciones automáticas de soluciones para evitar sanciones. No tendrás que administrar las actualizaciones manualmente y evitarás numerosas fuentes de error.
• Movilidad: ¡puedes trabajar estés donde estés! Una app móvil te permite acceder a la información desde cualquier tipo de soporte (móvil, tableta).
• Seguridad de datos: saber dónde se encuentran los datos de tus empleados y qué tan bien protegidos están ¡es fundamental!. El software de pago tiene la ventaja de ofrecer estándares de seguridad avanzados para este propósito.

• Movilidad: no es necesaria ninguna instalación, todos los datos se encuentran almacenados en la nube. En este sentido, es posible acceder al programa desde cualquier dispositivo (ordenadores, tablets, smartphones) ¡en cualquier momento y en cualquier lugar!
• Las actualizaciones se realizan de manera automática: los editores se encargan de estar siempre al día en materia de nuevas legislaciones y tecnologías con el objetivo de integrar nuevas funcionalidades.
• Ahorro de costes: no hay mínimo de permanencia, las empresas pueden suscribir a planes mensuales o anuales y darse de alta en cualquier momento.
• Interoperabilidad con otras herramientas empresariales: recursos humanos, SIRH, programas de contabilidad, notas de gastos, etc. para una gestión completa gracias a la utilización de todos los datos útiles.

El carácter gratuito del software de nóminas implica algunas limitaciones en sus funcionalidades.

Incluso si los proveedores de soluciones gratuitas lo hacen lo mejor que pueden, estar al día con las normativas legales requiere de un equipo de expertos.

Los editores de software gratuitos no suelen tener recursos suficientes para ofrecer actualizaciones legales en tiempo real.

Depende de ti mantenerte informado con todo lo relacionado con las legislaciones laborales vigentes. El programa de nómina gratuito no suele ser un gran apoyo para evitar irregularidades y sanciones.

La segunda desventaja es consecuencia directa de la primera: las actualizaciones manuales por parte de los usuarios son más propicias a aumentar los riesgos de error. Falta de atención, sobrecarga de trabajo, interrupción, y un largo etc., las fuentes de errores son múltiples. ¡El error es humano!

Los datos recopilados por el programa de nóminas gratuito son datos confidenciales relacionados con cada empleado: estado civil, número de seguridad social, monto del salario, etc. Estos datos deben contar con los mejores estándares de seguridad para garantizar su confidencialidad. ¡Muchos editores de software gratuitos no pueden garantizar la protección de los datos!

La digitalización de procesos respeta la promesa: simplificación de procedimientos y beneficios para empresas y trabajadores.

La oferta de software de nóminas es muy extensa. El software gratuito no está ciento por ciento optimizado para la gestión de todas las empresas, pero puede satisfacer las necesidades de algunas pymes.

Sin embargo, ten cuidado con los costos ocultos de las soluciones gratuitas. Anticipa aspectos como: número de empleados gestionados por la oferta gratuita, actualizaciones, funcionalidades, soporte o si es necesaria una capacitación de pago para utilizar la solución, etc.

En la mayoría de los casos, es mucho más interesante invertir en un software de pago: sus funcionalidades avanzadas pueden ayudarte a ahorrar mucho tiempo.

¿Y si eliges la fiabilidad de la oferta y la seguridad para tus datos? Analiza tus necesidades y pregúntate en qué aspecto deseas centrarte: ¿ahorrar un poco de presupuesto sin ninguna garantía o invertir a cambio de dinero, seguridad y funcionalidades avanzadas?