Gestión de nóminas con Excel o sin Excel ¡he ahí el dilema!

Por Anaraya Albornoz
Actualizado el 11 de enero de 2022, públicado inicialmente en enero 2020
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👍  Pro: hacer la nómina en Excel ayuda a las empresas a ahorrar tiempo y a evitar errores gracias a las fórmulas avanzadas y los cálculos automáticos.

👎  Contra: tus conocimientos en Excel son bastante limitados y no tienes ni idea de como hacer fórmulas avanzadas y cálculos automáticos.

🤟 Solución: una plantilla prefabricada.

Sin embargo, hoy en día es posible ir más allá en el proceso de hacer una nómina. La profesionalización de la misma puede llevarse a cabo automatizando su generación y envío y respetando las obligaciones legales, a través del uso de un software en línea. En este artículo te explicamos los conceptos básicos de la nómina, te ofrecemos una plantilla gratuita en Excel y, además, te mostramos las ventajas de usar un software para automatizar este proceso obligatorio para cualquier empresa con empleados.

¿Qué es una nómina?

La nómina es un documento descriptivo que se entrega a cada empleado en el momento del pago de los salarios. Este documento es individual y personalizado, ya que contiene información personal y confidencial.

Elementos para tener en cuenta antes de crear una nómina

Hay mucha información en los recibos de pago, lo que hace que la creación sea difícil para los empresarios o responsables de recursos humanos y la comprensión complicada para los empleados.

La nómina debe incluir:

  • Datos de identificación de la empresa.

  • Datos del trabajador: tipo de contrato, antigüedad, categoría.

  • Periodo al que corresponde el pago realizado.

  • Todos los elementos relacionados con el tiempo de trabajo del empleado.

  • Información sobre deducciones sociales y fiscales, así como percepciones salariales y extrasalariales.

  • Importe neto de la suma pagada al empleado.

  • Detalles sobre anticipos o cualquier otro movimiento financiero en la nómina.

  • Detalle de las bases de cotización: impuestos, IRPF, etc.

  • Lugar, firma y sello de la empresa y del trabajador.

  • Salario bruto y neto.

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¿Cómo hacer una nómina en Excel?

Excel es una herramienta sumamente completa y ampliamente utilizada para la elaboración de nóminas. El software permite la personalización de las nóminas, así como la aplicación de fórmulas avanzadas, de igual manera es posible guardar una plantilla o modelo personalizado y actualizarlo manualmente cada mes para la generación de nuevas nóminas.

Plantilla de nómina en Excel gratis para descargar

Simplifica la edición y la gestión de las nóminas dentro de tu empresa descargando nuestro modelo gratuito.

Modelo de nómina en formato Excel

Descargar

Límites de los modelos de nóminas para descargar

Sin embargo, tenemos que advertirte sobre los límites y desventajas de Excel:

  • La multiplicación de errores.

  • La pérdida de tiempo debido a las intervenciones manuales cada mes.

  • La falta de automatización relacionada con los cambios en la legislación.

  • La falta de automatización para generación mensual y envíos de nóminas.

⚠️ Nuestro modelo de Excel tiene como objetivo compartir un ejemplo de nómina que no se aplicará a todos los casos. El outsourcing de la nómina o la adquisición de un programa de nómina son métodos más seguros para calcular correctamente las tasas de contribución aplicables según los estatutos y los niveles salariales.

¿Cuál es la diferencia entre el salario bruto y el salario neto?

El salario bruto es lo que paga un empleador por un empleado, incluidas las contribuciones a la Seguridad Social. Estos incluyen, entre otros:

  • Ahorros para la jubilación.

  • Seguro médico.

  • Desempleo.

  • Discapacidad.

  • Maternidad.

  • Accidente laboral.

Una vez que se pagan estas contribuciones sociales, queda el salario neto, en otras palabras, el salario que realmente recibe el empleado en su cuenta bancaria después de la deducción pagadas por el empleador. Por lo tanto, la diferencia entre el salario bruto y el salario neto es el monto de estos cargos.

¿Cómo calcular la diferencia entre el salario bruto y el salario neto?

Es suficiente deducir el monto de las cargas sociales del salario bruto para obtener el salario neto. Lo que parece obvio en teoría es complicado cuando se trata de calcular la diferencia entre los salarios brutos y netos. De hecho, esta diferencia varía según la función, la edad o el tipo de contrato.

Para el cálculo del salario neto, también se toman en cuenta datos como:

  • La cantidad de pagas que recibimos al año según el contrato.

  • La cantidad de hijos que tenemos.

  • El tipo de contribuyente al que pertenecemos: A, B o C.

Si deseas más información sobre los devengos, las deducciones, el líquido total percibido y descubre nuestro artículo con todos los detalles para calcular una nómina.

Generar nóminas con un software dedicado

¿Por qué utilizar un software de nóminas especializado como Yunbit RRHH en lugar de una plantilla de Excel?

  • Automatización de tareas.

  • Cada empleado puede consultar sus recibos de pago en línea.

  • Garantía para el cumplimiento legal de las contribuciones.

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Golden Soft dirigido a asesorías, despachos profesionales y departamentos de RR.HH. Golden Soft es una solución que permite crear nóminas rápidamente y sin experiencia, de acuerdo con las normas legales vigentes.

Además, el programa cubre la gestión laboral de manera global, como:

  • Configuración por periodos de las características del trabajador y de sus condiciones.

  • Contratos de trabajo.

  • Gestión de comunicación interna.

  • Sugerencia de las bonificaciones según el contrato, edad, sexo, etc.

  • Multiempresa.

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Runa

Runa es una solución de nómina completa e integrada. Runa te da acceso a la edición de nóminas y a la edición de todas las declaraciones. Sus características te permiten calcular automáticamente variables, finiquitos, liquidaciones y más. Además, puedes contar con Soporte gratuito 24x7.

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Entre las principales características están:

  • Portal para empleados.

  • Manejo de nóminas multi-empresa.

  • Configuración de deducciones.

  • Envío automático de las nóminas.

  • Respaldo en la nube.

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¿Cómo se entrega la nómina?

La entrega del recibo de pago al empleado puede hacerse por correo postal, electrónico o la mano. El empleador debe transmitirlo de manera segura y personal. Por lo general, se hace entrega una vez al mes. 

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