Hacer una nómina: por fin una explicación simple ¡y con ejemplos!

Por Anaraya Albornoz
Actualizado el 3 de mayo de 2022, públicado inicialmente en noviembre 2019
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Planificar las nóminas, cumplir con las obligaciones administrativas, actualizar los datos en función del mes trabajado... Como responsable de RR. HH. o dirigente de empresa, sabes que esto representa una carga considerable de trabajo, además del momento cumbre del mes para la mayoría de las/los trabajadores. 

El más mínimo error y no solo habrás perdido horas de trabajo, sino la confianza de tu equipo. Cúrate en salud: conoce, a través de ejemplos y soluciones automatizadas, cómo hacer y digitalizar la nómina.

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¿Qué es una nómina?

Tener empleados implica, obligatoriamente, la generación de nóminas cada cierto tiempo. Si deben aparecer muchos elementos en una nómina, es porque estos corresponden a fondos de contribución obligatorios o complementarios. Algunos son responsabilidad del empleador, otros son retenidos del pago del empleado.

Asimismo, la naturaleza de cada suma debe aparecer en la remuneración global. Enumeremos los elementos más conocidos de la nómina:

  • Debe ser nominativa,

  • cada bono se menciona y específica,

  • las declaraciones sociales generan cotizaciones sociales para el empleado y para el empleador (pensión, salud complementaria, desempleo, jubilación, etc.),

  • el salario bruto y el salario neto,

  • se mencionan los días de vacaciones pagados, ganados, tomados y restantes, mes y año,

  • cualquier beneficio en especie,

  • cualquier tipo de compensación: accidente laboral, ahorro, etc.

Partes de una nómina

  1. La empresa: convenio colectivo de aplicación, tipo de contrato, etc.

  2. El empleado: situación personal del empleado (situación civil, etc.).

  3. Obligaciones legales: pagas extras, bajas, etc.

  4. Contenido del recibo de pago: salario bruto, neto, días trabajados, etc.

1. Encabezado de la nómina

  • Datos de la empresa: el nombre legal, la dirección fiscal, el número de CIF.

  • Datos del trabajador: nombre completo, número de seguro social del empleado, DNI, fecha de entrada del empleado, trabajo o puesto ocupado, tipo de contrato de trabajo, calificación del empleado, dirección del empleado.

  • Periodo de liquidación: período de pago (ejemplo del 1 de junio al 30 de junio), fecha de pago (generalmente el último día del mes).

2. Devengos

Ingresos que recibe el empleado, se clasifican en dos tipos: 

Percepciones salariales

Es la retribución al trabajo realizado durante un periodo determinado.

  • Salario base: definido según el convenio al que adhiere la empresa, corresponde al monto percibido por unidad de tiempo o de obra.

  • Complementos salariales: se trata de un monto variable y personalizable dependiendo del empleado. Se adapta según la antigüedad o el diploma del mismo, según la productividad y/o resultados, etc.

  • Horas extraordinarias: cualquier trabajo adicional que sobrepase el número de horas estipulado en el contrato debe ser recompensado y aparecer en la nómina. 

Percepciones no salariales

Bienes y servicios que no se consideran como salario, no tienen deducción de IRPF y no cotizan a la Seguridad Social.

  • Reembolso de notas de gastos.

  • Indemnizaciones (traslados, suspensiones, despidos).

  • Prestaciones de la Seguridad Social.

3. Deducciones

Son los descuentos que se hacen en la nómina según la base de cotización y la situación del empleado. Del total del salario bruto, se descontarán: 

  • Contingencias comunes: se trata de las aportaciones del trabajador a las cotizaciones de la Seguridad Social. Estas se dirigen a un fondo que sirve para cubrir al empleado en aquellos momentos en los que no pueda trabajar por algún motivo (baja laboral por accidente o enfermedad externa al trabajo, incapacidad permanente o absoluta, jubilación, pensiones relacionadas con la muerte del trabajador, prestación por maternidad y paternidad, etc.)

  • IRPF: es el aporte que todos los trabajadores adelantan a Hacienda en previsión de lo que después tendrán que pagar en la declaración de la renta.
  • Desempleo.

  • Formación profesional.

  • Horas extraordinarias normales.

  • Horas extraordinarias de fuerza mayor.

  • Anticipos.

  • Otras deducciones.

4. Líquido total percibido 

  • El salario bruto.

  • Número de horas trabajadas y número de horas extra (incluidas las horas extra) con detalles de tarifas.

  • Naturaleza de la base de cálculo y detalles de los elementos complementarios al salario: bonos, comisiones, etc.

  • Tasa de contribución y montos de la nómina y las contribuciones del empleador antes de la deducción de las reducciones de contribución.

  • El importe neto a pagar por el empleado

  • Deducciones totales tanto para el empleado como para el empleador.

  • El monto total pagado por el empleador (todos los cargos incluidos después de la deducción de las contribuciones y reducciones).

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  • Automatizar los procesos clave de la nómina,
  • modernizar de manera concreta la estructuración y automatización de procesos empresariales,
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¿Cómo calcular una nómina?

Calcular una nómina no es tan simple, para automatizar estos cálculos, puedes utilizar una hoja de Excel con fórmulas avanzadas predefinidas o puedes implementar una herramienta informática. En el cálculo final entran en cuenta dos cálculos diferentes, por una parte, el cálculo del salario base, por otra la base de cotizaciones.

Para el cálculo del salario base, se tomarán en cuenta las retenciones

IRPF

El IRPF depende de la situación personal del trabajador: estado civil, personas a su cargo, menores, etc. La Agencia Tributaria pone a disposición una calculadora, para calcular el IRPF, el empleador debe tener la información del empleado actualizada.

Seguridad Social

El porcentaje que se aplica de la Seguridad Social sobre el salario base, varía en función del tipo de contrato.

Para un contrato temporal: 6,4% sobre el salario base.

Para el resto de contratos (indefinido, formativo, etc.): 6,35%.

Para el cálculo de la base de cotización, se tomarán en cuenta

  • Base de cotización por contingencias comunes (BCCC).

  • Base de cotización por contingencias profesionales.

  • Cotización horas extra.

  • Base sujeta a retención de IRPF.

  • Desempleo.

  • Formación profesional.

Ejemplo de nómina en Excel: plantilla para calcular 

Simplifica la edición, el cálculo y la gestión de las nóminas descargando esta plantilla gratuita de Excel.

Límites de Excel para gestión de nóminas:

  • Multiplicación de campos para rellenar,

  • gran riesgo de cometer errores,

  • pérdida de tiempo causada por actualizaciones manuales cada mes.

Cómo hacer una nómina completa

¿Por qué utilizar un software de nómina dedicado para recibos de sueldo en lugar de una plantilla de Excel?

La automatización de tareas te permite dar prioridad al desarrollo de tu negocio, dejando de lado tareas de bajo valor agregado.

Cada empleado se beneficia de un mejor seguimiento y también puede, en el caso de ciertos software, consultar sus nóminas y gestionar solicitudes de ausencias y reembolso en línea.

Con un programa que ayuda en la gestión de nóminas como Yunbit RRHH, tienes garantizado el cumplimiento legal de las contribuciones, además del control de contratos, convenios, ausencias y certificados. 

Otras soluciones que simplifican tu gestión de la nómina son:

1. a3innuva

a3innuva | Nómina es el software de gestión laboral cloud de Wolters Kluwer, empresa especialista en este tipo de programas. Dispone de tres versiones para adaptarse a las necesidades de cada perfil de empresa: asesorías, pymes y corporate.

a3innuva destaca por su potente motor de gestión de nóminas y por disponer una amplia gama de módulos para una gestión integral de RR. HH.: portal del empleado, cuadro de mandos, selección, evaluación, etc. Además, incluye la generación del informe de registro salarial.

Algunas funcionalidades relacionadas con la gestión de nóminas:

  • Gestor documental para la centralización de toda la información de los/las trabajadores.
  • Firma electrónica de documentos (contratos, hojas de salario, etc.)
  • Configurador de puestos de trabajo.
  • Gestor de vacaciones.
  • Gestión de altas, bajas y modificaciones.
  • Cálculos de retenciones (IRPF, Seguridad Social, etc.).

2. Golden Soft

La solución Golden Soft propone una completa herramienta para la gestión laboral. Con la implementación de este software es posible centralizar todas los procesos de una empresa en una sola plataforma. 

GoldenSoft es un ejemplo de solución que facilita la creación de nóminas. Gracias a una configuración avanzada, personalizada y muy fácil de implementar, los cálculos relacionados con los pagos de los empleados estarán listos en cuestión de minutos. 

Algunas funcionalidades relacionadas con la gestión de nóminas:

  • Cálculos mediante rangos de fechas y selección de tipos.

  • Cálculo de liquidaciones.

  • Envío de nóminas.

  • Diseños personalizado de nóminas (incluyendo la forma gráfica y visual y datos precisos).

3. Nominasol

Nominasol es un programa de nóminas y seguros sociales para empresas. La solución es capaz de integrarse con todas las soluciones de software Delsol (contabilidad, facturación, control horario,etc.). Esas integraciones hacen de NominaSol una de las soluciones más completas del mercado.

Actualización de calendarios laborales, tablas oficiales de la Seguridad Social, tipos y grupos de cotización, tablas relativas a la AEAT donde intervienen las Delegaciones y Administraciones de Hacienda, el IRPF, todos esos procesos y mucho más siempre al día gracias nominaSol.

Algunas características relacionadas con la gestión de nóminas:

  • Pago de conceptos y jornada laboral.

  • Gestión de contratos.

  • Contrat@, Certific@2, AEAT, WinSuite, SILTRA.

  • Gestión de finiquitos de una manera muy sencilla.

  • Revisiones salariales.

  • Informe de volumen de trabajo.

  • Avisos en los vencimientos de contrato.

Cómo realizar una nómina en unos cuantos clics

¿Por qué perder el tiempo reeditando un modelo cada mes cuando el software puede hacerlo por ti? Compara las soluciones y elige la herramienta que mejor se adapte a tus necesidades con nuestro comparador.

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